說到出口退稅申報(bào)系統(tǒng)中的單證備案，很多小伙伴可能會(huì)直接問：退稅系統(tǒng)還有單證備案？但青島小伙伴們眼睛會(huì)直接閃出一道光芒，異口同聲道“這個(gè)相當(dāng)熟”！據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，退稅系統(tǒng)的單證備案目前只有青島在使用（其他地區(qū)有使用的記得留言區(qū)留言）。

     先說一下單證備案在出口退稅系統(tǒng)中的藏身之處，打開退稅軟件-基礎(chǔ)數(shù)據(jù)采集-企業(yè)經(jīng)營(yíng)情況-出口貨物備案單證單證目錄錄入，如下圖：

如何打印那? 選擇退稅正式申報(bào)-打印信息及其他申報(bào)報(bào)表-出口貨物單證目錄表（注意輸入批次），如下圖：

      退稅系統(tǒng)中的單證備案與大家熟知的單證備案并不是一回事，關(guān)于單證備案國(guó)家稅務(wù)總局2012年第24號(hào)公告 國(guó)家稅務(wù)總局關(guān)于發(fā)布《出口貨物勞務(wù)增值稅和消費(fèi)稅管理辦法》的公告有如下規(guī)定：出口企業(yè)應(yīng)在申報(bào)出口退（免）稅后15日內(nèi)，將所申報(bào)退（免）稅貨物的下列單證，按申報(bào)退（免）稅的出口貨物順序，填寫《出口貨物備案單證目錄》，注明備案單證存放地點(diǎn)，以備主管稅務(wù)機(jī)關(guān)核查。

1、外貿(mào)企業(yè)購貨合同、生產(chǎn)企業(yè)收購非自產(chǎn)貨物出口的購貨合同，包括一筆購銷合同下簽訂的補(bǔ)充合同等；

2、出口貨物裝貨單；

3、出口貨物運(yùn)輸單據(jù)（包括：海運(yùn)提單、航空運(yùn)單、鐵路運(yùn)單、貨物承運(yùn)單據(jù)、郵政收據(jù)等承運(yùn)人出具的貨物單據(jù)，以及出口企業(yè)承付運(yùn)費(fèi)的國(guó)內(nèi)運(yùn)輸單證）。

      若有無法取得上述原始單證情況的，出口企業(yè)可用具有相似內(nèi)容或作用的其他單證進(jìn)行單證備案。除另有規(guī)定外，備案單證由出口企業(yè)存放和保管，不得擅自損毀，保存期為5年。視同出口貨物及對(duì)外提供修理修配勞務(wù)不實(shí)行備案單證管理。

      筆者個(gè)人認(rèn)為稅務(wù)局要求錄入退稅系統(tǒng)中單證備案的原因?yàn)?span>給出口退稅企業(yè)提個(gè)醒，讓企業(yè)知道還有單證備案這一回事！實(shí)實(shí)在在的單證備案指的是上述要求的相關(guān)單據(jù)的備案。出口企業(yè)切勿形成幻覺，感覺在退稅系統(tǒng)中已經(jīng)錄入單證備案信息了就不用做紙質(zhì)單據(jù)的備案（那只是感覺而已，僅此而已?。?。

出口退稅系統(tǒng)中退稅系統(tǒng)中的單證備案錄入方式有兩種：

①純手動(dòng)式：對(duì)！你猜的沒錯(cuò)，直接點(diǎn)擊增加，全部自己錄入。

②半自動(dòng)式：點(diǎn)擊上方的生成備案按鈕，會(huì)生成數(shù)據(jù)。

為啥說是半自動(dòng)式那？

因?yàn)橹荒苌梢徊糠?，生成的信息來自于出口明?xì)的錄入信息，購貨合同號(hào)、出口運(yùn)輸單、單證備案出處生成的單證備案后需要自己手動(dòng)錄入。

點(diǎn)擊生成備案顯示無數(shù)據(jù)如何處理？

使用生成備案的方式需注意：

①生成單證備案要在出口明細(xì)申報(bào)數(shù)據(jù)與進(jìn)貨明細(xì)申報(bào)數(shù)據(jù)確認(rèn)明細(xì)申報(bào)數(shù)據(jù)之前。也就是說生成單證備案的時(shí)候，出口明細(xì)申報(bào)數(shù)據(jù)與進(jìn)貨明細(xì)申報(bào)數(shù)據(jù)不能是空白的。

②出口明細(xì)需要錄入出口發(fā)票號(hào)。

      關(guān)于單證備案中的購貨合同號(hào)、出口貨物明細(xì)、出口裝貨單、出口運(yùn)輸單如何填寫是青島朋友們咨詢比較多的一個(gè)問題，接下來給大家分析一下如何填寫？

①購貨合同號(hào)：外貿(mào)企業(yè)填寫購貨合同的編號(hào)；生產(chǎn)企業(yè)屬于收購非自產(chǎn)貨物的情況填寫購貨合同編號(hào)，屬于自產(chǎn)貨物不填寫。上述情況包括補(bǔ)充合同。

②出口貨物明細(xì)：是托運(yùn)人(發(fā)貨人)根據(jù)外銷合同條款和信用證條款內(nèi)容填寫的向?qū)ν赓Q(mào)易運(yùn)輸公司或其他有權(quán)受理對(duì)外貨運(yùn)業(yè)務(wù)的貨運(yùn)代理公司辦理貨物托運(yùn)的單證的號(hào)碼。（有的稅務(wù)局要求填寫報(bào)關(guān)單中的貨物名稱，組織有要求，記得聽組織的，最后檢查的是紙質(zhì)單證的備案！）

③出口裝貨單：出口貨物裝貨單是國(guó)際貨物托運(yùn)中的一張重要單據(jù)，它既是托運(yùn)人向船方（或陸路運(yùn)輸單位）交貨的憑證，也是海關(guān)憑以驗(yàn)關(guān)放行的證件。裝貨單又稱為“關(guān)單”。但是隨著通關(guān)無紙化的實(shí)施，可能無法取得紙質(zhì)的場(chǎng)站收據(jù)，可以用《通關(guān)無紙化海關(guān)放行通知書》或者打印的海關(guān)放行信息來代替。海關(guān)通關(guān)無紙化放行通知書只有報(bào)關(guān)單號(hào)碼，無其他編號(hào)。（有的稅務(wù)局要求填寫箱單PARKING LIST的號(hào)碼，組織有要求，記得聽組織的，最后檢查的是紙質(zhì)單證的備案！）

④出口運(yùn)輸單包括：海運(yùn)提單、航空運(yùn)單、鐵路運(yùn)單、貨物承運(yùn)單據(jù)、郵政收據(jù)等承運(yùn)人出具的貨物單據(jù)，以及出口企業(yè)承付運(yùn)費(fèi)的國(guó)內(nèi)運(yùn)輸單證，填寫相關(guān)運(yùn)輸單據(jù)的號(hào)碼。