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很多企業(yè)，針對收取個(gè)人的款項(xiàng)和部分客戶時(shí)，由于有時(shí)對方不需要發(fā)票等各種原因，企業(yè)會(huì)選擇開具收據(jù)作為已經(jīng)收到對方款項(xiàng)的證明。收據(jù)相比發(fā)票，地位很低，很多企業(yè)管理很混亂。但正因?yàn)槿绱耍論?jù)往往是滋生舞弊的高發(fā)區(qū)。然而很多企業(yè)管理者特別是一些中小企業(yè)的老板對內(nèi)控管理的認(rèn)識(shí)不足，也不夠重視。很多人只知道現(xiàn)金收款，認(rèn)為只要開完收據(jù)收了錢就行了，所以在很多中小企業(yè)，老板往往授權(quán)出納負(fù)責(zé)從收款并開具收據(jù)的整個(gè)流程，甚至做賬都是出納在負(fù)責(zé)。殊不知，如此操作會(huì)存在非常大的風(fēng)險(xiǎn)。一旦出納出現(xiàn)壓力，又發(fā)現(xiàn)單位管理漏洞及掩蓋方法以及有自我合理化的借口后，貪污挪用單位資金是必然的。今天小編主要分享一下現(xiàn)金收款過程中收據(jù)的管理問題。 先來看看收據(jù)一般長啥樣： 收據(jù)格式依據(jù)不同行業(yè)，不同企業(yè)，有不同的格式。但總體而言，不同行業(yè)、不同企業(yè)的收據(jù)一般具有共性： （1）一式三聯(lián) （2）繳款單位或個(gè)人 （3）會(huì)計(jì)、經(jīng)辦人、出納等簽字確認(rèn)的空白處 一、現(xiàn)金收款的類型 什么時(shí)候涉及到現(xiàn)金收款？ 現(xiàn)金收款在很多企業(yè)隨處可見。從企業(yè)的規(guī)模來看，中小企業(yè)涉及的現(xiàn)金收款的情況更加普遍（特別是中小型的民營企業(yè)，有時(shí)為了避稅，頻繁使用現(xiàn)金收付款，甚至可能存在賬外資金），部分管理特別規(guī)范的大企業(yè)，可能實(shí)現(xiàn)了零現(xiàn)金管理，但是這種情況比較少；從行業(yè)來看，零售業(yè)等行業(yè)涉及到現(xiàn)金收款現(xiàn)象更加明顯?，F(xiàn)金收款，對于絕大部分企業(yè)來說，是不可缺少的環(huán)節(jié)?？偟膩碚f，一般以下情形會(huì)涉及到現(xiàn)金收款： （1）貨款、服務(wù)款、押金 （2）供應(yīng)商退回的款項(xiàng)（貨款、服務(wù)款等） （3）投標(biāo)保證金 （4）公司員工特別是高管收取的廉政金 （5）觀眾客戶門票費(fèi) （6）公司廢舊物品處置時(shí)收回的現(xiàn)金 （7）單位自有食堂和宿舍，有時(shí)涉及到外來人員在單位食堂就餐，外來人員在單位宿舍住宿時(shí)公司收取的餐費(fèi)、住宿費(fèi) （8）收取單位員工或離職員工的各種款項(xiàng)：離職員工培訓(xùn)費(fèi)、離職員工離職違約金、員工歸還的備用金、作業(yè)證費(fèi)、對員工的罰款（為遵守公司安全生產(chǎn)規(guī)定、毀壞公司財(cái)物、違規(guī)、賠償）、員工少扣的個(gè)人所得稅、公司代員工所墊付的費(fèi)用、離職員工社保費(fèi)用…… 二、管理規(guī)范的收據(jù)特點(diǎn) 收據(jù)管理規(guī)范的企業(yè)一般有以下幾個(gè)共同點(diǎn) （1）公司所有收據(jù)由財(cái)務(wù)部指定一名收據(jù)管理員對收據(jù)的發(fā)放、繳回、保存作統(tǒng)一管理。公司各部門不得私開收據(jù)。空白收據(jù)領(lǐng)用要進(jìn)行詳細(xì)登記，并定期的催促領(lǐng)用人辦理核銷手續(xù)簽字確認(rèn)。 （2）收據(jù)開具時(shí)不得出現(xiàn)跳號(hào)、撕毀、丟失；收據(jù)作廢需重新開具時(shí)應(yīng)完整交回財(cái)務(wù)部； （3）所有收據(jù)填列的信息均嚴(yán)格且收據(jù)的內(nèi)部控制流程實(shí)現(xiàn)了不相容職務(wù)相互分離及監(jiān)督 （4）收據(jù)會(huì)計(jì)定期跟出納核查錢款收回情況或由其他人員（內(nèi)審人員等）定期對收據(jù)進(jìn)行檢查，并簽字確認(rèn)。 三、不規(guī)范收據(jù)管理案例分析 案例1：A公司現(xiàn)金收款時(shí)開具以下收據(jù)，則可能會(huì)出現(xiàn)什么風(fēng)險(xiǎn)呢？ 上述收據(jù)信息的填列在不同企業(yè)隨處可見，從開具的收據(jù)上來看，可以看出收據(jù)上只有出納在“收款人”處簽字確認(rèn)，交款人和會(huì)計(jì)沒有簽字確認(rèn)。不難看出，A公司在現(xiàn)金收款和收據(jù)開具的管理上很不規(guī)范，在內(nèi)部控制方面存在重大缺陷，容易滋生貪污舞弊的現(xiàn)象。具體原因如下： （1）交款人處空白，容易出現(xiàn)各種問題：A.當(dāng)企業(yè)出現(xiàn)賬務(wù)對不上，需要檢查核實(shí)時(shí)，無法知道收取的款項(xiàng)交款人是誰，從而很難進(jìn)行核實(shí)；B.若出現(xiàn)和對方單位（或個(gè)人）糾紛的情形，該收據(jù)也無法作為有效的證據(jù)；C.若出現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部人員挪用企業(yè)資金需要調(diào)查取證時(shí)，由于無法知道交款，和對方單位溝通出現(xiàn)困難；D.影響企業(yè)內(nèi)部對賬，若企業(yè)內(nèi)部賬務(wù)出現(xiàn)混亂、對不上等情況，企業(yè)難以查找原因 E.應(yīng)對集團(tuán)內(nèi)部、母公司或者其他外部單位的檢查時(shí)，往往很多事情很難解釋…… （2）該企業(yè)的財(cái)務(wù)專用章可能由會(huì)計(jì)或出納或者其他人保管。 若財(cái)務(wù)專用章由出納保管，則風(fēng)險(xiǎn)最高，出納可能收取現(xiàn)金，加蓋財(cái)務(wù)專用章、開具收據(jù)后直接將現(xiàn)金挪為己用，不上交企業(yè)，也不做賬（如果是會(huì)計(jì)做賬，則出納壓根不告訴會(huì)計(jì)有這筆現(xiàn)金收款），這樣即使進(jìn)行現(xiàn)金盤點(diǎn)，賬實(shí)依舊相符，而對于出納隱匿的現(xiàn)金，無人知曉。 若財(cái)務(wù)專用章由出納以外的人保管，收據(jù)由出納開具，也存在一定的風(fēng)險(xiǎn)。出納可能自己額外購買一兩本空白收據(jù)并通過淘寶等途徑虛造財(cái)務(wù)專用章，在收取交款人交來的款項(xiàng)后用自己虛構(gòu)的財(cái)務(wù)專用章蓋章，將現(xiàn)金挪為己用，不入賬，不上交單位，現(xiàn)金盤點(diǎn)時(shí)，賬實(shí)依舊相符。由于交款人一般只關(guān)注錢是否上交了，財(cái)務(wù)是否開具收據(jù)給他們，至于誰收錢，誰開收據(jù)以及誰蓋章，交款人一般都不會(huì)關(guān)注，這也就給出納挪用現(xiàn)金制造了更多的機(jī)會(huì)。 （3）這只是一張收據(jù)，如果一本收據(jù)中間存在缺號(hào)的收據(jù)，在這種情況下，存在一種風(fēng)險(xiǎn)：缺號(hào)的收據(jù)是否為出納或其他人員開具收據(jù)后故意將收據(jù)隱匿，然后將收到的錢隱匿，不入賬也不上交，這樣才財(cái)務(wù)章跟庫存現(xiàn)金盤點(diǎn)金額也相符，而缺失的收據(jù)卻無跡可尋，很難找到原因。 案例2：B公司現(xiàn)金收款時(shí)開具以下收據(jù)，則可能會(huì)出現(xiàn)什么風(fēng)險(xiǎn)呢？ 收據(jù)未蓋有財(cái)務(wù)專用章，主管亦未簽字審核確認(rèn)，可以推測B企業(yè)現(xiàn)金收款流程也是簡單粗暴地由一人負(fù)責(zé)收款并開具收據(jù)，至于賬務(wù)處理，可能由會(huì)計(jì)記賬，也可能由出納記賬?？偠灾?，可能存在不相容職務(wù)沒有相互分離的風(fēng)險(xiǎn)，給出納“制造”了挪用現(xiàn)金的機(jī)會(huì)。 四、現(xiàn)金收款的收據(jù)該如何管理 總結(jié) 現(xiàn)金收款收據(jù)管理流程建議： （1）收據(jù)購買、領(lǐng)用、登記、回收、作廢整個(gè)過程都進(jìn)行專門管理；（2）現(xiàn)金收款出納直接收錢（交款人直接將現(xiàn)金交予出納，任何時(shí)候現(xiàn)金均不經(jīng)出納以外的人手） （3）會(huì)計(jì)做賬，會(huì)計(jì)或其他人員保管并開具收據(jù) （4）會(huì)計(jì)、出納及交款人均需在每一張收據(jù)上簽字確認(rèn)，以明確責(zé)任 （5）事后由保管收據(jù)以外的人不定期抽查收據(jù)，并與賬上核對，并保留檢查記錄 五、收據(jù)管理細(xì)則參考 收據(jù)管理原則： （1）收據(jù)一式三聯(lián)，且必須連號(hào)，財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)收據(jù)的日常管理。 （2）公司所有收據(jù)由財(cái)務(wù)部指定一名收據(jù)管理員對收據(jù)的發(fā)放、繳回、保存作統(tǒng)一管理。公司各部門不得私開收據(jù)。 （3）會(huì)計(jì)人員根據(jù)崗位職責(zé)需要領(lǐng)取、開具、管理收據(jù)。 （4）出納人員不得領(lǐng)取、開具、管理收據(jù)。 （5）收據(jù)蓋有本公司財(cái)務(wù)章方才有效。 收據(jù)管理細(xì)則： A.收據(jù)的發(fā)放 (1) 收據(jù)由財(cái)務(wù)部指定一名收據(jù)管理員對辦理收據(jù)發(fā)放、收回手續(xù)進(jìn)行管理。 (2) 會(huì)計(jì)人員根據(jù)業(yè)務(wù)需要，在收據(jù)管理員處領(lǐng)取收據(jù)，并在《收據(jù)領(lǐng)用及繳回記錄》登記。 (3) 會(huì)計(jì)人員每次最多領(lǐng)取一本收據(jù)。 (4) 收據(jù)的開具與使用 (5) 公司業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人需向會(huì)計(jì)人員提供收款說明或開收據(jù)說明，會(huì)計(jì)人員根據(jù)說明填寫收據(jù)內(nèi)容（含交款單位、金額大小寫、收款事由、入賬日期、收款方式），交經(jīng)辦人簽字確認(rèn)，會(huì)計(jì)人員在記賬處簽字。 (6) 在填開收據(jù)時(shí)，必須序時(shí)、逐項(xiàng)、如實(shí)、清晰填列。嚴(yán)禁涂改、挖補(bǔ)或撕毀收據(jù)。嚴(yán)禁拆分使用收據(jù)。 (7) 因收取現(xiàn)金而開具的收據(jù)，需由出納人員簽字確認(rèn)。 (8) 收據(jù)須經(jīng)財(cái)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)審核后，加蓋財(cái)務(wù)章為有效。 (9)收據(jù)第一聯(lián)“收據(jù)存根”保留在收據(jù)本上備查，第二聯(lián)“收據(jù)聯(lián)”交經(jīng)辦人作為已交款的依據(jù)，第三聯(lián)“記賬聯(lián)”與說明一并作為記賬憑證附件。 (10)每月23號(hào)前，需對已開收據(jù)進(jìn)行清理，對已開票未回款的收據(jù)不得入賬，并建立臺(tái)賬進(jìn)行跟蹤管理。 (11)在當(dāng)年底前仍未回款的，需通知業(yè)務(wù)經(jīng)辦人交回收據(jù)，作廢處理，收據(jù)不能跨年收款。 (12)一年結(jié)束，未收回款項(xiàng)的收據(jù)和填寫錯(cuò)誤的收據(jù)應(yīng)聯(lián)次齊全并加蓋“作廢”章，以備查驗(yàn)。 (13)若因特殊情況需要臨時(shí)做交接的收據(jù)，要在封底注明交接的時(shí)間、號(hào)碼并由交接雙方簽字確認(rèn)。每本收據(jù)封底作為交接資料要妥善保管，不得丟失。 B.收據(jù)的繳回、核查與保管 (1)財(cái)務(wù)部不定期對收據(jù)領(lǐng)取人所開收據(jù)核查。 (2)每本收據(jù)用完后要注明使用期間，并及時(shí)到收據(jù)管理員處驗(yàn)舊領(lǐng)新，避免影響 C.收款工作 (1) 收據(jù)管理員在驗(yàn)收時(shí)，要完成以下幾項(xiàng)工作： a)核查收據(jù)是否連號(hào)； b)核查正常收據(jù)的憑證號(hào)金額是否正確； c)核查作廢票據(jù)的聯(lián)次及簽字是否完整； s)其他要核查的項(xiàng)目。 (2) 驗(yàn)收無誤后在《收據(jù)領(lǐng)用及繳回記錄》上收回本收據(jù)并發(fā)放新的收款收據(jù)。 (3) 收據(jù)管理員對驗(yàn)收的收據(jù)定期存檔，做好存檔記錄。 拓展延伸 拓展延伸：審計(jì)人員或內(nèi)審人員檢查收據(jù)時(shí)應(yīng)該做什么程序？ （1）獲取單位《收據(jù)管理制度》，并了解現(xiàn)金收款和收據(jù)開具的內(nèi)控流程（可適當(dāng)結(jié)合訪談相關(guān)財(cái)務(wù)人員）【可初步判斷是否存在內(nèi)控缺陷】 （2）了解企業(yè)收款業(yè)務(wù)，即：一般有哪些業(yè)務(wù)涉及到現(xiàn)金收款？現(xiàn)金收款是否均需要開具收據(jù)？一年現(xiàn)金金額大概多少（從序時(shí)賬可初步看出來）？現(xiàn)金收款的頻率高嗎？【注：了解業(yè)務(wù)涉及到的收款情況，有時(shí)是發(fā)現(xiàn)“小金庫”重要渠道，如：生產(chǎn)企業(yè)可能會(huì)有一部分對員工不遵守制度規(guī)定的罰款，企業(yè)可能由于擔(dān)心罰款不符合國家一些法律制度要求或出于其他原因的考慮，將該部分罰款存于私設(shè)的“小金庫”下】 （3）做“穿行測試” 1）檢查收據(jù)的連號(hào)性，所有收據(jù)是否齊全 2）從收據(jù)檢查到賬上，檢查現(xiàn)金的完整性，看收到的現(xiàn)金是否都已入賬 3）適當(dāng)從賬上的記錄檢查到收據(jù)，如出現(xiàn)收到現(xiàn)金已做賬務(wù)處理卻沒有開具收據(jù)的情況，就要引起重視，說明企業(yè)部分業(yè)務(wù)收取現(xiàn)金后存在不開具收據(jù)的情況，則給出納或其他經(jīng)辦人員挪用現(xiàn)金的機(jī)會(huì)或企業(yè)可能通過不開具收據(jù)也不入賬而私設(shè)“小金庫”的情形。 （4）關(guān)注收據(jù)的信息填列是否完整以及其他各種“奇怪”的現(xiàn)象 |
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