常識(shí)君|有話說(shuō)

作者：帕特里克·麥克納，大衛(wèi) 

來(lái)源：管理的常識(shí)（ID:Guanlidechangshi）

請(qǐng)注意，指導(dǎo)他人工作是一項(xiàng)活動(dòng)，而非頭銜或崗位，是你幫助他人達(dá)成自身潛能的過(guò)程，它要求你能正確判斷何時(shí)干預(yù)，何時(shí)保持距離。

工作指導(dǎo)是在團(tuán)隊(duì)成員出現(xiàn)下列情況時(shí)應(yīng)當(dāng)啟動(dòng)的工作：

1）不清楚自己的職業(yè)路徑

2）找你尋求建議、幫助、反饋意見(jiàn)或支持

3）開(kāi)始承擔(dān)新的工作任務(wù)或崗位職責(zé)

4）看起來(lái)沮喪或疑惑

5）看起來(lái)猶豫不決、不知所措

6）做事情前后不一

7）表達(dá)希望進(jìn)步的渴望

8）工作表現(xiàn)在可接受的標(biāo)準(zhǔn)之下

9）態(tài)度消極，拖自己工作的后腿，拖他人工作的后腿

指導(dǎo)別人工作的機(jī)會(huì)可能是臨時(shí)突發(fā)的，需要較快行動(dòng)以解決現(xiàn)有情況或防止問(wèn)題發(fā)生，有很多挑戰(zhàn)之處。

成功的團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)學(xué)習(xí)如何在“太少”和“太多”之間游走。

01

指導(dǎo)工作8步走

以下是幫助你指導(dǎo)他人的基本步驟：

1）詢問(wèn)事情怎么樣了

2）確定員工準(zhǔn)備好接受工作指導(dǎo)

3）提問(wèn)題來(lái)明確現(xiàn)實(shí)狀況，提供支持和幫助

4）以合適的方式提供信息

5）積極傾聽(tīng)

6）幫助員工發(fā)現(xiàn)可行的辦法

7）同意下一步行動(dòng)

8）給予個(gè)人支持，樹(shù)立對(duì)方自信心

1.詢問(wèn)事情怎么樣了

你的目標(biāo)是知道團(tuán)隊(duì)成員心里在想什么。

有益的問(wèn)題一般如此開(kāi)頭：“××事情怎么樣了？”或者“你覺(jué)得××事情是怎么回事？”

找到員工需要工作指導(dǎo)的預(yù)兆和線索，漸進(jìn)式地進(jìn)入正題。

2.確定員工準(zhǔn)備好接受工作指導(dǎo)

“你有幾分鐘討論下這件事情嗎？你是否有興趣談?wù)劙l(fā)生了什么？也許我能幫忙?，F(xiàn)在這個(gè)時(shí)間怎么樣？還是你希望今天晚點(diǎn)時(shí)候再談？”

如果一個(gè)員工提及若干問(wèn)題，集中關(guān)注該員工最感興趣或最為憂慮的一個(gè)問(wèn)題。

讓員工知道你一直在這兒，可以提供指引、想法或反饋意見(jiàn)。

3.提問(wèn)題來(lái)明確現(xiàn)實(shí)狀況，提供支持和幫助

“你的進(jìn)度怎么樣了？現(xiàn)在的結(jié)果是什么？要確保我了解現(xiàn)狀。你打電話給對(duì)方公司，問(wèn)問(wèn)去年我們交上去的文件……”

請(qǐng)斟酌詞句，確保不會(huì)給員工太大壓力，或暗示這是一種負(fù)面的行為。

每句話的起頭使用什么時(shí)候、什么、哪里、誰(shuí)或者多少這樣的詞。

避免會(huì)導(dǎo)致負(fù)面反應(yīng)的問(wèn)題，一般開(kāi)篇就是怎么回事或者為什么的問(wèn)題容易讓人處于防守狀態(tài)。

4.以合適的方式提供信息

“我不知道這樣是否有幫助，但我現(xiàn)在突然有了兩個(gè)其他做法的建議。”

只給出必需的信息，幫助員工選擇如何行動(dòng)。

幫助員工解決重大問(wèn)題也許需要你提供很多細(xì)節(jié)性的信息，而幫助員工尋找創(chuàng)意性的解決方法就只需要簡(jiǎn)單提點(diǎn)員工轉(zhuǎn)換思路。

5.積極傾聽(tīng)

不要用自己的思路打斷員工。

當(dāng)員工跑題的時(shí)候，通過(guò)問(wèn)問(wèn)題拉回主題。這將幫助你們兩個(gè)人都在軌道之上，又允許員工來(lái)引領(lǐng)討論。

隔一會(huì)兒就總結(jié)一下你聽(tīng)到的內(nèi)容。

6.幫助員工發(fā)現(xiàn)可行的辦法

“你要采取哪些步驟來(lái)澄清現(xiàn)在令人困惑的狀況？你還能想到其他什么辦法？如果客戶沒(méi)有后備方案繼續(xù)推進(jìn)的話，是否影響你解決現(xiàn)在狀況的方法？讓我們一起看看各種選擇的利弊。”

在員工結(jié)束陳述之前，避免發(fā)表你自己的觀點(diǎn)，鼓勵(lì)他大聲表態(tài)。

問(wèn)問(wèn)可以考慮的主意，無(wú)論是大膽的想法還是務(wù)實(shí)的想法。

7.同意下一步的行動(dòng)

“你的下一步是什么？什么時(shí)候你覺(jué)得能準(zhǔn)備好？在完成任務(wù)的過(guò)程中，你覺(jué)得自己可能還會(huì)遇到什么困難？”

鼓勵(lì)員工堅(jiān)定行動(dòng)的意志。搞清楚他已經(jīng)完成的步驟和計(jì)劃完成的步驟。

8.給予個(gè)人支持，樹(shù)立對(duì)方自信心

“我見(jiàn)過(guò)你以前解決比這個(gè)更難的問(wèn)題，你已經(jīng)走了這么遠(yuǎn)，如果想談?wù)劦脑?，我在這兒。等下周二你跟客戶見(jiàn)面之后，我再跟你碰一下?！?/span>

最后要表達(dá)出自己有興趣一直幫忙，對(duì)同事解決問(wèn)題的能力抱有信心，若需要你幫忙完成他們的工作目標(biāo)，那就幫忙。

02

重要的一點(diǎn)是

知道何時(shí)不開(kāi)展工作指導(dǎo)

如果你跟對(duì)方?jīng)]有建立彼此尊重和彼此信任的關(guān)系，那你應(yīng)當(dāng)首先采取一些彌補(bǔ)措施建立信任，然后再提供工作指導(dǎo)。

在工作指導(dǎo)這種關(guān)系中，信任是最為重要的一個(gè)要素。但獲得別人的信任并不是迅速或輕松的事情。

作為團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)，你需要保持開(kāi)放的心態(tài)、誠(chéng)實(shí)的品格，對(duì)待同事言而有信、言行一致。

當(dāng)你對(duì)某種狀況很憤怒的時(shí)候，你不要指導(dǎo)工作，不管憤怒的理由是什么；

當(dāng)同事被截止日期逼迫得十分忙碌的時(shí)候，也不要去指導(dǎo)工作。時(shí)間就是一切。

記住，只有你真真切切地關(guān)心員工并提供指引，工作指導(dǎo)的態(tài)度是動(dòng)態(tài)的、向上的、有熱情的、正面的、積極的時(shí)候，你關(guān)心多少，你工作指導(dǎo)的價(jià)值就有多少。

你需要一直表達(dá)自己信任同事的立場(chǎng)，特別是在提供關(guān)于改錯(cuò)或調(diào)整的反饋意見(jiàn)的時(shí)候。

如果你希望贏得員工讓你指導(dǎo)工作的機(jī)會(huì)，你必須看到他的潛能，并表達(dá)自己對(duì)他可能取得的工作成就的信心。

在工作指導(dǎo)過(guò)程中一直被告知自己能夠成功的員工，在選擇有挑戰(zhàn)性的工作目標(biāo)時(shí)會(huì)變得更有自信。

他們工作更努力，遇到困難堅(jiān)持的時(shí)間更久。

丹尼爾J.芬欣（Daniel J.Fensin）是著名會(huì)計(jì)咨詢公司BKB的主管合伙人，他說(shuō)過(guò)：

我必須建立一種習(xí)慣，永遠(yuǎn)不爭(zhēng)搶功勞。

我的合伙人找我尋求支持，我會(huì)盡可能幫助他們，指引他們，做他們需要我做的，無(wú)論是希望輕拍肩膀還是狠踢一腳。

你的位置就是給予他們需要的幫助。

如果他們?nèi)〉贸晒?，那是他們的成功?/span>如果你擋了他們成功的道路，他們就不會(huì)相信你了。

03

提出改進(jìn)意見(jiàn)

你需要避免這些誤區(qū)

就算是最好的領(lǐng)導(dǎo)，告訴員工他們的行為或者工作業(yè)績(jī)達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)，或者拖了團(tuán)隊(duì)后腿，沒(méi)能完成他們承諾的工作任務(wù)，也是一件令人痛苦、十分困難的事情。

這些就是導(dǎo)致人際沖突、感情傷害、團(tuán)隊(duì)機(jī)能失調(diào)的罪魁禍?zhǔn)住?/span>

無(wú)論你提供的反饋意見(jiàn)是正面的還是需要改錯(cuò)調(diào)整的，提出反饋意見(jiàn)的方式應(yīng)當(dāng)有益于接受反饋意見(jiàn)的人，意見(jiàn)永遠(yuǎn)都要是“建設(shè)性”的。

提出建設(shè)性意見(jiàn)最有效的步驟是：

1）說(shuō)明提出意見(jiàn)的目的

這樣有助于確定反饋意見(jiàn)的重點(diǎn)，讓對(duì)方明確你的目的。

2）描述你觀察到的情況和你認(rèn)為的意見(jiàn)

要具體、簡(jiǎn)短、明確，是某個(gè)行為、某個(gè)事項(xiàng)、某個(gè)事實(shí)，還是對(duì)對(duì)方某個(gè)觀點(diǎn)的意見(jiàn)。

3）要雙方同意下一步的行動(dòng)

把這個(gè)作為行動(dòng)計(jì)劃，你愿意幫助對(duì)方讓行動(dòng)更有效。

4）總結(jié)你討論的情況，然后表達(dá)你對(duì)對(duì)方付出的感激

接受批評(píng)意見(jiàn)與給出批評(píng)意見(jiàn)一樣困難。

讓對(duì)方知道你感謝他的開(kāi)放性、他們討論問(wèn)題的意愿，還有他們?cè)敢饨ㄔO(shè)性地推進(jìn)相應(yīng)工作。

如果你不是十分明白工作是什么樣子的，你就不能找出工作應(yīng)改進(jìn)的地方，或提供有用的反饋意見(jiàn)。

永遠(yuǎn)都要集中關(guān)注問(wèn)題本身、情況本身、工作行為本身，而不關(guān)注個(gè)人。

當(dāng)行為發(fā)生時(shí)，一定要精確描述所處的情況。

例如：

“XX，今天早前咱們那個(gè)會(huì)議中，有三次……”不要使用“總是”和“從不”這樣的詞。

如果你說(shuō)“XX，組會(huì)你總是遲到”，那XX會(huì)把這種評(píng)判當(dāng)作人身攻擊，然后自然處于對(duì)抗?fàn)顟B(tài)，試圖證明自己正點(diǎn)到過(guò)。

總有不用人身攻擊來(lái)提供改錯(cuò)或調(diào)整反饋意見(jiàn)的方法。只要傳達(dá)得好，反饋意見(jiàn)能夠綁牢關(guān)系、增進(jìn)交流、解決沖突。

04

小  結(jié)

優(yōu)秀的團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)知道自己的員工什么時(shí)候被推出舒適區(qū)。

要是沒(méi)有推陳出新的工作挑戰(zhàn)，任何有才華的員工都會(huì)變得無(wú)聊并失去工作興趣。

團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)也需要為員工成功把握新挑戰(zhàn)，在員工使用新技能之前應(yīng)當(dāng)提供演練和練習(xí)的機(jī)會(huì)。

但并不是對(duì)著員工發(fā)表如何有效開(kāi)展客戶會(huì)議的長(zhǎng)篇大論，而是讓他們自己有所思考。

不要將指導(dǎo)團(tuán)隊(duì)成員的角色限制在年度工作。

利用簡(jiǎn)短的非正式交流時(shí)間非常重要——走廊上、電梯里，這樣可以發(fā)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)成員現(xiàn)在怎么樣。

找機(jī)會(huì)把指導(dǎo)工作嵌入每次會(huì)議、每次對(duì)話，甚至是電話留言和電子郵件中。

使用比如和故事來(lái)解釋工作理念和鼓勵(lì)員工。講講別人達(dá)成工作目標(biāo)的故事。

如果你尋求有人自愿承接某些項(xiàng)目或執(zhí)行某項(xiàng)工作，要確保他們看到你站出來(lái)打了第一槍。

如果你要求別人改變行為，自己要成為第一個(gè)展現(xiàn)新動(dòng)作的人。