我從2012年參加工作，到現(xiàn)在已經(jīng)8年多的時(shí)間了。在這之間也經(jīng)歷了大大小小的各種會(huì)議。這其中有每天的晨會(huì)，有向領(lǐng)導(dǎo)的工作匯報(bào)，有跨部門的項(xiàng)目討論，也有和同事的簡(jiǎn)單溝通。經(jīng)歷過工廠中一個(gè)辦公室同事面對(duì)面的會(huì)議，也參加過不同國(guó)家地區(qū)的跨國(guó)會(huì)議。會(huì)議的形式有電話的，有視頻的，有面對(duì)面的。短的會(huì)議有10分鐘搞定的，最長(zhǎng)的一次足足開了一下午。但無論是怎樣的會(huì)議，會(huì)議的時(shí)間管理都是我們工作時(shí)間管理中很重要的一環(huán)，在很大程度上會(huì)影響到我們整天的工作效率。從我的過往經(jīng)驗(yàn)來說，好的會(huì)議時(shí)間管理，往往包括下面的一些方面：

01

會(huì)議核心點(diǎn)

首先，會(huì)議的準(zhǔn)備要充足，要充分的理解會(huì)議的核心點(diǎn)，知道會(huì)議上要討論什么。大家要捋清楚一個(gè)邏輯，會(huì)議的時(shí)間占用的是很多人共同的工作時(shí)間。之所以要這么多人都加入到會(huì)議中，那一定是要解決實(shí)際的問題的。所以，開會(huì)之前一定要理解清楚，這個(gè)會(huì)議需要解決的最核心的問題是什么，或者說哪些是方向不清晰，你一個(gè)人解決不了的事情，需要大家來共同討論，決策的，這樣才能確保會(huì)議達(dá)到最好的效果。

02

會(huì)議時(shí)間

除了要明確會(huì)議的核心點(diǎn)，會(huì)議的時(shí)間也很重要。這里的時(shí)間就包括會(huì)議的時(shí)間，和會(huì)議的時(shí)長(zhǎng)。我記得之前在國(guó)外時(shí)，我的老板非常喜歡把會(huì)議安排在周二到周四，早上十點(diǎn)半到十一點(diǎn)的時(shí)間。因?yàn)橹芤淮蠹业氖虑樘?，周五又接近周末，所以周二到周四相?duì)效率較高。而一般來說早上十點(diǎn)，十一點(diǎn)又是人頭腦最清醒的一刻。當(dāng)然這個(gè)也不是絕對(duì)的，每個(gè)公司的文化氛圍不同，每個(gè)人的最高效時(shí)間段不同，都會(huì)對(duì)最佳會(huì)議時(shí)間產(chǎn)生影響。關(guān)于會(huì)議的時(shí)長(zhǎng)，從我的感受來說，半個(gè)小時(shí)到一個(gè)小時(shí)是比較合適的。因?yàn)橐粋€(gè)小時(shí)以上，人的精力專注力都會(huì)大幅下降，而且最重要的話題，一般一個(gè)小時(shí)也能解決了。像我之前經(jīng)歷過的兩個(gè)小時(shí)，三個(gè)小時(shí)的會(huì)議，基本上效率都是很低的，或者到了最后只是成為了部分人的討論，和大部分人沒有關(guān)系了。

03

會(huì)議人員

除了會(huì)議的核心點(diǎn)，會(huì)議的時(shí)間，還有一個(gè)需要注意的是會(huì)議的人員。這里的一個(gè)原則就是精準(zhǔn)。一般來說，我們的會(huì)議邀請(qǐng)人員不會(huì)太少，因?yàn)槲覀兞?xí)慣把和會(huì)議相關(guān)的所有人員都邀請(qǐng)上。但這樣做的一個(gè)問題就是也許有的人和會(huì)議只是有那么一點(diǎn)的相關(guān)性，但一場(chǎng)會(huì)議的大部分時(shí)間和他都不發(fā)生關(guān)系。關(guān)于這種情況，我的建議是不要把他加入到整場(chǎng)會(huì)議中，而是到了需要他討論的時(shí)候再接入會(huì)議，最大程度確保會(huì)議參與人員的精確性。

作者：潘宇寬

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