第一章 總則

     第一條 為加強(qiáng)會計檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀工作，根據(jù)財政部、國家檔案局頒布的“會計檔案管理辦法”及本公司的實際情況，特制定本辦法。

     第二條 本辦法適用股份公司本部及所屬分店（分公司）、全資子公司、控股公司及所屬市場部（辦事處）等的各種財務(wù)會計資料。

     第三條 本制度規(guī)范的會計檔案是指會計憑證、會計帳簿、會計報表、銀行對帳單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、會計軟盤、內(nèi)外部財務(wù)會計、審計規(guī)章制度、預(yù)算、財務(wù)分析報告及其他會計核算專業(yè)資料等。

     1、會計憑證。包括原始憑證和記帳憑證。原始憑證包括外來及自制的各種原始憑證及原始憑證匯總單（表）。

     2、會計帳簿。包括總分類帳、明細(xì)分類帳、日記帳及各種輔助帳簿（包括應(yīng)收票據(jù)貼現(xiàn)登記簿、股份公司股東登記簿等）。

     3、會計報表。包括月份、季度、年度會計報表，會計報表的編制說明和所屬子公司、分公司、控股公司、市場部（辦事處）等上報及對外公布的各種報表及報表說明、財務(wù)分析等。

4、 統(tǒng)計、稅務(wù)報表及勞動工資報表。

     5、其他資料：包括銀行對帳單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表，各種財產(chǎn)物資清查盤點表、清產(chǎn)核資或公司改制材料，各種抵押、質(zhì)押、擔(dān)保、保函、借款、長期投資立項審批文件、財產(chǎn)物資產(chǎn)權(quán)及使用權(quán)文件、企業(yè)購并（合資）及項目的可行性研究報告及實施方案、工商稅務(wù)（企業(yè)代碼證書）等的年檢資料、臨時公告、重大公告、上市輔導(dǎo)及申報材料（包括驗收材料）、招股（增發(fā)、配股）說明書、發(fā)行公司債券（可轉(zhuǎn)換債券）說明書、證管辦及證監(jiān)會巡檢材料、股東大會、董事會、經(jīng)理會會議決議、盈利分配及虧損彌補方案、股東及股份變動明細(xì)情況表、審計報告（包括盈利預(yù)測審核報告、內(nèi)部控制制度評價報告及管理建議書）、券商巡檢專項意見、財務(wù)顧問公司的專項意見、法律意見書、會計崗位交接清冊、檔案保管、銷毀清冊、會計軟盤、國家財稅證券等方面的法律法規(guī)及公司內(nèi)部財務(wù)規(guī)章制度、財務(wù)系統(tǒng)發(fā)文以及其他具有保存價值的有關(guān)會計核算資料。

第二章 會計檔案的整理立卷

     第四條 會計憑證：檔案保管員必須忠于職守、嚴(yán)守公司的保密制度，維護(hù)會計檔案的完整和安全。在每月初結(jié)帳后15天內(nèi)，檔案保管員應(yīng)將記帳憑證連同所附原始憑證和原始憑證匯總表（單）、科目匯總表按記帳憑證號前后順序加以整理，并加具封面、封底、裝訂成冊。在封面上注明所附記帳憑證的日期、編號，同時在原始憑證上注明“附件另訂”，隨同記帳憑證一并保管，會計憑證一旦裝訂成冊，不得任意撤頁、換頁、加頁或涂改，以防舞弊的產(chǎn)生。

會計帳簿。按年立卷，在辦完年終決算后一個月內(nèi)將手工帳簿或所打印的各種帳簿，按種類立卷。

     第五條 會計帳冊：

     1、總分類帳、現(xiàn)金日記帳、銀行存款、銀行借款日記帳、債權(quán)債務(wù)明細(xì)帳、長期投資明細(xì)帳等帳簿,應(yīng)把帳簿首頁、封底各項填齊、印簽和蓋章齊全。銀行對帳單應(yīng)與銀行存款余額調(diào)節(jié)表一起歸檔。

     2、各種活頁帳簿、卡片帳，除了按會計制度規(guī)定可以跨年度繼續(xù)              使用的以外，都應(yīng)歸檔，并應(yīng)撤出空白帳頁，并將最后一頁未用完的欄目劃掉封死，分類編寫連續(xù)頁號，裝訂成冊，每本帳簿要加具封面及目錄表。在封面上注明企業(yè)名稱、帳簿名稱、所屬期限、分冊號和共計本數(shù)及其總頁數(shù)、會計主管及經(jīng)管人員簽章，在目錄表上按會計科目的順序號寫明會計科目和起止              頁數(shù)。

3、 有關(guān)的輔助帳、登記簿也應(yīng)按規(guī)定整理裝訂、編制清單、統(tǒng)一歸檔。

      第六條 會計報表：會計報表按年立卷，年度報表與季度、月份報表要分別組卷。全資子公司、控股公司、股份有限公司或一、二級市場部等上報的各種會計報表應(yīng)分別裝訂或合訂成卷。各種報表裝訂時都應(yīng)加上封面，注明年、季、月，蓋好有關(guān)人員名章。在目錄表內(nèi)要逐項寫清報表名稱、起訖頁數(shù)。會計報表說明應(yīng)與會計報表一起組卷歸檔保管。

      第七條 其他會計核算材料。對其他如有保存與參考價值的會計資料如：財產(chǎn)物資產(chǎn)權(quán)及使用權(quán)文件、抵押、質(zhì)押、擔(dān)保、保函、借款、長期投資立項及審批文件、各種內(nèi)外部財務(wù)會計及審計規(guī)章制度、財務(wù)系統(tǒng)發(fā)文等分別種類、按年整理，加具封面，按要求填寫 卷內(nèi)資料目錄、統(tǒng)一編號、歸檔保管。財務(wù)人員工作調(diào)動或崗位變動時，其工作交接清單按單編號裝訂、歸檔。

第三章 會計檔案的保管

      第八條 會計檔案按期歸檔時，由經(jīng)辦人將應(yīng)歸檔的會計資料填寫歸檔清單一式兩份，一份由經(jīng)辦人存查，一份隨案卷交財會檔案保管員審查點數(shù)無誤后要求填列會計檔案保管登記簿，進(jìn)行歸檔保管。

      第九條 財務(wù)部應(yīng)在通風(fēng)并保持一定溫度、干濕度的地方設(shè)置獨立的檔案室。檔案室內(nèi)存放檔案的箱柜應(yīng)是鐵柜。要對各類檔案定期進(jìn)行檢查，做到不散、不亂、不丟、不壞，發(fā)現(xiàn)問題要及時匯報、認(rèn)真處理。檔案室內(nèi)要配備必要的防盜、防火設(shè)備。

      第十條 為便于了解會計檔案的存放及查閱，要對會計檔案進(jìn)行系統(tǒng)歸類。歸檔的會計資料登記后，即應(yīng)固定位置并及時填寫檔案保管標(biāo)簽，貼在存放檔案的箱柜上，做到存放整齊，系統(tǒng)排列。

      第十一條 機(jī)構(gòu)變動或檔案人員調(diào)動時，應(yīng)辦理交接手續(xù)，由原檔案保管員編制移交清冊，將全部案卷逐一點交，并由監(jiān)交人、移交人、接交人簽字并蓋章。

      第十二條 各種會計檔案的保管期限，根據(jù)其特點，分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3、5、10、15、25年5種。各種會計檔案的保管期限，從會計年度終了后第一天算起。具體期限見附表。

 第十三條 會計檔案保管期滿需要銷毀時，由會計檔案管理人員提出銷毀意見，經(jīng)部門經(jīng)理審查，總經(jīng)理批準(zhǔn)，報上級有關(guān)部門批準(zhǔn)后執(zhí)行。由會計檔案管理人員編制編制銷毀清冊，銷毀時應(yīng)有審計部和財務(wù)部有關(guān)人員參加，并在銷毀單上簽名或蓋章。

      第十四條 會計檔案保管期滿銷毀：

      1、由財務(wù)檔案保管員提出銷毀意見，由財務(wù)部同公司審計部、檔案部門、辦公室共同鑒定，嚴(yán)格審查，編造會計檔案銷毀清冊，并寫出銷毀書面申請報告，說明需銷毀的情況和理由，并經(jīng)公司總會計師及總經(jīng)理審查，報董事會進(jìn)行審批。對于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的記帳憑證及所附的原始憑證，以及有可能產(chǎn)生或有負(fù)債的財務(wù)文件，應(yīng)單獨抽出，另行立卷，由財務(wù)部檔案室保管到結(jié)清債權(quán)、債務(wù)時為止。

 2、在會計檔案銷毀書面申請報告批準(zhǔn)后，根據(jù)“銷毀會計檔案審批單”有會計檔案保管員負(fù)責(zé)執(zhí)行。銷毀時應(yīng)由財務(wù)部、審計部及辦公室共同派員進(jìn)行監(jiān)銷。監(jiān)銷員在銷毀會計檔案以前，應(yīng)認(rèn)真進(jìn)行清點核對。銷毀后，監(jiān)銷員要在“銷毀清冊”上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，并在“銷毀清冊”和“銷毀審批單”上蓋章，一并歸入會計檔案備案，并將銷毀情況書面報公司財務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)。

第四章 會計檔案調(diào)閱

   第十五條 本單位財務(wù)人員、分店（分公司）、子公司、控股公司等部門財務(wù)人員（應(yīng)持該部門領(lǐng)導(dǎo)簽字）及外單位人員（應(yīng)持正式介紹信及身份證等）借閱會計檔案時，需先經(jīng)會計主管人員的同意，方可進(jìn)行。辦理借閱時，應(yīng)在會計檔案借閱登記簿上填寫必要的內(nèi)容。會計檔案借閱登記簿格式如下：

會計檔案借閱登記簿

       第十六條 借閱人員一般不得將檔案的原件攜帶外出，只限室內(nèi)閱覽,以防檔案被撤頁、換頁、加頁或更改后發(fā)生舞弊。特殊情況必須外借使用時，須經(jīng)財務(wù)部書面批準(zhǔn)，填寫會計檔案借閱登記簿，由借閱人簽字或蓋章。借閱檔案的必須是財務(wù)人員（檢察院、法院人員、證管辦、證監(jiān)會例外）并必須做到妥善保管，對丟失、泄密者應(yīng)追究責(zé)任；歸還時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真清點無誤后注銷登記。

       第十七條 外單位人員對借閱的會計檔案進(jìn)行復(fù)制應(yīng)出具證明及持正式介紹信中提出所要復(fù)制的材料名稱、分?jǐn)?shù)、用途，經(jīng)財務(wù)系統(tǒng)經(jīng)理或財務(wù)總監(jiān)簽字后由本公司有關(guān)財務(wù)人員復(fù)制交外單位人員后方可進(jìn)行。

第七章 附則

第十八條 本制度由公司董事會負(fù)責(zé)解釋。

第十九條 本制度自發(fā)布之日起施行。

會計檔案保管期限表