如何編寫流程制度？這是互聯(lián)網(wǎng)時代現(xiàn)代企業(yè)的管理者和合規(guī)管理、監(jiān)督等從業(yè)人員必須掌握的基本執(zhí)業(yè)工具！如果您是流程制度專家，那就更合適不過了！

在現(xiàn)代企業(yè)組織里，由于業(yè)務(wù)專業(yè)化細(xì)分、內(nèi)控的需要和工作量分解而實施業(yè)務(wù)分段（劃分不同流程）和分工（形成流程內(nèi)不同步驟），形成了企業(yè)組織內(nèi)部的若干流程，可以這樣說：流程是組織運(yùn)行的基本狀態(tài)。因此，在企業(yè)里，不懂流程，就無法洞悉業(yè)務(wù)過程的運(yùn)作規(guī)律，更談不上流程化管理；不懂流程制度編寫，就談不上建立良好組織治理體系，更談不上管理標(biāo)準(zhǔn)化；不了解流程制度，開展企業(yè)內(nèi)部合規(guī)監(jiān)督就幾乎是瞎子摸象，摸到哪，就是哪。現(xiàn)代企業(yè)的管理者和合規(guī)管理、監(jiān)督等從業(yè)人員很有必要了解流程制度方面的專業(yè)知識。鑒于此，筆者就專門如何編寫流程制度作一個比較深入而專業(yè)的介紹。

流程制度標(biāo)準(zhǔn)結(jié)構(gòu)

目前，在企業(yè)組織里主要有兩種制度形式：一種是章節(jié)文本式的制度，另一種是流程圖表式的制度。但是不管哪種制度表現(xiàn)形式，制度都是由 “1+6”要素構(gòu)成，即制度“1+6”要素。即任何一項業(yè)務(wù)工作或者管理工作都可以分解成“1+6”要素。“1”代表特定管理目標(biāo)（KPI），“6”分別代表實現(xiàn)“1”需要經(jīng)歷的工作步驟、工作主體、工作任務(wù)、工作標(biāo)準(zhǔn)、工作方法和工作記錄。也就是說，對準(zhǔn)特定管理目標(biāo)，要完成任何一項業(yè)務(wù)工作或者管理工作，其基本的標(biāo)準(zhǔn)流程都是由這六部分組成，即完成這項工作要經(jīng)歷哪幾個實施步驟？每個步驟的責(zé)任主體是誰？責(zé)任主體包括對應(yīng)的責(zé)任部門和責(zé)任崗位。每個步驟的具體工作任務(wù)是什么？要達(dá)到的標(biāo)準(zhǔn)（如時間標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和審核標(biāo)準(zhǔn)等）是什么？以及使用什么樣的工作方法（如工作依據(jù)、工作組織形式、方法技巧注意事項禁止行為等）和需要留下的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范格式的工作記錄痕跡。因此，流程制度標(biāo)準(zhǔn)結(jié)構(gòu)也不例外，也由“1+6”要素組成。用表格來表示1+6要素之間的邏輯關(guān)系是一個行列矩陣關(guān)系，如下圖1。

按照以上的1+6要素行列矩陣關(guān)系表，制定流程制度需要六步來完成：一是申請擬定新流程制度；二是策劃流程制度制定方案；三是收集和訪談起草流程制度的原材料；四是按照流程制度標(biāo)準(zhǔn)模版起草流程制度；五是企業(yè)內(nèi)部橫向?qū)I(yè)評審流程制度內(nèi)容；六是正式發(fā)布流程制度。其中，流程制度標(biāo)準(zhǔn)模版最關(guān)鍵，編制者需要知道某業(yè)務(wù)流程列向（縱向）有哪些工作步驟，知道列向有哪些工作步驟后，每個步驟行向（橫向）的責(zé)任主體、工作任務(wù)、工作記錄、工作標(biāo)準(zhǔn)和工作方法通過訪談經(jīng)驗豐富的人，可以逐步形成對應(yīng)的內(nèi)容。因此難點在于業(yè)務(wù)流程的列向工作步驟有哪些？

一般來說，以業(yè)務(wù)風(fēng)險為導(dǎo)向，緊扣業(yè)務(wù)事件執(zhí)行過程的風(fēng)險點來設(shè)計和規(guī)劃業(yè)務(wù)流程的列向工作步驟。業(yè)務(wù)流程的步驟包括業(yè)務(wù)運(yùn)行步驟和業(yè)務(wù)管理步驟兩大部分。分別介紹如下。

1+6流程的業(yè)務(wù)運(yùn)行部分

  1、業(yè)務(wù)啟動。該業(yè)務(wù)事項是由哪里開始發(fā)起，從而啟動該業(yè)務(wù)流程，該步驟可以叫啟動步驟，或者叫發(fā)起步驟。需要明確的內(nèi)容包括啟動步驟名稱和對應(yīng)該步驟的責(zé)任主體、工作任務(wù)、工作記錄、工作標(biāo)準(zhǔn)和工作方法，啟動步驟往往要明確具體業(yè)務(wù)需求的各約束條件和期望完成的時間長度或日期。例如，某單位的采購業(yè)務(wù)流程啟動步驟：（使用單位提報生產(chǎn)產(chǎn)品需要的）物資需用計劃，制度里就明確物資需用計劃應(yīng)該說明物資的名稱、規(guī)格型號、計量單位、數(shù)量、質(zhì)量與技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、物資需用日期，這些都是具體業(yè)務(wù)需求的各約束條件，還有期望完成的時間長度或日期，如提前多長時間提出物資需用計劃和多長時間完成需用計劃工作。

  2、業(yè)務(wù)策劃。業(yè)務(wù)需求在前一步驟已經(jīng)提出并啟動，如何滿足其業(yè)務(wù)需求，需要進(jìn)行必要的研究與分析，有的業(yè)務(wù)事項需求復(fù)雜難度比較大，有的則比較容易。針對一般的業(yè)務(wù)需求，經(jīng)過一次事前計劃即可，針對復(fù)雜難的業(yè)務(wù)需求，其策劃層級可能包括總體策劃、分項策劃或者分項計劃兩級策劃，并可能經(jīng)過專業(yè)人員評審、專家評估認(rèn)證，以提高策劃的科學(xué)性。制度需要明確的內(nèi)容包括業(yè)務(wù)策劃步驟名稱和對應(yīng)該步驟的責(zé)任主體、工作任務(wù)、工作記錄、工作標(biāo)準(zhǔn)和工作方法。

  3、業(yè)務(wù)實施。這是業(yè)務(wù)的執(zhí)行過程。不同的業(yè)務(wù)類別，其實施過程的步驟數(shù)量不等，他們實質(zhì)是按照策劃，為滿足業(yè)務(wù)需求所需要的若干個分解工作任務(wù)。分解工作任務(wù)可能是兩個，也可能是三個，甚至更多。由于業(yè)務(wù)職責(zé)權(quán)力的內(nèi)部相互牽制、控制需要，一般根據(jù)分解后的工作任務(wù)管理風(fēng)險，按照其需要的專業(yè)技術(shù)和業(yè)務(wù)職責(zé)權(quán)力非相容原則，需要形成若干由不同人員來負(fù)責(zé)的業(yè)務(wù)執(zhí)行步驟。制度需要明確的內(nèi)容包括業(yè)務(wù)實施步驟名稱和對應(yīng)每業(yè)務(wù)執(zhí)行步驟的責(zé)任部門、責(zé)任崗位、工作任務(wù)、工作記錄、工作標(biāo)準(zhǔn)和工作方法；

  4、專業(yè)復(fù)核。在業(yè)務(wù)的全部實施步驟中，經(jīng)過管理風(fēng)險評估，存在高風(fēng)險的工作任務(wù)定義為關(guān)鍵任務(wù)，該步驟往往需要企業(yè)內(nèi)部該業(yè)務(wù)領(lǐng)域?qū)I(yè)能力更加高的崗位人員對關(guān)鍵任務(wù)完成質(zhì)量情況進(jìn)行專業(yè)復(fù)核，制度需要明確的內(nèi)容包括復(fù)核步驟的名稱和該步驟的責(zé)任部門、責(zé)任崗位、工作任務(wù)、工作記錄、工作標(biāo)準(zhǔn)和工作方法。

  5、業(yè)務(wù)事項完成步驟。滿足業(yè)務(wù)啟動步驟中的業(yè)務(wù)需求后，即形成了具體業(yè)務(wù)執(zhí)行結(jié)果。該步驟的工作任務(wù)就是形成啟動步驟的責(zé)任主體所需要的業(yè)務(wù)結(jié)果。例如采購招標(biāo)業(yè)務(wù)，提出物資需用計劃的責(zé)任主體需要的是業(yè)務(wù)事項完成步驟的業(yè)務(wù)執(zhí)行結(jié)果“采購合同”。制度需要明確的內(nèi)容包括業(yè)務(wù)事項完成步驟的名稱和該步驟的責(zé)任部門、責(zé)任崗位、工作任務(wù)、工作記錄、工作標(biāo)準(zhǔn)和工作方法。

  6、業(yè)務(wù)結(jié)果交底。這是業(yè)務(wù)完成后，形成了完整的業(yè)務(wù)完成結(jié)果，這個結(jié)果正是啟動步驟的責(zé)任主體提出的業(yè)務(wù)需求，因此必須形成業(yè)務(wù)運(yùn)行閉環(huán)，即業(yè)務(wù)完成步驟的責(zé)任主體應(yīng)該就業(yè)務(wù)完成結(jié)果要與業(yè)務(wù)啟動責(zé)任主體進(jìn)行交底。比如采購業(yè)務(wù)完成步驟的工作結(jié)果——采購合同就需要給物資需用計劃提出部門進(jìn)行交底，同時也要與執(zhí)行該合同的相關(guān)技術(shù)、質(zhì)量、財務(wù)等部門交底。制度需要明確的內(nèi)容包括交底步驟的名稱和該步驟的責(zé)任部門、責(zé)任崗位、工作任務(wù)、工作記錄、工作標(biāo)準(zhǔn)和工作方法。

  7、業(yè)務(wù)備案。這是業(yè)務(wù)事項完成后的一個或有（可能有，也可能沒有）的工作任務(wù)，即根據(jù)管理授權(quán)和管控需要，業(yè)務(wù)執(zhí)行結(jié)果需要向上一層級的管理層進(jìn)行業(yè)務(wù)備案，將業(yè)務(wù)結(jié)果原材料遞送一份給上級領(lǐng)導(dǎo)，以證明具體的業(yè)務(wù)事項完成情況與質(zhì)量。制度需要明確的內(nèi)容包括該步驟的名稱和責(zé)任部門、責(zé)任崗位、工作任務(wù)、工作記錄、工作標(biāo)準(zhǔn)和工作方法。

  業(yè)務(wù)運(yùn)行步驟的工作標(biāo)準(zhǔn)中的時間標(biāo)準(zhǔn)里都必須明確完成工作任務(wù)所要耗用的時間長度。各時間長度合計就是完成該類業(yè)務(wù)每件事項的標(biāo)準(zhǔn)時間耗用。

  具體1+6流程的業(yè)務(wù)運(yùn)行部分長什么樣子，如圖2

 圖2 1+6流程的業(yè)務(wù)運(yùn)行部分

  1+6流程的業(yè)務(wù)管理部分

  1、業(yè)務(wù)記錄整理歸檔。這是每類業(yè)務(wù)流程必需要有的一個步驟。一項業(yè)務(wù)需求事件經(jīng)過系列步驟完成后，業(yè)務(wù)主管需要對以上步驟全過程內(nèi)部生成的業(yè)務(wù)原始記錄和支持業(yè)務(wù)實施的外來的證明記錄進(jìn)行整理、排序、歸類、編碼、裝訂與歸檔。制度需要明確的內(nèi)容包括該步驟的名稱和責(zé)任部門、責(zé)任崗位、工作任務(wù)、工作記錄、工作標(biāo)準(zhǔn)和工作方法。

  2、業(yè)務(wù)過程臺賬登記。這是每類業(yè)務(wù)流程必需要有的一個步驟。依據(jù)業(yè)務(wù)記錄整理后的資料，對業(yè)務(wù)事項完成的全過程進(jìn)行臺賬登記。制度需要明確的內(nèi)容包括該步驟的名稱和責(zé)任部門、責(zé)任崗位、工作任務(wù)、工作記錄、工作標(biāo)準(zhǔn)和工作方法。

  3、統(tǒng)計報告。這是每類業(yè)務(wù)流程的必需步驟。對業(yè)務(wù)需求事件的完成情況與質(zhì)量進(jìn)行階段總結(jié)、統(tǒng)計，并與業(yè)務(wù)管理目標(biāo)進(jìn)行對比，進(jìn)行績效自我評價，描述業(yè)務(wù)目標(biāo)實現(xiàn)情況、分析存在的管理問題、下一步的改進(jìn)措施，形成的統(tǒng)計報告向上層級管理崗位報出，以便上層級管理崗位掌握業(yè)務(wù)實施效果，便于上級領(lǐng)導(dǎo)開展管理與調(diào)控。制度需要明確的內(nèi)容包括該步驟的名稱和責(zé)任部門、責(zé)任崗位、工作任務(wù)、工作記錄、工作標(biāo)準(zhǔn)和工作方法。

  4、業(yè)務(wù)督導(dǎo)。這是針對每類業(yè)務(wù)流程實施業(yè)務(wù)監(jiān)督與管理的必需步驟，但不在業(yè)務(wù)需求事件執(zhí)行過程中，而是在業(yè)務(wù)需求事件完成全過程之外，該步驟以明確上層級業(yè)務(wù)對口管理部門的管理崗位對該類業(yè)務(wù)的業(yè)務(wù)事件監(jiān)督與業(yè)務(wù)技術(shù)、業(yè)務(wù)知識指導(dǎo)，它是可以獨立存在的步驟。制度需要明確的內(nèi)容包括該步驟的名稱和責(zé)任部門、責(zé)任崗位、督導(dǎo)任務(wù)、督導(dǎo)記錄、督導(dǎo)工作標(biāo)準(zhǔn)、督導(dǎo)工作方法。

  5、績效考核。這是針對每類業(yè)務(wù)流程實施業(yè)務(wù)績效考核的必需步驟，也不在業(yè)務(wù)需求事件執(zhí)行過程中，而是在業(yè)務(wù)需求事件完成全過程之外，該步驟以明確績效考核部門對該類業(yè)務(wù)的績效實現(xiàn)情況如何進(jìn)行核實，它也是可以獨立存在的步驟。制度需要明確的內(nèi)容包括該步驟的名稱和責(zé)任部門、責(zé)任崗位、考核任務(wù)、考核記錄、考核工作標(biāo)準(zhǔn)、考核工作方法。

  6、風(fēng)險評審。這是針對每類業(yè)務(wù)運(yùn)行全過程的風(fēng)險動態(tài)管理的必需步驟，也不在業(yè)務(wù)需求事件執(zhí)行過程中，而是在業(yè)務(wù)需求事件完成全過程之外，該步驟以明確業(yè)務(wù)主管部門對該類業(yè)務(wù)的動態(tài)風(fēng)險進(jìn)行持續(xù)監(jiān)控與管理改進(jìn)，它也是可以獨立存在的步驟。制度需要明確的內(nèi)容包括該步驟的名稱和責(zé)任部門、責(zé)任崗位、工作任務(wù)、工作記錄、工作標(biāo)準(zhǔn)、工作方法。

  7、檢查監(jiān)控。這是促進(jìn)每類業(yè)務(wù)流程廉潔、高流程運(yùn)行的必需步驟，也不在業(yè)務(wù)需求事件執(zhí)行過程中，而是在業(yè)務(wù)需求事件完成全過程之外，該步驟以明確企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督部門對業(yè)務(wù)流程運(yùn)行的廉潔、流程情況開展持續(xù)監(jiān)督與管理改進(jìn)，它也是可以獨立存在的步驟。制度需要明確的內(nèi)容包括該步驟的名稱和責(zé)任部門、責(zé)任崗位、工作任務(wù)、工作記錄、工作標(biāo)準(zhǔn)、工作方法。

8、責(zé)任追究。這是業(yè)務(wù)流程最末或有的一個步驟，是檢查監(jiān)控步驟實施后，可能發(fā)現(xiàn)上面業(yè)務(wù)某步驟的責(zé)任主體違反該業(yè)務(wù)流程制度規(guī)定，甚至利用行使業(yè)務(wù)職權(quán)而以權(quán)謀私，則需要對違規(guī)違紀(jì)人員進(jìn)行責(zé)任追究，進(jìn)行處罰。制度需要明確的內(nèi)容包括該步驟的名稱和責(zé)任部門、責(zé)任崗位、工作任務(wù)、工作記錄、工作標(biāo)準(zhǔn)、工作方法。

業(yè)務(wù)管理步驟的工作標(biāo)準(zhǔn)中的時間標(biāo)準(zhǔn)里都必須明確完成工作任務(wù)所要耗用的時間長度和時間頻率。

  具體1+6流程的業(yè)務(wù)管理部分長什么樣子？具體如圖3 

圖3 1+6流程的業(yè)務(wù)管理部分