“鉆”，比動(dòng)筆更重要&會(huì)前不妨列列“待辦事項(xiàng)”

仿佛牽動(dòng) 2019-09-15

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“鉆”，比動(dòng)筆更重要！

文 \ 李珣

插畫(huà)：祝呈平

翻著手機(jī)上的日歷，看著屏幕上一片空白的文檔，小蔡不禁有些心慌。坐在對(duì)面的老馬看到小蔡的神情，打趣道：“小蔡，碰到硬骨頭了吧，這幾天要熬夜了？”

小蔡撓撓頭，滿面愁容地說(shuō)：“馬哥，我還真不怕熬夜，只是第一次主筆這種大稿子，心里有些發(fā)怵，不知道從什么地方著手。哎，憋了一上午，也沒(méi)敲幾個(gè)字。”

這不，市里要開(kāi)全市工作部署動(dòng)員大會(huì)了，主任把為鄭書(shū)記起草大會(huì)講話的任務(wù)交給了小蔡。像這樣的大稿，小蔡還是第一次擔(dān)綱。壓力越大，越?jīng)]思路，小蔡都打開(kāi)文檔一上午了，一句話也沒(méi)有敲出來(lái)。

桌上的電話響了，電話那頭是主任：“小蔡，今天下午市委開(kāi)務(wù)虛會(huì)，你去旁聽(tīng)一下。”

小蔡遲疑了一下，隨后鼓足勇氣說(shuō)：“主任，我正在寫(xiě)您布置的講話，還有不到一周就要開(kāi)會(huì)，時(shí)間已經(jīng)很緊了。您看，要不我就不參加了，專心寫(xiě)稿子？”

“你啊，磨刀不誤砍柴工。讓你去旁聽(tīng)，就是想讓你好好領(lǐng)會(huì)一下領(lǐng)導(dǎo)們的思路，對(duì)今年的重點(diǎn)工作有一個(gè)全面把握！”主任笑著給小蔡解釋了一番。

小蔡恍然大悟，原來(lái)讓他參會(huì)另有深意：“多謝主任，我一定按時(shí)參加！”

老馬熱心地叮囑道：“主任是讓你聽(tīng)會(huì)吧，趕緊把錄音筆找出來(lái)帶上，領(lǐng)導(dǎo)一開(kāi)講，你就開(kāi)錄，盡量原汁原味地把領(lǐng)導(dǎo)的話記下來(lái)。這對(duì)你寫(xiě)稿子的幫助可大了。”

下午的務(wù)虛會(huì)一直開(kāi)到晚上七點(diǎn)多才散會(huì)。小蔡的肚子餓得咕咕叫，內(nèi)心卻充實(shí)極了。會(huì)上，領(lǐng)導(dǎo)們暢所欲言，提了很多對(duì)市里工作的設(shè)想，談了不少重點(diǎn)工作。聽(tīng)完這次會(huì)，今年的動(dòng)員會(huì)講話稿怎么寫(xiě)，小蔡心里已經(jīng)有譜了。會(huì)上領(lǐng)導(dǎo)們語(yǔ)速快，小蔡有不少地方?jīng)]記清楚，還好聽(tīng)了老馬的話帶了錄音筆，小蔡準(zhǔn)備趕回辦公室，趁熱打鐵把錄音稿整理出來(lái)，再琢磨研究一番。

主任叫住了他：“小蔡，來(lái)我辦公室一趟，有東西給你。”

回到辦公室，主任先是問(wèn)小蔡：“怎么樣，聽(tīng)會(huì)收獲挺大吧？”小蔡眼睛都亮了：“主任，太受啟發(fā)了，我之前閉門(mén)造車對(duì)著電腦憋稿子，路子完全不對(duì)??！”

這時(shí)，主任遞給小蔡一個(gè)優(yōu)盤(pán)：“看來(lái)你找到點(diǎn)感覺(jué)了，再給你一個(gè)寶貝，這里面是鄭書(shū)記一年來(lái)大會(huì)小會(huì)講話的錄音整理稿，還有公開(kāi)發(fā)表的文章。回去好好研究一下，鄭書(shū)記講話的風(fēng)格和焦書(shū)記不太一樣。”

第二天一大早，主任的電話就追過(guò)來(lái)了：“小蔡，你研究鄭書(shū)記的講話，有哪些心得？”

“鄭書(shū)記講話就像拉家常一樣，娓娓道來(lái)，比較平實(shí)，重?cái)?shù)據(jù)分析，喜歡用數(shù)字說(shuō)話。另外，鄭書(shū)記比較喜歡談問(wèn)題，在這方面我可能還要多下功夫，把目前市里經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展面臨的問(wèn)題重點(diǎn)梳理一下。”

主任在電話那頭笑出了聲：“小蔡，你這次學(xué)習(xí)蠻有成效嘛。給領(lǐng)導(dǎo)代擬講話稿，一定得符合他的風(fēng)格，這絕不是坐在辦公室里拍腦袋就想出來(lái)的。我個(gè)人體會(huì)，寫(xiě)稿子得學(xué)會(huì)‘鉆’：一是‘鉆’到會(huì)里面去，盡可能多地參加一些領(lǐng)導(dǎo)出席的會(huì)議和調(diào)研活動(dòng)，作好記錄；二是‘鉆’到文里面去，多研究領(lǐng)導(dǎo)之前的講話和平時(shí)撰寫(xiě)的一些重要文章。在‘鉆’的過(guò)程中，感受和貼近領(lǐng)導(dǎo)的思維、邏輯和文風(fēng)，這樣才能‘適銷對(duì)路’……”

掛了電話，小蔡重新打開(kāi)了昨天的空白文檔，默念：“‘鉆’，比動(dòng)筆更重要！”

會(huì)前不妨列列“待辦事項(xiàng)”

文 \ 楊涿

插畫(huà)：祝呈平

小白所在的秘書(shū)科近期正忙著籌辦全局的工作會(huì)議。局長(zhǎng)的講話稿主要由辦公室起草，陳科長(zhǎng)的精力重點(diǎn)放在了文稿上，把辦會(huì)方面的準(zhǔn)備工作交給了小白。

雖說(shuō)平時(shí)沒(méi)少參與會(huì)議組織，可那都是小型的，這次可是年度重頭的工作會(huì)議。陳科長(zhǎng)看小白愁眉苦臉的，趕緊給他吃顆定心丸：“怕什么，大會(huì)小會(huì)道理都差不多，想想平時(shí)我們?cè)趺醋龅?，肯定能很快上手?/span>”

小白仔細(xì)想了想，陳科長(zhǎng)平時(shí)常講，辦會(huì)關(guān)鍵在十二個(gè)字——人員齊、材料全、現(xiàn)場(chǎng)順、收尾好。大意是會(huì)議相關(guān)人員都確定好、通知到，會(huì)議材料都早準(zhǔn)備、擺放全，現(xiàn)場(chǎng)流程確保銜接順、無(wú)紕漏，會(huì)議結(jié)束后注意及時(shí)總結(jié)。這些小白都明白，可是前期到底該怎樣謀劃呢？小白腦子里閃過(guò)陳科長(zhǎng)之前常做的一張表格。

陳科長(zhǎng)在接手辦會(huì)任務(wù)后，通常會(huì)畫(huà)一張名叫“待辦事項(xiàng)”的表格，科里的老同志都說(shuō)那是他的“獨(dú)創(chuàng)”。這個(gè)表一般分幾項(xiàng)內(nèi)容：序號(hào)、具體事項(xiàng)、聯(lián)系部門(mén)、完成時(shí)限、完成情況、備注。

小白趕緊從共享文件夾里找到幾次會(huì)議的“待辦事項(xiàng)”，很快就發(fā)現(xiàn)了其中的奧秘，關(guān)于謀劃這次工作會(huì)議的思路也一下子打開(kāi)了。

第一件當(dāng)然就是要知道會(huì)議究竟在哪天開(kāi)。這需要辦公室與局領(lǐng)導(dǎo)溝通，越快確定越好，以便后面開(kāi)展其他工作。

第二件是確定會(huì)議場(chǎng)地。工作會(huì)議參會(huì)人員雖多，但畢竟是內(nèi)部會(huì)議，在局機(jī)關(guān)大會(huì)議室召開(kāi)即可，需要提前與服務(wù)中心確認(rèn)好。

第三件和第四件就是會(huì)議通知的起草和發(fā)放。通知的起草需要講清會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員以及聯(lián)系人等。通知的發(fā)放需要估算好提前幾天發(fā)出，便于各部門(mén)、單位安排工作。

以上是初期的準(zhǔn)備工作，接下來(lái)，需要明確會(huì)議議程，由哪位局領(lǐng)導(dǎo)主持，有哪些局領(lǐng)導(dǎo)講話，都得提前確認(rèn)好。當(dāng)然，也包括每項(xiàng)議程使用的會(huì)議材料，必須及時(shí)與陳科長(zhǎng)溝通，要了解文稿起草進(jìn)展，確定什么時(shí)間完成印刷，什么時(shí)間完成裝袋、擺放，等等。

再接下來(lái)就需要統(tǒng)計(jì)參會(huì)人員情況了。掌握多少人參加或請(qǐng)假，以便布置會(huì)場(chǎng)主席臺(tái)和擺放臺(tái)下的座椅……

小白越寫(xiě)越覺(jué)得待辦事項(xiàng)多。比如：今年的工作會(huì)議內(nèi)容應(yīng)該會(huì)涉密，那么會(huì)場(chǎng)外就需要配備手機(jī)存放柜；會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)如果需要電子顯示屏顯示會(huì)議名稱，就得由服務(wù)中心提前準(zhǔn)備，按時(shí)播放；主席臺(tái)上需要擺放話筒；會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)需要攝像和拍照；京外和遠(yuǎn)郊的幾個(gè)部門(mén)參加視頻會(huì)議等，這些都需要提前與相關(guān)部門(mén)一一聯(lián)系確認(rèn)……還有人員方面，現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)到底需要多少名工作人員？每個(gè)人的任務(wù)有哪些、流程是什么……

細(xì)細(xì)梳理下來(lái)，沒(méi)想到已經(jīng)深夜了。小白的“待辦事項(xiàng)”表單越來(lái)越長(zhǎng)。

第二天，小白拿給陳科長(zhǎng)看，陳科長(zhǎng)毫不吝惜地點(diǎn)了贊：“不錯(cuò)不錯(cuò)，把這些‘待辦事項(xiàng)’一項(xiàng)項(xiàng)完成，到時(shí)參會(huì)的、辦會(huì)的人員就都齊了，加上我們這邊材料全了，會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)自然就順了。”

小白正得意，陳科長(zhǎng)又補(bǔ)了一句：“不過(guò)小白，辦會(huì)還有三個(gè)字‘收尾好’，你這事項(xiàng)表里還沒(méi)有列上??！”小白一拍腦門(mén)兒：“我怎么把這茬給忘了，這就補(bǔ)上！”

很快，小白在表格的最后添了幾項(xiàng)：“起草會(huì)議簡(jiǎn)要情況報(bào)給部里，上午開(kāi)會(huì)，下午就完成；起草會(huì)議情況消息稿，搭配挑選的照片，報(bào)審后在局機(jī)關(guān)網(wǎng)上發(fā)布；整理此次會(huì)議相關(guān)檔案，做好移交工作。”

陳科長(zhǎng)看了完善后的表格說(shuō)：“嗯，不錯(cuò)。‘待辦事項(xiàng)’表就好比劇本，按照劇本，一個(gè)鏡頭一個(gè)鏡頭地完成好、銜接好，后面的‘演出’才會(huì)精彩！”

來(lái)源：《秘書(shū)工作》雜志

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