在德魯克看來，卓有成效的管理者都有善于做時(shí)間記錄，并對(duì)這些記錄每月定期進(jìn)行檢查。每次檢查完記錄之后，他們就會(huì)發(fā)現(xiàn)自己又曾在一些無關(guān)緊要的瑣事上浪費(fèi)時(shí)間。其實(shí)這就是一種管理時(shí)間的練習(xí)，只有通過反復(fù)練習(xí)才能學(xué)會(huì)有效地使用時(shí)間，也只有不斷地練習(xí)才能避免時(shí)間使用的偏離。 福特二世的書桌上總是放著一張記錄重要事件的卡片，他把它作為管理系統(tǒng)的中心：“每當(dāng)我躊躇、猶豫的時(shí)候，我就會(huì)看著這張表，思考這件事情是否需要著手去辦?！蓖ǔＴ诟Ｌ囟赖目ㄆ洗蠹s有20件事，包括電話、信件、傳真，以及他口述的小段專欄文章。他說過：如果你用一個(gè)較為固定的記事本來記錄你想做的事，那事情將永遠(yuǎn)擱置在那里，卡片能夠時(shí)刻提醒他哪些事情還未辦。 很多管理者還曾有這樣的工作經(jīng)驗(yàn)。每當(dāng)分配工作給下屬時(shí)，如果要求他們把所交代的事情記在工作計(jì)劃表上；在隨后的會(huì)議中，也要要求他們帶計(jì)劃表來開會(huì)，并以此作為推進(jìn)報(bào)告的根據(jù)。那么，一般而言，團(tuán)隊(duì)的任何人都不會(huì)遺漏工作中的人任何環(huán)節(jié)，并且知道哪些環(huán)節(jié)是異常重要的。 《菁華》雜志的主編蘇珊·泰勒不但規(guī)劃了自己的計(jì)劃表，還給她的屬下制作了日程表。在通常情況下，周末泰勒便躲到新英格蘭的度假區(qū)去思考企業(yè)規(guī)劃方案，讀文章、報(bào)紙、雜志，理清頭緒。當(dāng)她星期一回到工作崗位后，總會(huì)帶著重要人員的日程表，上面寫有指派給每個(gè)人的工作。應(yīng)該優(yōu)先須知的事會(huì)有紅色的記號(hào)，應(yīng)該第一優(yōu)先要做的事情則有兩個(gè)記號(hào)。另外，完成工作所需的資料，例如名片或相關(guān)的信件等，都會(huì)附在日程表上。 有一位善于利用時(shí)間的經(jīng)理則將部門的日程安排寫在白板上，這樣有利于隨時(shí)根據(jù)事情發(fā)展變化進(jìn)行調(diào)整，改變事情的優(yōu)先順序，而且也讓部屬明白他如何看待一項(xiàng)企業(yè)計(jì)劃方案的重要性。另外，還有一些人甚至?xí)A(yù)估他們長(zhǎng)期計(jì)劃表上的每一個(gè)計(jì)劃需要花多少時(shí)間完成，然后再利用周計(jì)劃或月計(jì)劃或年計(jì)劃制定日計(jì)劃。 《薪水階級(jí)》月刊的主編黛博拉·沙藍(lán)，她以歸檔方式規(guī)劃每年、每月的時(shí)間安排。每月的前兩周固定是寫評(píng)論時(shí)間；在第三、四周則為其他活動(dòng)時(shí)間，例如演講，回復(fù)謝函，做公關(guān)聯(lián)絡(luò)并計(jì)劃未來的時(shí)間。她總是預(yù)先計(jì)劃未來一年的工作：幾個(gè)月寫本書、幾個(gè)月開個(gè)研討會(huì)，其余的兩個(gè)月安排來嘗試新奇的事物。沙藍(lán)利用這種方式創(chuàng)作了數(shù)量驚人的作品，并且在同行中獲得了眾多的擁護(hù)者。 由此可以看出，如果認(rèn)真去努力，時(shí)間是可以管理的。作為管理者，應(yīng)該時(shí)刻警醒，什么事是應(yīng)該做的，什么事浪費(fèi)精力，然后選擇重要的事去完成。 德魯克說，要想進(jìn)行卓有成效的時(shí)間管理，就需要找出自己的哪些活動(dòng)是浪費(fèi)時(shí)間、不產(chǎn)生效果的，并盡可能將這些活動(dòng)從時(shí)間表上排除出去。德魯克為此開出了“診斷”方案。 首先，必須發(fā)現(xiàn)并排除那些根本不需要去做的事情和那些純粹浪費(fèi)時(shí)間而又不產(chǎn)生效果的事情。為此，需要對(duì)記錄上的所有活動(dòng)進(jìn)行仔細(xì)審察：“如果根本不做這件事，將會(huì)怎么樣？”假如審察下來的結(jié)果是“沒有關(guān)系”的話，那么結(jié)論很明白：以后就不要再做這件事了。 其次，看記錄上的哪些活動(dòng)可以由別人代為參加而又不影響效果的。每位管理者都被告知要當(dāng)一名合格的“授權(quán)委托人”，把那些可以由別人來做的事情統(tǒng)統(tǒng)交給別人去做，將自己的時(shí)間完全集中于績(jī)效和那些容易出經(jīng)濟(jì)成果的事情上。 通常來說，浪費(fèi)時(shí)間往往發(fā)生在管理者可以控制的范圍之內(nèi)，他自己完全能夠消除這種浪費(fèi)現(xiàn)象。卓有成效的管理者常常會(huì)詢問他們的下屬：“我常做哪些浪費(fèi)你們時(shí)間而又不產(chǎn)生效果的事情？”從下屬的回答中，找出自己浪費(fèi)時(shí)間的事務(wù)。 |
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