樣式的作用

辦公文書格式的基本要求就是"規(guī)范"。所謂"規(guī)范"，是指文章的標題、正文和落款等段落具有固定的格式，從而使整個文體具備相對固定的風格，如圖所示。

圖， 使用段落格式體現(xiàn)文章風格

段落格式的內容，即修飾參數(shù)主要包括：字體、字號、縮進、對齊方式等。例如，普通辦公文書的一級標題格式為："二號、黑體、居中對齊"。
統(tǒng)一文章風格的修飾規(guī)律是：在同一篇文章中，相同級別的段落應當具有相同的修飾風格，即"格式"。例如，一篇文章中有3個一級標題，每個同級標題的段落均修飾為"二號、黑體、居中對齊"格式。

使用樣式

1. 使用已有樣式

（1）使用命令方式：單擊要應用樣式的段落中的任意位置。單擊【開始】→〖樣式〗功能區(qū)右下角的對話框啟動器，系統(tǒng)彈出"樣式"任務窗格。從列表中選定所需要的樣式并單擊即可。如果對段落中的字符設置樣式，則要先選中字符，再使用上述方法完成設置。
（2）使用格式刷：單擊已確定格式的段落或字符。單擊【開始】→〖剪貼板〗→"格式刷"按鈕，光標將變成格式刷" "。移動鼠標指針至需改變格式的段落上單擊即可。

2. 創(chuàng)建樣式

例如，要創(chuàng)建專用行文的抬頭（一級標題），其格式為：黑體、三號、加粗、2倍行距、居中，并可通過快捷鍵 Alt + 2調用，創(chuàng)建過程如下：
● 單擊【開始】→〖樣式〗功能區(qū)的對話框啟動器，系統(tǒng)彈出"樣式"任務窗格。
● 單擊該任務窗格左下角的"新建樣式"按鈕，系統(tǒng)彈出"根據(jù)格式化創(chuàng)建新樣式"對話框。
● 在"名稱"文本框中輸入"抬頭"，作為新樣式的名稱。
● 在"樣式類型"下拉列表中選擇"段落"。
● 在"樣式基準"下拉列表中選擇"正文"。
在下拉列表中選擇或輸入新樣式的基準樣式名稱，可以根據(jù)已有的樣式進行修改。如果不希望新樣式受到其他樣式的影響，應選擇"無樣式"。
● 在"后續(xù)段落樣式"下拉框中選擇"正文"項。
如果在"樣式類型"中選擇了"段落"，則需在"后續(xù)段落樣式"下拉框中選擇或輸入一個樣式名稱，表示這個樣式是在所設定的段落后面緊跟著的一個段落的樣式。
● 單擊對話框左下角的"格式"按鈕，可分別對字體、段落、制表位、邊框、語言、圖文框、編號、快捷鍵和文字效果等進行設置。
● 首先設置字體，單擊"格式"按鈕，在彈出的下拉菜單中選擇"字體"項，彈出"字體"對話框。
● 在"字體"對話框中，將"中文字體""字型""字號"分別設置為"黑體""加粗""三號"，如果有必要還可以對字體顏色、效果和字符間距（"高級"選項卡中）等進行設置。
● 設置完畢后單擊"確定"按鈕，返回"根據(jù)格式化創(chuàng)建新樣式"對話框。
● 單擊"格式"按鈕，在彈出的下拉菜單中選擇"段落"項，彈出"段落"對話框。
● 在"段落"對話框中，選擇"對齊方式"為"居中"，選擇"大綱級別"為"1級"，選擇"行距"為"2倍行距"。
● 單擊"確定"按鈕，返回"根據(jù)格式化創(chuàng)建新樣式"對話框。
● 單擊"格式"按鈕，在彈出的下拉菜單中選擇"快捷鍵"項，彈出"自定義鍵盤"對話框。
● 將光標移至"請按新快捷鍵"輸入框中，然后在鍵盤上按下快捷鍵Alt + 2，再單擊"指定"按鈕，在"當前快捷鍵"選擇框中就會出現(xiàn)"Alt + 2"。
● 單擊"關閉"按鈕關閉對話框，返回"根據(jù)格式化創(chuàng)建新樣式"對話框。
● 單擊"確定"按鈕，一個新的樣式就創(chuàng)建完成了

模板

實現(xiàn)文體風格的規(guī)范化、統(tǒng)一化，是公務文章的基本要求。辦公類文書根據(jù)文書類型的不同，以不同的文體風格表現(xiàn)。每一類文書的文體風格，又是通過該類文書的若干種固定段落格式規(guī)范的。總之，文體風格的確定，關鍵在于文章中各類段落的格式。以“通知”類公文為例，常規(guī)段落包括：三級標題、正文及落款。

模板的作用，就是保證同一類文體風格的整體一致性，使用戶既快又好地建立新文檔，避免從頭編輯和設置文檔格式。模板文件具有兩個基本特征：一是文件中包含某類文體的固定內容，包括抬頭和落款部分；二是文件中包含此類文體中必須使用的樣式列表。