不同性質(zhì)的企業(yè)，不同的單位，不同的組織機(jī)構(gòu)，不同的環(huán)境，尤其是民營(yíng)企業(yè)取決于主要領(lǐng)導(dǎo)人的思想理念，其行政管理所轄的具體工作內(nèi)容是不同的，通常包括：日常辦公事務(wù)管理、人事行政管理、文書(shū)檔案管理、會(huì)議管理、財(cái)產(chǎn)管理、生活福利管理及安全、后勤保障管理等，具體包括：相關(guān)制度的制定和執(zhí)行推動(dòng)、日常辦公事務(wù)管理、辦公物品管理、文書(shū)資料管理、檔案管理、會(huì)議管理、涉外事務(wù)管理、生活、福利、車輛、安全、保衛(wèi)、衛(wèi)生等。

但實(shí)際上，許多的企業(yè)行政管理人員都是從其他崗位上調(diào)過(guò)來(lái)的，或者是從社會(huì)及高校畢業(yè)生中招聘過(guò)來(lái)的，專業(yè)性不強(qiáng)，缺乏專業(yè)的行政管理工作經(jīng)驗(yàn)，甚至是固化的傳統(tǒng)的管理辦法，管理效率低，成本高。行政管理的工作性質(zhì)決定了，日常工作中，流程固化程度較高，存在大量重復(fù)作業(yè)，絕大多數(shù)是事務(wù)型的工作，相對(duì)來(lái)說(shuō)比較瑣碎和繁雜。所以必須實(shí)行傳統(tǒng)的行政管理模式與信息化的行政管理和辦公模式相結(jié)合方式，使行政管理人員更簡(jiǎn)單明確的清晰流程，實(shí)現(xiàn)精確管理和科學(xué)規(guī)劃，按照標(biāo)準(zhǔn)化的要求，用現(xiàn)代化的方法，不斷改善和提升行政管理工作職能，更好地服務(wù)于企業(yè)發(fā)展大局。

傳統(tǒng)的行政管理模式想必大家都比較熟悉，在這里不作闡述，下面著重闡述一下企業(yè)信息化行政管理的設(shè)想。

一、企業(yè)開(kāi)展信息化行政管理的必然趨勢(shì)

經(jīng)濟(jì)效益是企業(yè)一切活動(dòng)的根本出發(fā)點(diǎn)，采用現(xiàn)代管理方法、提高經(jīng)營(yíng)管理水平是提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的主要辦法，科學(xué)管理也是現(xiàn)代企業(yè)制度的主要內(nèi)容。新時(shí)代企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)，不僅僅是戰(zhàn)略格局、科學(xué)技術(shù)、人才發(fā)展方面的競(jìng)爭(zhēng)，更是行政管理工作的競(jìng)爭(zhēng)。企業(yè)只有重視行政管理的基礎(chǔ)架構(gòu)作用，利用科學(xué)技術(shù)，變革傳統(tǒng)的管理思維模式，創(chuàng)新管理方法，逐步提高企業(yè)行政管理水平，才能提升企業(yè)在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下的影響力與競(jìng)爭(zhēng)力。

二、企業(yè)信息化管理的實(shí)施方案

   （一）檔案管理

檔案收集整編作為行政辦公檔案管理的核心業(yè)務(wù)，人工整理存在大量重復(fù)工作，且由于數(shù)量較多、類型繁雜，后期查找多有不便。此時(shí)可充分發(fā)揮電子檔案和檔案信息化優(yōu)勢(shì)，在檔案整理、利用、存儲(chǔ)過(guò)程中通過(guò)技術(shù)手段，例如通過(guò)在公文系統(tǒng)流轉(zhuǎn)中加入二維碼信息，建設(shè)公文二維碼系統(tǒng)，每份發(fā)文生成唯一二維碼，二維碼包含ID、文號(hào)、標(biāo)題、文種、發(fā)文單位、擬稿人、印章等信息。達(dá)到簡(jiǎn)化歸檔信息，減少檔案重復(fù)錄入工作，并優(yōu)化簡(jiǎn)化整編流程的目的，實(shí)現(xiàn)檔案排序、編號(hào)、組卷、裝盒等基礎(chǔ)過(guò)程自動(dòng)化，提升檔案收集整編的核心業(yè)務(wù)功能。

（二）公文管理

根據(jù)公文管理流程，提煉可精簡(jiǎn)、可自動(dòng)化處理的場(chǎng)景及步驟，分類別建立流程審批工作流，實(shí)現(xiàn)公文管理流程智能化，建設(shè)文件智能關(guān)聯(lián)、推薦、智能輔助引導(dǎo)、收文輔助擬辦，規(guī)范公文辦理流程，實(shí)現(xiàn)公文超時(shí)提醒，以及超期文件自動(dòng)辦畢，通過(guò)線上程序流轉(zhuǎn)，提升發(fā)文、核稿及收文擬辦效率。

（三）督辦管理

線上實(shí)現(xiàn)督察督辦，通過(guò)信息化管理平臺(tái)提供督辦立項(xiàng)、督辦通知下發(fā)、督辦修訂、督辦計(jì)劃、督辦反饋、督辦變更、督辦結(jié)束申請(qǐng)、督辦報(bào)告、會(huì)議材料管理、月度計(jì)劃等功能，實(shí)現(xiàn)督辦任務(wù)的全景展示和任務(wù)交辦、計(jì)劃制定、督辦反饋、督辦結(jié)束（變更）的全過(guò)程網(wǎng)上流轉(zhuǎn)和閉環(huán)管理。

（四）會(huì)議管理

實(shí)現(xiàn)智能化組織會(huì)議，會(huì)議系統(tǒng)根據(jù)會(huì)議人員、時(shí)間等需求實(shí)現(xiàn)會(huì)場(chǎng)和會(huì)標(biāo)自定義、會(huì)議座位區(qū)域自定義、列排容量自定義、排列優(yōu)先級(jí)自定義、列號(hào)排號(hào)自定義、參會(huì)人員自定義、個(gè)體群體排列自由選擇，并根據(jù)指定的排序條件進(jìn)行會(huì)場(chǎng)座次方案自動(dòng)生成，可靈活應(yīng)對(duì)會(huì)場(chǎng)臨時(shí)性調(diào)整，并進(jìn)行相關(guān)人員會(huì)議電子工作流通知提醒。

（五）后勤管理

通過(guò)信息化平臺(tái)搜集整合一線班組、各業(yè)務(wù)部室的生產(chǎn)、工作需求，匹配開(kāi)展物資購(gòu)置及后續(xù)分配下發(fā)工作。線上需求反饋渠道簡(jiǎn)明快捷，按需分配，財(cái)、物數(shù)據(jù)流向明確，減少人力核算成本，切實(shí)做到服務(wù)生產(chǎn)，保障生產(chǎn)工作順利開(kāi)展，保障生產(chǎn)所需的都能及時(shí)配給到位，系統(tǒng)做好庫(kù)存登記并自動(dòng)提醒需要補(bǔ)給的物資，如勞保、資產(chǎn)用品等，避免因配備不全或不及時(shí)而影響到一線生產(chǎn)。

（六）值班管理 

信息化值班管理通過(guò)線上實(shí)現(xiàn)重大事項(xiàng)請(qǐng)示報(bào)告、重要會(huì)議和活動(dòng)的參會(huì)組織、節(jié)假日和重要時(shí)段值班安排、領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)活動(dòng)安排、外出請(qǐng)假報(bào)告辦理、通訊錄網(wǎng)上更新和查詢、值班體系內(nèi)部工作交流等，線上工作流自動(dòng)提示相關(guān)人員日程安排，工作過(guò)程中即完成了系統(tǒng)錄入歸檔，大大減少了后期相關(guān)歸檔備案工作。

三、企業(yè)信息化行政管理的效益分析  

在新時(shí)代下的企業(yè)行政管理中，各企業(yè)單位工作標(biāo)準(zhǔn)不斷提高、節(jié)奏不斷加快，對(duì)信息化支撐現(xiàn)代化辦公提出了知識(shí)化、智能化要求。通過(guò)企業(yè)信息化行政管理，建成智能的一體化行政辦公平臺(tái)，在原有高效、整合的基礎(chǔ)上，有以下幾個(gè)方面效益：

（一）工作強(qiáng)度降低，成果質(zhì)量提升 

行政工作具有較大的重復(fù)性，工作人員在實(shí)際工作中不僅需要花費(fèi)大量的時(shí)間，還很難維持持續(xù)性的工作熱情，且由于工作范圍廣、任務(wù)量大，在行政傳達(dá)、文件執(zhí)行上也容易出現(xiàn)失誤。

行政管理信息化辦公系統(tǒng)，重點(diǎn)提升流程辦理的時(shí)間。通過(guò)智能辦公系統(tǒng)，將重點(diǎn)降低員工辦理業(yè)務(wù)過(guò)程中信息處理的復(fù)雜度，提高業(yè)務(wù)辦理效率和質(zhì)量，并進(jìn)行流程跟蹤、監(jiān)督，縮短業(yè)務(wù)申請(qǐng)材料準(zhǔn)備時(shí)間、提高工作成果審核一次通過(guò)率。此外，系統(tǒng)還可以通過(guò)更廣泛的數(shù)據(jù)感知能力，提供自動(dòng)化的數(shù)據(jù)采集，減少員工日常辦公中的，手工處理業(yè)務(wù)領(lǐng)域，尤其是手工數(shù)據(jù)錄入工作量。并實(shí)時(shí)在線統(tǒng)計(jì)分析業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)過(guò)程數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)應(yīng)用質(zhì)量數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)辦理效率數(shù)據(jù)及用戶行為數(shù)據(jù)，建立監(jiān)控指標(biāo)體系，按多個(gè)維度統(tǒng)計(jì)分析公文、簽報(bào)運(yùn)轉(zhuǎn)效率、質(zhì)量，監(jiān)控關(guān)鍵流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)及指標(biāo)包括辦理時(shí)長(zhǎng)（超期統(tǒng)計(jì)）、發(fā)文數(shù)量、辦理意見(jiàn)等情況，實(shí)現(xiàn)收文、發(fā)文、簽報(bào)流程環(huán)節(jié)監(jiān)控和數(shù)據(jù)的提取，并按照需求導(dǎo)出分析報(bào)告。通過(guò)對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的應(yīng)用分析和可視化展現(xiàn)，向管理者提供決策的支撐數(shù)據(jù)。

（二）電子文件管理系統(tǒng)，增加既有資源價(jià)值

   1.避免數(shù)據(jù)資產(chǎn)流失，降低管理成本

通過(guò)信息化構(gòu)建圖書(shū)、文獻(xiàn)等數(shù)據(jù)資產(chǎn)的專業(yè)管理平臺(tái)，對(duì)圖書(shū)文獻(xiàn)類數(shù)據(jù)進(jìn)行集約化管理，實(shí)現(xiàn)對(duì)整個(gè)公司的圖書(shū)、文獻(xiàn)數(shù)據(jù)資產(chǎn)分類、梳理、加工、存儲(chǔ)、分析，達(dá)到全面整合業(yè)務(wù)知識(shí)的目的，避免數(shù)據(jù)資產(chǎn)零散分布及隱形資產(chǎn)流失，使公司圖書(shū)、文獻(xiàn)數(shù)據(jù)資產(chǎn)作用發(fā)揮最大化。同時(shí)圖書(shū)、文獻(xiàn)類數(shù)據(jù)資產(chǎn)的集中管理可以大大降低整體數(shù)據(jù)的管理費(fèi)用，可以節(jié)約軟硬件設(shè)備和人員管理的費(fèi)用。

   2.提升圖書(shū)文獻(xiàn)類數(shù)據(jù)價(jià)值
  公司內(nèi)部圖書(shū)文獻(xiàn)數(shù)據(jù)分散在各部門、各業(yè)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)，雖然有存儲(chǔ)但卻沒(méi)有利用，數(shù)據(jù)量大但數(shù)據(jù)價(jià)值密度低，如何從海量信息中發(fā)掘出有價(jià)值的知識(shí)是公司面臨的重要挑戰(zhàn)。信息化行政管理平臺(tái)，可以利用語(yǔ)義網(wǎng)技術(shù)將圖書(shū)、文獻(xiàn)數(shù)據(jù)資產(chǎn)進(jìn)行知識(shí)碎片化和有效的關(guān)聯(lián)應(yīng)用，將隱藏于系統(tǒng)后臺(tái)的信息高度聚合，并將隱性知識(shí)顯性化的呈現(xiàn)給用戶，對(duì)于圖書(shū)文獻(xiàn)數(shù)據(jù)價(jià)值提升及數(shù)據(jù)資產(chǎn)沉淀將起到重要作用。

 （三）員工線上交互，降低溝通成本

在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境下，利用信息化平臺(tái)，降低溝通成本不失為增加利潤(rùn)的好方法。

隨著企業(yè)的發(fā)展壯大，不可避免的會(huì)創(chuàng)建分公司，各分公司之間溝通協(xié)調(diào)、開(kāi)會(huì)研討是基本的決策需求，如果讓所有人都到總公司，不僅會(huì)產(chǎn)生大量的差旅費(fèi)用，而且效率還低。通過(guò)構(gòu)建一個(gè)信息化行政辦公互聯(lián)互通的企業(yè)溝通平臺(tái)，將員工的聯(lián)系方式在系統(tǒng)中分門別類自動(dòng)更新信息，增強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部的認(rèn)同與交流，通過(guò)文字信息、音視頻、文件傳輸?shù)燃磿r(shí)通訊功能，使企業(yè)的有效信息可以快速共享，直接降低了異地的溝通成本，也提升企業(yè)的工作效率，保障企業(yè)經(jīng)營(yíng)策略的有效落實(shí)。

  四、企業(yè)信息化行政管理保障措施

  （一）進(jìn)一步明確和完善行政管理組織機(jī)構(gòu)與崗位職責(zé)。作為行政部門就要按崗位職責(zé)明確分工，保證每項(xiàng)工作有人抓。

  （二）加強(qiáng)溝通。溝通包括縱向溝通和橫向溝通?？v向溝通分為與上級(jí)溝通和與下級(jí)部門溝通。

  （三）注重信息的收集和整理，并及時(shí)提供給管理者。信息包括企業(yè)外部信息和內(nèi)部信息。

  （四）加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，并傳播企業(yè)文化。

  （五）踏踏實(shí)實(shí)地去執(zhí)行。

  （六）督查督辦，對(duì)行政管理人員實(shí)行即時(shí)性考核，能者上庸者下。