編者按：在過去二十年，“辦公室”這一概念愈來愈開放和自由，一些大型機構(gòu)更將辦公室設(shè)計得如共享空間。并且因為某些崗位的性質(zhì)需要，員工經(jīng)常出外勤，公司會考慮他們靈活在家辦公。資訊科技公司創(chuàng)辦人、香港創(chuàng)科發(fā)展協(xié)會會長、香港電腦學(xué)會前副會長陳迪源，從事資訊科技及工業(yè)自動化行業(yè)超過二十年。今期“3C科技”他向讀者全方位解讀“智能辦公室”如何實現(xiàn)“辦公智能化”。

熱辦公桌（HotDesking），就是員工可以隨意選座，把手提電腦和通過以二維碼（QRCode）或手機啟用的智能存儲柜將隨身物品搬到辦工桌即可工作。這樣令辦公室空間多了，員工也可以因應(yīng)項目和團隊的需要作不同的座位安排。這些新型的辦公室更專注於舒適的傢具和人性化的工作環(huán)境，以幫助員工放鬆身心，使他們更具創(chuàng)造性和生產(chǎn)力。辦公室硬件上的升級容易完成，但問題是辦公室中的技術(shù)仍然停滯不前，簡單如嘗試連接電話會議或從筆記本電腦呈現(xiàn)PowerPoint，仍然像以前一樣麻煩。智能辦公室（SmartOffice）的概念應(yīng)運而生。

由打字機開始，複印機／傳真機，筆記本電腦，智能手機／平板電腦，視頻／互聯(lián)網(wǎng)會議，辦公室科技發(fā)展的應(yīng)用一直只作為輔助工具去提高員工生產(chǎn)力。這些科技的應(yīng)用并沒有實質(zhì)地改變?nèi)瞬殴芾?、培育和提升資源效益，也未能將高質(zhì)素服務(wù)標準化。不過隨著人工智能、大數(shù)據(jù)、云運算和物聯(lián)網(wǎng)的興起，辦公室科技逐漸提升到智能辦公室的層面。

筆者認為真正的智能辦公室應(yīng)該是將科技、辦公室設(shè)計和使用者心態(tài)結(jié)合起來的。工作場所的設(shè)計和管理對員工的生產(chǎn)力、創(chuàng)造力和參與度固然有著深遠的影響，但即使是配備了最新技術(shù)的現(xiàn)代化辦公室，員工的表現(xiàn)和生產(chǎn)力也有可能不盡如人意。作為公司最重要資產(chǎn)的員工，必須做好準備迎接新時代的到來。筆者希望藉著這篇文章讓讀者更了解智能辦公室為何物。

智能辦公室最初的發(fā)展主要集中在使用A.I.來實現(xiàn)重複性任務(wù)的自動化；也多用於增強客戶服務(wù)，例如在辦工時間外及繁忙時間利用聊天機械人作第一層的客戶溝通。這類機械人不僅減少客戶的等待時間，也可確保服務(wù)質(zhì)素。為了充分利用A.I.，公司需要開始完善客戶檔案，不僅是個人數(shù)據(jù)，購買歷史，還有偏好，興趣，甚至社交媒體帳戶。通過大數(shù)據(jù)分析，公司將能夠通過相機、電郵地址，甚至聲音來識別客戶，并提供個性化服務(wù)。

A.I.也將配合語音識別和自然語言處理發(fā)揮更大的作用，例如通過語音識別進行文字輸入從而節(jié)省大量時間，也可辨別不同人的聲音而自動做會議記錄。同時由於越來越多物聯(lián)網(wǎng)設(shè)備的應(yīng)用，如IPCam、智能燈泡、不同的感應(yīng)器等，而這些設(shè)備幾乎都是沒有輸入介面的。因此，帶有語音指令功能的智慧人工助理（如AmazonAlexa、GoogleAssistant等）將會開始普及。希望像電影《鋼鐵俠》的主角一樣，呼喚一句：“Jarvis，你能重複剛剛聽到的最後一件事嗎？”已經(jīng)不是難事?，F(xiàn)在的系統(tǒng)甚至可以簡單說一句：“請幫我預(yù)約明天早上9時在會議室和銷售部的同事開會。”系統(tǒng)就會預(yù)約會議室、在日程表上記錄，并自動發(fā)電子郵件給與會者。由於價格便宜，這類智慧人工助理裝置將會出現(xiàn)在每個桌面之上，員工只要用平常的語調(diào)發(fā)出指令便可進行更多個人任務(wù)，如撥打電話或發(fā)送消息、檢查日曆和待辦事項列表、或者訪問業(yè)務(wù)應(yīng)用程序的信息。唯一美中不足是這些服務(wù)及裝置對粵語的支援仍然不足?？傮w而言，A.I.配合自然語言處理的運用可以改變工作方式，作為數(shù)字職場發(fā)展的一部分，智能辦公室中A.I.的實際運用正在普及。

智能辦公室的發(fā)展，歸功於物聯(lián)網(wǎng)，將滿足每位員工的個性化工作空間需求，并可以更好地照顧員工之間的差異。物聯(lián)網(wǎng)裝置可以檢測到工作環(huán)境中的哪個地方可以提高效率。傳感器自動管理各個工作區(qū)和燈光，員工離開工作區(qū)後立即改變空調(diào)模式，以優(yōu)化能源消耗，令未來的辦公室變得非常聰明。試想一下，您的工作空間偵測到您正坐在寫字臺旁邊，它自動調(diào)整桌面高度、調(diào)節(jié)燈光、加熱椅子。其實偵測到的是您的智能手機或智能穿戴裝置，您也可以將它們用作門禁設(shè)備來打開房間和讀取電腦檔案。

智能辦公室中的物聯(lián)網(wǎng)設(shè)備大致可以分為三大類：基礎(chǔ)設(shè)施；重新利用智能家居設(shè)備；以及特定功能的物聯(lián)網(wǎng)設(shè)備。雖然有關(guān)智能建筑的討論近幾年才火熱起來，不過多年來工作場所的基礎(chǔ)設(shè)施一直在變得更加智能化，例如，已存在許久的物業(yè)管理系統(tǒng)可用於控制空調(diào)、燈光或門禁。此外，辦公室安全和報警系統(tǒng)現(xiàn)在普遍連接到互聯(lián)網(wǎng)，以便通過應(yīng)用程序控制它們。使這些系統(tǒng)更加智能化，可以讓辦公室平穩(wěn)有效地運行，比如供暖系統(tǒng)可以根據(jù)天氣變化調(diào)節(jié)辦公室溫度一樣，員工也更加舒適。物聯(lián)網(wǎng)設(shè)備早期大多用於家庭中，諸如智能插頭、燈泡、鎖、咖啡機、運動傳感器、空氣質(zhì)量傳感器和相機等智能家電，其實這些設(shè)備也可以在工作場所找到用途；員工有時也會攜帶個人的智能家居產(chǎn)品來公司，讓自己工作得更舒適。

多年來，工作場所一直有機械人，但比較常見於製造業(yè)、工程或倉庫（作為工業(yè)物聯(lián)網(wǎng)的一部分）。智能辦公室的機械人應(yīng)用暫時主要有兩個場景，一是可以用作運輸、領(lǐng)航，以及進行繁重的體力勞動工作；也有企業(yè)用機械人做接待員。遠程呈現(xiàn)是辦公室機械人的第二個適用場景。遠程呈現(xiàn)機械人一般有一個屏幕和車輪上配備網(wǎng)絡(luò)攝像頭，可以幫助訪問者看到辦公室，而且還可以與會議室裏的同事進行視頻會議，打破地理局限。儘管這些使用案例中的賣點是以新奇吸睛，但是相信自動化系統(tǒng)及機械人還是可以取代一些從事簡單、重複工作的角色的。很多人擔(dān)心機械人會取代人類，但筆者相信這至少在可預(yù)見的將來不會發(fā)生。事實上，與其擔(dān)心機械人的行為更像人類，我們應(yīng)該擔(dān)心人類變得將像機械人。

快速進步的科技為人類提供了隨時隨地工作的可能性。但智能辦公室的流行和更多數(shù)據(jù)及個人資料的收集，將有意無意讓企業(yè)擁有一個全新的高度機密的數(shù)據(jù)庫。并且可能更頻繁地用於核正員工的表現(xiàn)，與智能辦公相關(guān)的發(fā)展可能會開啟行為監(jiān)控的新時代。如果企業(yè)容許員工將自己的物聯(lián)網(wǎng)設(shè)備帶入辦公室，他們是否意識到這些設(shè)備大多沒有基本的安全保護。這些設(shè)備通常包含麥克風(fēng)、攝像頭和GPS定位功能，而且往往容易被入侵，淪為商業(yè)間諜活動的工具。即使沒有人或機構(gòu)企圖惡意監(jiān)視您的組織，這些設(shè)備也會記錄有關(guān)辦公室和員工的大量數(shù)據(jù)，成為隱私隱患。員工很容易將這些設(shè)備連接到辦公室的WiFi網(wǎng)絡(luò)，但管理人員卻很難發(fā)現(xiàn)和管理這些設(shè)備。

引入智慧人工助理和智能揚聲器也意味著大部分會議內(nèi)容都可能被大型科技公司記錄、分析和存儲。對於大多數(shù)小企業(yè)來說，這不算是風(fēng)險，但稍有規(guī)模的企業(yè)又會否介意有對耳朵在房間角落聽著公司重大交易的討論呢？但筆者認為，這些擔(dān)憂不應(yīng)該成為使用創(chuàng)新技術(shù)的障礙。公司應(yīng)落實與時俱進的隱私政策，建立可靠和安全的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施，只允許授權(quán)的物聯(lián)網(wǎng)設(shè)備在辦公室使用，對員工進行適當?shù)闹悄苻k公室培訓(xùn)也很重要。採取這些措施後，科技應(yīng)用和網(wǎng)絡(luò)安全就可以兩全其美。（本文圖片由作者提供。下期“3C科技”於7月10日刊登）

香港創(chuàng)科發(fā)展協(xié)會會長陳迪源