疫區(qū)春節(jié)遠程辦公指南，健康效率兩不誤

看見就非常 2020-01-30

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封面圖片來自 https:///photo/A3ZQ2UJTZ8 （免費版權(quán)）

副標題：國務(wù)院通知延長假期，部分企業(yè)通知在家辦公

上圖是目前已通知延遲返崗上班的部分公司（來源鏈接）

1月26日，國務(wù)院發(fā)布了國務(wù)院辦公廳關(guān)于延長2020年春節(jié)假期的通知。通知中提到：

延長2020年春節(jié)假期至2月2日（農(nóng)歷正月初九，星期日），2月3日（星期一）起正常上班。

同時，部分企業(yè)已經(jīng)通知了延遲返崗上班，并且假期結(jié)束后，讓員工先在家辦公。

例如下面是騰訊員工收到的通知：

即使有的企業(yè)還沒有下發(fā)通知，有的朋友已經(jīng)選擇不返崗上班，決定在家辦公，有這么幾種原因：

身處湖北或者其他已經(jīng)封城地區(qū)的朋友，無法離開，只能在家辦公。
原定的返程車票日期不再合適，由于春運返程高峰，新的返程日期買不到票。
缺少防護物資，沒有剩下的口罩了，不方便出門上班。
單純的擔驚受怕，不想出門，不敢去辦公室人群聚集的工作環(huán)境。

溫馨提示，不是教你說謊，只是為了保護自己，內(nèi)心原因是第4種的朋友，可以用前3種理由找公司請假（我只能幫你到這了）。

那么在家辦公的時候，怎樣做到健康效率兩不誤？

在家健康作息，預(yù)防節(jié)后綜合癥

春節(jié)每天吃了睡，睡了吃，很多人早已經(jīng)習(xí)慣每天睡懶覺的日子。一旦開始工作，很容易陷入節(jié)后綜合癥，一時無法恢復(fù)工作狀態(tài)。設(shè)定一套良好的作息時間，除了能讓你保持健康的生活狀態(tài)，還能預(yù)防節(jié)后綜合癥，工作事半功倍。

所以在家的時間安排，首先就是要避免賴床，上好鬧鐘，定時起床，讓自己代入在辦公室工作的狀態(tài)，假想自己就是在正常返崗上班。

其次，與同事們提前溝通，約定好每天的工作時間段，要保證這個時間段大家都在線，方便及時處理工作上的問題。尤其是哪些時間，需要哪些人，一起開會討論問題，每天早上就提前約好。盡量不要臨時召集會議，避免打斷其他人工作，也方便自己安排好獨立工作的時間。

最后，在家辦公節(jié)省了往返辦公室的通勤時間，這段時間你可以選擇多睡一會，但我更建議用來做一下運動，不僅提升身體效能，也會有助于讓你在工作時狀態(tài)更好。

這樣安排下來，可以使用以下幾種工具來輔助提升效率。

1.與同事約定的時間段，可以放在共享日歷里，同事和自己都能查看、修改，支持的工具包括但不限于：

Office 365自帶的Outlook內(nèi)置日歷（應(yīng)該不少企業(yè)用的就是這個）
滴答清單，可以與人共享待辦事項和提醒，也能單獨管理自己私人要處理的事務(wù)
Google 日歷，我最喜歡的跨平臺日歷應(yīng)用，web桌面端和移動端同樣好用。無論個人紀念日還是工作日程，都可以輕松應(yīng)對
不推薦使用iOS/macOS平臺上系統(tǒng)自帶的日歷應(yīng)用，因為你的同事們可能并不使用蘋果設(shè)備。協(xié)作場景中，跨平臺的需求非常重要。即使應(yīng)用本身支持跨平臺，也要盡量確保不同平臺之間的體驗差距不要太大（例如1Password在Windows和Android平臺上飽受吐槽）。

無論使用哪款桌面Web端日歷應(yīng)用，記得開啟瀏覽器的桌面通知，方便自己及時收到提醒?；蛘甙惭b桌面端的應(yīng)用程序，也能實現(xiàn)彈出提醒功能，效果如圖。

2.使用番茄鐘工具來讓自己集中精力在工作上，避免被家人打擾和分神。少數(shù)派上關(guān)于番茄鐘的應(yīng)用推薦已經(jīng)很多，但我平時直接使用滴答清單內(nèi)置的番茄鐘功能，而且這個番茄鐘的計時是跨平臺同步進度的。

我平時設(shè)置的番茄鐘時間不是默認的專注25分鐘/休息5分鐘的“小番茄”，而是專注57分鐘/休息12分鐘的“大番茄”，滴答清單中也支持設(shè)置。因為25分鐘實在太短，我感覺剛進入工作狀態(tài)沒多久，番茄就結(jié)束了。

在家不忘運動，沒有場地、器械也能做

在家可以跟家人一起做哪些運動？可以參考我的少數(shù)派文章《每逢佳節(jié)胖三斤？疫區(qū)春節(jié)室內(nèi)運動指南》。

另外運動的時候，請注意控制發(fā)熱流汗，及時擦汗，避免著涼感冒，降低自身免疫力。

在家實時溝通，從即時通信、視頻會議到郵件

其實即時通信方面，各個企業(yè)早已有自己的選擇，這里僅列舉一下常見的幾種類型：

大眾全能：QQ / TIM（QQ辦公簡潔版）。除了能發(fā)消息溝通，群聊，還有截圖+標注、視頻聊天、傳文件等功能也都很成熟
企業(yè)專用：RTX / 企業(yè)微信 / 釘釘。專注在企業(yè)市場，內(nèi)置企業(yè)通訊錄等方便功能
頻道聊天：飛書 / Slack / Microsoft Teams / Bearychat，頻道劃分和通知管理功能非常強大，適合工作溝通消息多，項目繁雜，人員眾多的企業(yè)

無論你選擇的是哪種工具，切記不要使用微信來辦公。60秒的語音，不支持多端同步的聊天記錄，還有一大堆飽受詬病的缺點，會帶來災(zāi)難一樣的辦公體驗。

少數(shù)派把Slack用作Power+會員讀者群的日常溝通，這里可以參考Hum編寫的《Slack 使用入門》。

少數(shù)派曾經(jīng)也用Slack來作為工作溝通工具，但是由于眾所周知的原因，門檻較高，所以已經(jīng)切換成了字節(jié)跳動出品的飛書來進行工作溝通，這里可以參考老麥寫的《用過多款團隊協(xié)作工具后，少數(shù)派為什么選擇飛書》。要注意的是，飛書不僅僅是一個基礎(chǔ)溝通工具，而且包含了文檔協(xié)作、遠程會議等多項團隊協(xié)作常用的功能。

1月28日更新：字節(jié)跳動免費開放「飛書」全部協(xié)作辦公功能，助疫情期間社會組織遠程辦公。

以上多數(shù)工具，都已經(jīng)自帶了多人視頻聊天功能，可以方便的喚起多人視頻會議，這方面的專業(yè)工具我更推薦 Zoom。

這款工具的特點是，除了支持多人會議，還能進行屏幕共享，對多人展示幻燈片文檔、播放視頻，或者是演示實際操作都不在話下。并且由于疫情的影響，Zoom已經(jīng)在官網(wǎng)宣布，向全中國人民提供不限時長、免費的服務(wù)。

工作郵件方面同樣每家企業(yè)都有自己選擇的服務(wù)商，但是在客戶端的選擇方面，建議使用成熟的郵件客戶端，例如Outlook、Spark等在郵件領(lǐng)域積累多年，在少數(shù)派上口碑不錯的應(yīng)用。

在家協(xié)作文檔，多人編輯、歷史回溯更高效

不知道有多少人還停留在使用QQ傳office文檔的時代。

看看你的工作流程是不是這樣？

打開笨重的Office，寫了《xxx方案.docx》文檔，然后用QQ傳文件，發(fā)給同事。同事通過QQ消息，零碎地給幾條修改意見，同時還能聊著春節(jié)見聞、晚上吃啥。你在聊天記錄里翻找那幾條修改意見，然后寫了《xxx方案(1).docx》發(fā)過去。這樣來回幾趟，突然領(lǐng)導(dǎo)又說改回上一版，于是你要在好幾個長得差不多的“新建文件夾1”“新建文件夾1（1）”“新建文件夾1（2）”文件夾里找到那個《xxx方案最終不改版（3）.docx》。

這是我曾經(jīng)也感受過的噩夢一般的文檔協(xié)作體驗。

我推薦以下幾種支持多人編輯、批注，并且可以回溯歷史版本的在線文檔工具：

騰訊文檔。優(yōu)勢是與QQ、微信的集成度較高，方便設(shè)置多種權(quán)限與同事協(xié)作，你可以直接從聯(lián)系人中選擇與誰協(xié)作。

回溯歷史版本也不是問題，每次對文檔的修改，會自動保存并形成版本記錄，點擊任意版本就能查看改動部分（高亮顯示），然后一鍵還原到那個版本。

1月27日更新：騰訊文檔的前同事發(fā)布了針對疫情的會員功能限免通知（來源），重點內(nèi)容截取如下。

2. 微軟Office在線版。優(yōu)勢是對保存為Office文件時，對微軟Office辦公軟件的兼容性最好（廢話！）。在線編輯的所有Office文件，是保存在你的OneDrive網(wǎng)盤里面的，所以同一個文件你也可以選擇在本地用Office軟件查看、編輯。

3.Google 文檔。除了具備跟微軟Office一樣的成熟度，還具備與多個Google服務(wù)API聯(lián)動的優(yōu)勢。例如在Google電子表格里，直接調(diào)用Google翻譯API，只需要填寫一個函數(shù)，就能把一個語料表自動翻譯成其他語言。很多你在Steam上玩到的獨立游戲，作者只有一個人，卻支持36國語言，就是這么來的。直到你打開游戲一看，就會驚呼一聲“居然是機翻！”。

演示GIF搬運自@JakeMillerTech的博客

無論你選擇上面哪個文檔協(xié)作工具，它們都支持多人協(xié)同編輯、批注，以及歷史版本回溯的功能。

在家寫代碼/做設(shè)計/進行其他專業(yè)工作

不論你是哪個專業(yè)領(lǐng)域的工作，肯定有自己的一套稱手工具，作為一個碼農(nóng)我就不在這里班門弄斧了。

我推薦使用一套文件同步工具，專門用于管理工作的輸出文件。無論是代碼，還是設(shè)計源文件，其他素材、CAD文件等，都可以用同一種方式管理起來，方便在同事之間傳輸，修改，回溯歷史版本。

程序員群體普遍使用的Git其實是個不錯的選擇，通過Git LFS擴展還可以支持對文件體積較大的二進制文件（例如PSD）進行管理。少數(shù)派上有一篇文章《用玩游戲的方式學(xué)習(xí) Git》教大家學(xué)習(xí)Git的使用方式。但是Git由于學(xué)習(xí)門檻高，并不適合所有專業(yè)領(lǐng)域的人短時間上手使用，因此Git并不是我推薦的重點。

我更推薦的方式，是使用網(wǎng)盤來同步工作當中的大量輸出文件?，F(xiàn)在的網(wǎng)盤都支持在多人、多設(shè)備之間，傳輸、修改文件，以及回溯歷史版本。

更主要的原因是，有一些網(wǎng)盤，不僅僅是容量大，而且都已經(jīng)支持“按需同步”功能。少數(shù)派有一篇文章《節(jié)省 Windows 存儲空間，隨用隨取的「按需同步」網(wǎng)盤你有這 5 個選擇》對這個功能做過簡要的介紹。簡單說就是把你網(wǎng)盤里的文件，變成一個快捷方式圖標，你還是能像以前一樣看到它，但是不占用任何本地空間。你只有在用到這個文件時，才會實時下載到硬盤上，然后打開。不用的時候，文件會變回快捷方式圖標，釋放掉占用的空間。

按需同步是個意義重大的里程碑式功能，確實值得專門寫篇文章來說。為什么？

很多專業(yè)領(lǐng)域都會輸出體積很大的工作文件，設(shè)計師一個幾百MB的PSD文件，攝影師好多個幾十MB的RAW文件，日積月累加上同事們之間同步，工作文件夾里存著好幾個TB的文件是很正常的。這就與我只有256GB硬盤空間的 MacBook Pro 產(chǎn)生了不可調(diào)和的矛盾。以前，我通過把網(wǎng)盤目錄設(shè)置在2TB的移動硬盤來解決這個問題，直到我的工作文件已經(jīng)突破2TB，我又不得不通過多個移動硬盤來解決。所以本地空間占用一直是我的痛點需求。

直到多家網(wǎng)盤的按需同步功能上線，并逐步迭代穩(wěn)定下來，我改成了使用5TB空間的OneDrive網(wǎng)盤，在我的Mac、Windows和移動設(shè)備之間同步，并且在電腦上開啟按需同步功能，用到哪個文件就實時下載哪個，工作文件實際占用的空間，平時都保持在幾GB，硬盤空間大幅度節(jié)省了出來。無論是與同事共享文件，還是自己私人使用，都非常方便。

上面那篇介紹“按需同步”的文章有幾點沒有講到，我需要做點補充：

文章中遺漏了Google家的Gsuite云端硬盤，不僅無限空間，而且也有按需同步功能。
當你在實際使用時，有可能找不到“按需同步”功能在哪里，這是因為這個功能在不同網(wǎng)盤產(chǎn)品里的官方命名不同。例如：

OneDrive里叫“文件隨選”，英文叫File On Demand
Dropbox里叫“智能同步”，英文叫Smart Sync
Gsuite里叫做“文件流式傳輸”，英文叫File Stream

我在2019年初起，就已經(jīng)使用對比過這幾家服務(wù)的按需同步功能。體驗下來，每家服務(wù)都有各自的優(yōu)缺點，綜合多方面的原因考慮（服務(wù)成熟度，跨平臺的體驗，直連上傳下載速度，文件同步算法優(yōu)劣，對Office套件的集成度等），我最推薦使用的是微軟家的OneDrive網(wǎng)盤，用來進行工作上的文件同步。其實Dropbox也是這里面的優(yōu)秀代表，但由于眾所周知的門檻，你無法要求所有同事都順暢使用這個產(chǎn)品。