“模塊化”辦文什么樣？

小紅兵 2019-08-21

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功能模塊化，是指將程序劃分成若干個(gè)功能模塊，每個(gè)功能模塊完成一個(gè)子功能，再將其組成一個(gè)整體，以滿足整個(gè)系統(tǒng)的功能。

每個(gè)功能模塊既是一個(gè)“小系統(tǒng)”，具有獨(dú)立的功能、單一的入口、完整的鏈條，同時(shí)又是“大系統(tǒng)”的一部分，與整體系統(tǒng)、其他模塊形成互動(dòng)銜接。

這種“模塊化”的思路廣泛應(yīng)用于計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)、手機(jī)APP，也非常適用于辦文工作的流程管理，對(duì)此，我們進(jìn)行了初步的探索。

參會(huì)通知“鏈條集成”模塊

辦文人員要經(jīng)常與參會(huì)通知打交道。過(guò)去，由于將參會(huì)通知混同于一般的來(lái)文辦理，經(jīng)常出現(xiàn)倉(cāng)促應(yīng)對(duì)的情況，甚至出現(xiàn)過(guò)辦文滯后、錯(cuò)過(guò)會(huì)議時(shí)間的情況。針對(duì)參會(huì)通知涉及事項(xiàng)多、辦理時(shí)限要求嚴(yán)的特點(diǎn)，我們構(gòu)建了參會(huì)通知“鏈條集成”模塊，重點(diǎn)考慮子模塊的合理配置，形成了以下幾項(xiàng)主要的子模塊：

一是“確定人員”模塊。辦公室根據(jù)參會(huì)通知的要求提出擬參會(huì)方案報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審定后，通知參會(huì)人員。參會(huì)人員無(wú)法參會(huì)的，安排其他人參會(huì)或向會(huì)議主辦方請(qǐng)假。參會(huì)人員要求帶助手的，商請(qǐng)會(huì)議主辦方同意并通知助手準(zhǔn)備參會(huì)。

二是“材料準(zhǔn)備”模塊。如果會(huì)議需要提交材料或準(zhǔn)備發(fā)言材料，辦公室盡早將要求落實(shí)相關(guān)責(zé)任人，便于留出時(shí)間提前準(zhǔn)備。

三是“信息交換”模塊。將參會(huì)通知和參會(huì)方案及時(shí)上傳OA系統(tǒng)，以便相關(guān)人員知曉并掌握參會(huì)人員的行程安排，承擔(dān)相關(guān)職責(zé)的業(yè)務(wù)處室知道此事已經(jīng)進(jìn)入了議程，事后也便于及時(shí)復(fù)核由誰(shuí)參加了會(huì)議。

四是“后勤保障”模塊。會(huì)議報(bào)名、車(chē)輛保障、預(yù)訂車(chē)票等事項(xiàng)集成于此模塊內(nèi)。參會(huì)通知辦理各模塊由一位同志居中協(xié)調(diào)，各子模塊之間形成了咬合效應(yīng)，整體上形成了完整鏈條，保證了所有參會(huì)事項(xiàng)的零差錯(cuò)。

征求意見(jiàn)“快速反應(yīng)”模塊

征求意見(jiàn)是機(jī)關(guān)決策過(guò)程中必不可少的環(huán)節(jié)，也是辦文工作的一個(gè)重要內(nèi)容。征求意見(jiàn)稿辦理中的主要矛盾，是文稿內(nèi)容與本單位職責(zé)間接聯(lián)系的廣泛性與答復(fù)時(shí)間有限性的矛盾，具體表現(xiàn)為確定牽頭擬文處室難、按時(shí)辦結(jié)難、前后銜接一致難等“瓶頸”。為此我們構(gòu)建了“快速反應(yīng)”模塊，設(shè)辦公室“平臺(tái)樞紐”子模塊，業(yè)務(wù)處室副處長(zhǎng)“形成反饋意見(jiàn)”子模塊，部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)“審核把關(guān)”子模塊。

具體運(yùn)作時(shí)，辦公室根據(jù)來(lái)文文本內(nèi)容確定征求意見(jiàn)的處室范圍，業(yè)務(wù)處室副處長(zhǎng)被授予直接決定是否提出意見(jiàn)、提出什么意見(jiàn)的自主權(quán)，辦公室統(tǒng)籌把關(guān)后報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審簽，實(shí)現(xiàn)了平臺(tái)樞紐集中化、執(zhí)行終端扁平化、把關(guān)決策精準(zhǔn)化。

最初，這一模塊主要是應(yīng)對(duì)征求意見(jiàn)稿而創(chuàng)新設(shè)立的，由于運(yùn)行效果好，進(jìn)一步擴(kuò)大到外單位提出的聯(lián)合發(fā)文審簽、對(duì)會(huì)議材料的準(zhǔn)備等工作?！翱焖俜磻?yīng)”模塊通過(guò)明確責(zé)任保證了所提出意見(jiàn)的質(zhì)量，通過(guò)明確時(shí)限保證了參與決策的有效性，同時(shí)將業(yè)務(wù)處室的處長(zhǎng)、其他工作人員、分管領(lǐng)導(dǎo)等解脫出來(lái)，更有利于部門(mén)主責(zé)主業(yè)的推進(jìn)。

綜合文稿“匯總共享”模塊

辦公室承擔(dān)著領(lǐng)導(dǎo)講話、工作報(bào)告、工作總結(jié)等綜合文稿的起草工作。綜合文稿之所以被冠名“綜合”，就是因?yàn)橐芽缣幨?、跨條線的宏觀性展示出來(lái)。過(guò)去，接到綜合文稿寫(xiě)作任務(wù)后，通常先由業(yè)務(wù)處室根據(jù)綜合文稿的主題或要求提供素材，再由辦公室完成文稿。這一方面給業(yè)務(wù)處室增加了寫(xiě)稿的負(fù)擔(dān)，另一方面也限制了辦公室能夠接觸到的素材范圍，捆住了辦公室的手腳。

為了把綜合文稿的總體質(zhì)量提上去、時(shí)間成本降下來(lái)，我們搭建“匯總共享”模塊，所有業(yè)務(wù)處室在履職工作中形成的各類編文號(hào)的、不編文號(hào)的文字材料，如調(diào)研報(bào)告、基層匯報(bào)、經(jīng)驗(yàn)交流、數(shù)據(jù)表格、信息宣傳稿等，在正式定稿后全部集中上傳OA系統(tǒng)。辦公室每位同志聯(lián)系三至四個(gè)業(yè)務(wù)處室，通過(guò)現(xiàn)有文稿熟悉其工作重心、推進(jìn)進(jìn)度、特色亮點(diǎn)、矛盾難點(diǎn)。

再有綜合文稿任務(wù)時(shí)，辦公室不再需要業(yè)務(wù)處室提供基礎(chǔ)素材，而是直接使用現(xiàn)有材料作為基礎(chǔ)素材，形成初稿后再征求相關(guān)業(yè)務(wù)處室的意見(jiàn)。由于占有素材的質(zhì)和量都有了較大提升，辦公室在時(shí)間上有了更多的提前量，也有了更廣的素材源，在寫(xiě)作時(shí)有了更大的主動(dòng)權(quán)，進(jìn)而從一開(kāi)始就可以對(duì)整個(gè)文稿從主題到布局、從題材到內(nèi)容進(jìn)行整體性設(shè)計(jì)，擺脫“物理拼湊”的套路。

不同模塊“精準(zhǔn)對(duì)接”

要讓模塊的潛力徹底釋放，不僅要構(gòu)建適應(yīng)辦文實(shí)際的相應(yīng)模塊，還必須強(qiáng)化模塊與模塊的有效銜接。我們?cè)诰唧w運(yùn)作中注重發(fā)揮模塊之間的內(nèi)在關(guān)聯(lián)性。

例如參會(huì)通知“鏈條集成”模塊和征求意見(jiàn)“快速反應(yīng)”模塊，在會(huì)議材料辦理上即形成了一個(gè)聯(lián)結(jié)點(diǎn)。以討論征求意見(jiàn)稿為主題的會(huì)議，通常要待快速反應(yīng)程序結(jié)束后才能確定參會(huì)人員；而以決策為特點(diǎn)的會(huì)議，則要求在會(huì)議召開(kāi)前完成快速反應(yīng)程序，將有關(guān)材料提供給參加會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)參考。

參會(huì)通知“鏈條集成”模塊與綜合文稿“匯總共享”模塊之間也有很強(qiáng)的關(guān)聯(lián)性，很多作為綜合文稿素材的材料都是一些參加調(diào)研會(huì)的匯報(bào)材料、參加經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)的工作介紹、參加理論研討會(huì)的研究成果等。讓各個(gè)模塊互聯(lián)互通，才能達(dá)到模塊化“1+1>2”的成效。

來(lái)源：《秘書(shū)工作》雜志

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