01



如果在項目執(zhí)行的過程中，有一人拖延時間，就有可能會影響整個團隊的工作。所以在給員工布置工作之前，管理者應(yīng)該事先估計一下完成該項工作需要的時間。



然后在布置工作任務(wù)時，向員工提出時限要求，員工要在規(guī)定時限內(nèi)完成該項目的工作任務(wù)，否則將要受到處罰。這樣，員工就會抓緊時間工作，因為他需要在有限的時間里把任務(wù)完成好。


02


沒有時間限制目標，即使量化再好，也可能會是目標實現(xiàn)之日變得遙遙無期，而且不知道該做什么樣的行動、什么樣的力度去追求。同一目標，達成的時間是長還是短，那么他的行動計劃是完全不一樣的。


團隊管理中，“主管口中發(fā)出的話”與“下屬耳里聽進的話”往往是不一樣的。項目主管所謂的“盡快”是下班前，而下屬的認知很可能是本周末之前。


主管要下達的指標非常多，根本沒辦法規(guī)定最后期限。所以，下達指示時，為規(guī)定最后期限很正常，但是在自己等得不耐煩之前，養(yǎng)成后續(xù)追蹤的習慣是很重要的。向下屬追蹤后續(xù)情況時，絕不可以用生氣的口吻詢問，應(yīng)該直接詢問事情的進展，而且詢問時，不可以問：“進行的如何了？”應(yīng)該問：“什么時候可以提交報告呢？”


當然，避免下屬做事拖拉的最好辦法是，下達任務(wù)時規(guī)定最后期限。而且這期限不是由主管做出，而必須由下屬自己承諾。因為人對于自己親口說出的話遠比對他人強加的約定，更能遵守承諾。換句話說，下屬對主管做出了承諾，就會努力遵守最后期限。


03


要讓負責的下屬遵守最后期限，有個方式非常有效：就是利用便利貼，讓他們“寫下了”。使用小長方形的便利貼，與下屬談?wù)摴ぷ鲿r，直接遞出便利貼，讓他們寫下事情內(nèi)容及最后期限，然后貼在筆記本上。


關(guān)于最后期限的確定，你只要有自己的方式即可。有很多位下屬的主管可以這樣做：把寫著完成預(yù)定日的便利貼，全都貼在畫有每月日程表的白板上。由于是自己寫下的最后期限，負責的下屬不僅可以減輕心理負擔，而且又會給自己產(chǎn)生必須遵守最后期限的壓力。


即便給定最后期限，也有一些員工會拖延，一些人甚至會有拖延癥。拖延癥患者做起事情，往往非常率性，由著自己的性子。缺乏一定的自控能力，是拖延癥患者的典型心態(tài)。而且，他們總能找到各種各樣拖延做事的借口，放任自己的低迷狀態(tài)。如何克服拖延癥呢，可以為員工提供以下方法：


1做好準備
在開始工作前，將工作任務(wù)加以分解，再將工作的每一步驟列成清單，并事先做好充分準備，備齊所需物品，這樣在工作完成之前就不必起身到處找東西。做好充分準備是按計劃工作的有力支持因素。


2從最棘手的事開始


當最棘手的問題被克服并完成后，再用余下的時間去完成其他工作任務(wù)就顯得輕而易舉。


華為客戶服務(wù)部的王克（化名）說出了他的經(jīng)驗：“我從制度的任務(wù)清單上了解相關(guān)事項，確定清單上最棘手的任務(wù)，即花費最多時間或付出最大努力的任務(wù)，然后從該任務(wù)開始實施，直至完成。相比之下，清單上的其他任務(wù)就很容易完成了。”


3培養(yǎng)完成工作的緊迫意識


很多人克服了拖延的惡習并開始著手工作，但他們永遠無法堅持把工作作完，特別是工作收尾階段臨近時，他們會找到越來越多的借口和理由來拖延最后5%或10%的工作任務(wù)。其實，當最后一個細節(jié)完成時，人的大腦釋放出內(nèi)啡肽，人會感到異常輕松并充滿成就感。


在華為，員工們習慣于為任務(wù)設(shè)定一個清晰、明確的截止日期，以此將任務(wù)完成期限置于潛意識中，這種潛意識激勵著他們堅持按時完成任務(wù)。


4保持快節(jié)湊
當一個人加快行動步驟而不是維持平常的節(jié)湊時，他將完成越來越多的工作，這令人感到驚奇。事實上，如果一個人繼續(xù)強迫自己更努力、更快速地工作，他將更加自信，并在較短的實際內(nèi)完成更多工作。在華為，員工們有目的地規(guī)劃工作，保持工作中的快節(jié)湊，這是期獲得高效率的關(guān)鍵。


5為意外事件留有余地
有些人要求工作盡善盡美，又強迫自己在短期內(nèi)完成，將自己置于強大的壓力下，但卻低估完成計劃所必需的時間，完成不考慮發(fā)生意外的可能性，而恰恰是這些意外事件使計劃泡湯。


在華為，員工們?yōu)榱吮苊獬霈F(xiàn)這種情況，會在開始工作之前列出詳細的工作進度表，預(yù)計實現(xiàn)每階段工作所需要的時間，包括可能出現(xiàn)的問題或意外。


用一句話說明如何戰(zhàn)勝拖延：“專心做重要的小事。”


“專心”是提醒大家對抗沖動和分心，“重要”是提醒大家只做有意義的事情，“小事”是提醒大家把困難的任務(wù)轉(zhuǎn)化成可行的小事，把漫長的項目拆分成具體的步驟。


所以這八個字里，已經(jīng)呼應(yīng)和對治了加拿大的斯蒂爾教授那個“拖延公式”里的4項主要成因：信心不足、動力缺失、沖動分心，回報遙遠。