1. 在安排會議之前，你要確定你們確實(shí)需要開會，是否可以通過10分鐘的電話或電子郵件解決要討論的問題。

2. 每個會議都應(yīng)該有一個目標(biāo)：需要做一個決定或者完成某項(xiàng)工作。一些最新消息完全可以通過電子郵件發(fā)送。

3. 會議不能超時。大多數(shù)計劃要開一個小時的會議，一般也就需要二三十分鐘，最多需要45分鐘。

4. 準(zhǔn)時開始。不要等遲到的人，等待只會鼓勵他們下一次繼續(xù)遲到。

5. 按時結(jié)束。這不僅體現(xiàn)了你尊重人們的時間，也提醒人們，你跟他們一樣想開一個有效率的會議。

6. 只邀請那些絕對需要參會的人?？偟膩碚f，開會的人越多，成果越少。

7. 每次會議都應(yīng)該提前做到分工明確。如果不是你負(fù)責(zé)，那就安排別人（一定要提前讓人們知道自己的分工）。

8. 開會前閑聊幾分鐘。我們是人，不是機(jī)器人，和同事之間建立和諧的關(guān)系有利于順利開展工作。

9. 如果你想讓大家提前了解會議內(nèi)容，至少提前3個小時把會議內(nèi)容發(fā)送給參會者，提前一天更好。提前20分鐘發(fā)送會議內(nèi)容沒有任何用處。

10. 提前安排好會議地點(diǎn)，如果有必要，提前10分鐘到達(dá)會場。尋找會場會浪費(fèi)每個人的時間。

11. 做好議程安排，會議一開始就把安排發(fā)給參會者（或者提前發(fā)給參會者），讓每個人都能跟上會議節(jié)奏。

12. 如果你希望參會者能夠?qū)Ｐ模灰婚_始就把會議材料發(fā)給他們，翻看材料會讓參會者分心。如果有書面材料要分享，可以用投影儀。

13. 在會議期間不要看手機(jī)或查收電子郵件。每個人都會發(fā)覺你在做什么，他們也會做同樣的事情。

14. 在會議過程中想好后續(xù)安排。會議結(jié)束后，你應(yīng)該把后續(xù)工作安排發(fā)給參會者。

15. 一個沒有具體負(fù)責(zé)人的項(xiàng)目是毫無價值的。在大多數(shù)情況下，還需要為項(xiàng)目設(shè)置一個最后期限。

16. 如果有人說得太多，要打斷他（態(tài)度要好）。同樣，如果某人說話太少，試著讓他多參與。

17. 如果討論偏離了主題，你要掌控討論主題。簡單地說一句“如果有必要，讓我們再安排時間討論，因?yàn)槲覀冎皇Ｏ?0分鐘了”，就可以完美地把討論引回主題。

18. 如果會議超過一小時，則要安排休息時間，而且讓與會者提前了解時間安排。如果他們知道可以在45鐘后查看電子郵件，將有助于讓他們現(xiàn)在集中注意力開會。

19. 觀察肢體語言。如果參會者感覺無聊、走神或者覺得浪費(fèi)時間，你就能立刻感覺到。

20. 如果有必要，安排一個人做記錄，這樣你就可以集中精力主持會議。

21. 定期評估是否需要不斷開會。如果需要，再看一下會議形式、時長以及與會者是否合適。如果不需要，就別開了。

即使你只是一個參會者，也應(yīng)該做些準(zhǔn)備，以便為會議提供一些有價值的想法。雖然你不必整個會議過程都帶頭發(fā)言，但仍需要花幾分鐘時間查看議程和必要的材料，提出自己的觀點(diǎn)，并且將問題記下來。大家稍微準(zhǔn)備一下就可以促成更富有成效的討論，并且給團(tuán)隊(duì)的其他成員留下好印象。如果沒有提前收到會議日程，請跟主辦者要一份，你可以更好地準(zhǔn)備一下。在某些情況下，你可能發(fā)現(xiàn)這個議題不需要自己參與，可以利用時間做點(diǎn)兒更有意義的事情。

在發(fā)送電子郵件之前，你還應(yīng)該知道哪些注意事項(xiàng)？下面就是你應(yīng)該了解的一些規(guī)則。

1. 每封電子郵件都要盡可能簡潔，同時還要包含必要的信息。這樣的郵件不僅可以節(jié)省你的時間，更重要的是，也可以節(jié)省收件人的時間。

2. 回郵件速度越快，郵件就越短。

3. 如果收件人事先不知道會收到這封郵件，要告訴對方發(fā)郵件的前因后果。如果和對方是第一次通過郵件溝通，你可以寫“我們上個月在××?xí)h見過面”。如果給經(jīng)常聯(lián)系的合作伙伴發(fā)郵件，則可以寫“這封郵件是關(guān)于我們合作項(xiàng)目的下一階段安排”。

4. 把你的“要求”或“要做的事情”放在郵件開頭，不要放在最后，而且要清楚明確。這樣可以讓收件人立刻明白你想要什么。

5. 如果回復(fù)要求有最后期限，請告訴對方。如果不要求緊急回復(fù)，也請告訴對方。

6. 如果不需要回復(fù)，并且電子郵件僅供參考，請告訴對方。

7. 盡可能提出具體的問題?！澳阌X得這個建議怎么樣？”不是一個好問題，“本周五我們是否可以繼續(xù)接受供應(yīng)商兩萬美元的提議？”就是一個比較好的問題。

8. 在可能的情況下使用項(xiàng)目符號或編號。這樣會比讀文本更容易。

9. 當(dāng)事情真的很重要時，大膽說出來。

10. 不要在電子郵件中使用太多粗體。

11. 使用易辨識的字體。漫畫字體不是易辨識的字體。

12. 收到郵件后，如果不能馬上回復(fù)，要簡要地回復(fù)對方一聲，告訴對方你什么時候會回復(fù)，但沒有必要長篇大論地解釋目前你手頭上的哪些事情妨礙了你馬上回復(fù)，說一句“這個星期五回復(fù)你”就足夠了。這樣就避免了對方繼續(xù)追問你的麻煩，也讓對方有時間做出安排。

13. 最少的郵件抄送人數(shù)對于完成工作很有必要。電子郵件抄送的人越多，人們的責(zé)任感就越低，你得到的及時回復(fù)就越少。如果你的郵件確實(shí)涉及很多人，那就有針對性地提出問題，減少混亂（如“莎莉，你能把第四季度的最新安排發(fā)一下嗎？”）。

14.只有真正需要時才使用“回復(fù)全部”。不要做那種占據(jù)整個部門收件箱的人。

15. 如果電子郵件鏈接上的某人不需要再出現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)討論中，下一次回復(fù)時可以通過密送方式在郵件開頭告訴對方。（“薩姆，感謝把我介紹給瑪麗，我會密送郵件給你?！保?/p>

16. 不要突然單方面把一個人介紹給另一個人，要在雙方都同意，并且機(jī)會合適時再牽線搭橋，還要確保他們對聯(lián)系感興趣，而且愿意共享信息。如果你過于冒失，人們可能都會害怕聽到你的聲音。

17. 不要在一個郵件中討論兩個話題，每個話題都用新郵件、新主題和新的收件人。

18. 不要“跟帖”，如果19個人回復(fù)過“不錯”，就不需要你回復(fù)第20個“我覺得很棒”。

19. 商業(yè)郵件中記得在郵件末尾寫上聯(lián)系方式和你的職位，但是要略去通信地址和傳真號碼（除非你經(jīng)常使用這些內(nèi)容）。

20. 如果你和很忙的人通郵件，之后的跟進(jìn)是有必要的，這也很正常。如果你一兩周都沒有收到對方的回復(fù)，可以寫一封簡短的跟進(jìn)信，把之前的郵件發(fā)給對方。大多數(shù)大忙人可能至少需要一次類似的提醒，但這樣的提醒不要超過3次。

21. 跟進(jìn)郵件至少48小時之后再發(fā)，除非情況特別緊急。許多人把電子郵件當(dāng)作一種通信形式而且可能還有比馬上給你回信更要緊的事情要處理。

22. 如果收到一封帶情緒的郵件，不要急著回復(fù)。如果事情很緊急，就打電話聯(lián)系。

在時間管理中，有一個基本的清單技巧叫 1-3-5原則。

在任何一天，假設(shè)你只能完成1項(xiàng)大任務(wù)、3項(xiàng)中等任務(wù)和5項(xiàng)小任務(wù)，這樣待辦事項(xiàng)就縮減到9項(xiàng)。

每天的時間有限，優(yōu)先完成列出 1–3–5 事務(wù)，實(shí)際就是分配出任務(wù)的權(quán)重，完成一件之后，劃掉再增加一件。

任務(wù)數(shù)量并不是強(qiáng)制的，可以根據(jù)具體情況而有彈性的。比如某個工作要到截止時間，那你今天的任務(wù)就只是 這一項(xiàng)重要任務(wù)。原來列了一個清單，但領(lǐng)導(dǎo)新分配了兩項(xiàng)工作需要馬上去做，你就要調(diào)整一下現(xiàn)在的任務(wù)列表。

最后在下班或入睡前完成，這樣等你一上班就知道自己應(yīng)該優(yōu)先完成哪些事情。。

有些任務(wù)，我們一直會下意識的拖延，特別是比較困難的工作。可以試著把這些任務(wù)按感受或情緒進(jìn)行分類

勝利的感覺：客戶推介，投資介紹，招聘計劃，關(guān)鍵事項(xiàng)。

超級滿意的感覺：收件箱清零，完成 100 天行動、。

非常輕松的感覺：納稅申報，解決保險事宜，預(yù)訂航班。

非常有成就感：介紹，建議，引薦，推廣。

基本禮儀：感謝信

喜悅的感覺：約女朋友在餐廳吃飯。

每天習(xí)慣：每天練一篇字，10分鐘 Keep

你會發(fā)現(xiàn)把這些感受列出來之后，讓自己避免拖延癥，獲得滿足感。

并非每封電子郵件都需要同樣的關(guān)注，考慮你的電子郵件屬于下面哪個類別：

• 快速閱讀而且可以立即回復(fù)的電子郵件（回復(fù)時間：少于5分鐘）；

• 需要做出思考并認(rèn)真地寫出來的電子郵件，但回復(fù)郵件的工作量不大（回復(fù)時間：5至30分鐘）；

• 需要研究并做出結(jié)論的電子郵件（回復(fù)時間：30分鐘以上）。

在日常生活中實(shí)施這一策略最簡單的方法就是把郵件自動分類到上面列出的三種類型中。每收到一封電子郵件，把它放入以下三個文件夾中的一個或給它貼以下三個標(biāo)簽（或Gmail中的過濾器之一）：“快速回復(fù)”“需要考慮一下”“需要集中時間回復(fù)”。

然后，你知道自己有一個固定的時間段，從標(biāo)記為重點(diǎn)的“石塊”郵件開始，至少完成一兩封這樣的郵件再去回復(fù)那些簡單的郵件。一旦你把這些石頭弄出來之后，就可以處理沙子了，所以接下來你可以利用下次會議前的幾分鐘時間，或利用等待公交車、排隊(duì)買咖啡的時間，完成標(biāo)著“快速回復(fù)”標(biāo)簽的電子郵件

美捷步的CEO謝家華提出的“昨天的郵箱”的方法是指今天把昨天收到的全部郵件都處理完。他是這樣說的：

你每天的待辦事項(xiàng)清單只是昨天的郵件（因此叫“昨天的郵箱”）。每天早上起床的時候，你就知道要看多少封郵件；每處理一封郵件你就前進(jìn)一步，把郵箱里昨天收到的郵件都處理完，郵箱里沒有一封未讀郵件，這是很有意義的。完成工作之后的成就感讓人感覺很不一般。

這個方法對于那些感覺自己總是被郵件淹沒的人來說是個好辦法。和其他方法不同，你的目標(biāo)每天都一樣，不會讓你感覺手足無措，而且隨著時間的推移，你發(fā)現(xiàn)自己能夠掌握處理這些郵件到底要花多長時間。