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編者按：本文來自WPS?云辦公，為企業(yè)用戶服務(wù)的專業(yè)辦公套件。作為一款旨在幫大家提高效率的辦公神器，WPS?云辦公在本文中分享了職場高效能人士每天都會做的6件事，希望能對大家有所啟發(fā)。 你知道自己一周內(nèi)處于高效工作狀態(tài)的時間有多長嗎？研究數(shù)據(jù)顯示：人們平均每周工作45小時，其中17個小時是沒有效率的。 我們都可以通過延長工作時間來完成更多事情，但話說回來，沒有人想成為工作狂。如果能在完成大量工作的同時做到工作與生活的平衡，這自然最好。但如何才能做到這點(diǎn)呢？ 超級暢銷書《每周工作4小時》(The 4-Hour Workweek）的作者Tim Ferriss肯定是回答這個問題的最佳人選。對此，Tim 分享了6條建議： （1）管理好你的情緒
但是，每天當(dāng)我們醒來時，各種外界的混亂和干擾已經(jīng)向我們襲來了：電話響了，郵件來了.....你一整天都在被動地應(yīng)對外界的種種狀況。這意味著你沒有在主動處理你的優(yōu)先事項(xiàng)，你是在被動地回應(yīng)外界涌向你的事情，不管那些事情對你惡言重不重要。 Tim曾這樣說道：“我努力讓自己在每天早晨前90分鐘時間內(nèi)做的事形成慣例，不對其做太多變動。我認(rèn)為晨間慣例是非常必要的，這讓你有控制感，而非被動反應(yīng)，從而減少焦慮，也會讓你更有效率。 研究表明，如何開始新的一天對你的工作效率有很大影響。當(dāng)你心情不好時，你拖延的問題就會更嚴(yán)重。研究還表明，快樂可以提高工作效率，讓你變得更成功。 Shawn Achor 在《幸福的優(yōu)勢》（The Happiness Advantage）一書中曾寫道：醫(yī)生的情緒一旦積極起來，他們做出正確診斷的速度會比消極的醫(yī)生快19%。樂觀的銷售員能比悲觀的銷售員多賣56%的商品。在參加數(shù)學(xué)考試前，感到快樂的學(xué)生的考試成績通常要比其他學(xué)生好，我們的大腦在積極的情緒下能夠發(fā)揮出最佳水平。 所以，要少想一點(diǎn)如何管理工作，多想一點(diǎn)如何控制你的情緒。 那么，起床后控制情緒的第一步是什么呢？ （2）不要一起床就查看郵件 對有些人來說，這個建議太過荒謬。許多人無法想象起床后不去立即查看電子郵件或數(shù)社交網(wǎng)絡(luò)會是什么樣子的。 我采訪了一些非常高效的人，沒有人會建議你說一起床就去查看郵件。為什么不建議你這么做呢？因?yàn)槿绻氵@么做，就等于讓自己處于被動反應(yīng)的狀態(tài)。 如果早上你做的第一件事就是查看電子郵件，收到新郵件后，就等于你把晨間最寶貴的時間都貢獻(xiàn)在了別人的目標(biāo)上，而不是你自己的目標(biāo)上。這時，你沒有利用早上這段寶貴的時間去好好規(guī)劃你的一天，沒有分清輕重緩急，你讓你的目標(biāo)被隨意進(jìn)入你收件箱的人劫持了。 對此，Tim 曾這樣說道：只要有可能，在一天的前一兩個小時不要查看電子郵件。對此，有些人很難想象：“我怎么能不查看電子郵件呢？我需要查看電子郵 件才能獲取有關(guān)我需要處理的最重要的一兩個待辦事項(xiàng)的信息?！?你會驚訝地發(fā)現(xiàn)，很多時候事實(shí)并非如此。你可能需要進(jìn)入你的電子郵件才能100%地完成你最重要的事情。但是你能在進(jìn)入郵箱、讓你的大腦因恐懼、多巴胺興奮和皮質(zhì)醇恐慌而爆炸前就完成80%或90%的事情嗎？其實(shí)是可以的。 研究顯示，郵件：
你希望用這種方式開始你的一天嗎？ 說到這里，你已經(jīng)知道了不應(yīng)該做什么。但另一個更重要的問題來了：你應(yīng)該做什么呢？ （3）在你嘗試更快地完成工作之前，先問自己是否應(yīng)該做這件事 每個人都會問：“為什么沒有可能把所有事情都做完呢？” 答案很簡單：你做的事情太多了。 想要變得更有效率？在你問自己：“我是否需要做這件事？”這個問題前，不要問：“如何更高效地完成這件事情？” 對此，Tim 說道：“做好一件事并不意味著這件事就重要。我認(rèn)為這是很多時間管理或效率建議中最常見的問題之一。他們專注于如何更快地完成事情，但是人們快速做的絕大多數(shù)事情根本就不應(yīng)該去做?！?/p> 可笑的是，我們總是抱怨時間太少，但是當(dāng)我們對事情優(yōu)先級進(jìn)行排序時，就好像時間是用不完似的。相反，你要做重要的事情，不要做太多其它事情。 （4）專注就是排除干擾 在工作場所中，人們常會受到干擾，繼而影響工作效率。無論是數(shù)碼產(chǎn)品帶來的干擾，還是人為干擾，都會使我們難以集中注意力。這個問題會給個人和集體帶來損失，比如出錯的可能性會大大增加，壓力也會隨之而來，效率更是會大幅降低。 我們的注意力都被肆無忌憚地偷走了，而偷走它的就是各種持續(xù)不斷且不受約束的干擾?？膳碌氖沁@些干擾的種類越來越多，比如電子郵件、App、電話、社交網(wǎng)絡(luò)通知，加上周圍林林總總的人。實(shí)際上你會發(fā)現(xiàn)，沒有多少地方能讓我們在毫無干擾的情況下集中注意力。 雖然如此，你依然有辦法來抵御外界的干擾。你要做的是把自己鎖在某個地方，讓所有閃光、嗡嗡叫的干擾項(xiàng)全部消失。 集中注意力并不是什么神奇的能力，就像是把你關(guān)進(jìn)一個小黑屋，關(guān)上門，解開一道難題你就能出來一樣，你能把這種精神復(fù)制并系統(tǒng)化到什么程度，你就能集中注意力到什么程度。 大量的研究表明，改變你的行為最簡單、最有效的方法就是改變你的環(huán)境。 據(jù)調(diào)研，CEO們平均每20分鐘就會被打斷一次。他們在這種情況下是如何完成工作的呢？ 他們通過早上在家工作90分鐘，這段時間是沒有人可以打擾他們的。他們知道，一到辦公室，他們就沒有用于專注工作的完整時間段了。 我知道你們中的一些人在想什么：我還有其它很多事情要忙，還有很多會議要開，我的老板隨時會找我，我愛人隨時可能會給我打電話。我不能自己藏在一個房間里專注工作。 這就是你需要一個系統(tǒng)的原因所在。 （5）有一個“日常慣例系統(tǒng)” 我和很多非常高效的人交流過。你知道他們都沒說的話是什么嗎？就是：“我不知道我是怎么把事情做好的。我只是即興發(fā)揮，抱最好的希望。” 你的日常慣例系統(tǒng)可以是正式的、科學(xué)的，也可以是個性化的、另類的，但無論如何，高效的人都有自己的日常慣例系統(tǒng)。依靠日常慣例系統(tǒng)比依賴自律更有效。 好的日常慣例系統(tǒng)之所以有效，是因?yàn)樗鼈兡茏屖虑樵跊]有意志力參與的情況下自動運(yùn)行，從而不會對給有限的意志力造成負(fù)擔(dān)。 當(dāng)我們系統(tǒng)地研究有史以來最偉大的天才時，我們發(fā)現(xiàn)了什么呢？幾乎所有天才都有適合自己的日常慣例系統(tǒng)。 你如何開始開發(fā)自己的個人系統(tǒng)？可以運(yùn)用二八法則思維： ① 哪一小部分的活動能讓你取得事半功倍的效果？ ② 哪一小部分的活動會嚴(yán)重削弱了你的工作效率？ ③ 重新安排你的日程，盡量多做與①相關(guān)的工作，少做與②相關(guān)的工作。 你如何確保你明天能按照這些步驟去做呢？ （6）前一天晚上就確定第二天的目標(biāo) 在一天的偽緊急事件闖入你的生活之前，在你的收件箱向你發(fā)出新的指令之前，你要做到每天醒來后就立刻知道這一天什么才是真正重要的。 對此，Tim 建議：在前一天的晚飯前，就為第二天確定一兩個最重要的目標(biāo)和事項(xiàng)。 暢銷書作家Dan Pink也給出了同樣的建議：可以定一個下班的慣例，知道什么時候停止工作，每天以同樣的方式結(jié)束工作，清理辦公桌，關(guān)上電腦，然后制定一個明天需要做的事情的清單。 研究也表明，如果你有一個特定的目標(biāo)并把它們寫下來，你就能更好的堅(jiān)持。將目標(biāo)寫下來還有一個好處，就是幫助你釋放焦慮的心情并享受下班的時光。 |
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