一會前籌備

1．擬訂會議方案。

會議方案是組織安排會議的總綱，是會議意圖、目標、計劃實施的書面表現(xiàn)形式。內容包括：會議名稱、時間、地點、規(guī)模、主要內容、議程、擬請出席領導、參會范圍、日程安排、文件材料目錄、宣傳報道、食宿行安排、安全保衛(wèi)、工作班子組成及職責分工等。制訂會議方案要堅持復雜程序簡明表述、簡單問題慎重對待的原則，增強方案的指導性和可操作性。方案報送相關領導審定后，要立即召集相關單位負責人召開協(xié)調會，對各項任務進行分解。

2．起草、審核會議通知。

會議通知是會議組織者向參會人員傳遞會議信息的主要方式，也是參會人員反饋信息的前提和條件。起草會議通知要做到表達準確、條理清楚、言簡意賅、一目了然。通知的內容包括：會議名稱、主送單位、主要內容、報到時間和地點、參會范圍、報名要求、有關事項等。會議通知一般由會議的承辦單位負責起草，然后報有關部門和領導審核簽批。做好這項工作，關鍵在于落實會簽制度與提高效率相結合，既要嚴格按程序逐級審核把關，又要迅速及時。

3．下發(fā)會議通知。

要把握好兩點：一是及時，使參會人員有充裕時間做好準備；二是準確，防止重發(fā)、錯發(fā)、漏發(fā)。在召開緊急會議需要電話通知時，要注意語言的使用，避免出現(xiàn)“明天”“后天”等字眼，必要時說明“星期幾”，防止產生歧義。

4．落實與會人員。

按照會議通知要求的時間，對與會人員逐一落實并做好登記，必要的進行電話核查、督促，統(tǒng)計匯總后拉出請假人員名單，并及時向有關領導報告。

5．協(xié)調出席領導。

根據(jù)會議性質擬寫領導出席安排，報請秘書長同意后，逐一進行電話通知。內容包括：會議時間、地點、議程。并幫助銜接、督促講話稿或主持詞的起草與報送，確保及時送到相關領導手中。會前半小時再對出席領導進行一次手機短信提醒。

6．預訂會議室。

會議時間確定之后，要立即與會議場所聯(lián)系溝通，預訂會議室，并安排做好先期準備工作。

7．編印會議須知。

與會者通過會議通知得到召開會議的信息，但會議的有關安排、要求，需要通過會議須知來了解和掌握。大型會議活動需要編印會議須知，須知編排要求準確、周密、合理、簡潔。內容包括：日程安排、與會人員名單、分組名單、食宿安排、乘車安排、值班電話、作息時間、注意事項等。

8．制作會議證件。

有些會議需要制作會議證件，包括出席證、列席證、工作證、車輛通行證等。證件制作要根據(jù)會議主題，從易于識別、方便管理、利于安全的原則設計制作。

9．布置主席臺。

主席臺是會場的重點和中心部位，是會議性質、規(guī)格和氣氛的集中體現(xiàn)。主席臺的布置要從會議性質、領導人數(shù)、主席臺大小以及方便領導出入席等方面綜合考慮。

10．制作會標。

會標體現(xiàn)會議的主題，會標制作一定要準確無誤，并注意把握會標的長度、字體與會場是否協(xié)調一致。某些法定會議，還需要懸掛黨徽。

11．檢查音響和燈光。

根據(jù)會議議程安排話筒的數(shù)量和擺放位置，并嚴格落實“三檢查”：布置會場時檢查；會前半小時檢查；會前十分鐘檢查。某些法定會議播放《國歌》《國際歌》，要提前進行演練并做好備份，確保萬無一失。檢查會場內是否有燈泡損壞，如有損壞，提前進行更換，有投影演示時需及時調節(jié)燈光。

12．編制座區(qū)圖，擺放座簽。

根據(jù)統(tǒng)計整理后的與會人員名單，合理安排與會人員的會場座次。座區(qū)圖和座簽要反復進行核對，防止遺漏、重復，防止出現(xiàn)錯別字。

13．組織調度會議用車。

大型會議活動，需要借用或租用車輛。要安排專人負責車輛的召集和調度，車輛較多時要編排乘車分組，并對車輛進行編號。

14．安排新聞報道。

需要新聞報道的會議，要提前通知有關新聞單位，并要求其將記者名單報市委值班室，再按名單通知到具體人。

15．安排會場警衛(wèi)和交通疏導。

通知相關部門做好會場警衛(wèi)及交通疏導工作，防止會議過程中出現(xiàn)意外情況。規(guī)模較大的會議，由于到會車輛較多，要安排交警在會場附近進行交通疏導。

16．電力保障。

會前與供電部門溝通聯(lián)系，安排保電任務，同時安排會議場所進行內部檢修。會議過程中還需安排專人值班，以便應對突發(fā)情況。

二會中服務

17．組織會議報到。

會議報到是與會人員身份再確認的過程，是與會人員領取會議證件、文件材料、辦理住會手續(xù)的必要環(huán)節(jié)。通過報到能及時使與會人員了解會議安排，掌握會議動態(tài)，同時也能使會議組織者及時知曉與會人員情況。會議報到工作要求熱情周到、迅速準確、有條不紊。

18．分發(fā)會議材料。

會議材料可以在會前通知各單位派人領取，也可以在會場簽到處一并發(fā)放，或是提前放置到與會人員桌上。要做到“三不”：即不錯一字；不漏一份；不掉一人。對擺放在主席臺上的材料，要從頭到尾檢查順序和頁碼，確保不出差錯。

19．與音響師對接。

準備一套會議材料，包括會議的主持詞交音響師，以方便其把握議程安排與音響的調配。

20．會議值班。

會議值班的作用是收集和發(fā)送有關會議的信息，協(xié)調處理會議期間各項工作和突發(fā)事件，落實領導交辦的事項等。安排一人在會場內、一人在會場外值班，及時溝通情況，確保聯(lián)絡暢通。值班人員要時時將會議的實際進展情況與會議議程進行對比，掌握會議進程。

21．會場服務。

提醒工作人員定時供應茶水，巡回檢查會場內的音響、燈光、室溫、通風、屏蔽等情況，發(fā)現(xiàn)問題迅速補救。遇到特殊情況需要向會議主持人匯報時，要采取靈活的方式處理，最大限度地減少對會議的影響。

22．維護會場秩序。

會場秩序包括會場外秩序和會場內秩序。會議召開時，在會議室門口安排專人值班，防止無關人員進入會場，禁止大聲喧嘩。發(fā)現(xiàn)會場內不遵守紀律的行為，予以提醒和制止，要注意做到言辭溫和有禮，態(tài)度嚴肅認真，行動不慍不火。會議開始后安排專人到會場清點人數(shù)，對遲到、缺席者進行登記。

三會后總結

23．會議資料總結歸檔。

會后將會議所有文件包括會議方案、會議通知、會議須知、會議簡報、會議發(fā)言材料、領導講話等收集起來，按順序裝訂成冊，以備查考。有些會議還要做好錄音、錄像資料的收集整理。根據(jù)保密原則，對需回收的會議材料要逐份清查回收。

24．召開分析總結會。

分析總結會務工作中的經驗和教訓，找出規(guī)律性的東西，以指導做好今后的會務工作。注意收集參會人員對會務工作的意見，虛心采納、整改提高。有的會議還應寫出專門的總結，連同其他會議文件，一并歸檔。