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這是書(shū)語(yǔ)人間為你解讀的第154本書(shū)

《把碎片化時(shí)間用起來(lái)》

昨天，在《把碎片化時(shí)間用起來(lái)》一書(shū)里，我們發(fā)現(xiàn)了「時(shí)間不夠用」的本質(zhì)，那就是，在做計(jì)劃的事情，我們的大腦把一個(gè)個(gè)的任務(wù)，看成是了我們腦海里的一個(gè)個(gè)獨(dú)立的點(diǎn)。 

換句話說(shuō)，我們會(huì)常常過(guò)度地高估自己的能力，和剩余的時(shí)間數(shù)量，在應(yīng)該做一件事情的時(shí)候，把它一次次地向后推，直到最終發(fā)現(xiàn)「糟糕，這件事情原來(lái)這么復(fù)雜嗎？怎么辦……我沒(méi)有時(shí)間了」。 

好在，作者在書(shū)里為我們提供了兩個(gè)方法，一是用日計(jì)劃取代周計(jì)劃，讓我們的時(shí)間被看到，二是用上to do便利貼，按照重要和緊急程度，來(lái)給事情排序。 

更多內(nèi)容，請(qǐng)戳：把碎片化時(shí)間用起來(lái)（上） | 計(jì)劃總是要有的，萬(wàn)一實(shí)現(xiàn)了呢

今天，我們將來(lái)看看如何使用這兩個(gè)方法，來(lái)處理工作和生活里的時(shí)間管理難題。 

01. 

制定計(jì)劃的原則： 

找到一段「不被打斷」的時(shí)間，一氣呵成 

相信大家都有過(guò)這樣的體驗(yàn) —— 當(dāng)你正在認(rèn)真地寫(xiě)一份報(bào)告的時(shí)候，微信群里突然彈出了一條消息，把你注意力給勾走了。這時(shí)候，你忍不住加入了對(duì)話，甚至，還打開(kāi)了查了查與這個(gè)消息有關(guān)的訊息。 

等到你反應(yīng)過(guò)來(lái)的時(shí)候，你才發(fā)現(xiàn)，天吶，原來(lái)時(shí)間早就已經(jīng)偷偷地溜走了。并且，更糟糕的是，正是這些即時(shí)信息的打斷，你早就忘了自己想要寫(xiě)些什么。 

可見(jiàn)，工作一旦被打斷，再重新開(kāi)始是需要花很多時(shí)間和精力的，尤其是那些嗯，需要?jiǎng)?chuàng)意的工作。 

所以說(shuō)，確保不中斷地推進(jìn)工作的時(shí)間段，是制定計(jì)劃的第一要?jiǎng)?wù)。 

然而，在工作與生活中，計(jì)劃的突然被打斷，是一件很常見(jiàn)的事情。 

比如，你的老板可能會(huì)突然找到你，吩咐你一件事情，或是，你在做一件事情的時(shí)候，腦海里突然想起了待會(huì)兒下班后，得去超市里買(mǎi)一下孩子愛(ài)吃的零食，等等。 

所以，除了「不被打斷」外，我們還需要「在工作發(fā)生的當(dāng)下」把它們及時(shí)處理掉」。 

讀到這里，你也許和靈遙產(chǎn)生相似的疑問(wèn) ——「不被打斷」與「當(dāng)下完成」，這兩件事情不是矛盾的嗎？ 

答案是，并不矛盾。

當(dāng)我們?cè)谡務(wù)摗覆槐淮驍唷箷r(shí)，我們談?wù)摰氖牵?strong>做事要保持專(zhuān)注，不要手上在寫(xiě)一篇文章，心里卻想著下班后與朋友去哪里聚會(huì)，或是孩子的功課怎么辦。

當(dāng)我們?cè)谡務(wù)摗府?dāng)下完成」時(shí)，我們?cè)谡務(wù)摰氖牵?strong>采取應(yīng)急措施，在做完后，迅速地切換到你正在進(jìn)行的工作上去。 

舉個(gè)例子，你可能會(huì)在寫(xiě)方案的時(shí)候，突然收到同事遞給你的一份文稿，告訴你，某某，這個(gè)文檔，把它放到我們做的某某某項(xiàng)目的檔案庫(kù)里。 

這時(shí)，如果你嘴上應(yīng)著「嗯嗯嗯，好的……沒(méi)問(wèn)題」，手里卻不及時(shí)行動(dòng)起來(lái)，那么，你會(huì)很容易把這件事情丟到「爪哇國(guó)」里，等你反應(yīng)過(guò)來(lái)時(shí)，已經(jīng)不知道這份文檔是用來(lái)做什么的。 

這就好比在你的家里，如果你在用完了一個(gè)東西后，沒(méi)有及時(shí)地把它放回原位，你的家只會(huì)越來(lái)越凌亂。 

所以，如果時(shí)間允許，你可以快速地處理一下這件突發(fā)性事件。 

那么，針對(duì)這類(lèi)事件，做到什么程度為佳呢？ 

答案是，你自己看得懂就可以了。 

就像是靈遙在便利貼里記錄我的靈感時(shí)，有時(shí)候，我也只會(huì)寫(xiě)下簡(jiǎn)單的幾個(gè)字，做一個(gè)提示罷了。 這個(gè)與《小強(qiáng)升職記》里寫(xiě)的，「把任務(wù)寫(xiě)好，扔進(jìn)待辦籃子里」的思路，是一致的。

（更多內(nèi)容，請(qǐng)戳：想系統(tǒng)地管理你的時(shí)間，讀這一本書(shū)就夠啦！）

02. 

正確對(duì)待突發(fā)事件，

學(xué)會(huì)主動(dòng)拆解工作。

在生活和工作中，大家常常會(huì)有這樣的感受吧？ 

在對(duì)著一個(gè)工作任務(wù)連續(xù)死磕了好幾個(gè)小時(shí)后，你的效率也變得越來(lái)越低，仿佛陷入到了一個(gè)死胡同里，怎么都找不到問(wèn)題的解決方案。 

于是，你不得不讓自己休息一會(huì)兒，喝口水、離開(kāi)辦公位走走、或是與其他同事閑聊幾句。 

結(jié)果，你猜都發(fā)生了什么？

靈感一下子就涌入了你的腦海里，可以說(shuō)得上是 —— 「靈光乍現(xiàn)，茅塞頓開(kāi)」。 

所以，我們也要學(xué)會(huì)從工作里抽離出來(lái)，讓思慮自由自在地飛一會(huì)兒。 

舉個(gè)例子，假設(shè)你正在做一篇文章的校對(duì)工作，通讀這篇文章需要1個(gè)小時(shí)。當(dāng)你做了45分鐘的時(shí)候，你突然接到了一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)的電話，讓你不得不中斷你的工作。 

這時(shí)，就算你能把這份任務(wù)重新?lián)炱饋?lái)，也破壞了這個(gè)任務(wù)的連貫性和完整性。換句話說(shuō)，即使你讀完了這份稿件，你的工作也沒(méi)有能全部完成，你還得再來(lái)一遍，

那么，怎樣安排工作任務(wù)，才能避免類(lèi)似的情況出現(xiàn)呢？

答案是，學(xué)會(huì)主動(dòng)設(shè)置時(shí)間節(jié)點(diǎn)。

你在拿到一份材料的時(shí)候，先思考這份材料都包括了那幾個(gè)可以分別獨(dú)立完成部分。

比如，如果你的任務(wù)是做ppt，那么你可以把它拆解成，確定主題、確定大綱、查找資料、把內(nèi)容放到每一頁(yè)上、排版與動(dòng)畫(huà)等。

在確定了任務(wù)后，你要先集中精力去做與這份材料有關(guān)的最重要的事（T0-T1時(shí)間段），比如，在這份做ppt的工作里，你最重要的事情，就是明確大綱和主要內(nèi)容，至于排版好不看，都不是你一開(kāi)始需要考慮的問(wèn)題。 

等你確定了大綱和內(nèi)容后，相當(dāng)于你就有了漢堡里的一份肉。

這時(shí)，哪怕被打斷，或是被要求去做別的事情（T1-T2），你也能很快切換回來(lái)（T2-T3），接著做下去。

這，就是「主動(dòng)設(shè)置時(shí)間節(jié)點(diǎn)」這個(gè)技巧的妙用了。

并且，你知道嗎？

正是這些切換工作的時(shí)間段里，你才能夠退后一步，去思考這個(gè)項(xiàng)目的重點(diǎn)到底是什么，以及，換一個(gè)角度看問(wèn)題，避免掉進(jìn)坑里去。

換句話說(shuō)，很多時(shí)候，我們的堅(jiān)持，只是因?yàn)橐呀?jīng)踏上了這一步，付出的沉沒(méi)成本也已經(jīng)很多了，加上不是太難忍受，所以不如這么過(guò)下去的妥協(xié)，并不是在追求我們真正想要的。

工作有時(shí)候也是，常常會(huì)因?yàn)樵捯呀?jīng)放出去了，所以不得不硬頭皮去做，也不管是不是會(huì)有更好的選擇。 

但是，正是這些切換，才能夠幫助你校準(zhǔn)你前進(jìn)路上的方向，避免得到了，卻發(fā)現(xiàn)不是自己想要的等情況，所以，在工作中，你也要學(xué)會(huì)主動(dòng)地切換工作。 

另外，通過(guò)切換，你也能騰出時(shí)間，來(lái)處理那些小小的突發(fā)事件，哪怕是打一個(gè)電話，或是做些只要打開(kāi)互聯(lián)網(wǎng)，就能輕松搞定的小事情。 

所以，請(qǐng)學(xué)會(huì)在任務(wù)中，自如切換你的思路吧。 

03. 

先做不確定的事情 

好了，現(xiàn)在你手里有兩個(gè)工作，一個(gè)是你確定的，知道該怎么做的是事務(wù)性工作，如，填表、發(fā)郵件、打電話，另一個(gè)是你不確定的，新工作，如，寫(xiě)方案、做研究、商討一個(gè)新項(xiàng)目，等等，你會(huì)先做哪個(gè)。 

別急著回答我，就算理智告訴你，要先做第二個(gè)，你也會(huì)先做第一個(gè)。 

無(wú)它，簡(jiǎn)單罷了。 

但是，如果你先做這個(gè)確定的工作，占用了你的時(shí)間，那么，你再做這個(gè)不確定的工作，就可能會(huì)因?yàn)闀r(shí)間不足，讓自己陷入到一種焦慮中，從而不得不延后處理，被罵，或是，嗯，偷工減料，同樣是被罵。 

所以，正確的做法是，先做自己沒(méi)有把握的這件事情，先把最難的地方干掉，再回過(guò)頭去，做那個(gè)你有把握的事情。 

04. 

給自己留有余閑 

每次讀到與時(shí)間管理有關(guān)的書(shū)，書(shū)中都會(huì)寫(xiě)到，不能漫無(wú)計(jì)劃，要有計(jì)劃。然而，這卻并不是一件很容易做到的事情。 

第一，很多人對(duì)自己做一件事情需要的時(shí)間，是沒(méi)有概念的。比如，你問(wèn)他，「我希望你幫我做一個(gè)方案，你大概什么時(shí)候能交給我」的時(shí)候，他也許會(huì)拍著胸口說(shuō)，3天，絕對(duì)沒(méi)問(wèn)題。 

也許，你在第2天去問(wèn)他的時(shí)候，他還能告訴你，我昨天看了看材料，絕對(duì)能夠按時(shí)完成任務(wù)。 

結(jié)果，到了第3天一早到，他可能會(huì)跑來(lái)，支支吾吾，或是，直接失聯(lián)。如果這時(shí)，你有主動(dòng)去找他，才會(huì)發(fā)現(xiàn)，得了吧，別說(shuō)1天，在給他3天都做不完。 

這也難怪，「答應(yīng)別人的事情，一定要做到」這句話，一直以來(lái)都被先賢們掛在嘴邊。沒(méi)辦法，好多人都不做到呀。 

那么，如何避免因?yàn)椴涣私庾约簩?dǎo)致的「答應(yīng)了卻做不到」呢？ 

這里，靈遙想要給大家一個(gè)建議，像《奇特的一生》里的柳比歇夫一樣，去記錄你做每一件工作需要的時(shí)間。 

更多內(nèi)容，請(qǐng)戳：奇特的一生 | 豆瓣8.5：了解你自己，從記錄時(shí)間開(kāi)始

比如，我會(huì)在排版的時(shí)候，去記在我排完一篇文章大概需要的時(shí)間，現(xiàn)在是25-30分鐘。那么，如果這篇文章，我要在晚上8點(diǎn)提交，我就絕對(duì)不會(huì)從7點(diǎn)45開(kāi)始做。 

并且，你會(huì)發(fā)現(xiàn)，你對(duì)時(shí)間的記錄越精確，你越知道如何很好地按照過(guò)去的任務(wù)，來(lái)安排將來(lái)要做的事情。 

第二，主動(dòng)給自己預(yù)留時(shí)間。 

換句話說(shuō)，你要給自己設(shè)定一個(gè)沒(méi)有任何安排的時(shí)間段，把這個(gè)時(shí)間段當(dāng)作是緩沖期來(lái)使用，而不是把計(jì)劃安排得滿(mǎn)滿(mǎn)的。 

這樣，哪怕突發(fā)事件找到了你，你也能夠很好地handle掉。 

比如，靈遙現(xiàn)在這種每天讀一本書(shū)，推文一篇，就很危險(xiǎn)，因?yàn)闆](méi)有考慮到生病，或是額外事情，對(duì)我進(jìn)度的打斷。大家不要學(xué)我。 

第三，不要輕易制定3個(gè)月后的計(jì)劃。 

盡管很多人認(rèn)為，越是將來(lái)，時(shí)間越多，然而，真相卻是，越遙遠(yuǎn)的將來(lái)，不確定也就越多。因?yàn)?，你根本就不知道，?huì)不會(huì)在某一天，突然來(lái)一個(gè)意外事件，讓你不得不調(diào)整你的計(jì)劃。 

所以，3個(gè)月后的約定，特別是那些對(duì)自己來(lái)說(shuō)，不那么重要的工作，請(qǐng)慎重開(kāi)口吧。 

以上，便是今天的內(nèi)容。 

制定計(jì)劃，然后執(zhí)行它，是一件看似簡(jiǎn)單，實(shí)則有很多坑的事情。 

所以，我寫(xiě)了這兩篇文章，希望給靈遙自己，也給大家提一個(gè)醒，去反思自己在制定計(jì)劃中的不足，然后持續(xù)地優(yōu)化自己制定計(jì)劃的方法。

因?yàn)?，我相信，沒(méi)有一個(gè)人想要在別人心里留下一個(gè)「做完計(jì)劃就打臉」的「反復(fù)無(wú)?！沟挠∠蟀伞?/span> 

祝好！ 

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