在使用Excel的操作中，我們經(jīng)常會遇到錄入的方面的工作，有沒有在錄入大量數(shù)據(jù)的時候，發(fā)現(xiàn)操作起來不是很方便，不論如何改進錄入時的技巧，都不能愉悅的完成錄入，哪你是否想過你的錄入方式是否正確？今天就跟我的思路，一起看看這個錄入的過程中我們該怎么愉快完成，以及如何高效錄入的哪些事？在說錄入之前，我們還是先來看看我們在Excel錄入的時候，能有哪些錄入小的技巧能提高我們的錄入效率吧！

手動錄入技巧

你在錄入數(shù)據(jù)是不是還在用鼠標來切換輸入單元格，這樣錄入的方式效率最低，因為我們大部分的時間都花在鼠標和鍵盤間切換上，當大家知道這個原因后，就提出如下的兩個操作來優(yōu)化改進這個輸入方式：

1.  采用鍵盤tab鍵向右切換單元格，enter回車鍵向下移動單元格，如果反方向操作，則會shift+tab 向左，shift+enter 向上完成切換

2. 另一種方法就是用鍵盤上的上下左右四個方向鍵來切換下一個要輸入內(nèi)容的單元格；

效果：然而理想很豐滿，現(xiàn)實很骨感，雖然在錄入上會一丟丟的提升，當我們實際操作的時候，除非你的盲打技術(shù)精湛，才能達到錄入上的行云流水，因為方向鍵或tab對于指法不是很嫻熟的人來說，這樣的操作誤觸率會很高，相比鍵盤鼠標提升效率極為有限。

怎么的錄入才是正確的錄入方式呢？

記事本錄入才是批量錄入的王道！什么記事本，你沒有搞錯吧？當然，記事本錄入能完美解決的上面再Excel中的遇到切換單元格的問題，這樣效率就會有明顯的提升，不過在錄入的過程中，還是有小的方面需要注意：

•  分隔符 每一行一條數(shù)據(jù)，就是我們可以采用逗號（,）或空格來做數(shù)據(jù)間的分隔符，因為這兩鍵都是平常常用的按鍵之一，在使用時，誤觸的幾率非常低，這里需要注意的是，如果我們錄入的大部分為漢字和數(shù)字，幾乎沒有英文錄入的情況，建議使用逗號(中文)為分隔符，如果英文，漢字，數(shù)字都有的情況，建議使用空格，因為分隔符需要通篇保持一致,中文切換有可能會導(dǎo)致逗號的不一致，在輸入導(dǎo)入到表格中無法識別的現(xiàn)象，而中英文的空格是沒有區(qū)別，這樣就可以放心的用啦！

• 錄入內(nèi)容：在錄入時我盡量區(qū)分錄入數(shù)據(jù)的必要性，比如錄入員工信息表，有員工的姓名，身份證號，年齡，出生年月，性別，籍貫，工齡，聯(lián)系電話等，這時我們只需錄入姓名，身份證，工齡，聯(lián)系電話就可以了，因為其它的信息都涵蓋在身份證中都有，最后用公式提取一下就好啦！

•  數(shù)據(jù)類型：如果在錄入的數(shù)據(jù)中有超過15的數(shù)字，一定在導(dǎo)入向?qū)е?，提前設(shè)定數(shù)據(jù)類型為文本，否則超出的位數(shù)都會被設(shè)置為0科學(xué)計數(shù)法，而且這種結(jié)果是不可逆的，還有就是文字集的選擇也許要注意。

接下來我們一起看看如何將錄入好的文本的內(nèi)容導(dǎo)入表格中吧！具體的操作如下：

第一步.【數(shù)據(jù)】-點擊【來自文本】按鈕，彈出選擇文件路徑的對話框，選擇你已經(jīng)錄入完成的文本文件，點擊【導(dǎo)入】按鈕(選中導(dǎo)入文件時【打開】自動變?yōu)椤緦?dǎo)入】)      

導(dǎo)入數(shù)據(jù)示意圖1

第二步.彈出文本導(dǎo)入向?qū)Т翱?，這里解釋一下具體的選項和每個選項的含義：

導(dǎo)入數(shù)據(jù)示意圖2

A)原始數(shù)據(jù)類型中有2個選項：

• 分隔符號：默認值，常用的分隔符有：逗號，空格，分號，tab(也叫制表位),如果遇到?jīng)]有數(shù)據(jù)可用連續(xù)分隔表示。

• 固定寬度：并不是我們理解的有固定長度的數(shù)據(jù)比如：身份證，郵政編碼，手機號等，而是每個字段長度固定，比如11字符為一個字段，不足的需要補充空格，一般很少會在錄入的時候使用這種方式，通常為某些軟件導(dǎo)出數(shù)據(jù)格式。

B)導(dǎo)入起始行：默認都是不用修改的，除非多次導(dǎo)入數(shù)據(jù)，可選擇新導(dǎo)入數(shù)據(jù)的位置行。

C)文件原始格式：這也是經(jīng)常會被人們忽略的部分，它的含義在于你在錄入的過程，有沒有用到特殊符號，為了更明白的說明這個問題，我們一起了解中文簡體中的字符集的區(qū)別：

•   936：簡體中文（GB2312）: 1981年5月1日發(fā)布的簡體中文漢字編碼國家標準，共收錄7445個圖形字符，其中包括6763個漢字。

• 20936:簡體中位（GB2312-80）1995年12月發(fā)布的漢字編碼國家標準，共收錄21003個漢字，包含國家標準GB13000-1中的全部中日韓漢字，和BIG5編碼中的所有漢字

• 54936:簡體中文(GB18030): 2000年3月17日發(fā)布的漢字編碼國家標準，收錄27484個漢字，覆蓋中文、日文、朝鮮語和中國少數(shù)民族文字

不過我們一般的錄入的內(nèi)容選936：簡體就可以，如果導(dǎo)入數(shù)據(jù)發(fā)現(xiàn)有些字符或漢字無法正常顯示的可依次選擇20936或54936試試啦。

D)是否包含標題行：根據(jù)內(nèi)容勾選，

第三步：數(shù)據(jù)分列，選擇分隔符，操作界面如下：

導(dǎo)入數(shù)據(jù)示意圖3

• 分隔符選項：為多選，如遇到中文和英文符號的差異無法分列的情況，可在其他用項中輸入中文符號，不過只能輸入一個字符，不過已經(jīng)夠用啦！

• 連續(xù)分隔符號視為單個處理(R):需要分情況，如果你錄入的數(shù)據(jù)中有大量空數(shù)據(jù)的情況，勾選會造成同行數(shù)據(jù)的錯位，否則勾選可以避免一些誤輸分隔符的操作。

• 文本識別符號(Q):一般情況我們不會用到，因為在后續(xù)的步驟中，我們可以對整列的數(shù)據(jù)進行數(shù)據(jù)類型的設(shè)置，除非你有特殊需求，默認有雙引號，單引號和無3個選項，不能自定義。

如果你沒有對數(shù)據(jù)列設(shè)置數(shù)據(jù)類型的需要就可以點擊完成，跳過下一步驟。

注意：選擇好之后，我們需要在數(shù)據(jù)預(yù)覽查看數(shù)據(jù)自動分列的情況，盡量查看完整，否則出現(xiàn)問題，再調(diào)整要么重新來一遍，要么一點一點自己手動修改，非常影響效率！

第四步.列的數(shù)據(jù)類型設(shè)置：

導(dǎo)入數(shù)據(jù)示意圖5

數(shù)據(jù)類型設(shè)置主要分2部分：導(dǎo)入數(shù)據(jù)和不導(dǎo)入數(shù)據(jù)

注意：數(shù)字超過15位的情況，提前設(shè)置為文本格式，否則出現(xiàn)末尾數(shù)字變0的情況且這種操作不可逆，這種數(shù)字可能為身份證，純數(shù)字的單號等。

• 導(dǎo)入數(shù)據(jù)：系統(tǒng)提供3個數(shù)據(jù)類型選項，常規(guī)，文本，日期，默認為常規(guī)，

• 不導(dǎo)入數(shù)據(jù)：默認導(dǎo)入，如想不導(dǎo)入某列數(shù)據(jù)，先單擊某列數(shù)據(jù)，然后再勾選【不導(dǎo)入(跳過)(I)】選項，則整列的數(shù)據(jù)類型變?yōu)楹雎粤校?/p>

設(shè)置完成后，我們點擊【完成】按鈕就能完成數(shù)據(jù)導(dǎo)入。

什么？這么麻煩！

我們拆解步驟確實看起來挺繁瑣的事情，不過如果真是的操作，也許都用不了幾秒就能完成導(dǎo)入工作。

當然錄入與第一種方法比起來還是高效太多了，它不需要用特殊的鍵來切換單元格，大大節(jié)省了切換的時間，如果你錄入的量不是半天或一天能錄入完的話，就需要借助一下圖片識別技術(shù)，不過這個是有成本的，就看錄入的數(shù)據(jù)的量和重要程度了，廢話不多說，下面就來了解一下圖片識表的技術(shù)！

圖片識表

圖片識別技術(shù)也叫OCR技術(shù)是光學(xué)字符識別的縮寫(Optical Character Recognition)，最早可以追溯到1974年，當時就已經(jīng)做到可識別任何字符，識別的時間和費用成本較高，無法普及。

在2003版office word已經(jīng)嵌入文字識別， 不過默認沒有安裝，需在安裝時選裝，只不過當時生成圖片不像現(xiàn)在這么方便，加上當時硬件處理速度和準確率不高就沒有得到大范圍推廣，就現(xiàn)在來說，比如QQ,微信聊天軟件都有識別圖片文字而且準確度很高（手機版），這些功能都被隱藏在掃碼功能的翻譯，識別后可以翻譯成你選擇的語言，不加留意，還是很難發(fā)現(xiàn)吧。

不過今天的主角并不是它，因為它在識別圖表的功能幾乎為零，今天我們介紹的圖表識別主角ABBYY FineReader  15，具體如何圖片識表的呢？具體操作如下：

首先：選擇【文件】菜單下的【新建 OCR項目】或ctrl + shift + n,會彈出OCR編輯器，然后點擊【打開】按鈕，彈出文件選擇窗口，選擇識別的圖片，可多選，點擊打開，然后軟件就會自動識別，等待識別完成；

圖片識表具體操作示意圖

接著你就可以對識別的數(shù)據(jù)進行核對，修改，軟件也會將可能有錯的地方用特殊的顏色標記，方便你核對！如果識別的數(shù)據(jù)沒有問題的話的，你就可以接下來的操作了。

其次： 點擊【保存頁面】按鈕，彈出文件保存窗口，選擇路徑和輸入文件名，點保存即可導(dǎo)出識別數(shù)據(jù)，其中有2個附加功能按鈕：

• 【文件選項】：中有四種導(dǎo)出文件的方式，常用的有：1.將所有識別數(shù)據(jù)保存到一個文件中（默認）；2.每個頁面數(shù)據(jù)單獨保存到一個文件；

• 【選項】：只做為了解的內(nèi)容，我用了很多次，但從來沒有更改過里面的配置項。 

識別完成導(dǎo)出成xlsx文件格式示意圖

最后：點擊保存，然后打開文件，樣式上需要有所調(diào)整，數(shù)據(jù)基本不用太大調(diào)整，如果錄入的文件內(nèi)容有個十來頁的話，大概半個小時，篩查錯誤，調(diào)整數(shù)據(jù)樣式就都能搞定！圖中的圖片尺寸為(776px*227px)識別上沒有問題，質(zhì)量越高的圖片的識別的準確率更好，如果有技術(shù)，可以調(diào)整圖片對比度，這樣能提高的識別準確率；如果錄入的數(shù)據(jù)量不大，還是用手動錄入比較快！我用的試用版，識別的次數(shù)為500次，時間為30天，網(wǎng)上的基本沒有破解資源，偶爾碰到大量錄入的工作，下載裝個試用版就ok了，基本能完成任務(wù)。

圖片識表最終效果圖

最后上傳是識別后的效果圖，一張72dpi(網(wǎng)絡(luò)圖片的普通分辨率)，尺寸為1000*5073圖片，600多個識別區(qū)域，錯誤的就10幾個，功能不是一般的強，如果圖片質(zhì)量更好一些，效果更佳。

其實寫了這多，只是想說明一個問題，Excel的功能強大，但它適合用來錄入大量的源數(shù)據(jù)，它適合錄入有規(guī)律的補充數(shù)據(jù)，我們可以通過定位條件，定位然后批量填充；在我的眼里它是個超級計算器，我們可以使用簡單公式就能完成驚人的計算量，它更是一個強大的分析工具，可以通過整理，深度分析生成直觀的數(shù)據(jù)報表，其實Excel的強大可以滲透到個行各業(yè)，比如制作項目進度的甘特圖，尤其新版的增加了新樣式的圖表，也增加更多的強大的功能，比如智能表格，數(shù)據(jù)透視表，數(shù)據(jù)查詢以及各種數(shù)據(jù)分析功能，我會在以后的章節(jié)詳細講解，期待你的關(guān)注和支持！