2013-04-12 16:06:34446 1收藏

來源：《商界評論》

認(rèn)真填好報銷單據(jù)，敲開財務(wù)室的門，把報銷單交給公司財務(wù)人員，財務(wù)人員直接點(diǎn)錢給你，這是不是我們每個人在企業(yè)中最期盼也最不可能實現(xiàn)的事情？

沒有復(fù)雜的層層領(lǐng)導(dǎo)簽字流程，沒有短則一星期長則數(shù)月的漫長等待，更沒有各種財務(wù)票據(jù)的仔細(xì)核對。你直接對接財務(wù)，也避免了領(lǐng)導(dǎo)把大量時間浪費(fèi)在不停的簽字確認(rèn)中。直接而簡單，快速而高效。這種報銷方式在現(xiàn)實中恰恰真實存在。

和預(yù)想的并不完全相同，因為在報銷前，這家公司的財務(wù)人員除了認(rèn)真核對報銷事項和金額外，還會對著你宣讀一段聲明，宣讀完畢后，你要么依然確認(rèn)，迅速把錢領(lǐng)走；要么會出現(xiàn)其他情況，在財務(wù)人員宣讀的時候，因為神情嚴(yán)肅，莫名會憑空而來一種緊張感，你不得不把單據(jù)拿回去再次審核后才來報銷。

而無論是誰，報銷了多少次，每次都必須聽財務(wù)人員宣讀一段聲明。

這份聲明叫《嚴(yán)肅提示——報銷前的聲明》，具體內(nèi)容是這樣的：“您現(xiàn)在所報銷的憑據(jù)必須真實及符合《財務(wù)報銷規(guī)則》。否則都將成為您欺詐、違規(guī)甚至違法的證據(jù)，必將受到嚴(yán)厲的處罰并付出相應(yīng)的代價，這個污點(diǎn)將伴隨您一生。如果因記憶模糊而自己不能確認(rèn)報銷的真實性，請再一次認(rèn)真回憶并確認(rèn)憑據(jù)無誤，然后開始報銷，這是極其嚴(yán)肅的問題?！?/p>

你是不是覺得有些奇怪，寄希望于“宣讀聲明”來杜絕發(fā)票作假不是太過天真么？領(lǐng)導(dǎo)為什么可以從接連不斷的簽字困境中抽身？

實現(xiàn)這種管理方式的是位于蘇州工業(yè)園區(qū)的德勝洋樓，一家從事現(xiàn)代輕型木結(jié)構(gòu)住宅施工資質(zhì)的建筑企業(yè)。德勝洋樓的管理確實是成功的，它建造的美式木結(jié)構(gòu)住宅超過了美國標(biāo)準(zhǔn)，它把農(nóng)民工改造成高素質(zhì)的產(chǎn)業(yè)工人和紳士，它的管理方法和理念已經(jīng)由其員工手冊的英文版發(fā)行，向海外輸出。

當(dāng)然，在“宣讀聲明”之類心理監(jiān)管之外，德勝洋樓的報銷不簽字依然要靠十分復(fù)雜和細(xì)致的管理。

“個人信用分析系統(tǒng)”就是其專門針對報銷問題建立的，分析員工的報銷行為，為每個員工歸納報銷習(xí)慣。這套系統(tǒng)可以從員工的報銷單據(jù)中分析出真實性以及費(fèi)用發(fā)生的必要性，并通過一些方法總結(jié)分析員工長期形成的報銷習(xí)慣，進(jìn)而對異常情況進(jìn)行預(yù)警。同時，員工的信用情況都會記錄在系統(tǒng)中。信用記錄十分重要，德勝公司可以根據(jù)一個員工的信用度，確定他在公司的借款額度，信用度高的員工甚至可以借款十幾萬元。

德勝的高層深信：“制度只能對君子有效，對于小人，任何優(yōu)良制度的威力都將大打折扣，或者是無效的?！敝档米⒁獾氖牵聞賳T工的教育程度和文化背景并不高，但是在這樣一家非高學(xué)歷員工構(gòu)成的公司里，員工上班可以不用打卡，隨心所欲地調(diào)休。

費(fèi)用報銷更是事關(guān)個人信用，既然是個人信用問題就應(yīng)當(dāng)讓員工個人承擔(dān)！主管領(lǐng)導(dǎo)有什么權(quán)力給員工簽字？如果主管簽了字，報銷的責(zé)任就等于轉(zhuǎn)嫁到了主管身上，主管必然要為員工的行為擔(dān)責(zé)，這是很不合理的制度。報銷不需要領(lǐng)導(dǎo)簽字，就是讓員工對自己負(fù)責(zé)，讓員工自己選擇做一個君子，而不是小人。

為什么？為什么連一些知識型企業(yè)也無法做到的人性化管理，德勝公司卻敢于嘗試？

答案在于制度與文化的雙管齊下。

一方面，德勝有明確的制度規(guī)定、嚴(yán)格的監(jiān)督機(jī)制和獎懲手段；另一方面，德勝也時刻不忘借助文化和教育的力量——每月兩次的制度學(xué)習(xí)會，每次報銷前都要宣讀的提醒聲明——這些都在潛移默化地影響著員工，促使他們遠(yuǎn)離小人，成為君子。

創(chuàng)新是企業(yè)管理永恒的主題，德勝也不例外。任何理論、方法、價值觀都有一定的針對性和局限性，隨著社會的發(fā)展，它們同樣會陳腐僵化過時，最后成為“災(zāi)難”。比如，90后的農(nóng)民更有思想、更高文化、更少壓力，管理起來需要花更多的心思，不然效果可能會適得其反，這些情況是德勝公司以后要關(guān)注的問題。#p#副標(biāo)題#e#

點(diǎn)評：德勝黑天鵝，靠管控體系存活

■文/韓永臣，上哲管理咨詢高級項目經(jīng)理

看到德勝這個案例，第一反應(yīng)想到的就是管控體系以及這背后體系的力量：“員工可以上班不用打卡，隨心所欲地調(diào)休，不需要主管簽字就可以完成費(fèi)用報銷”。

既然是管控體系，就避不開老生常談的“權(quán)、責(zé)、利對等”。我們已經(jīng)習(xí)慣了在管控體系中這么設(shè)計“所有報銷，xx元以下由xx級主管審批，xx~xx元之間由xx級審批”，所以當(dāng)我們第一次看到有人設(shè)計為“不用主管簽字即可報銷”的時候還是相當(dāng)震驚的，這么一只“黑天鵝”的出現(xiàn)使得我們必須去反思過去認(rèn)為理所當(dāng)然的事情。

幸運(yùn)的是，黑天鵝雖然出現(xiàn)了，但還是沒有逃脫“權(quán)、責(zé)、利對等”的理念，這個理念翻譯成通俗易懂的話就是“有多大責(zé)任就給多大權(quán)限”。在這個案例中，需要反過來理解：現(xiàn)在授予了普通員工這么大的權(quán)限，那么如果讓員工履行責(zé)任，又有什么機(jī)制確保員工履行責(zé)任？當(dāng)問題問到這里的時候，我們發(fā)現(xiàn)過去公司的做法很容易被人理解：“目前絕大多數(shù)公司沒有找到行之有效的規(guī)避風(fēng)險的方法”。

那么我們該如何分析德勝公司的做法呢？

首先要分析為什么這么做。第一個原因是基于對員工的尊重，員工在工作中產(chǎn)生了費(fèi)用，所有費(fèi)用的明細(xì)當(dāng)事人最清楚，在基于完全信任的情況下，就不應(yīng)該做事前審核，由主管做報銷前審核本身就是基于不信任的假設(shè)，這時候員工也就沒有必要對自己的行為做很高尚的約束，這時候如果做出一點(diǎn)改變，企業(yè)在報銷前完全信任員工，員工會感覺到公司對自己的信任和尊重，那么他會更愿意為企業(yè)創(chuàng)造更多的價值。第二個原因是可以降低企業(yè)成本，由主管審核會占用其時間成本，還要其承擔(dān)審核失誤的責(zé)任，取消報銷前審核可以讓主管用節(jié)約的時間做更有價值的事情，而財務(wù)部用抽查式審計可以有效降低風(fēng)險成本，所以對企業(yè)總體而言是降低成本的。

企業(yè)的動機(jī)確定了，但這么做帶來的風(fēng)險也是很大的，那么該如何降低財務(wù)風(fēng)險？這時候必須依賴制度，設(shè)計合理的制度可以讓君子舒暢，讓小人無法作惡。為防止虛報最有效的方法是提高虛報的成本，被事后審計發(fā)現(xiàn)虛報則處以嚴(yán)厲處罰（如在企業(yè)內(nèi)的信用記錄、高額罰款甚至解聘），員工作為理性人會對比虛報帶來的收益和潛在風(fēng)險，發(fā)現(xiàn)虛報風(fēng)險太高，得不償失，就會放棄虛報的想法。

另外，企業(yè)反復(fù)宣揚(yáng)誠信，每月定期舉辦學(xué)習(xí)會和每次報銷前宣誓，名義上是正面引導(dǎo)，實際上是不斷強(qiáng)化員工對不誠信后果的認(rèn)知。

提高虛報風(fēng)險效果固然很好，但這種方法只對企業(yè)內(nèi)有效，如果員工沒打算在企業(yè)長待呢？這時候企業(yè)的另一種優(yōu)勢發(fā)揮了作用，那就是相對同行業(yè)更高的物質(zhì)和精神層面的回報，這種優(yōu)勢使得員工不想離開這家企業(yè)，因而會盡量維護(hù)其在該企業(yè)的信用記錄。但是，還有這么一句廣為認(rèn)可的觀點(diǎn)“人不做壞事是因為受到的誘惑還不夠”。

如果企業(yè)在員工報銷時不設(shè)置上限，那么員工完全可以報銷一筆巨額費(fèi)用，然后辭職走人，企業(yè)會遭受巨大損失，所以報銷時不可能有無限自由，不同級別員工報銷應(yīng)該設(shè)置不同限額，即使發(fā)生員工虛報的情況，風(fēng)險也在企業(yè)可控范圍內(nèi)。

德勝這種做法其實是將報銷審核權(quán)由主管下放到員工自己，是放權(quán)的過程，其他公司的人性化措施跟德勝本質(zhì)上相同，也是放權(quán)的過程，放權(quán)必然帶來更多的風(fēng)險。這些措施是否成功很大程度上取決于企業(yè)能不能設(shè)計有效的制度來規(guī)避風(fēng)