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案例背景 食堂飯菜質(zhì)量和定價(jià)是高校飲食管理永恒的主題。鑒于高校飲食“微利運(yùn)營(yíng)”的公益性要求，飯菜應(yīng)根據(jù)核算成本合理定價(jià)，在不虧損的情況下保證飯菜品質(zhì)和低價(jià)格。近期，A大學(xué)不少學(xué)生反映飯菜質(zhì)量差、定價(jià)高，而食堂管理部門卻說(shuō)飯菜成本太高，一直在虧本經(jīng)營(yíng)。問(wèn)題究竟出在哪兒?面對(duì)這一矛盾，學(xué)校決定對(duì)食堂2012, 2013年度財(cái)務(wù)收支情況進(jìn)行審計(jì)。 審計(jì)組調(diào)查了解相關(guān)情況后制訂了審計(jì)實(shí)施方案，將審計(jì)目標(biāo)確定為:在審查評(píng)價(jià)A大學(xué)食堂2012,2013年度財(cái)務(wù)收支合法合規(guī)性的基礎(chǔ)上，重點(diǎn)關(guān)注內(nèi)部控制管理和成本費(fèi)用管理情況，指出內(nèi)部控制和成本管理中存在的薄弱環(huán)節(jié)，提出建設(shè)性的意見和建議，促進(jìn)其完善內(nèi)部管理，有效控制成本。 審計(jì)過(guò)程與方法 A大學(xué)一直采用自辦食堂的管理方式，食堂負(fù)責(zé)統(tǒng)一采購(gòu)主要食材，供應(yīng)5個(gè)校區(qū)9個(gè)餐廳的120多個(gè)經(jīng)營(yíng)組。作為學(xué)校二級(jí)財(cái)務(wù)單位的食堂財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)近5萬(wàn)名師生員工餐飲活動(dòng)的財(cái)務(wù)核算，收支頻繁且金額大，面對(duì)審計(jì)現(xiàn)場(chǎng)堆積如山的會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)憑證，如何在短短一周內(nèi)高質(zhì)高效地完成任務(wù)成為審計(jì)組面臨的一大難題。經(jīng)過(guò)討論，審計(jì)組決定采用有的放矢、直奔主題的工作思路，以財(cái)務(wù)收支審計(jì)為基礎(chǔ)，結(jié)合內(nèi)部控制審計(jì)的技術(shù)方法，在把握基本情況的基礎(chǔ)上突出重點(diǎn)內(nèi)容進(jìn)行審計(jì)，帶著問(wèn)題進(jìn)行審計(jì)。 食堂財(cái)務(wù)收支審計(jì)的內(nèi)容包括收人、費(fèi)用、利潤(rùn)、資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益，主要是圍繞資產(chǎn)負(fù)債表和利潤(rùn)表反映的財(cái)務(wù)信息，從報(bào)表出發(fā)，對(duì)總賬、明細(xì)賬、會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行逐層審查，然后根據(jù)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題形成審計(jì)工作底稿，最后將問(wèn)題歸類匯總形成審計(jì)報(bào)告初稿。通過(guò)財(cái)務(wù)收支審計(jì)，對(duì)食堂經(jīng)營(yíng)成果和財(cái)務(wù)狀況進(jìn)行全面審查，并對(duì)會(huì)計(jì)記錄、財(cái)務(wù)報(bào)表等資料的真實(shí)性和公允性及經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的合法性、合規(guī)性進(jìn)行客觀評(píng)價(jià)。與此同時(shí)，以財(cái)務(wù)收支審計(jì)為基礎(chǔ)，結(jié)合內(nèi)部控制審計(jì)的技術(shù)方法，先對(duì)食堂內(nèi)部控制情況進(jìn)行了解和初步評(píng)價(jià)，再根據(jù)餐飲行業(yè)特點(diǎn)和管理環(huán)境構(gòu)建理想的控制模式作為評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，接下來(lái)確定內(nèi)部控制審計(jì)的重點(diǎn)，具體包括內(nèi)部控制工作組織情況、內(nèi)部控制機(jī)制建設(shè)情況、內(nèi)部管理制度的完善情況、內(nèi)部控制關(guān)鍵崗位工作人員管理情況、財(cái)務(wù)信息編報(bào)情況、成本費(fèi)用管理情況、收人管理情況、采購(gòu)管理情況、資產(chǎn)管理情況、專項(xiàng)資金管理情況和合同管理情況等，然后根據(jù)審計(jì)重點(diǎn)進(jìn)行控制測(cè)試，將測(cè)試結(jié)果與理想控制模式進(jìn)行比較，找出內(nèi)部控制存在的問(wèn)題，再與財(cái)務(wù)收支審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題相結(jié)合找出相互之間的聯(lián)系，最后從內(nèi)部控制和管理的角度分析問(wèn)題發(fā)生的原因，提出審計(jì)意見和建議。(審計(jì)思路詳見圖1) 合理的分工和明確的工作任務(wù)有助于審計(jì)項(xiàng)目的順利進(jìn)行。審計(jì)組對(duì)3位成員5天的工作進(jìn)行了細(xì)化分工，并明確了需要密切合作的工作內(nèi)容。A成員側(cè)重對(duì)內(nèi)部制度建設(shè)情況、招投標(biāo)執(zhí)行情況、合同執(zhí)行情況、決策程序的合法合規(guī)性等進(jìn)行審查，同時(shí)對(duì)食堂內(nèi)部控制進(jìn)行測(cè)試，找出食堂內(nèi)部控制和管理中的薄弱環(huán)節(jié)。B成員側(cè)重審查財(cái)務(wù)報(bào)表和明細(xì)賬，重點(diǎn)關(guān)注成本核算和期間費(fèi)用核算的合法合規(guī)性，找出成本費(fèi)用管理中存在的問(wèn)題;二人相互配合。C成員側(cè)重盤點(diǎn)資產(chǎn)，關(guān)注資產(chǎn)管理情況，同時(shí)負(fù)責(zé)審查會(huì)計(jì)憑證，與B成員配合，對(duì)每年中秋節(jié)和春節(jié)前一個(gè)月的支出憑證進(jìn)行全查，其他月份的會(huì)計(jì)憑證則重點(diǎn)抽查20%。春節(jié)剛過(guò)，北方的天氣依然寒冷，審計(jì)組工作地點(diǎn)位于半地下室，看賬久坐后腿腳凍得發(fā)麻，審計(jì)人員把能穿的衣服都裹在身上，互相支持鼓勵(lì)，通過(guò)審查賬目、抽查會(huì)計(jì)憑證、查閱合同及影像等相關(guān)資料、對(duì)財(cái)務(wù)和管理人員進(jìn)行詢問(wèn)、與基層工作人員交談、現(xiàn)場(chǎng)盤點(diǎn)資產(chǎn)、查看食堂經(jīng)營(yíng)組管理流程等方式，經(jīng)過(guò)5天起早貪黑的奮戰(zhàn)，基本掌握了食堂的管理情況和財(cái)務(wù)情況。 審計(jì)結(jié)果及成效 A大學(xué)食堂在編管理人員較少，新老校區(qū)都需要兼顧，管理任務(wù)比較重。審計(jì)組發(fā)現(xiàn)食堂管理中有許多優(yōu)點(diǎn)，但也發(fā)現(xiàn)很多漏洞和問(wèn)題。 1.食堂內(nèi)部管理制度不健全，缺乏章程、崗位職責(zé)等基本的內(nèi)部管理制度，對(duì)重大事項(xiàng)決策程序缺乏明確的規(guī)定，關(guān)鍵程序、關(guān)鍵崗位內(nèi)部控制制度不夠細(xì)致和明確，且實(shí)際執(zhí)行效果差。 2.食堂與各經(jīng)營(yíng)組之間無(wú)成文的經(jīng)營(yíng)協(xié)議，責(zé)權(quán)利不明確。經(jīng)營(yíng)組承包經(jīng)營(yíng)未實(shí)現(xiàn)公開競(jìng)爭(zhēng)上崗，且公共費(fèi)用在各組間的分?jǐn)側(cè)狈茖W(xué)標(biāo)準(zhǔn)，隨意性較強(qiáng)。 3.非政府采購(gòu)支出缺乏規(guī)范程序與合理的內(nèi)部控制，具體表現(xiàn)為缺乏招標(biāo)程序，內(nèi)部控制程序有漏洞。例如:采購(gòu)電料等低值易耗品68萬(wàn)元，人庫(kù)單上采購(gòu)人、驗(yàn)收人為同一人簽字，當(dāng)天領(lǐng)用該材料，出庫(kù)單上無(wú)保管員簽字。采購(gòu)、驗(yàn)收、保管崗位未實(shí)現(xiàn)不相容職務(wù)分離，極易導(dǎo)致虛假材料采購(gòu)、無(wú)實(shí)物報(bào)銷的現(xiàn)象。 4.修理費(fèi)用等經(jīng)常性費(fèi)用支出缺乏規(guī)范的控制程序。如2013年6月某餐廳修理門鎖、土豆皮機(jī)和清理餐廳屋頂油膩等費(fèi)用支出4.2萬(wàn)元，修理清單上只有食堂經(jīng)辦人一人簽字，無(wú)餐廳經(jīng)理或其他驗(yàn)收證明人簽字。餐廳和廚房設(shè)備每年大修理維護(hù)費(fèi)用以及日常修理費(fèi)用是食堂的一項(xiàng)重要支出，在其總支出中占很大比重，應(yīng)注重規(guī)范管理，節(jié)約開支，降低成本。 5.經(jīng)營(yíng)組餐費(fèi)收入有截留不上交食堂的現(xiàn)象。x區(qū)餐廳一組未實(shí)現(xiàn)一卡通刷卡就餐，餐費(fèi)以現(xiàn)金形式由餐廳自己收取。食堂成本費(fèi)用核算報(bào)表顯示，R區(qū)餐廳一組2012年和2013年從食堂領(lǐng)取糧油等材料共計(jì)49萬(wàn)元，只上交營(yíng)業(yè)收人0.65萬(wàn)元，大部分營(yíng)業(yè)收人被截留，嚴(yán)重違反學(xué)校和食堂財(cái)務(wù)管理制度。 6.資產(chǎn)管理制度不健全，管理程序不規(guī)范，賬實(shí)嚴(yán)重不符，固定資產(chǎn)盤點(diǎn)不及時(shí)，對(duì)盤盈、盤虧資產(chǎn)沒(méi)有及時(shí)查找原因進(jìn)行處理，遺留問(wèn)題較多。尤其對(duì)2012年11月盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的517件固定資產(chǎn)有賬無(wú)物，價(jià)值175萬(wàn)元，至審計(jì)結(jié)束時(shí)仍未作處理。 7.食堂未按照學(xué)校規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)向職工發(fā)放補(bǔ)貼和獎(jiǎng)金，補(bǔ)貼和獎(jiǎng)金名目繁多且未統(tǒng)一會(huì)計(jì)科目核算。 1.利潤(rùn)表信息不真實(shí)。食堂2012年和2013年利潤(rùn)表中凈利潤(rùn)分別為全年?duì)I業(yè)收人的0.5%和0.3%,看似微利運(yùn)營(yíng)，但審計(jì)人員發(fā)現(xiàn)其利潤(rùn)不止這些，食堂在財(cái)務(wù)核算中通過(guò)超額提取福利基金、超額預(yù)提水電費(fèi)、多記應(yīng)付經(jīng)營(yíng)戶賬款等名目隱匿利潤(rùn)160多萬(wàn)元。 2.存在多年未清理的沉淀應(yīng)收賬款和個(gè)人借款。2013年末應(yīng)收賬款余額13萬(wàn)元、其他應(yīng)收款余額18萬(wàn)元，賬齡均為5年以上，幾筆大額個(gè)人借款已經(jīng)掛賬達(dá)10多年，形成壞賬的概率極大。 3.財(cái)務(wù)部門未經(jīng)學(xué)校決策程序從學(xué)生一卡通就餐費(fèi)用中無(wú)理由提取管理費(fèi)，2012年和2013年共計(jì)提取9萬(wàn)元，此費(fèi)用最終計(jì)人食堂期間費(fèi)用，間接加大了學(xué)生就餐成本。 4.私車公費(fèi)報(bào)銷，2012年車輛費(fèi)用支出中有9.5萬(wàn)元屬于私車公費(fèi)報(bào)銷，經(jīng)核對(duì)固定資產(chǎn)清單，報(bào)銷車輛并非食堂公用車，違反學(xué)校關(guān)于公用車管理的相關(guān)規(guī)定。 5.違反規(guī)定處置資產(chǎn)，造成資產(chǎn)直接流失。2012年紅酒應(yīng)收賬款2.8萬(wàn)元和其他應(yīng)收款0.65萬(wàn)元直接銷賬計(jì)人管理費(fèi)用，以上兩筆支出屬于餐費(fèi)壞賬還是其他費(fèi)用，無(wú)相關(guān)說(shuō)明和任何原始憑證，違反“應(yīng)收賬款”發(fā)生壞賬的會(huì)計(jì)審批手續(xù)和賬務(wù)處理程序。 從食堂審計(jì)的檔案資料看，其財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)科目設(shè)置、業(yè)務(wù)核算逐步完善，所提供會(huì)計(jì)信息也更詳盡，但賬目記錄仍存在很多問(wèn)題，尤其是會(huì)計(jì)科目之間核算范圍分工不清、隨意改變核算范圍的現(xiàn)象較為普遍。 1 .2013年改變“管理費(fèi)用”科目核算口徑，將各餐廳領(lǐng)用灶具、電料、衛(wèi)生用品、工具、勞保用品以及各餐廳體檢費(fèi)等多種材料支出和費(fèi)用支出以二級(jí)科目列示記錄在管理費(fèi)用中，混淆期間費(fèi)用和成本費(fèi)用的核算范圍，也使得各年度財(cái)務(wù)信息缺乏可比性，違反“一貫性”會(huì)計(jì)核算原則，并且未在會(huì)計(jì)報(bào)表中予以披露。 2.業(yè)務(wù)核算未按照會(huì)計(jì)科目規(guī)定的核算范圍進(jìn)行歸納記錄。例如:各種獎(jiǎng)勵(lì)支出、運(yùn)動(dòng)會(huì)支出、全國(guó)烹飪大賽支出原材料、旅費(fèi)等不應(yīng)全部計(jì)入管理費(fèi);應(yīng)付崗位津貼、績(jī)效工資應(yīng)在“應(yīng)付工資”賬戶二級(jí)科目核算;新增設(shè)備使用費(fèi)應(yīng)在“固定資產(chǎn)折舊”核算等。 3.“預(yù)提費(fèi)用”賬戶應(yīng)該核算企業(yè)已經(jīng)受益、但尚未實(shí)際支付應(yīng)該由本月負(fù)擔(dān)需要進(jìn)行預(yù)提的各項(xiàng)費(fèi)用，如水電費(fèi)、煤氣費(fèi)等，不應(yīng)在此科目直接支付卷閘門、更衣柜等固定資產(chǎn)的購(gòu)置。 4.所有者權(quán)益類賬戶中“歷年盈余”與“利潤(rùn)分配”賬戶核算內(nèi)容相同，不應(yīng)設(shè)置“歷年盈余”賬戶。 針對(duì)以上發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，審計(jì)組分析認(rèn)為，食堂飯菜成本高的原因包括:食堂缺乏管理目標(biāo)和切實(shí)有效的管理制度;個(gè)別餐廳營(yíng)業(yè)收人內(nèi)部控制失效，導(dǎo)致收入截留;內(nèi)部控制不完善，跑冒滴漏現(xiàn)象嚴(yán)重;對(duì)各經(jīng)營(yíng)組的成本核算把關(guān)不嚴(yán);對(duì)期間費(fèi)用的支出缺乏有效控制;經(jīng)營(yíng)利潤(rùn)過(guò)高;等等。 審計(jì)組提出以下審計(jì)建議: 1.建立明確的經(jīng)營(yíng)文化理念和年度經(jīng)濟(jì)指標(biāo)，對(duì)收入總額、成本總額、盈虧比例等總額目標(biāo)和經(jīng)營(yíng)狀況進(jìn)行目標(biāo)管理，有效控制成本，更好實(shí)現(xiàn)高校飲食微利運(yùn)營(yíng)、服務(wù)師生的目的。 2.加強(qiáng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的內(nèi)部控制管理，從內(nèi)部控制工作組織、機(jī)制建設(shè)、內(nèi)部管理制度的完善、關(guān)鍵崗位工作人員管理、財(cái)務(wù)信息編報(bào)、成本費(fèi)用管理、收人管理、采購(gòu)管理、資產(chǎn)管理、專項(xiàng)資金管理、合同管理等方面人手，結(jié)合實(shí)際加強(qiáng)內(nèi)部控制建設(shè)，并保證內(nèi)部控制的有效實(shí)施，降低經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，避免舞弊和腐敗的發(fā)生，防止國(guó)有資產(chǎn)流失。 3.建立健全各餐廳和各經(jīng)營(yíng)組管理制度和成本費(fèi)用核算制度，制定間接成本費(fèi)用在各餐廳、各經(jīng)營(yíng)組公平分?jǐn)偟目茖W(xué)標(biāo)準(zhǔn)，為各餐廳和各經(jīng)營(yíng)組建立公平競(jìng)爭(zhēng)的管理環(huán)境和營(yíng)業(yè)環(huán)境，促進(jìn)食堂管理水平的提高。 4.建立日常和臨時(shí)性大額支出多人共同決策簽字制度，共擔(dān)大額支出決策責(zé)任，降低決策風(fēng)險(xiǎn)，避免舞弊的發(fā)生。同時(shí)建立健全資產(chǎn)采購(gòu)管理制度，按照崗位職責(zé)分工牽制原則，對(duì)不相容職務(wù)嚴(yán)格實(shí)行分離。規(guī)范采購(gòu)程序和驗(yàn)收、保管、領(lǐng)用以及財(cái)務(wù)報(bào)銷程序，明確各流程相應(yīng)的責(zé)任。 5.加強(qiáng)經(jīng)營(yíng)收人的管理，將餐廳和各經(jīng)營(yíng)組就餐收人全部通過(guò)一卡通納人財(cái)務(wù)核算，杜絕收人截留現(xiàn)象發(fā)生。 6.提高資產(chǎn)管理意識(shí)，加強(qiáng)各類資產(chǎn)的賬務(wù)和實(shí)物管理，建立嚴(yán)格的資產(chǎn)處置審批程序和資產(chǎn)領(lǐng)用保管責(zé)任制度，定期進(jìn)行資產(chǎn)盤點(diǎn)，保證資產(chǎn)的完整，防止資產(chǎn)流失。 7.加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理和會(huì)計(jì)準(zhǔn)則等業(yè)務(wù)理論知識(shí)的教育培訓(xùn)和知識(shí)更新，規(guī)范財(cái)務(wù)管理，提高報(bào)表編制和會(huì)計(jì)核算水平，促進(jìn)食堂資金使用效益最大化。 3個(gè)月后，審計(jì)組對(duì)食堂整改情況進(jìn)行了后續(xù)審計(jì)，審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題已得到多方面整改。首先，食堂修訂了內(nèi)部管理制度，對(duì)重要崗位設(shè)置進(jìn)行了調(diào)整，對(duì)不相容職務(wù)進(jìn)行了分離，對(duì)管理人員和財(cái)務(wù)人員進(jìn)行了業(yè)務(wù)培訓(xùn)。其次，在經(jīng)營(yíng)組中實(shí)行競(jìng)標(biāo)上崗，每周按照成本報(bào)價(jià)重新對(duì)飯菜進(jìn)行定價(jià)。再次，設(shè)立學(xué)生社團(tuán)專門對(duì)飯菜質(zhì)量和價(jià)格進(jìn)行監(jiān)督，隨時(shí)聽取學(xué)生的意見。 (一)內(nèi)部審計(jì)部門作為學(xué)校的“免疫系統(tǒng)”和決策管理助手，更適合開展綜合審計(jì)。 (二)各種審計(jì)類型必須相輔相成、相互融合。 (三)內(nèi)部審計(jì)應(yīng)開展管理審計(jì)，或者將管理審計(jì)的技術(shù)方法融合到財(cái)務(wù)審計(jì)之中。 (四)充分的審前準(zhǔn)備是高效率、高質(zhì)量完成審計(jì)項(xiàng)目不可或缺的步驟。 文章來(lái)源：《中國(guó)內(nèi)部審計(jì)》期刊 |
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