|
編按： 哈嘍，大家好！說到excel中的“自定義名稱”，那可就厲害了！它不僅能簡化函數(shù)公式，增加函數(shù)的可讀性，還能提高數(shù)據(jù)運行的效率，可謂是excel中的必會知識點！今天，我們就一起來了解一下“自定義名稱”。無論是剛出學校門的畢業(yè)生，還是工作不順心想換環(huán)境的上班族，在你的簡歷中是不是都會寫上一句“熟練操作辦公軟件”、“會使用EXCEL”這類的自我評價呢？我相信你會的，如果為了抬高自己的入職機會，這樣寫一定是必然的，但是真的“熟練”，真的“會”嗎？只有自己才知道吧。還有一部分同學，那就是“自認為不錯”了，今天我們就來說說EXCEL中比較基礎(chǔ)的內(nèi)容——“自定義名稱”，也許看了這篇文章，我們才能真正了解“謙虛使人進步”、“學無止境”的境界。如果學習過VBA，同學你就應該知道，在VBA中有一種存在叫做“數(shù)組”，它是存儲在內(nèi)存中的一組或數(shù)值、或文本、或數(shù)組的一種“空間集合”，像單元格引用一樣，我們也可以對數(shù)組中某個/某些值進行引用；也同單元格地址一樣，數(shù)組元素也有自己對應的元素地址。數(shù)組的優(yōu)點就在于將數(shù)據(jù)放入內(nèi)存中使用，減少了引用的“距離”，提高了數(shù)據(jù)運行的效率。而我們今天要說的“名稱”就和VBA數(shù)組的使用有著同樣的效果和原理，除了能簡化函數(shù)公式之外，還可以使得我們建立的表格可以動態(tài)的引用相關(guān)數(shù)據(jù)，所以我們應該更加熟練地掌握“自定義名稱”，來提高我們工作的效率，使我們的工作更加的“自動化”。 同學們可以通過工具欄中，公式——名稱管理器，創(chuàng)建自定義名稱。也可以直接按CTRL+F3組合鍵，在彈出的“名稱管理器”窗口中創(chuàng)建。如果你的EXCEL版本有“操作說明搜索”框，也可以在這里輸入“名稱管理器”，打開設(shè)置窗口。建立一個名稱是相當簡單的，例如下面的案例。按CTRL+F3打開“名稱管理器”，點擊“新建”按鈕，打開“新建名稱”窗口。窗口中的“范圍”是指這個名稱使用的范圍，用于規(guī)定是在工作薄還是某個工作表中使用。如果指定了某個工作表的話，那么在其他工作表中是不能被使用的?！?strong>備注”是對這個名稱的注釋，如果我們設(shè)置了很多的名稱，時間長了很可能就會忘了用途和當時的想法，所以寫上備注便于以后檢查或更改。溫馨提示：加入下面QQ群：793912749，下載教程配套的課件練習操作。那么具體如何建立“自定義名稱”呢，作者E圖表述給出下面三種方式：2.使用“名稱框”建立自定義名稱（輸入后記得按回車結(jié)束）。3.使用“根據(jù)所選內(nèi)容創(chuàng)建”。這是我們建好之后的四個名稱，同學們可以看到，這兩個模擬數(shù)據(jù)都是一樣的格式，一樣的表頭字段，但是如果我們要創(chuàng)建名稱的話，一定要用不同的命名。在EXCEL中，很多時候都需要我們注意“避免二義性”，在同一個EXCEL環(huán)境中不能夠有兩個完全一樣的名稱，如果需要使用意義相近的名稱，可以像上面的范例一樣，用數(shù)字標識出它們的不同。在這里也給大家再普及一點小知識，當我們建立了很多的“名稱”后，可以使用F3功能鍵，在所選單元格區(qū)域?qū)С觥懊Q列表”。除了“不能使用同樣的名稱”之外，自定義名稱還有幾個問題需要規(guī)避，列舉如下： 1-名稱的命名不能使用“數(shù)字”開頭，更不能使用“純數(shù)字”命名； 2-可以使用下劃線（_）、點（.）、左斜杠（/）命名名稱，其他的符號不可以； 3-允許使用？，但不能作為名稱開頭； 4-不能用R、C、r、c作為名稱開頭； 5-名稱名不能超過255個字符，簡潔易記是命名的初衷； 6-名稱中沒有大小寫之分。 在使用EXCEL的過程中，“自定義名稱”的技巧是無處不在的，只要同學們想用就一定可以用到，而且對于傳統(tǒng)的函數(shù)寫法，名稱的使用可以使得復雜的過程簡單化，使得函數(shù)可讀性大大地提高。 上圖就是我們剛才設(shè)定的名稱，我們在函數(shù)或者公式中可以直接使用“名稱”，而名稱也可以直接計算出結(jié)果。即便是比較復雜的函數(shù)分析過程，在使用了“自定義名稱”后，其可讀性也是非常簡單。我們前文有說過，“名稱”是將一組數(shù)據(jù)放入內(nèi)存數(shù)組中的集合。既然說是集合，那么如果兩個名稱計算就是一組結(jié)果的集合，所以我們可以使用數(shù)組函數(shù)對這組數(shù)據(jù)進行運算。{=INDEX(A7:A9,MATCH(MAX(單價*數(shù)量),單價*數(shù)量,0))}MAX(單價*數(shù)量)提取“單價*數(shù)量”的最大值，再使用MATCH函數(shù)找到最大值在數(shù)組中的序號，再使用INDEX函數(shù)，從區(qū)域A7:A9中索引出對應序號的值，即為我們的需求結(jié)果。在EXCEL中有一種特殊的“名稱”存在，它是不需要我們使用“創(chuàng)建名稱”的，選中某個數(shù)據(jù)區(qū)域，點擊工具欄中的“套用格式”，就可以建立一個叫做“表”的名稱。 在EXCEL中，“套用格式”就是將數(shù)據(jù)放入內(nèi)存中形成一個數(shù)組的過程。如果同學們使用過ACCESS的話，就能更好地理解我們下面要說的內(nèi)容。當我們輸入名稱“表1”，再輸入一個英文狀態(tài)下的中括號時，就會彈出一個提示框，同學們可以看到這里列出了很豐富的內(nèi)容，其中最主要的是列出了“表1”所有的字段，我們可以輸入或者點擊這個字段，使得函數(shù)或者公式可以使用。切記一定要使用英文狀態(tài)的中括號（[ ]），這就像數(shù)據(jù)庫中引用某個字段一樣<表名>.<字段名>，只是在EXCEL中有自己的寫法而已“表名[字段名]”。當然如果要在函數(shù)中使用列表的區(qū)域，也是可以的，例如下面的范例。如果我們只想引用列表的某些字段內(nèi)容，也可以按下圖的寫法，分別用正確的“表名[字段]”格式寫出你要的內(nèi)容后，再用“:”連接起來即可。以上就是對“自定義名稱”的一個總結(jié)，作者E圖表述認為“自定義名稱”在實際工作中有著不可被取代的優(yōu)勢，它可以簡化我們構(gòu)建函數(shù)的思維，將復雜的函數(shù)環(huán)境“分成某幾個部分”保存在EXCEL內(nèi)存中，方便調(diào)用。而且還增加了函數(shù)的可讀性，當我們忘記了函數(shù)思路時，還可以通過名稱的引用來輔助回憶。某些時候，真的可以在不會使用VBA的情況下，制作出比較復雜的運行過程，而且不僅是在函數(shù)中，在EXCEL中還有很多環(huán)境下可以使用“自定義名稱”
|
