對(duì)于文字處理排版技術(shù)是每個(gè)辦公室人員的必備技能，當(dāng)我們拿到一篇文字文檔時(shí)該如何設(shè)置、排版，要注意些什么事項(xiàng)，基本的常規(guī)操作是些什么？我們結(jié)合著《交通法》中的部分內(nèi)容來講解文字排版的基本步驟。

一篇文檔涉及到排版操作的基本上有以下幾項(xiàng)：

(一)字體、字號(hào)、標(biāo)題設(shè)置

（二）段落間距、行距設(shè)置

（三）頁(yè)面布局設(shè)置：紙型、邊距

（四）頁(yè)碼設(shè)置

（五）目錄設(shè)置

下面我們逐項(xiàng)進(jìn)行實(shí)踐操作

（一）字體、字號(hào)、標(biāo)題設(shè)置

由于各單位的公文排版要求不一樣，以各單位的具體要求為準(zhǔn)。但字體總的原則來說，標(biāo)題的字號(hào)要比正文的大一號(hào)，標(biāo)題可以和正文是同一字體，也可以是不同的字體，同一字體的標(biāo)是要加粗顯示。

以上文為例，我們把所有章節(jié)設(shè)置為標(biāo)題，字體是黑體，字號(hào)是三號(hào)，加粗居中，正文是四號(hào)字。本例中因我們要用到插入目錄操作，所有的標(biāo)題我們用標(biāo)題二來設(shè)置,要生成目錄的必須用標(biāo)題式樣來設(shè)置，下級(jí)標(biāo)是依次降級(jí)，如大標(biāo)題用標(biāo)題二，小標(biāo)題就用標(biāo)題三。

（二）段落間距、行間距設(shè)置

要對(duì)全文進(jìn)行段落、行間距設(shè)置，我們利用快捷鍵ctrl+A全選中整篇文檔，然后在開始選項(xiàng)卡中打開段落設(shè)置。

為了美觀，我們?cè)诙吻?、段后值中都輸?，也就是段與段之間不留間距，在行距中輸入28，最小值確定即可r看到間距的改變（具體要輸入多少根據(jù)字號(hào)大小而定，或按標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置）。

（三）頁(yè)面布局設(shè)置：紙型、邊距

在紙型選項(xiàng)中，一般有A型紙，和K型紙兩類，A型紙有A3/A4/A5,K型紙中，一般有32K、64k、8k。公文處理中最常見的是A4紙。

頁(yè)邊距，我們一般是左邊2,8cm,上邊2,8cm,上邊及右邊都是2cm

（四)頁(yè)碼設(shè)置

從插入選項(xiàng)卡中，打開頁(yè)眉頁(yè)腳，在設(shè)置頁(yè)碼格式中指定一種樣式，然后確定即可完成

(五）目錄設(shè)置

因?yàn)槲覀冊(cè)谠O(shè)置標(biāo)題時(shí)已經(jīng)使用了標(biāo)題樣式，所以可以直接生成文檔目錄了。

我們把光標(biāo)定位到最后，或者最前，本例把目錄放在最后，然后打開【引用】選卡，在左邊的【目錄】按鈕中選擇【自動(dòng)目錄2】即可自動(dòng)生成目錄。效果如下：

以上就是文檔排版的一般步驟，當(dāng)然還有其他很多細(xì)節(jié)沒有說明，其他版式的設(shè)置改天又介紹。希望本文對(duì)您有所幫助！謝謝大家！