本系列來自 水中頡 原創(chuàng)投稿。

本文續(xù)上篇《我的時間管理道與術(shù)（一）：接受現(xiàn)實和感知時間》和《我的時間管理道與術(shù)（二）：目標(biāo)與計劃》。

建立至上而下的檢視機制

六個關(guān)注層面和檢視周期

宗旨和使命、關(guān)鍵路徑是云端；關(guān)鍵點和平衡點是方向指導(dǎo)層；項目是最接地氣的現(xiàn)實目標(biāo)層；下一步行動是非常具體的待執(zhí)行事務(wù)層。各層之間環(huán)環(huán)相扣、一脈相承，至上而下應(yīng)該越來越具備SMART性。

20000FT以上高度的檢視以總結(jié)的形式進行。每年的春節(jié)、五一、十一假期是對過去階段的總結(jié)，同時對關(guān)注層“目標(biāo)”進行盡可能簡單、清晰的描述檢視。重點是總結(jié)得失和經(jīng)驗，對于接下來的預(yù)期，只要確定方向感指導(dǎo)即可，不建議做詳細的計劃。

10000FT及以下高度的檢視以清單形式進行。通過建立“清單管理系統(tǒng)”有效便捷管理。

清單管理系統(tǒng)說明書

項目清單：

• 列出當(dāng)前待突破（一般為多步驟、多階段）的中短期目標(biāo)、重點任務(wù)的集合。這張清單的每個項目（及其步驟、組成任務(wù)）最好都進行時間估算（一般單個項目無法在1-2周內(nèi)完成，所有項目大約能在1-2個月內(nèi)完成，不排除個別項目的期限會更長），該清單的項目數(shù)量建議不超過7個（一般3-5個）。
• 必須保證項目清單的內(nèi)容是現(xiàn)實可行的。盡可能不要覺得因為還有更好的方向而輕易改變清單的內(nèi)容，除非這件事現(xiàn)在非加進來不可。永遠會覺得還有更好的想法，如果有新想法，請記到將來/也許清單（ “項目”標(biāo)簽）中去，先做完當(dāng)前項目清單的內(nèi)容，接下來的內(nèi)容也都涌現(xiàn)出來了，豈不妙哉！”

將來/也許清單：

• 將來/也許清單中存放當(dāng)前（一般指1-2個月內(nèi)）不打算采取行動的醞釀目標(biāo)、項目/任務(wù)/行動，待時機成熟時孵化。
• 給將來/也許清單加上“項目”標(biāo)簽，形成項目/也許清單，這里記錄著下一階段可能的項目或待孵化內(nèi)容。

日程表：

• 日程表只記錄特定日期、時間必須要做的事情或可能會做的事情的提示信息（一般為重復(fù)事件，具體大多為習(xí)慣養(yǎng)成任務(wù)或項目計劃中的重復(fù)任務(wù)）。
• 它是一塊圣土，不可隨意侵犯。如果這項任務(wù)/行動不滿足以上條件，請先將其放入其他合理的清單（如本周待辦清單）中，待時機成熟時再納入日程表。

今日待辦/明日待辦清單：

• 羅列出今天或明天要辦的事情，是日程表的特殊體現(xiàn)。
• 今日待辦清單不是圣土，要盡可能安排好。

本周待辦清單：

• 這是一個延時待辦清單，原則是越快處理越好。

委派清單：

• 通常是緊急但相對不重要的事情，或者說別人做比自己做更有優(yōu)勢。
• 做到充分授權(quán)和跟蹤。學(xué)會甩掉身上的“猴子”，自己集中精力處理“大石頭”。

備注：

如果上一個階段的任務(wù)清單還有少數(shù)沒有完成，可以將這些任務(wù)轉(zhuǎn)移到下一階段的清單中去。規(guī)則：最多轉(zhuǎn)移兩次并做好標(biāo)記，兩次都沒有完成建議立即清除掉。反之可能有另一種情況，清單的內(nèi)容都提前完成了，空了怎么辦？回答是“太美妙了！”

10000FT及以下高度檢視周期的內(nèi)容說明書

1-2個月檢視：

• 每1-2個月對當(dāng)前的項目清單進行階段性驗收，并考慮是否有必要制定下個階段的項目清單。
• 關(guān)鍵點和將來/也許清單是項目清單的制定依據(jù)。
• 評估自己現(xiàn)行的計劃能力考慮是否去做詳細的計劃，有時候僅僅想一下實施策略也許會更妙。

每周檢視：

• 每周日（周六和周日作為每周的計劃緩沖期）重點回顧總結(jié)本周要點。
• 清理收集箱，并依據(jù)項目清單的內(nèi)容和當(dāng)前情況，制定一周的日程表、本周待辦清單、等待清單等。
• 詳細安排下周計劃。注意安排不要太滿，防止會有很多臨時的事情加進來。

每日檢視：

• 每日回顧并分析所記錄的“時間-事件”日志，總結(jié)。
• 制定當(dāng)今日待辦清單（及明日待辦清單）的內(nèi)容。

適時檢視：

• 需要時計劃（突發(fā)事件、想法等）
• 永遠集中精力，先搞定“大石頭”

我們應(yīng)該根據(jù)自身的情況分析自己究竟適合制定多久的計劃。一般說來，期限越短、內(nèi)容越具體清晰，目標(biāo)越容易實現(xiàn)，所以我們必須從短期計劃做起，從一天、一周的計劃做起，循序漸進。如果短期計劃完成的很好，再去考慮做更長期的計劃。

綜上所述，根據(jù)我個人的計劃能力做一下這樣的設(shè)定：“下一步行動”層為計劃的重點，以“周”為單位，并以“天”做詳細安排；項目層大體上設(shè)定為1-2個月，只去做簡單的計劃（列表）和策略；以“季度”和“年”為單位來衡量未來的發(fā)展方向。當(dāng)然，我們完全可以依據(jù)個人不同的計劃能力和情況來調(diào)節(jié)時間單位。

建立至下而上的處理流程

至下而上的新想法處理流程參考GTD的思路進行。GTD的核心理念概括就是必須記錄下來要做的事，然后整理安排并自己一一去執(zhí)行，清空大腦。GTD的五個核心原則是：收集、整理、組織、回顧、執(zhí)行。