前期準(zhǔn)備工作

（一）交房組織機(jī)構(gòu)

由于平昌·龍錦灣一期的交付，將涉及四個(gè)相關(guān)單位：房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)（開發(fā)商）、銷售部、承建單位、物業(yè)管理公司，按照一般的物業(yè)交付慣例，由房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)牽頭成立入伙交房領(lǐng)導(dǎo)小組，并由房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)擔(dān)任領(lǐng)導(dǎo)小組組長(zhǎng)，其余涉及各方擔(dān)任副組長(zhǎng)單位。為確保交房工作的順利開展，由貴公司各相關(guān)部門密切配合，成立交房工作小組，其組織機(jī)構(gòu)如下：

（二）交房工作小組各成員職責(zé)

1、總指揮

負(fù)責(zé)交房工作的整體指揮、監(jiān)督。

2、組長(zhǎng)

負(fù)責(zé)交房工作的整體安排。

協(xié)調(diào)各相關(guān)部門之間的工作安排，統(tǒng)一行動(dòng)，互相配合。

定期召開小組工作會(huì)，互相通報(bào)各部門準(zhǔn)備情況，統(tǒng)一思想，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)。

定期向總指揮匯報(bào)前期交房準(zhǔn)備工作。

3、現(xiàn)場(chǎng)督導(dǎo)：（）

負(fù)責(zé)各部門工作進(jìn)度的跟進(jìn)、檢查和督導(dǎo)并及時(shí)向組長(zhǎng)或總指揮匯報(bào)。

（三）物業(yè)部（負(fù)責(zé)人：）（年月日前全部完成）

1、準(zhǔn)備相關(guān)資料：

?《業(yè)主臨時(shí)公約》、《承諾書》

?《前期物業(yè)管理服務(wù)協(xié)議》

?《裝修指南》

?《業(yè)主登記表》

?《交房程序表》

?《物業(yè)交房驗(yàn)收表》

?《物品資料簽收表》

?《物業(yè)服務(wù)手冊(cè)》

?《房屋使用說(shuō)明書》、《房屋質(zhì)量保證書》

2、與工程部共同驗(yàn)收所有房屋（接管驗(yàn)收時(shí)，完善房屋門牌號(hào)，各戶門牌號(hào)必須對(duì)應(yīng)），提出整改意見(jiàn)。（年月份驗(yàn)收完成，月日所有整改工作完成）。

3、物業(yè)公司保潔進(jìn)行小區(qū)的開荒工作。（年月份前完成）

4、接收并監(jiān)督整改有問(wèn)題房屋，物管部接受完所有鑰匙。（年月份完成）

二、物品準(zhǔn)備：

A、房屋確認(rèn)組：交房程序表、業(yè)主資料、指示牌一個(gè)。

B、公司財(cái)務(wù)組：驗(yàn)鈔機(jī)一臺(tái)、計(jì)算器一部、印泥、紙巾、簽字筆、指示牌一個(gè)、鮮插花一盆。

C、物業(yè)收銀組：驗(yàn)鈔機(jī)一臺(tái)、計(jì)算器一部、印泥、紙巾、簽字筆、指示牌一個(gè)、鮮插花一盆。

D、簽約組：前期物業(yè)管理服務(wù)協(xié)議、業(yè)主臨時(shí)公約等資料、計(jì)算器一部、印泥、紙巾、簽字筆、指示牌一個(gè)、鮮插花一盆。

E、看房驗(yàn)收組：夾板10個(gè)、房屋驗(yàn)收登記表、房屋驗(yàn)收統(tǒng)計(jì)表、鮮插花一盆、指示牌一個(gè)。

F、鑰匙領(lǐng)用組：業(yè)主登記表、業(yè)主鑰匙及資料盒、手提袋、業(yè)主手冊(cè)、業(yè)主資料、物品領(lǐng)用登記表、房屋使用說(shuō)明書、房屋質(zhì)量保證書、業(yè)主收房統(tǒng)計(jì)表、檔案袋、指示牌一個(gè)。

G、物業(yè)咨詢及應(yīng)急突發(fā)事件處理組：鮮花、相關(guān)法律法規(guī)、指示牌一個(gè)。

H、后勤保障組：對(duì)講機(jī)部、條桌張、椅子把、小雨傘把、飲水機(jī)、紙杯、食品若干、歡迎橫幅、交房流程圖（公示）、辦公桌上放置的標(biāo)志牌（如問(wèn)詢、物業(yè)財(cái)務(wù)等）、衛(wèi)生間方向指示牌、洗手間標(biāo)識(shí)、交樓現(xiàn)場(chǎng)區(qū)間指示牌、進(jìn)出停車場(chǎng)指示牌、樓梯防滑提示牌、辦理手續(xù)和驗(yàn)房方向指示牌、消防疏散標(biāo)識(shí)、大型傘架到位、移動(dòng)消防器材、一定數(shù)量的植物和鮮花。

三、停車場(chǎng)的準(zhǔn)備（年月份準(zhǔn)備完畢）

?停車場(chǎng)按規(guī)范全方位的準(zhǔn)備好，包括地面處理、畫線、車庫(kù)入口限高、現(xiàn)速、禁鳴喇叭標(biāo)示，機(jī)械停車裝置安裝調(diào)試，檔車桿，智能停車系統(tǒng)；

?安全監(jiān)控系統(tǒng)；

?消防疏散標(biāo)識(shí)；

?正常和應(yīng)急照明系統(tǒng)、方向指示牌，轉(zhuǎn)彎處的反光鏡；

?停車場(chǎng)管理規(guī)定及收費(fèi)批準(zhǔn)文件并公示，購(gòu)買發(fā)票；

?停車員專用反光衣；

?應(yīng)急處理預(yù)案；

?內(nèi)部管理表格（進(jìn)出車輛登記、交接班、巡查、收費(fèi)登記、現(xiàn)金繳費(fèi)情況登記、異常情況登記等）；

?停車場(chǎng)管理制度制訂；

?為保障交房當(dāng)日工作，事前與區(qū)域交通管理單位取得聯(lián)系，保障交通出入口暢通無(wú)阻；

?暫不能投入使用的區(qū)域應(yīng)注意封閉，并有明顯的告知公示。

四、設(shè)備設(shè)施（年月前完成）

?相關(guān)區(qū)域內(nèi)的設(shè)施設(shè)備基本完善；

?電力系統(tǒng)，包括自備發(fā)電機(jī)組正常并可隨時(shí)投入使用狀態(tài)，停送電標(biāo)識(shí)牌、高低壓配電房設(shè)施設(shè)備及管理制度和人員均達(dá)到正常運(yùn)轉(zhuǎn)要求；

?消防系統(tǒng)和組織架構(gòu)及人員落實(shí)；

?使用區(qū)域內(nèi)的給排水系統(tǒng)可正常運(yùn)轉(zhuǎn)，各種管網(wǎng)不同顏色油漆及防腐處理完成；

?從地下室停車場(chǎng)到各樓層的電梯正常；

?設(shè)施設(shè)備標(biāo)識(shí)系統(tǒng)到位；

?地下停車場(chǎng)和各樓層的照明和應(yīng)急照明系統(tǒng)完好；

?各種設(shè)施設(shè)備的標(biāo)識(shí)及掛牌到位；

?應(yīng)急疏散通道通暢；

?應(yīng)急疏散標(biāo)識(shí)系統(tǒng)完善。

五、人員到位和培訓(xùn)（年月前完成）

?事前對(duì)所有工作人員進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)，特別是交房、驗(yàn)房工作小組的成員；

?按制訂的應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行培訓(xùn)和訓(xùn)練；

?不同操作規(guī)定、制度粘貼出來(lái)；

?人員安排計(jì)劃落實(shí)，包括值班、檢查、單項(xiàng)事務(wù)負(fù)責(zé)人等。

六、客戶服務(wù)中心（年月前完成）

?具備正式使用條件；

?具備住戶前來(lái)辦事時(shí)的舒適接待條件；

?通訊暢通；

?飲水機(jī)和紙杯；

?生活情調(diào)布置，準(zhǔn)備一些雜志報(bào)刊供業(yè)主閱讀；

?管理表格完善：特約服務(wù)價(jià)格表、特約服務(wù)登記表、停車位申請(qǐng)表、停車位使用價(jià)格表、停車位使用管理協(xié)議書、裝飾裝修申請(qǐng)表、出門條、電話寬帶ADSL、傳真、共用電視等申請(qǐng)表、報(bào)修登記表、回訪調(diào)查表（維修、家政等上門服務(wù)）、代訂書報(bào)雜志申請(qǐng)表、辦公室或步行街內(nèi)部清潔服務(wù)合同、房屋代理租售協(xié)議書、鑰匙登記管理表；大廈日巡查表；裝修加班申請(qǐng)表（業(yè)主使用）、附近常用公共服務(wù)單位名稱、地址、電話、聯(lián)系人告知欄等等。

七、其他準(zhǔn)備工作（年月前完成）

?內(nèi)部計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安裝調(diào)試完成，請(qǐng)最好使用專業(yè)物業(yè)管理軟件輔助管理（艾博軟件）；

?對(duì)講機(jī)、內(nèi)部和外部電話暢通，內(nèi)部通訊錄完整（包括移動(dòng)電話）；

?維修工具、常用備品備件，熱敏紙印刷一式四聯(lián)的《維修派工單》（業(yè)戶、維修人、客戶服務(wù)部、財(cái)務(wù)部）（成批印刷），主要維修單位負(fù)責(zé)維修人員的聯(lián)系電話及方式，常用維修項(xiàng)目?jī)r(jià)格表（上門維修人員每人持有已經(jīng)過(guò)塑的）；

?保潔工具、低質(zhì)易耗品、開荒用品、相關(guān)管理表格；

?安管用具、巡夜工具、雨天用具，相關(guān)管理表格；

?所有工作人員規(guī)范可更換的工作裝及飾物，更衣間及私人物品保管柜；

?考勤制度及打卡機(jī)安裝到位；

?滿足財(cái)務(wù)管理的表格和帳本、滿足庫(kù)房管理的臺(tái)帳、庫(kù)房、其他管理憑證及制度。

八、銷售部（負(fù)責(zé)人：）

與工程部、辦公室聯(lián)系，對(duì)房屋位置、面積做最終確認(rèn)。（年完成）

準(zhǔn)備房屋面積確認(rèn)書。（完成）

向業(yè)主發(fā)放收房通知書。（前完成）

?與廣告公司聯(lián)系刊登收房報(bào)紙廣告，廣告時(shí)間規(guī)定為年月日－月日一個(gè)月交房時(shí)間。入伙交房公告（月日前落實(shí)內(nèi)容及版面等）

?入伙公告中涉及物業(yè)管理的內(nèi)容提示，特別是對(duì)入伙人沒(méi)有按時(shí)接收房屋時(shí)，物業(yè)管理費(fèi)用和公共區(qū)域能耗的分?jǐn)們?nèi)容和責(zé)任及時(shí)限明示；

?接收房屋不同時(shí)間分區(qū)及分戶告知；

?入伙準(zhǔn)備相關(guān)合法手續(xù)告知；

?準(zhǔn)備費(fèi)用告知（預(yù)收一年的物業(yè)管理費(fèi)、裝修垃圾清運(yùn)費(fèi)、生活垃圾處置費(fèi)、維修基金、二次供水水池清洗費(fèi)等『根據(jù)普洱市墨江縣的規(guī)定和慣例而定』）。

九、開發(fā)商工程部（負(fù)責(zé)人：）

1.2.6.1組織工程驗(yàn)收，并在月日前將所有房屋交給物業(yè)部。

1.2.6.2針對(duì)物業(yè)部提出的房屋問(wèn)題整改意見(jiàn)，組織施工隊(duì)整改。（月日前完成）

1.2.6.3將所有鑰匙交付物業(yè)部（月日完成）

1.2.6.4解決通水、通電問(wèn)題。（月日完成）

十、財(cái)務(wù)部（負(fù)責(zé)人：，月日前完成，并將相關(guān)情況通知銷售部、物業(yè)部）

掌握各業(yè)主交款情況。

工程、銷售部核對(duì)面積后，確定各業(yè)主補(bǔ)交或退還多交房款。

十一、交房工作安排

1、交房組織架構(gòu)：

2、交房時(shí)間

月日月日為集中交房時(shí)間，各部門聯(lián)席集中辦公。

具體交房安排如下：

A、到現(xiàn)場(chǎng)收房；

B、到現(xiàn)場(chǎng)收房；

C、到現(xiàn)場(chǎng)收房。

3、交房地點(diǎn)：【】

4、現(xiàn)場(chǎng)布置及標(biāo)準(zhǔn)（年月日，完成準(zhǔn)備，屆時(shí)開展相應(yīng)工作）

?現(xiàn)場(chǎng)氣氛營(yíng)造：升空氣球、充氣拱門、彩色氣球帶、紅色布幅、燈籠或彩飄，公司當(dāng)日大幅交房廣告；

?主要入口設(shè)禮儀安管雙崗，配崗位墩和遮陽(yáng)傘具；

?業(yè)主的休息區(qū)、業(yè)主午餐區(qū)、飲水區(qū)；

?各辦理組位置設(shè)置；

?物業(yè)咨詢和應(yīng)急咨詢處理房間設(shè)置。

?如需要臨時(shí)占用公共區(qū)域，請(qǐng)事前與相關(guān)部門協(xié)調(diào)；

?按公共大型活動(dòng)類型，報(bào)直接管理政府相應(yīng)部門，如：派出所、街道辦事處、環(huán)衛(wèi)、交警等備案，并有事可請(qǐng)求緊急支援的事宜；

5、交房現(xiàn)場(chǎng)布置標(biāo)準(zhǔn)：

A、交房現(xiàn)場(chǎng)必須與施工現(xiàn)場(chǎng)用實(shí)物（墻體、鐵皮板、木板等）相隔離。施工現(xiàn)場(chǎng)停止施工；

B、外部環(huán)境、地下車庫(kù)整齊干凈，無(wú)建渣，沖洗干凈；

C、水景點(diǎn)水景保持清潔，并全部開啟；

D、房間衛(wèi)生：地面不起灰塵，窗戶干凈、明亮，全部關(guān)閉，門廳、樓道、外墻整潔無(wú)建筑污跡；

E、現(xiàn)場(chǎng)分為交房辦理區(qū)、業(yè)主休閑區(qū)、咨詢區(qū)和材料裝修公司展示區(qū)、區(qū)域內(nèi)布置整齊、清爽；

F、物業(yè)咨詢和應(yīng)急處理建議設(shè)置單獨(dú)房間。

6、交房工作人員安排及工作內(nèi)容

A、業(yè)主身份確認(rèn)組

組長(zhǎng)：

成員：

職責(zé)：

1、負(fù)責(zé)對(duì)業(yè)主的接待，解釋宣傳交房的流程，發(fā)放交房程序表、房屋驗(yàn)收表、業(yè)主家庭成員一覽表。

2、業(yè)主確認(rèn)最終的房屋面積，辦理好確認(rèn)書。手續(xù)辦理完畢后，在交房程序表上簽字確認(rèn)。

3、負(fù)責(zé)引領(lǐng)業(yè)主到公司財(cái)務(wù)部結(jié)清所有款項(xiàng)。

4、負(fù)責(zé)引領(lǐng)業(yè)主按程序辦理好其它手續(xù)。

5、為業(yè)主解釋好其它咨詢事宜。

B、地產(chǎn)財(cái)務(wù)、物業(yè)收款組

組長(zhǎng)：

成員：

職責(zé)：

1、負(fù)責(zé)對(duì)業(yè)主的接待和咨詢，特別是關(guān)于收費(fèi)項(xiàng)目的解釋工作。

2、地產(chǎn)財(cái)務(wù)按銷售部開據(jù)的面積確認(rèn)書，收繳或退清業(yè)主的房款，收繳相關(guān)的費(fèi)用等。

3、物業(yè)收款組檢查業(yè)主是否已交清地產(chǎn)公司的相關(guān)費(fèi)用，并查看相關(guān)費(fèi)用繳納單據(jù)。

4、物業(yè)確認(rèn)無(wú)誤后，為業(yè)主辦理各項(xiàng)收費(fèi)（1年的物管費(fèi)、維修資金、裝修垃圾清運(yùn)費(fèi)、生活垃圾處置費(fèi)）等。

5、負(fù)責(zé)為業(yè)主指引下一步的交房程序。

C：物業(yè)協(xié)議簽約組：

組長(zhǎng)：

成員：

職責(zé)：

1、負(fù)責(zé)對(duì)業(yè)主的接待和咨詢，特別是關(guān)于物業(yè)服務(wù)協(xié)議、業(yè)主臨時(shí)公約等內(nèi)容解釋工作。

2、查相關(guān)費(fèi)用的手續(xù)是否繳納情況。

3、與業(yè)主簽定物業(yè)管理服務(wù)協(xié)議、業(yè)主臨時(shí)公約、區(qū)域防火責(zé)任書等相關(guān)資料。

4、負(fù)責(zé)為業(yè)主指引下一步的交房程序。

D：驗(yàn)房組

組長(zhǎng)：

成員：

職責(zé)：

1、負(fù)責(zé)對(duì)業(yè)主的熱情接待以及物業(yè)的咨詢。

2、填寫房屋驗(yàn)收表的相關(guān)事項(xiàng)，在查驗(yàn)資料表上簽字確認(rèn)。

3、引領(lǐng)業(yè)主上樓驗(yàn)房，首先查驗(yàn)鑰匙的正確性以及防盜門的完好程度，同時(shí)查驗(yàn)房間內(nèi)包括土建、水電以及房間配置各項(xiàng)目，同時(shí)為業(yè)主抄取水電氣表的底數(shù)。

4、各項(xiàng)完畢后，將業(yè)主提出的需整改情況填寫在遺漏工程維修單上，請(qǐng)業(yè)主在房屋驗(yàn)收表和交房程序表驗(yàn)收情況一欄內(nèi)簽字確認(rèn)。物業(yè)人員在規(guī)定的一欄內(nèi)簽字確認(rèn)。

5、物業(yè)人員引領(lǐng)業(yè)主回服務(wù)中心，接待員和業(yè)主在交房程序表簽字確認(rèn)交房完畢程序，接待員收回交房程序表，指引業(yè)主到鑰匙領(lǐng)用組領(lǐng)用鑰匙。

6、每日匯總遺漏工程維修單上的遺留問(wèn)題，以交房快遞的形式在當(dāng)晚送交開發(fā)商或施工方。

E：鑰匙交接組

組長(zhǎng)：

成員：

職責(zé)：

1、接待人員負(fù)責(zé)對(duì)業(yè)主的熱情接待以及關(guān)于物業(yè)的任何咨詢。查驗(yàn)業(yè)主交房程序的任何資料是否完成。

2、驗(yàn)房手續(xù)辦理完畢后，在領(lǐng)用鑰匙表上簽字確認(rèn)發(fā)放鑰匙。

F、接待組

組長(zhǎng)：

成員：

職責(zé)：

1、負(fù)責(zé)對(duì)業(yè)主的熱情接待，設(shè)立休息點(diǎn)、糖、水果供應(yīng)點(diǎn)、咨詢區(qū)、裝修公司展示區(qū)。

2、負(fù)責(zé)物業(yè)的咨詢，以及客戶服務(wù)中心物業(yè)服務(wù)的介紹，收集業(yè)主對(duì)服務(wù)項(xiàng)目的意見(jiàn)和建議。

3、負(fù)責(zé)交房現(xiàn)場(chǎng)等所需物品的搬運(yùn)工作以及整個(gè)區(qū)域內(nèi)的突發(fā)事件的處理。

G：現(xiàn)場(chǎng)秩序護(hù)衛(wèi)組

組長(zhǎng)：

成員：

職責(zé)：

1、協(xié)助交房現(xiàn)場(chǎng)布置，交房中物資搬運(yùn)。

2、維護(hù)好交房現(xiàn)場(chǎng)的正常秩序，處理突發(fā)事件的發(fā)生。

3、引導(dǎo)指揮好業(yè)主車輛的正確停放，避免車輛發(fā)生碰擦現(xiàn)象。

4、樹立物業(yè)管理的優(yōu)秀品牌形象。

H：工程現(xiàn)場(chǎng)整改組

組長(zhǎng)：

成員：項(xiàng)目工程部＋施工方共暫定人

職責(zé)：

1、為業(yè)主提供現(xiàn)場(chǎng)工程質(zhì)量問(wèn)題和配套問(wèn)題咨詢。

2、交房當(dāng)日，客戶服務(wù)中心將房屋驗(yàn)收表上反映的情況以整改通知書的形式發(fā)給工程部。

3、工程部簽字確認(rèn)并依據(jù)情況安排施工單位整改，乙方施工單位在鑰匙交接處辦理出入證和借取鑰匙，整改完后交回物業(yè)服務(wù)中心。

4、工程部將整改情況填寫在整改通知書上回復(fù)至物業(yè)客戶服務(wù)中心。

5、客戶服務(wù)中心將整改情況回復(fù)給業(yè)主。

7、各組人員現(xiàn)場(chǎng)要求

A、熟悉業(yè)主情況和交房流程以及相關(guān)負(fù)責(zé)人；

B、著整潔工作制服，佩帶好工號(hào)牌，女員工全部淡妝；

C、微笑服務(wù)，熱情周到，有禮有節(jié)；現(xiàn)場(chǎng)保持輕松、高雅、高效的工作氛圍；

D、盡力回答業(yè)主提出的各種咨詢，如有不能確定的回答，請(qǐng)引領(lǐng)到相關(guān)部門負(fù)責(zé)人處進(jìn)行解釋；

E、對(duì)有爭(zhēng)議的業(yè)主，引領(lǐng)到物業(yè)咨詢辦公室或貴賓區(qū)；

F、上半時(shí)間必須準(zhǔn)時(shí)，不得遲到早退、不得擅自離崗；

G、每日交房完畢后，每組人員集中匯總當(dāng)日情況，如業(yè)主的意見(jiàn)、建議、需求及交房中遇到的問(wèn)題，并提出第二日注意事項(xiàng)和處理方法。

十二、交房流程圖

十三、交房期間相關(guān)人員通訊錄