分類丨工作技巧

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三句話，幫你寫好年終總結

這一年馬上就要結束，我想很多朋友此刻想必都在做年終總結。

事實上，無論對于公司“部門”還是“個人”來說，制作年終總結都是一件非常有意義的事情。

然而很多朋友卻并不善于此項工作，特別是當需要進行公開或私下的口頭匯報時，往往會出現(xiàn)“流水賬”、“假大空”之類的問題。

所以我們今天繼續(xù)聊聊，一份好的“年終總結”到底應該如何制作。

其實我們平時所說的年終總結包含兩種不同的類型。

一種叫做「分析報表」，是以數(shù)據(jù)和工作成果為基本內(nèi)容，通常會由財務部門協(xié)助進行總結，最終生成數(shù)據(jù)報表。而這份報表可以最準確的反饋出各個部門年度的工作情況。

而另一種，則叫做「述職報告」，是從個人或者所代表的部門角度出發(fā)，比較直觀的匯報、分析過去一年的工作狀態(tài)與得失。

而我們一般所說的年終總結，通常默認指的其實是后者。因為分析報表并不是每一個人都需要參與制作的，它有一定的專業(yè)性要求與格式規(guī)范。

而述職報告則相對寬泛的多，公司里每個人都可以針對自己過去一年的工作情況進行一下總結，也可以從自己的角度去談談對工作的看法。

當然，每個人這一年的經(jīng)歷不同，工作感觸不同，甚至公司對年終述職的具體要求也不盡相同，我們很難用一份統(tǒng)一的“模板”來滿足所有人的需求。

但是，總體來說，當你制作年終述職的時候，有些技巧可以幫你很好的理清思路，做出一份讓人滿意的年終述職，總結起來就是三句話：

「先做減法」，「再有增量」、「表現(xiàn)成長」

下面進行詳細說明。

優(yōu)秀的年終述職，第一步是做“減法”

很多人犯的第一個錯誤就是在年終總結中什么都想寫，總覺得自己過去一年做了那么多工作，總要都提到才能讓領導看到自己的辛苦。

因此，把大量日常的，事務性的工作羅列在年終總結中。而且喜歡冠以“用數(shù)據(jù)支撐”這樣的說法，羅列一大堆空洞乏味的數(shù)據(jù)。

例如，一個后勤經(jīng)理，在年終報告中上來就是一大串數(shù)字：后期部，在過去一年，總計完成設備保修1273次，設備更新維護522次，空調(diào)清洗278次，暖氣維護XXXX次，洗手間改造XXXX次……

說實話，數(shù)據(jù)不可謂不詳盡，然而對于聽眾來說，聽到這些也真的是有夠無聊……

即使是你的領導，也不會愿意去聽你念這些干巴巴的數(shù)據(jù)，因為這些日常的，事務性的工作原本就是你的“本分”，羅列的再多也不會有任何意義。

況且，相對于“你做了什么”，你的老板更在乎是“你做到了什么”。

一個程序員，寫了1萬行代碼還是10萬行代碼并不重要，重要的是他是否完成了重要的模塊開發(fā)。

一個后勤經(jīng)理，進行了多少維修，多少改良并不重要，重要的是給公司節(jié)約了多少水電，是否保障了全年無事故運營。

所以說，年終述職的第一步，其實是做「減法」。

把日常性的、事務性的內(nèi)容通通拋棄；

把單一的，結果性的內(nèi)容（例如KPI的達成）歸納成一條關鍵數(shù)據(jù)，然后一筆帶過。

不要擔心做了減法，會不會讓你的上司無法了解你工作的辛苦。

因為每個人平時工作狀態(tài)如何都在他領導眼里看著呢。而且，只有當做了減法之后，才能更好的去表現(xiàn)你過去一年工作中的「高光時刻」。

每個部門，每個人，在一年的工作中，總能找到一些屬于自己的高光時刻，例如一個特別重要的項目，一項成果特別棒的工作，甚至一次突發(fā)危機的挽回。

這些高光時刻才是我們年終述職中最應該著力表達的部分，因為講好一個“優(yōu)秀工作”給聽者帶來的觀感要遠勝于一堆平庸枯燥的日常工作羅列。

所以，當你在制作年終總結時，做完減法之后，剩下的就應該是全年中你完成的最漂亮， 也是最想跟大家仔細聊一聊的那幾項工作，通常來說，是2~3項。

「信息增量」往往就是工作背后的故事

一次好的述職報告，第二個核心要點就在于一定要有信息增量。

你要明白，你過去一年做了哪些，有哪些成績，達成多少業(yè)績，產(chǎn)生多少利潤，這些信息自然是非常重要。

但你的老板并不需要靠你的年終述職來獲取這些信息……

事實上，一個部門到底今年為公司掙了多少錢，詳細的報表早就已經(jīng)交到你老板手上了，如果他只是想知道這些信息，翻翻報表就好了，何必讓大家再多此一舉的分別進行總結述職呢？

其實，如果你把述職報告做成了一份“數(shù)據(jù)簡報”那就失去了這件事情的初衷。

你的老板真正想聽到的，是那些諸如人的工作狀態(tài)，工作中的思考，團隊的成長等等報表上看不到的東西。

而這些，也就是我們所說的「信息增量」。

在之前的文章中，我們曾經(jīng)給大家講過用“故事化思維”制作年終總結。如果有興趣的話，可以去查看一下。

我們這里簡單說一下說一下“故事化”的核心思路其實就是用“講故事”的方法來增加述職報告中的信息增量。

經(jīng)過了第一步的篩選，想必您已經(jīng)找到了自己想要重點敘述的項目與內(nèi)容。

所以，為了講好這些工作事項“背后的故事”，你需要做的就是問問自己，也引導大家一起思考下面這三個問題：

1、在這件事情上，我們遇到了什么困難？

2、我們是如何解決這個困難的？/我們?yōu)槭裁礇]能解決這個困難？

3、通過這件事情我們獲得什么收獲/教訓？

通過這種方法，一來能夠有效地吊起大家的好奇心，讓聽者更有興趣知道“我是如何工作的”。

二來豐富的細節(jié)，更能表現(xiàn)出你在工作中的思考，特別是對于很多「方法論」的提煉更是重中之重。

要知道，一個“自己能做好工作”的員工也許只是一個優(yōu)秀員工，但是“能總結出讓其他人更好工作的方法”，這樣的員工一定會成為公司重點培養(yǎng)的目標。

「成長性」代表了你未來的價值

年終總結中的第三點，也是最容易被大家忽略的一點，那就是個人通過過去一年的工作，獲得了哪些成長。

無論你過去一年做的是好是壞，所有那些都已經(jīng)成為了無法更改的過去式。

而對于公司來說，更看重的，其實是“下一步”會發(fā)生什么。

而年終總結對于個人來說，往往也是展示個人成長性的一個關鍵所在。

很多人在職場上都有一個疑問，那就是“為什么我無法獲得升職加薪？”

但實際上，這個問題我們應該換個角度來看，那就是“你的老板為什么要給你升職加薪？”

我們經(jīng)常會有一個誤區(qū)，那就是以為：升職加薪是對一個人優(yōu)秀工作的獎勵。

但實際上并非如此……

如果一個老板想要獎勵某個員工的優(yōu)秀表現(xiàn)，他最好的選擇是直接發(fā)獎金，而非給他升職或者給他加薪。

從本質(zhì)上來說，公司之所以會“器重”某些人，是因為公司覺得給他加薪，給他升職是一件很劃算的“投資”。

你的老板不是什么慈善家，他給你的每一次提拔，每一次漲薪都必然附帶著他自己的意圖與期待，最直接的一條就是：他認為你在未來能給公司掙更多的錢。

換句話說，如果你真的期待能夠得到公司的器重，最核心的一點其實就是告訴公司：我有很強的「成長性」，我的未來值得你的期待。

而為了做到這一點，你可以在自己的述職報告中引入一些額外的內(nèi)容來表現(xiàn)自己的成長。

比較直觀的，可以縱向?qū)Ρ纫幌陆衲曛暗年P鍵數(shù)據(jù)與指標，并簡單分析獲得成長的原因以及下一步的規(guī)劃。

如果找不到直觀的數(shù)據(jù)表現(xiàn)，那不妨去講一講，在今年你在工作方法、工作思路上有了哪些新的收獲。

哪怕這些收獲并不大，但依舊值得拿出來說一說。

哪怕你跟大家說說，過去你對工作復盤不重視，但是今年經(jīng)過幾次實踐后，發(fā)現(xiàn)了工作復盤的重要性，然后聊聊你從復盤中收獲了什么，這都是很好的選擇。

當然，你所說的內(nèi)容一定要言之有物，不然實際的工作中表現(xiàn)如何，其他人其實都是看在眼中的。

這就需要您在做年終述職報告的時候認真思考一下自己過去一年的得失。

我相信，只要您真的能夠靜下心來仔細思考，認真總結。

哪怕沒有華麗的PPT，哪怕這次報告依舊不夠精彩，但是對您個人的成長，一定會帶來莫大的幫助。