我國最早的文書和檔案，名曰“書契”。商代稱“冊”或“典”；周代稱“中”；秦漢時期稱“典籍”、“文書”；魏晉以后稱“文卷”、“文案”、“案卷”、“案牘”、“文牘”、“薄書”，等等。

“檔案”一詞，開始使用于明末清初之際的東北地區(qū)?！读吋o略》載：“邊外文字，多書于木，往來傳遞者曰牌子，以削木若牌故也；存儲年久者曰檔案，曰檔子，以積累多、貫皮條掛壁若檔故也。然今文字之書于紙者，亦呼為牌子、檔子矣。”這是迄今所見關于“檔案”一詞來源的最早記載。文中所稱“邊外文字”，是指東北地區(qū)滿族興起后所使用的文字，即滿文。中國第一歷史檔案館現(xiàn)存滿族入關前的滿文木牌檔案，可資佐證。據(jù)滿文檔案記載，至遲在清太祖天命六年（明熹宗天啟元年，即公元1621年）滿語中已有“dangse”（檔色）一詞了，漢譯為檔子、冊子、檔案、檔冊。滿文專家認為，凡漢語中詞尾為“子”字者，滿語均作“se”(色）。由此觀之，滿語“dangse”一詞，當是從漢語“檔子”一詞音譯過來的。若然，則“檔子”、“檔案”，最初均系漢語稱謂，其出現(xiàn)和使用要早于滿語的“dangse”一詞，至遲在1621年以前就已經(jīng)使用了。

“檔案”一詞的得名，最初是由于木牌文書存儲年久、穿皮條掛壁若檔的緣故，而后遂為官署中歸檔保存的文書案卷的統(tǒng)稱。“檔”字，《康熙字典》引宋人王洙等所撰《類編》，釋為“橫木框檔”，即有框格的木架，是用來存儲文書案卷的辦公用具，一格為一檔?！鞍浮弊?，明張成烈《正字通》說：“凡官府興除成例，及獄訟論定者，皆曰案?！惫时４嫫饋砹魹榘笓?jù)的有關文書，稱為“文案”和“案卷”。可見， “檔”字和 “案”字連用，組成“檔案”一詞，系用來專指辦理完畢、存儲檔架的文書案卷的。不僅形象貼切，含義明確，而且還反映著“檔案”與“文書”的本質(zhì)區(qū)別。我們今天使用的“檔案”一詞，仍然不失其固有的形象和內(nèi)在意義。