社會(huì)上的機(jī)構(gòu)和單位各不相同，各種組織的內(nèi)部結(jié)構(gòu)千差萬別，運(yùn)營思想各不相同，唯一相同的是都需要“開會(huì)”。作為一個(gè)團(tuán)隊(duì)的管理者，特別是新晉晉升的管理者，我們真的能開好一個(gè)會(huì)嗎？

在以盈利為目的的經(jīng)濟(jì)組織——企業(yè)里應(yīng)當(dāng)如何高效率的開好一個(gè)個(gè)會(huì)？結(jié)合經(jīng)驗(yàn)，談?wù)勎业姆椒ǎ?/p>

我把一個(gè)會(huì)議分成三個(gè)部分：會(huì)前準(zhǔn)備；會(huì)中進(jìn)行；會(huì)后跟蹤。

一、會(huì)前準(zhǔn)備階段，準(zhǔn)備好所有材料！

所有成功案例都是系統(tǒng)化操作的產(chǎn)物，開會(huì)也一樣。

（一）確定會(huì)議目標(biāo)

開會(huì)之前我們要做必要的準(zhǔn)備，首要任務(wù)就是確定開會(huì)的目的！我們是要解決一個(gè)什么問題？是表彰批評(píng)？是宣布公司政策？是討論問題？是頭腦風(fēng)暴？還是學(xué)習(xí)提升等等。目的決定形式，不同目標(biāo)必然需要不同的會(huì)議形式去達(dá)成。

這里需要注意的問題有兩個(gè)：

1、不能為了開會(huì)而開會(huì)，目標(biāo)不明確的時(shí)候不要決定開會(huì)。一個(gè)目標(biāo)不明確的會(huì)議必然浪費(fèi)大量時(shí)間；

2、即便是內(nèi)容和形式已經(jīng)固定的例會(huì)，也應(yīng)該在每次召開前確定好目標(biāo)和形式。如果形式不能服務(wù)于目標(biāo)的話，例會(huì)的形式也可以取消；

3、確定了目標(biāo)之后，可以選擇不開會(huì)！有些目標(biāo)不是通過開會(huì)達(dá)成的。

總之開會(huì)的目的一定要明確！

（二）準(zhǔn)備會(huì)議材料

開會(huì)是件大事，要想讓會(huì)議效果好，效率高，要準(zhǔn)備一些必要的會(huì)議材料，比如要執(zhí)行的新政策、公司的新決定、討論事項(xiàng)的背景材料等等。最好制成紙質(zhì)版，與會(huì)相關(guān)人手一份。在開會(huì)時(shí)，往往是一對(duì)多，難免會(huì)有開小差的情況，手里一份材料會(huì)提升參會(huì)人員的注意力。

有條件在會(huì)議室播放PPT的話，最好也制作一份PPT。利用好一切有助于參會(huì)人員立即會(huì)議目的和講話人意圖的形式都應(yīng)該利用上。畢竟作為領(lǐng)導(dǎo)者表達(dá)能力各不相同，特別是通過技術(shù)上位的管理者一定要用好各種工具。

顯然，讓人聽不懂的會(huì)不會(huì)有太積極的效果。

（三）與相關(guān)人員適當(dāng)溝通

在會(huì)議準(zhǔn)備階段，應(yīng)該與這個(gè)會(huì)議的部分相關(guān)人進(jìn)行適當(dāng)溝通。比如上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、下級(jí)團(tuán)隊(duì)的帶頭人、會(huì)議主持人，會(huì)務(wù)團(tuán)隊(duì)成員、核心業(yè)務(wù)的骨干等。

會(huì)前溝通的內(nèi)容包括：

1、聽取相關(guān)人的建議；

2、與主持人，會(huì)務(wù)人員溝通會(huì)議流程和細(xì)節(jié)；

3、是否需要某些人給予哪些配合；

4、重要才會(huì)者是否能夠到場(chǎng)；

5、對(duì)于對(duì)人參與的大型會(huì)議，突發(fā)事件的處理預(yù)案；

等等

（四）確定參會(huì)人員，發(fā)出會(huì)議通知

什么人參會(huì)，什么人列席，同樣的員工，是不是都需要參加；內(nèi)部會(huì)議一定要團(tuán)體內(nèi)全部參加嗎？這些是會(huì)前準(zhǔn)備的內(nèi)容。

確定好參會(huì)人員后，就要發(fā)出通知。

對(duì)于公司來說，特別是規(guī)模還不大的企業(yè)要注意一下問題：

1、盡量不要突擊開會(huì)。這樣不僅影響員工正在進(jìn)行的工作，而且會(huì)議效果也很差；

2、會(huì)前要通知會(huì)議內(nèi)容。讓員工知道開會(huì)的目的，有思想準(zhǔn)備；

3、無關(guān)人員不要參會(huì)。

二、會(huì)議進(jìn)行中

準(zhǔn)備工作做好之后，就要開會(huì)啦！會(huì)前的準(zhǔn)備越充分，開會(huì)就會(huì)越輕松。開會(huì)中要做好這么幾件事：議題的把控、會(huì)議結(jié)果、確認(rèn)會(huì)后工作和會(huì)議內(nèi)容的記錄。

（一）議題的把控

在人員較少，或者參會(huì)人員關(guān)系比較融洽的時(shí)候，很有可能會(huì)議過程中出現(xiàn)跑題的情況。這時(shí)候就需要主持人及時(shí)把討論內(nèi)容引回正題。發(fā)現(xiàn)跑題，主持人直接講就好了，不需要太多技巧。如果怕對(duì)氣氛有影響，可以設(shè)計(jì)些梗或者玩笑，比如我們?cè)陂_會(huì)的時(shí)候，如果離題太遠(yuǎn)就會(huì)說“驢都被你們牽跑了，快把驢牽回來?！?/p>

這里要注意一個(gè)問題：頭腦風(fēng)暴的時(shí)候要注意，不要輕易打斷大家的思路。其實(shí)頭腦風(fēng)暴也是有一套方法的，以后文章再講。

（二）會(huì)議的結(jié)果

公司的工作會(huì)議，業(yè)務(wù)溝通會(huì)都要有結(jié)果。這個(gè)會(huì)議得出了一個(gè)什么結(jié)論、討論出什么樣的解決方案、做出了什么決定、達(dá)到了什么樣的會(huì)議效果，最好在會(huì)議結(jié)束前再重復(fù)一遍。沒有結(jié)果的會(huì)議就是浪費(fèi)時(shí)間，結(jié)果不能落實(shí)就是瞎扯淡。

（三）確認(rèn)會(huì)后工作

會(huì)議結(jié)束前一定要布置工作，需要出會(huì)議決議案、方案的一定要安排人員作出。哪些人員要干什么樣的工作，如何驗(yàn)證會(huì)議效果，什么時(shí)候再召開后續(xù)會(huì)議。與會(huì)人員要提交什么樣的報(bào)告等等。

（四）會(huì)議記錄

不要因?yàn)椴块T小，議題小就忽視會(huì)議記錄?，F(xiàn)在做會(huì)議記錄很方便，用一部手機(jī)就能搞定啦。然后利用語音識(shí)別軟件在整理一篇文字版的會(huì)議記錄。你可以利用這些內(nèi)容對(duì)會(huì)議進(jìn)行復(fù)盤，查找不足，讓你越來越會(huì)開會(huì)。將來一不小心公司做大了，更是珍貴的記錄。

三、會(huì)后跟蹤

會(huì)議開完后要及時(shí)跟蹤會(huì)議結(jié)果。會(huì)上得出的結(jié)論是不是符合現(xiàn)實(shí)，會(huì)上安排的工作是不是按時(shí)完成了，這是檢驗(yàn)會(huì)議效果的最好方法。

記住沒有馬上見效的方法都不是好辦法！

如果沒有達(dá)到會(huì)議效果，也不要急于召開第二次會(huì)議。思考原因，按照流程組織第二次會(huì)議。

最后提醒大家注意幾點(diǎn)：

1、開會(huì)前一定要準(zhǔn)備！一定要準(zhǔn)備！一定要準(zhǔn)備！重要的話說三遍。

2、開會(huì)也是日常工作重要的組成部分，盡量不要利用下班時(shí)間開會(huì)。與會(huì)者心里想著趕緊回家或者再罵你，都會(huì)使會(huì)議的結(jié)果大打折扣！

3、會(huì)議要確定好時(shí)長(zhǎng)，讓限時(shí)開會(huì)成為習(xí)慣。

4、會(huì)前有議題、會(huì)中有記錄、開會(huì)有結(jié)果、會(huì)后有工作。

5、抓住機(jī)會(huì)多練習(xí)演講，用簡(jiǎn)單明了的話語讓聽的人明白，這是管理者的基本技能。

6、公司應(yīng)當(dāng)有例會(huì)制度，例會(huì)上能解決的問題，盡量不加會(huì)。

7、一個(gè)會(huì)議的議題要少，盡量不把不相干的議題放到一個(gè)會(huì)議上。