今天的我

又開了一天的會(huì)

小組晨會(huì)

部門周會(huì)

公司年中會(huì)

……

職場(chǎng)中的你，肯定會(huì)有以下的經(jīng)歷：

周會(huì)、月會(huì)、季度總結(jié)會(huì)、發(fā)布會(huì)，偶爾再來個(gè)頭腦風(fēng)暴會(huì)、技術(shù)交流會(huì)、需求評(píng)審會(huì)、項(xiàng)目動(dòng)員會(huì)……作為當(dāng)代職場(chǎng)人，每天都會(huì)被大大小小各種會(huì)議所圍繞，在會(huì)議上消耗了無數(shù)的熱情和資源。工作時(shí)間開會(huì)，休息時(shí)間工作，開會(huì)似乎已經(jīng)成為了加班的原罪！

會(huì)議作為一種上傳下達(dá)、內(nèi)外交互的管理手段，是公司管理中無法規(guī)避的剛性需求。不管公司規(guī)模大小，都需要通過各種各樣的會(huì)議來收集信息、討論問題、做出決策等。因此對(duì)于職場(chǎng)人來說會(huì)議是不可避免的。

會(huì)議是以協(xié)作的形式展開，其中最大的成本是時(shí)間成本，而時(shí)間屬于一種零和資源，一旦消耗就無法再生。因此，會(huì)議的效率也在一定程度上反映了公司的管理水平，是一種軟實(shí)力的體現(xiàn)。公司管理者想要提升公司的軟實(shí)力，從而提高公司的競(jìng)爭(zhēng)力，必須要關(guān)注到會(huì)議的效率和質(zhì)量。

那么，到底該如何做，才能讓會(huì)議變得更開放、有效而富有建設(shè)性呢？

接下來，我們從【會(huì)議組織者】和【參會(huì)者】兩方面來聊聊如何提高會(huì)議效率，希望能給準(zhǔn)備開會(huì)的你或正在開會(huì)的你，有一點(diǎn)啟示。

一、凡是會(huì)議，必有準(zhǔn)備

不管是公司內(nèi)部會(huì)議還是大型會(huì)議，會(huì)議組織者都必須要做好會(huì)前準(zhǔn)備。

明確會(huì)議的目的，是開會(huì)前要做的第一件事。明確這場(chǎng)會(huì)議是到底需要做出一個(gè)決議、解決一個(gè)問題，還是同步一個(gè)信息？

會(huì)議中所有的行動(dòng)，都是圍繞會(huì)議目的展開。如果會(huì)議策劃者沒有想清楚會(huì)議要解決的根本問題是什么就匆忙召開會(huì)議，一場(chǎng)沒有目的的會(huì)議，就好比讓大家來喝茶聊天，浪費(fèi)所有人的生命。

會(huì)議議程是會(huì)議前期準(zhǔn)備中的重要一環(huán)。它既是會(huì)議按照既定流程順利開展的重要線索，也是參會(huì)人員參會(huì)的指南手冊(cè)。

小到部門周會(huì)，大到國(guó)際會(huì)議，在會(huì)議舉辦之前，會(huì)議策劃者都需要設(shè)定明確清楚的會(huì)議議程。根據(jù)會(huì)議目的，設(shè)計(jì)出一套合理的會(huì)議流程，其核心在于對(duì)問題的澄清和提出建設(shè)性的解決辦法，其中的每一項(xiàng)討論都必須要控制時(shí)間，不能任由發(fā)言人泛泛而談，海闊天空。

在會(huì)前，會(huì)議組織者將制定好的議程表發(fā)送給參加會(huì)議的人員，使他們能了解會(huì)議的目的、時(shí)間和內(nèi)容，提前安排好手頭上的工作，同時(shí)能有充分的時(shí)間準(zhǔn)備相關(guān)的資料。發(fā)言人可根據(jù)具體時(shí)間安排來控制自己的表達(dá)時(shí)間。

《哈佛商業(yè)評(píng)論》的調(diào)研中曾提到，一場(chǎng)高效的會(huì)議一定會(huì)明確好設(shè)定角色：主持人、決策者、參與者、記錄者等，具體到每一個(gè)人身上。

通過角色的設(shè)定，可以讓每個(gè)參會(huì)人員都緊張起來。如果不設(shè)定角色，那么很多人參會(huì)其實(shí)都是不在狀態(tài)的！因此，會(huì)議策劃人需要在會(huì)前明確每個(gè)參會(huì)人的角色，且在明確角色之后告知相應(yīng)參會(huì)人提前進(jìn)行準(zhǔn)備。

二、凡是會(huì)議，必有控制

會(huì)議局面控制不當(dāng)，導(dǎo)致會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)混亂；會(huì)議討論高度發(fā)散，缺乏深度等；沒有嚴(yán)格按照活動(dòng)日程進(jìn)行，導(dǎo)致會(huì)議時(shí)間嚴(yán)重拖沓……這些都是會(huì)中控制不當(dāng)?shù)谋憩F(xiàn)。

議事過程作為會(huì)議的主體及核心部分，一旦出現(xiàn)會(huì)中控制不當(dāng)?shù)膯栴}，就可以直接判定這場(chǎng)會(huì)議是低效的。

為了保證會(huì)議的高效，如無特殊情況都應(yīng)盡量按照事先的議程安排進(jìn)行。其中，主持人對(duì)會(huì)議局面的控制是核心。在會(huì)議中，主持人需要控制好每位發(fā)言人的時(shí)間，如果發(fā)言人時(shí)間過長(zhǎng)，可適時(shí)打斷提醒一下，控制好整個(gè)會(huì)議的流程，確定會(huì)議能按照既定的日程來進(jìn)行。同時(shí)會(huì)議記錄者也要全神貫注，記錄下會(huì)議的核心內(nèi)容。

三、凡是會(huì)議，必要跟進(jìn)

散會(huì)不追蹤，開會(huì)一場(chǎng)空。在會(huì)議結(jié)束時(shí)，組織者需要及時(shí)將會(huì)議中的決議內(nèi)容發(fā)放給每一位執(zhí)行人員，會(huì)議中的每項(xiàng)決議都要跟蹤、稽查，如出現(xiàn)意外情況時(shí)需及時(shí)進(jìn)行調(diào)整，確保每項(xiàng)決議都能按時(shí)完成。

同時(shí)在會(huì)后組織者可對(duì)參會(huì)人員進(jìn)行調(diào)查回訪，通過問卷調(diào)查的形式進(jìn)行會(huì)后評(píng)估工作，通過對(duì)已經(jīng)結(jié)束的會(huì)議的總結(jié)分析而獲得更高的辦會(huì)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，使以后的會(huì)議質(zhì)量越來越高。如何使用問卷調(diào)查進(jìn)行有效的用戶回訪呢？

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會(huì)場(chǎng)如職場(chǎng)，主動(dòng)表現(xiàn)，追求晉升才是王道！

哲學(xué)家貝克萊說過一句著名的話：存在即被感知。那么如何在會(huì)議中刷出存在感，讓老板感知到你呢？積極發(fā)言是最好的方法。

任何需要你發(fā)言的時(shí)刻，都等于把你置于舞臺(tái)之上。在會(huì)議中，你可以通過發(fā)言，把自己的觀點(diǎn)說給所有人聽，可以讓平時(shí)不關(guān)注你的人或者老板都能關(guān)注到你。不一定需要有什么建設(shè)性的意見和評(píng)論，只要是能對(duì)工作產(chǎn)生幫助的語句、觀點(diǎn)，都會(huì)給你帶來與平時(shí)不一樣的關(guān)注。

想要在會(huì)議中明晰有力地表達(dá)想法、進(jìn)行發(fā)言，你需要做到以下幾點(diǎn)：

無論你是會(huì)議的組織者還是參會(huì)者，都需要明確的一點(diǎn)是：開會(huì)是一伙人在一起解決問題，而不是制造問題。

會(huì)議組織者通過有效的會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)中控制、會(huì)后跟進(jìn)，參會(huì)者在會(huì)中積極主動(dòng)表現(xiàn)，才可以從根本上讓會(huì)議成為真正成為激發(fā)創(chuàng)造的源泉，有效達(dá)成會(huì)議的最大公約數(shù)。

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