建立基礎表格

很多人都感覺打開一個空白的Excel好像無從做起，別擔心，跟著表姐做一輪，其實就會感覺Excel也沒什么難的。

①創(chuàng)建新工作簿

在您的電腦桌面上單擊鼠標右鍵→選擇【新建】→選擇【Excel工作表】。

在創(chuàng)建的工作簿上，按照工作內(nèi)容去為文件命名。例如我們做“時間進度表”，就在Excel文件命名框處，輸入“時間進度表”，按下鍵盤上的【Enter】鍵，確認錄入。通過雙擊Excel圖標（或者是選中圖標后，點擊鍵盤上的【Enter】鍵），打開表格。

②基礎制表錄入表格信息

打開時間進度表以后，思考一下我們編制表格的內(nèi)容有哪些？

要干什么事情？花什么時間？做什么事情？這就對應了：項目的計劃、實施過程到最終上線。

那我們把這些內(nèi)容給，輸入表格A列當中：

花什么時間，就是我們：1號干什么、2號干什么、3號干什么……

如果輸入的數(shù)據(jù)量小的時候，推薦大家直接用“手動擋”：手工輸入“123”。那如果數(shù)據(jù)量多的時候，我們思考一下規(guī)律，它實際上是有一個“1”變成“2”，再變成“345678”這個規(guī)律。那這個時候，就需要咱們開啟“自動擋”了。

鼠標選中需要開啟“自動擋”這個單元格以后，滑動到單元格的右下角變成“十字架”形狀。這種“十字架”形狀，我們稱之為“十字填充句柄”，在Excel里，是代表“填充”功能的。

選中它以后，單擊鼠標左鍵向左拖動。默認的填充形式，是“復制”形式的。想要讓它變成逐個增加的序列，只需要點一下右下角的小三角，選擇【填充序列】，數(shù)字就能自動按序增加了。

【溫馨提示】如果需要繼續(xù)往后增加其他數(shù)字，只需要再把鼠標，往后拉一下，比如，拉倒9號的日期。

③基礎制表插入行、列

其次，我們的計劃，除了：做什么事，花什么時間。還需要確認“誰來干”。

所以，我們需要在A列的“項目階段”之后，再插入一列。鼠標選中B列→單擊鼠標右鍵→選擇【插入】。

插入后，Excel會在選中列的左側插入一個新的列，咱們繼續(xù)輸入“責任人”的姓名。輸入完以后，再站在一個看表人的角度再想一想，咱們是不是還得再給它加上一個小標題？

所以，用鼠標選中第1行→單擊鼠標右鍵→點擊【插入】，Excel會在選中行的上方，插入一行空白行。這里，我們給它寫上標題 ：項目階段、責任人。

再次檢查表格，看看這個“日期”是不是放這有些不太合適 ？因為每個階段，實際上都是要落在具體的每個日期下，所以要把這個日期往上挪一下。

首先，咱得先選中單元格中的區(qū)域。如果表格短的話，可以“手動檔”，點擊鼠標左鍵，直接拖拉選中C2：K2。

如果咱們有個特別大的表，要選中時，就先選中第一個單元格C2，然后按鍵盤【Shift】鍵，然后再按需要選中的末端單元格K2，那就可以選擇整片區(qū)域了。

溫馨提示：按鍵盤SHIFT+鼠標拖拽，可以選擇Excel表格中，一片連續(xù)的區(qū)域。

要移動這一行的位置，只需要將鼠標滑動到這個區(qū)域四周，當鼠標變成上下左右“四向箭頭”的時候，代表我們開啟移動的方式。

溫馨提示四向箭頭表移動。

移動位置的時候，你會發(fā)現(xiàn)你想放到哪里，這個邊框會出現(xiàn)“變粗”的效果。調(diào)整完畢以后，松開鼠標，位置就移動好了。

完成以后，咱們還可以再給它加上一個總體的標題。所以，我們在表格的頂部，再接著再插入一行。寫上“XXXXX項目時間進度表”。

然后，再看一下還有沒有別的問題：1號到9號是哪個月份？那我們也得表示出來。因此，需要在第1行和第2行中間，再插入一個空白行。

因此，用鼠標選中第2行→單擊鼠標右鍵→選擇【插入】。此時，Excel在原來表格的第2行之上，又插入了一個新的空白行。咱們在C2單元格，給它寫上一個“6月份”，這樣信息就錄入完成了。

基礎表格美化

①表格基礎美化單元格填充顏色

完成上圖以后，在咱們的進度表中，要表示每個任務要花多少天，只需要到“項目階段”與“日期”交叉對應的單元格，給它涂個顏色就好。

選中需要填色的單元格→選擇【開始】選項卡→點擊【填充顏色】，就給這個單元格填充上了對應的顏色了。如果不喜歡這顏色，可以點開【填充顏色】圖標右下角的小三角，選一個你喜歡的就好。

對于其他需要填充顏色的單元格，你只需要依次選中，然后，都給手動填充上顏色就可以了。

當然了，這里了還有一個“手動擋”變“自動擋”的方法：選中已經(jīng)填充格式的單元格以后，點擊【開始】選項卡→雙擊【格式刷】按鈕，連續(xù)使用格式刷。

咱們依次點擊需要填充顏色的單元格就好，最終效果，見下圖：

格式刷刷完以后，只需要再點一下【格式刷】按鈕（或者是按下鍵盤【Esc】鍵），Excel的光標就，從格式刷的樣子，恢復成正常的狀態(tài)了。

②表格基礎美化單元格邊框設置

鼠標選中A1單元格以后，按鍵盤Shift鍵，再點表格最尾部的單元格K7，即快速選中A1：K7→選擇【開始】選項卡→點擊【邊框】按鈕邊的小三角→選擇【所有框線】。

③表格基礎美化單元格合并后居中

選擇標題所在第1行上A1：K1單元格區(qū)域→選擇【開始】選項卡→點擊【合并后居中】按鈕，標題就自動合并到中心的位置了。

同理，針對“小標題”、“項目階段”，也做一個合并居中的效果。

此時，可以使用快捷鍵【F4】鍵，可以快速重復上一步操作。

咱們上一步是合并單元格的動作，在選擇需要合并的單元格后，按下【F4】鍵，也是重復操作一次“合并后居中”的動作了。

溫馨提示：F4，快速重復上一步操作。

④表格基礎美化單元格的字體、字號設置

按鍵盤Ctrl+A全選整張表格→選擇【開始】選項卡→【字體】→選擇【微軟雅黑】，使用“微軟雅黑”的字體，會讓表格看起來會更加商務一些。

關于字號，正文、表體的內(nèi)容，推薦選擇字號：10~12號。標題，可以適當放大一些?？梢酝ㄟ^字號旁邊的【增加字號】或【減小字號】的按扭，給它做一個快速的調(diào)整。

⑤表格基礎美化單元格的對齊方式

按鍵盤Ctrl+A全選整張表格→選擇【開始】選項卡→對齊方式中：【垂直居中】+【水平居中】。

⑥表格基礎美化行高與列寬的設置

【1】手工設置選擇行號的位置→單擊鼠標右鍵有→選擇【行高】→在彈出的【行高】對話框中，對行高給它做一個精確的設置。一般來說，推薦給大家行高是：15到35，這里我們設置為25，讓這個行高顯得比較合適一些（見下圖）。同理可以進行列寬的手動設置。

【2】自動設置如選擇B~K列的列號后，鼠標滑動到列寬字母中間的縫隙處，當鼠標變成一個豎線+左右的小箭頭時，雙擊鼠標，即可實現(xiàn)自動調(diào)整列寬。同理可以進行行高的自動設置（見下圖）。

溫馨提示：選中多行/多列，雙擊行標/列標時，Excel會講所選擇的行高、列寬，自動調(diào)整到合適的大小位置；其中合適的位置大小，是根據(jù)單元格內(nèi)容多少來決定的。

⑦表格基礎美化字體加粗設置

完以后，我們可以把標題的內(nèi)容，進行加粗設置。即選中標題單元格后→選擇【開始】選項卡→點擊【加粗】按鈕；這樣這張表讓大家看的時候，就能夠更加容易抓住重點了。

表格的進階美化

完成上圖以后，再檢查一下，比如：這個時間進度表，最好是給大家標出周末休息時間：例如6月2日、3日 還有9日，都是休息日。咱們通過鼠標點擊選中+【Ctrl】鍵的方式，選擇不連續(xù)的區(qū)域。即先選擇D3：E7后，按鍵盤Ctrl，再用鼠標選擇K3：K7。

選擇中后，咱們嘗試給它換個顏色，如：桔色。

溫馨提示：Ctrl+鼠標點選，可以選擇不連續(xù)的單元格區(qū)域。

但是，直接填充“桔色”后，會出現(xiàn)問題：表格中，只是單純標識了它是休息日，但是當天的工作情況所表示的“綠色”色塊的信息被掩蓋了。所以，這樣操作，就篡改了這張表的信息，這樣操作不行。按鍵盤【Ctrl+Z】鍵，撤銷上一步操作。

①表格進階美化設置單元格填充圖案樣式

咱們重新選中6月2日、3日、9日所在單元格（D3：E7，K3：K7）→單擊鼠標右鍵下（或者是按鍵盤快捷鍵【Ctrl+1】鍵）→選擇【設置單元格格式】→在彈出的【設置單元格格式】對話框中→選擇【填充】頁簽→選擇【圖案樣式】→選擇【斜線】的樣式→點擊【確定】按鈕。

那現(xiàn)在6月2日、3日、9日用底紋的形式標識的是休息日，并且，用綠色填充表示的工作內(nèi)容也不會被覆蓋掉。

②表格進階美化制作斜線表頭

再看一下這里的每個色塊，它實際上是通過橫向的找到項目階段，縱向的找到了它的日期，這樣來標識這個信息的情況，它是一個需要“橫、縱”去看的表。那我們給它，做一個斜線表頭：

選中項目階段A2單元格→單擊鼠標右鍵→選擇【設置單元格格式】→在彈出的【設置單元格格式】對話框中→選擇【邊框】頁簽→找到最右下角的【斜線】→點擊【確定】。這樣就給表頭，畫上一根斜線：

現(xiàn)在只需要在“項目階段”的文字前面，再輸入“項目時間”。鼠標選中A2單元格，雙擊一下，讓光標停留在“項目階段”的文字之前。然后輸入文字“項目時間”。

輸入完以后，會發(fā)現(xiàn)，這些字都堆在一起了。讓它們換行顯示，只需要點擊【開始】選項卡→【自動換行】按鈕（見下圖）。

溫馨提示：要在單元格內(nèi)指定的位置，進行強制換行。只需要將光標選中指定位置后，按下鍵盤 【Alt+Enter】鍵，即可進行強制換行。

最后，再將A列的列寬調(diào)整到合適的位置，并且調(diào)整文字對其方式為：【開始】選項卡→【左對齊】→在A2單元格，通過輸入“  ”（空格）的方式，讓表格呈現(xiàn)出：斜線表頭的最終效果。

表格規(guī)范-凍結窗口

在工作中對于這種長表，咱們一定要給它凍結一下，讓它的標題給固定凍住。

在小張的表中，我們需要凍結的是第123行和第A~C列，選中D4單元格→選擇【視圖】選項卡→【凍結窗格】→點擊【凍結窗格】。設置完成以后，Excel它會以這個單元格為“凍結點”，把上面和左邊的區(qū)域通過“凍結窗格”的形式給它“固定凍”上。

表格規(guī)范-標注關鍵信息

做完以后這張表我們再看一下，有哪些信息是自己默認知道，但別人不知道的？

①標注圖上有標的，怕別人讀不懂的

比如：顏色標識。那我們先把色塊給它標下來，在表格底部標注斜線的網(wǎng)格，備注周末、法定 節(jié)假日，綠色填充塊，備注執(zhí)行時間。

②標注：圖上沒有標的，需要單獨說明的

比如：咱們項目的基本情況、制表信息、版本號。

A項目簡介：一般寫上項目的由來，由誰負責，誰配合，具體什么時候計劃完成這樣的信息。

B制表信息：包括制表人、制表日期等。

C版本號：那像這種表可能會有多個版本的變更，這我們寫上版本v1.0。

③表格清潔取消網(wǎng)格線，讓表格更聚焦

調(diào)完以后再看下，這張表上有很多橫縱交叉的、淺灰色的、像蜘蛛網(wǎng)一樣的這種網(wǎng)絡格線。我們可以通過【視圖】選項卡→取消【網(wǎng)格線】前面的“√”，把這網(wǎng)格線的對勾給它取消顯示就好。

④模塊劃分巧用邊框，劃分表格不同區(qū)域

對于大表格，還可以通過【加粗邊框】的形式，進行模塊分隔標識。

對于說明的長段的文字，可以設置對齊方式為【左對齊】，這樣看的會更清楚一些。

對于“項目的階段”設置【左對齊】以后，如果覺得太頂頭了，可以通過【開始】選項卡→【增加縮進量】按鈕，給它縮進一下。最后，咱們這張《項目時間進度表》也就制作完成了。

表格規(guī)范-借鑒微軟模板

上面，我們是從零開始，一步步的完成了一張《項目時間進度表》的制作，這個制度過程還是比較長的。

其實在工作當中，好的方法是借鑒前人的成果，不一定非要從零開始慢慢“繪制表格”。如果遇到新的業(yè)務表，必須要從空白表開始制作的時候，還可以多看看微軟的模板。從它們身上找找“做表”的感覺。這樣有了感覺以后，技術上都不是什么難題了，只要一步一步就能把它做出來了。

優(yōu)秀的模板，可以在Excel【文件】選項卡→【新建】頁簽中找到。如果找不著合適的，還可以去搜索一下（電腦需要聯(lián)網(wǎng)）。

比如咱搜索關鍵詞：項目，點擊【查找】按鈕。找到合適的模板后，點一下【創(chuàng)建】按鈕。Excel就會創(chuàng)建一個即規(guī)范、顏值又高的《項目規(guī)劃器》。

咱平時在工作當中就可以，多看看這些規(guī)范的標準的模板，多多借鑒，也能夠非?？斓靥岣呶覀冏霰淼男省?/p>

本節(jié)小結

這節(jié)課我們學習到的是繪制表格，通常是用于一些“匯報型”的表格，或者是“給人填寫的單據(jù)”。

知識點一點都不難，只要大家練習一下就都能夠掌握。但在具體制作時，可以根據(jù)咱們的實際業(yè)務情況，先業(yè)務、清晰再做表格美化。

記得從看表人的角度，問問自己有哪些是我們自己心里清楚的，但別人不一定知道的，注意要記得給它標注出來。

當然了，我們做完所有的操作一定要記得保存，快捷鍵【CTRL+S】。