下面這些操作是在WPS表格中完成，但絕大多數(shù)在Excel中也可以實(shí)現(xiàn)。

目錄

1、給單元格中的數(shù)字添加符號(hào)或數(shù)量單位

2、為單元格制作一個(gè)下拉菜單1---直接設(shè)定

3、為單元格制作一個(gè)下拉菜單2---單元格區(qū)域設(shè)定

4、控制單元格輸入文本的長(zhǎng)度

5、控制單元格輸入數(shù)字的范圍

6、自定義填充序列

7、安全性問(wèn)題1---文檔保護(hù)

8、安全性問(wèn)題2---工作簿的保護(hù)

9、安全性問(wèn)題3---工作表及數(shù)據(jù)的保護(hù)

10、安全性問(wèn)題4---分區(qū)域鎖定單元格

11、將一列數(shù)據(jù)分為多列

12、將多列數(shù)據(jù)合并為一列

13、將一個(gè)文本格式的數(shù)據(jù)文件轉(zhuǎn)換成表格

14、成組填充多張表格的固定單元格

15、行列快速轉(zhuǎn)換

16、設(shè)置打印區(qū)域

17、讓不同數(shù)據(jù)自動(dòng)顯示不同的顏色

18、為單元格或單元格區(qū)域定義名稱

19、為單元格制作一個(gè)下拉菜單3---名稱定義法

20、制作一個(gè)二級(jí)下拉菜單

21、使用填充柄

22、格式刷的使用

23、WPS表格標(biāo)題跨列居中

24、給工作表標(biāo)簽設(shè)置顏色

25、更改WPS表格缺省文件保存位置

26、添加數(shù)據(jù)說(shuō)明文字

27、輕松把WPS表格轉(zhuǎn)換為圖片

28、打印多頁(yè)表格時(shí)，每頁(yè)都有標(biāo)題行

29、美化和設(shè)置圖表

30、圖表類型的選擇

31、解決WPS求和產(chǎn)生的誤差

32、高級(jí)篩選的用法

33、常見(jiàn)錯(cuò)誤代碼的含義

34、聽(tīng)說(shuō)“數(shù)據(jù)透視表”很強(qiáng)大

35、操作小知識(shí)、小竅門

36、小問(wèn)題快速解決

正文

1、給單元格中的數(shù)字添加符號(hào)或數(shù)量單位

有時(shí)候想讓數(shù)字后面加上單位，如“元”、“平方米”之類的數(shù)字單位，讓表格看起來(lái)更直觀、明了，而又不改變單元格屬性，數(shù)字照?？梢杂?jì)算。怎樣設(shè)置呢？

⑴、選中需要添加單位的單元格（區(qū)域），執(zhí)行【格式-單元格】命令，打開(kāi)“單元格格式”對(duì)話框；

⑵、在“數(shù)字”標(biāo)簽中，選中“分類”下面的“自定義”選項(xiàng)，然后在右側(cè)的“類型”下面的方框中輸入“#0.00'元'”、“#0.00'平方米'”或“#￥0.00”確定返回即可。

2、為單元格制作一個(gè)下拉菜單1---直接設(shè)定

制作下來(lái)菜單的方法很多，先介紹兩種最簡(jiǎn)單的方法，通常對(duì)于數(shù)據(jù)選項(xiàng)比較簡(jiǎn)單、以及后期不需要維護(hù)和變更選項(xiàng)內(nèi)容的，這個(gè)方法就能對(duì)付。后面將介紹高級(jí)一點(diǎn)的方法。

⑴、選定需要設(shè)定菜單的單元格，點(diǎn)擊命令菜單【數(shù)據(jù)-有效性】，彈出“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框；

⑵、“設(shè)置”選項(xiàng)卡中，點(diǎn)選有效性條件的“允許(A)”值為“序列”，然后在“來(lái)源(S)”中輸入需要設(shè)定的下拉菜單內(nèi)容，用英文“,”將選項(xiàng)內(nèi)容隔開(kāi)，點(diǎn)擊“確定”即可。

3、為單元格制作一個(gè)下拉菜單2---單元格區(qū)域設(shè)定

⑴、先在工作表某一列輸入需要設(shè)定的菜單內(nèi)容，列如在H列H3---H7這5個(gè)單元格中分別輸入“工業(yè)、農(nóng)業(yè)、商業(yè)、文化業(yè)、旅游業(yè)”。

⑵、選定需要設(shè)定菜單的單元格，點(diǎn)擊命令菜單【數(shù)據(jù)---有效性】，彈出“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框；

⑶、“設(shè)置”選項(xiàng)卡中，點(diǎn)選有效性條件的“允許(A)”值為“序列”，然后在“來(lái)源(S)”中輸入“=$H$3:$H$7”。

4、控制單元格輸入文本的長(zhǎng)度

在輸入身份證號(hào)碼或賬號(hào)時(shí)，因疏忽可能造成位數(shù)錯(cuò)誤，在單元格可以設(shè)定輸入文本的長(zhǎng)度或長(zhǎng)度范圍，若輸入錯(cuò)誤，WPS表格能自動(dòng)判斷并彈出警告。

以設(shè)定輸入18未身份證號(hào)碼為例：

⑴、選定需要設(shè)定的單元格，點(diǎn)擊命令菜單【數(shù)據(jù)-有效性】，彈出“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框；

⑵、“設(shè)置”選項(xiàng)卡中，點(diǎn)選有效性條件的“允許(A)”值為“文本長(zhǎng)度”，“數(shù)據(jù)(D)”選擇“等于”，“數(shù)值(V)”中輸入18，點(diǎn)擊“確定”即可。

⑶、如果有興趣，可以在“輸入信息”、“出錯(cuò)信息”選項(xiàng)卡中，設(shè)定提示信息和警告信息。

5、控制單元格輸入數(shù)字的范圍

在單元格輸入特定范圍數(shù)據(jù)時(shí)，為防止錯(cuò)誤亦可進(jìn)行設(shè)定，若輸入錯(cuò)誤，WPS表格能自動(dòng)判斷并彈出警告。

假定允許單元格輸入數(shù)據(jù)的范圍是500-900之間整數(shù)：

⑴、選定需要設(shè)定的單元格，點(diǎn)擊命令菜單【數(shù)據(jù)-有效性】，彈出“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框；

⑵、“設(shè)置”選項(xiàng)卡設(shè)置參數(shù)如圖，設(shè)置完成后點(diǎn)擊“確定”即可。

⑶、如果有興趣，可以在“允許(A)”、“數(shù)據(jù)(D)”選項(xiàng)中，試試其他選項(xiàng)內(nèi)容。

6、自定義填充序列

用填充柄復(fù)制單元序列數(shù)據(jù)時(shí)，數(shù)據(jù)會(huì)自動(dòng)累加，如單元格數(shù)據(jù)為“一”，用填充柄向下復(fù)制時(shí)，其數(shù)據(jù)依次是“二、三、四、五、六、日、一......”，現(xiàn)在建一個(gè)自己的序列，如建一個(gè)本科室人員名單序列：

⑴、點(diǎn)擊命令菜單【工具-選項(xiàng)】，彈出“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框；

⑵、點(diǎn)擊左側(cè)的“自定義序列”，在右側(cè)空白處輸入序列內(nèi)容，如本科室人員名單，輸入完成后，點(diǎn)擊下方的“添加”按鈕并確定。

⑶、然后在WPS單元格中輸入序列中的任意一個(gè)名字，用填充柄向下復(fù)制看看效果。

⑷、這已經(jīng)設(shè)置到當(dāng)前電腦中的WPS表格中，任何時(shí)候都可以用，如需變動(dòng)可進(jìn)行修改和刪除。

7、安全性問(wèn)題1---文檔保護(hù)

總會(huì)在某種情況下需要保護(hù)數(shù)據(jù)，而需要保護(hù)的方式又是千奇百怪，根據(jù)不同的情況介紹幾種保護(hù)的方法：

⑴、只指定某人可以打開(kāi)文件，并設(shè)定權(quán)限。這個(gè)WPS表格做不到，只能用工行的文檔安全管理軟件來(lái)設(shè)定，這與WPS表格無(wú)關(guān)，這里不做介紹。

⑵、需要密碼打開(kāi)，并具有修改權(quán)限。點(diǎn)擊命令菜單【工具-選項(xiàng)】，點(diǎn)擊左側(cè)“安全性”，在右側(cè)只設(shè)定“打開(kāi)權(quán)限密碼”。

⑶、任何人都可以以只讀方式打開(kāi)，無(wú)密碼不能修改。點(diǎn)擊命令菜單【工具-選項(xiàng)】，點(diǎn)擊左側(cè)“安全性”，在右側(cè)只設(shè)定“修改權(quán)限碼”。

⑷、設(shè)定打開(kāi)和修改雙密碼，同時(shí)設(shè)定“打開(kāi)權(quán)限密碼”和“修改權(quán)限碼”，只有“打開(kāi)權(quán)限密碼”的僅能以只讀方式打開(kāi)，同時(shí)具有兩個(gè)密碼才有對(duì)表格的修改權(quán)限。

8、安全性問(wèn)題2---工作簿的保護(hù)

⑴、工作簿通常是由若干個(gè)工作表組成的，制作表格時(shí)可能會(huì)有很多關(guān)聯(lián)關(guān)系，如果某張工作表上主要是一些參數(shù)數(shù)據(jù)，為防止不慎刪改，可將該工作表隱藏起來(lái)。方法：選中需要隱藏的工作表，執(zhí)行菜單命令【格式-工作表-隱藏】即可。

⑵、接著上一個(gè)問(wèn)題，這樣隱藏的工作表可以隨時(shí)通過(guò)菜單命令【格式-工作表-取消隱藏】恢復(fù)，若不希望他人隨意恢復(fù)查看，可通過(guò)保護(hù)工作簿實(shí)現(xiàn)。執(zhí)行菜單命令【工具-保護(hù)-保護(hù)工作簿】，設(shè)定密碼即可（也可不設(shè)密碼）。保護(hù)工作簿后，取消工作表隱藏的命令菜單為不可選的灰色，若要取消工作表的隱藏，先要撤銷保護(hù)工作簿。

⑶、對(duì)工作簿保護(hù)后，WPS表格已經(jīng)不允許在這張工作簿上增、刪和隱藏工作表了。

9、安全性問(wèn)題3---工作表及數(shù)據(jù)的保護(hù)

⑴、如果工作表上的內(nèi)容不允許修改，選中需要保護(hù)的工作表，執(zhí)行菜單命令【工具-保護(hù)-保護(hù)工作表】設(shè)定密碼即可（也可不設(shè)密碼）。

默認(rèn)選項(xiàng)僅允許選定鎖定的單元格和未鎖定的單元格，若允許行或列的插入、刪除操作，也可根據(jù)需要進(jìn)行選擇

⑵、如允許對(duì)部分單元格進(jìn)行操作，在進(jìn)行保護(hù)工作表前，先設(shè)定“單元格格式”。選中需要允許填寫(xiě)或修改內(nèi)容的單元格，執(zhí)行菜單命令【格式-單元格】，或直接點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵選擇“設(shè)置單元格格式”，彈出“單元格格式”對(duì)話框，點(diǎn)擊“保護(hù)”選項(xiàng)卡，將“鎖定”前面的“√”去掉，點(diǎn)擊“確定”關(guān)閉對(duì)話框。如果存在多個(gè)不連續(xù)的區(qū)域，可能需要重復(fù)操作多次。

⑶、如果你編寫(xiě)的公式不想讓他人看到，在寫(xiě)有公式的單元格，先設(shè)置單元格格式，將“保護(hù)”選項(xiàng)卡中的“隱藏”項(xiàng)前打“√”，然后再保護(hù)單元格。

⑷、隱藏了公式，甚至還要隱藏?cái)?shù)字，怎樣操作？先設(shè)定擬隱藏?cái)?shù)字的單元格格式。選中需要隱藏內(nèi)容的單元格(區(qū)域)，執(zhí)行【格式→單元格】命令，打開(kāi)“單元格格式”對(duì)話框，在“數(shù)字”標(biāo)簽的“分類”下面選中“自定義”選項(xiàng)，然后在右邊“類型”下面的方框中輸入“；；；”(三個(gè)英文狀態(tài)下的分號(hào))。然后在進(jìn)行第⑶步操作。

⑸、對(duì)上述4步的一招破解。選定被保護(hù)的工作表全部區(qū)域，執(zhí)行復(fù)制命令，然后在新增的工作表上執(zhí)行粘貼，工作表的保護(hù)就消失，公式、數(shù)據(jù)任意查看研究。

⑹、好吧，再來(lái)一招反破解。在保護(hù)工作表操作時(shí)，將“選定鎖定單元格”前面的“√”，去掉，也就是對(duì)鎖定的單元格不允許選取，當(dāng)然也就無(wú)法復(fù)制粘貼了。

10、安全性問(wèn)題4---分區(qū)域鎖定單元格

當(dāng)多人編輯同一個(gè)工作簿文檔時(shí)，為了防止修改由他人負(fù)責(zé)填寫(xiě)的數(shù)據(jù)，我們可以對(duì)工作表進(jìn)行分區(qū)域加密。

⑴、啟動(dòng)WPS表格，打開(kāi)相應(yīng)的工作簿文檔，執(zhí)行“工具→保護(hù)→允許用戶編輯區(qū)域”命令，打開(kāi)“允許用戶編輯區(qū)域”對(duì)話框。

⑵、單擊其中的“新建”按鈕，打開(kāi)“新區(qū)域”對(duì)話框，在“標(biāo)題”下面的方框中輸入一個(gè)標(biāo)題（如“公司”），然后選擇允許編輯區(qū)域，設(shè)置好密碼，按下“確定”按鈕，再確認(rèn)輸入一次密碼，確定返回。

⑶、用同樣的方法，單擊“新建”按鈕，設(shè)置一個(gè)標(biāo)題為“信管”允許編輯區(qū)域，設(shè)置另外一個(gè)密碼。重復(fù)上述操作，設(shè)置其他區(qū)域和密碼。

⑷、設(shè)置完成后，按下“保護(hù)工作表”按鈕，加密保護(hù)一下工作表即可。如圖，$B$1:$B$25和$C$1:$C$25兩個(gè)編輯區(qū)域有著各自不同的密碼，要編輯相應(yīng)的區(qū)域，必須輸入該區(qū)域正確的密碼，否則就不能進(jìn)入編輯。

11、將一列數(shù)據(jù)分為多列

如果一列同類型的數(shù)據(jù)，若需要分成若干列，怎樣解決呢，用函數(shù)當(dāng)然可以，但太繁瑣，有沒(méi)有簡(jiǎn)單的辦法？當(dāng)然有，用“數(shù)據(jù)分列”命令就能解決。

選中相應(yīng)的列，執(zhí)行菜單命令“數(shù)據(jù)--分列”，啟動(dòng)“文本分列向?qū)?3之步驟之一”，根據(jù)需要進(jìn)行選擇。

⑴、若數(shù)據(jù)中有空格、逗號(hào)、分號(hào)或其他符號(hào)分界，選中“分隔符號(hào)”選項(xiàng)（通常是默認(rèn)選項(xiàng)），單擊“下一步”按鈕，點(diǎn)選相應(yīng)的分割符號(hào)選項(xiàng)，若是其他符號(hào)選中“其它”選項(xiàng)（本例用“-”符號(hào)），并在后面的方框中輸入“-”，按下完成按鈕即可。

⑵、若數(shù)據(jù)長(zhǎng)度比較規(guī)整，可選擇“固定寬度”單擊“下一步”然后用鼠標(biāo)設(shè)置分割線，設(shè)置完成后，單擊“下一步”按鈕。

⑶、步驟3是設(shè)定每列數(shù)據(jù)類型，默認(rèn)數(shù)據(jù)為“常規(guī)”，通常不需改動(dòng)，若有特殊需要，可為各列設(shè)定不同的數(shù)據(jù)類型。

12、將多列數(shù)據(jù)合并為一列

有分列就有合并，如果需要將WPS表格表格中的多列數(shù)據(jù)顯示到一列中，可以用合并函數(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)。

如果希望將B列數(shù)據(jù)和C列數(shù)據(jù)組合型顯示到D列中，一個(gè)“&”就搞定了。

數(shù)據(jù)合并暫時(shí)還沒(méi)有使用菜單命令方法，需要輸入簡(jiǎn)單公式。選中D1單元格，輸入公式：“=B1&C1”，回車確認(rèn)即可。

“&”是個(gè)連接符號(hào)，也算是連接函數(shù)，與CONCATENATE函數(shù)的功能類似，“&”函數(shù)最大的好處是使用便捷、易記憶，后文在函數(shù)部分會(huì)經(jīng)常用到。

13、將一個(gè)文本格式的數(shù)據(jù)文件轉(zhuǎn)換成表格

經(jīng)常會(huì)遇到文本格式的數(shù)據(jù)文件，若要直接將文本內(nèi)容復(fù)制粘貼到WPS表格，可能會(huì)存在一系列問(wèn)題，不便于數(shù)據(jù)的整理計(jì)算，怎樣把文本文件轉(zhuǎn)換成表格文件呢？

⑴、執(zhí)行菜單命令【文件-打開(kāi)】，出現(xiàn)“打開(kāi)”對(duì)話框，在“查找范圍”后的選擇框，找到存放需要轉(zhuǎn)換的文本文件所在的文件夾；在下方的“文件類型”選擇“文本文件”；看到需要的文件名后，選中并點(diǎn)擊“打開(kāi)”按鈕。

⑵、文本數(shù)據(jù)的分列（分割）方法與上文《將一列數(shù)據(jù)分為多列》操作類似，根據(jù)數(shù)據(jù)特征選擇“分割符號(hào)”或“固定寬度”處理即可。

⑶、分割完成后，另存為WPS表格即可，即執(zhí)行菜單命令【文件-另存為】，選擇文件保存的位置，保存類型選擇“WPS表格”。

14、成組填充多張表格的固定單元格

在很多情況下，都會(huì)需要同時(shí)在多張工作表的相同單元格中進(jìn)行同樣的設(shè)定或輸入同樣的內(nèi)容，怎樣一次完成呢？

如三張工作表分別是Sheet1、Sheet2、Sheet3，按住Ctrl鍵進(jìn)行點(diǎn)選這三張工作表，被選中的工作表成亮色，這時(shí)就可以進(jìn)行對(duì)工作組的編輯工作了，這時(shí)對(duì)單元格的設(shè)定或輸入內(nèi)容會(huì)在被選中的工作表相同的單元格區(qū)域一次性完成，編輯完成后，任意單擊一張工作表，結(jié)束工作組編輯。

15、行列快速轉(zhuǎn)換

如果需要將WPS表格行（列）排列的數(shù)據(jù)，轉(zhuǎn)換為按列（行）排列，可以通過(guò)“選擇性粘貼”來(lái)實(shí)現(xiàn)。

選中需要轉(zhuǎn)換的數(shù)據(jù)區(qū)域，執(zhí)行一下“復(fù)制”操作；選中保存數(shù)據(jù)的第一個(gè)單元格，執(zhí)行“編輯選擇性粘貼”命令，打開(kāi)“選擇性粘貼”對(duì)話框，選中其中的“轉(zhuǎn)置”選項(xiàng)，確定返回即可。

16、設(shè)置打印區(qū)域

面對(duì)一張較大的表格，如果我們需要打印其中的部分區(qū)域，可以通過(guò)設(shè)置打印區(qū)域來(lái)實(shí)現(xiàn)：

首先用鼠標(biāo)選中需要打印的單元格區(qū)域，然后執(zhí)行“文件→打印區(qū)域→設(shè)置打印區(qū)域”命令完成設(shè)置，每次打印該工作表時(shí)，僅打印設(shè)置的區(qū)域。以后需要取消設(shè)定的打印區(qū)域，執(zhí)行“文件→打印區(qū)域→取消打印區(qū)域”命令即可。

也可以通過(guò)菜單命令【文件-頁(yè)面設(shè)置】，在“工作表”選項(xiàng)卡“打印區(qū)域”欄設(shè)置。

17、讓不同數(shù)據(jù)自動(dòng)顯示不同的顏色

在WPS表格中數(shù)據(jù)，如果想讓不同大小的數(shù)據(jù)顯示不同顏色怎樣設(shè)置呢？例如在工資表中，想讓大于等于5000元的工資總額顯示“紅色”字體“黃色”底紋，大于等于2000元的工資總額顯示“藍(lán)色”字體“橙色”底紋。

⑴、選中“工資總額”所在列，執(zhí)行【格式→條件格式】命令，打開(kāi)“條件格式”對(duì)話框。單擊第二個(gè)方框右側(cè)的下拉按鈕，選中“大于或等于”選項(xiàng)，在后面的方框中輸入數(shù)值“5000”。單擊“格式”按鈕，打開(kāi)“單元格格式”對(duì)話框，將“字體”的“顏色”設(shè)置為“紅色”；將“圖案”的顏色設(shè)置為“黃色”。

⑵、繼續(xù)設(shè)置。點(diǎn)擊“添加”按鈕，在“條件1”下面增添一個(gè)“條件2”，仿照“條件1”的設(shè)置方法，選中“大于或等于”選項(xiàng)，在后面的方框中輸入數(shù)值“2000”。單擊“格式”按鈕，打開(kāi)“單元格格式”對(duì)話框，將“字體”的“顏色”設(shè)置為“藍(lán)色”；將“圖案”的顏色設(shè)置為“橙色”。確定退出對(duì)話框，設(shè)置完成。

⑶、說(shuō)明：條件最多可設(shè)定三個(gè)，“條件1”優(yōu)先級(jí)別最高，“條件2”次之。例如本例中，若輸入大于或等于5000的數(shù)字，雖然同時(shí)滿足了“大于或等于2000”和“大于或等于5000”兩個(gè)條件，按照優(yōu)先級(jí)，WPS表格執(zhí)行的是“條件1”，即顯示的黃色背景紅色字體。

18、為單元格或單元格區(qū)域定義名稱

什么是名稱？

新建的一個(gè)WPS表格文件我們稱之為工作簿，默認(rèn)狀態(tài)下，新建的工作簿中有Sheet1、Sheet2、Sheet3三張工作表，每張工作表中橫向從A到IV最多有256列，縱向最多有65536行，也就是說(shuō)有65536*256個(gè)單元格，每個(gè)單元格行列坐標(biāo)就是他的固有名稱。如第一列第一行單元格稱之為A1 ，第三列第十行單元格稱之為C10。

有時(shí)候，我們將某些單元格或單元格區(qū)域定義一個(gè)新名稱，在公式中使用時(shí)會(huì)異常明了，而且用定義的名稱還可以完成一些其他方式不能完成的計(jì)算。

怎樣定義名稱？

假如要將工作表Sheet3的A1單元格定義為“利率”。

⑴、鼠標(biāo)點(diǎn)擊工作表Sheet3的A1單元格，然后執(zhí)行菜單命令“插入---名稱---定義”，會(huì)出現(xiàn)“定義名稱”的對(duì)話框。

⑵、“在當(dāng)前工作簿中的名稱(W):”的下方，輸入“利率”，一個(gè)定義就完成了（單一單元格定義）。

⑶、繼續(xù)定義。將工作表Sheet3的B1到B10這10單元格定義為銷售部，同上述操作類似，用鼠標(biāo)拖選工作表Sheet3的B1到B10單元格，然后執(zhí)行菜單命令“插入---名稱---定義”，在“定義名稱”的對(duì)話框，“在當(dāng)前工作簿中的名稱(W):”的下方，輸入“銷售部”，一個(gè)區(qū)域單元格定義就完成了。

⑷、定義名稱的其他操作方法。執(zhí)行菜單命令“插入---名稱---定義”，在“定義名稱”界面，“在當(dāng)前工作簿中的名稱(W):”的下方，輸入擬定義的名稱，然后點(diǎn)擊“引用位置（R）”編輯框最右側(cè)的小圖標(biāo)，出現(xiàn)“定義名稱-引用位置”對(duì)話框，可在任意一個(gè)工作表上選擇需要定義的單元格或單元格區(qū)域。

⑸、當(dāng)然，如果愿意打字的話，不用這么麻煩操作，完全可以在“引用位置(R)”或“定義名稱-引用位置”界面直接用鍵盤(pán)輸入引用的單元格或單元格區(qū)域。

⑹、在“定義名稱”這個(gè)對(duì)話框界面，可以添加、修改名稱定義，也可以刪除已定義的名稱。

⑺、快捷的名稱定義。直接選取需要定義的單元格或單元格區(qū)域，直接在WPS表格的“名稱欄”輸入名稱，回車確認(rèn)即可快速完成名稱定義。（如果沒(méi)有“名稱框”，請(qǐng)?jiān)凇耙晥D”菜單選中“編輯欄”）。

⑻、我們定義了“利率”和“銷售部”兩個(gè)名稱，現(xiàn)在用鼠標(biāo)選中sheet3工作表的A1單元格，在工作表的左上角“名稱框”看到的名稱不是“D1”，而是“利率”；選中sheet3工作表B1到B10，在“名稱框”看到的也不是“B1”，而是“銷售部”。

⑼、常量名稱定義：名稱除了可以定義單元格或單元格區(qū)域外，也可以定義為一個(gè)常量，如剛才定義的名稱“利率”引用位置是“=sheet3!$d$1”，即名稱是一個(gè)單元格引用，也可以的直接為名稱“利率”定義一個(gè)常量，在引用位置直接輸入“=0.1”，即表示“利率=0.1”。

⑽、公式名稱定義：我們對(duì)名稱甚至可以定義一個(gè)公式，例如定義一個(gè)“工資合計(jì)”，在引用位置輸入“=sum(sheet1!$a$1:$a$10)”,然后在其他單元格輸入“=工資合計(jì)”，看看結(jié)果是不是很驚喜，“呀，原來(lái)還可以這樣”

⑾、名稱定義的規(guī)則：名稱名字中不能包含空格；除下劃線和點(diǎn)以外，不可使用其他符號(hào)；不可以用單元格的坐標(biāo)定義名稱，如A115、AB52……；不可以用數(shù)字開(kāi)頭等等；一個(gè)工作簿中定義的名稱不能相同，但不同的名稱可以定義相同的單元格或單元格區(qū)域。

定義的名稱能做什么？

定義的名稱能干什么？我還真說(shuō)不明白，下面做個(gè)試驗(yàn)感受一下名稱的作用。

接著上例定義的“利率”和“銷售部”。我們?cè)趕heet3工作表B1到B10分別輸入任意數(shù)字（比如輸入1到10），在B11單元格對(duì)這10個(gè)數(shù)字求和“=sum(a1:a10)”，然后我們?cè)趕heet2工作表的A1中輸入公式“=sum(銷售部)”，看看結(jié)果是不是和sheet3表中B11的求和結(jié)果一致。在sheet3工作表的D1輸入任意數(shù)字（比如輸入0.05），然后在sheet2工作表的A2中輸入公式“=A1*利率”，看看是不是將A1的結(jié)果乘以0.05。

制作下拉菜單也少不了定義名稱。

19、為單元格制作一個(gè)下拉菜單3---名稱定義法

學(xué)會(huì)前面兩種方法，一般情況的下拉菜單表格制作就可以對(duì)付了，后面這兩種方法，涉及“定義名稱”這樣一個(gè)概念，因此放在“為單元格或單元格區(qū)域定義名稱”章節(jié)之后。

操作步驟：

⑴、新建一個(gè)工作簿，默認(rèn)有Sheet1、Sheet2、Sheet3三張工作表，在Sheet2工作表中，將A1到A5這五個(gè)單元格定義為“行業(yè)”，并分別的A1至A5，分別輸入“工業(yè)、農(nóng)業(yè)、商業(yè)、文化業(yè)、旅游業(yè)”；

⑵、選定Sheet1工作表需要設(shè)定菜單的單元格，點(diǎn)擊命令菜單【數(shù)據(jù)---有效性】，彈出“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框；

⑶、設(shè)置選項(xiàng)卡中，點(diǎn)選有效性條件的“允許(A)”值為“序列”，然后在“來(lái)源(S)”中輸入“=行業(yè)”。

⑷、熟悉定義名稱，靈活使用此法，就可和對(duì)付復(fù)雜表格設(shè)計(jì)了，也是制作二級(jí)菜單的基礎(chǔ)。

20、制作一個(gè)二級(jí)下拉菜單

現(xiàn)在我們要制作一張表格，用下拉菜單的方式填寫(xiě)農(nóng)林牧漁業(yè)的行業(yè)歸類。

⑴、新建一個(gè)工作簿，默認(rèn)有Sheet1、Sheet2、Sheet3三張工作表，在Sheet2工作表中，輸入的菜單內(nèi)容如下表：

⑵、定義一級(jí)菜單選項(xiàng)：將A1---A5定義為“行業(yè)”；

⑶、定義二級(jí)菜單選項(xiàng)（注意：定義的二級(jí)菜單名稱應(yīng)與一級(jí)菜單選項(xiàng)內(nèi)容一致）：將B2--B5定義為“農(nóng)業(yè)”，B7---B11定義為“林業(yè)”，B13---B16定義為“畜牧業(yè)”，B18---B19定義為“漁業(yè)”。

⑷、選定Sheet1工作表B2單元格，點(diǎn)擊命令菜單【數(shù)據(jù)---有效性】，在“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框設(shè)置選項(xiàng)卡中，點(diǎn)選有效性條件的“允許(A)”值為“序列”，然后在“來(lái)源(S)”中輸入“=行業(yè)”，一級(jí)菜單設(shè)定完成。

⑸、選定Sheet1工作表C2單元格，點(diǎn)擊命令菜單【數(shù)據(jù)---有效性】，在“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框設(shè)置選項(xiàng)卡中，點(diǎn)選有效性條件的“允許(A)”值為“序列”，然后在“來(lái)源(S)”中輸入“=INDIRECT(B2)”，二級(jí)菜單設(shè)定完成。

試試看，做過(guò)B2單元格的選擇后，才能做C2單元格的選擇。但不足之處是選擇完C2后又修改B2，C2的內(nèi)容不會(huì)相應(yīng)變化而形成錄入錯(cuò)誤。怎樣避免此類錯(cuò)誤？還需你的研究和挖掘。

21、使用填充柄

在WPA表格中的鼠標(biāo)圖標(biāo)，通常是一個(gè)空心“十”。選中一個(gè)單元格，當(dāng)鼠標(biāo)移動(dòng)到選中的單元格的右下角，與交叉線對(duì)齊時(shí)，其鼠標(biāo)圖表變?yōu)閷?shí)心的“十”字，這個(gè)實(shí)心的“十”字就叫“填充柄”，按下鼠標(biāo)左鍵就可以進(jìn)行上下左右的拖動(dòng)復(fù)制，操作完成松開(kāi)鼠標(biāo)左鍵（注意：鼠標(biāo)移動(dòng)到選定的單元格或單元格區(qū)域邊框上，顯示的是帶箭頭實(shí)心“十”字，它表示的是對(duì)選定單元格或單元格區(qū)域的移動(dòng)操作）。

22、格式刷的使用

在常用工具欄有一個(gè)象刷子一樣的圖標(biāo)

就是格式刷（如果沒(méi)有圖標(biāo)，請(qǐng)執(zhí)行菜單命令【視圖-工具欄】選中“常用”），格式刷能快速將某單元格的格式復(fù)制到其他單元格或單元格區(qū)域。

操作方法：鼠標(biāo)選取已設(shè)置好的單元格，點(diǎn)擊“格式刷”圖標(biāo)，然后選取其他需要設(shè)置格式的單元格或單元格區(qū)域，松開(kāi)鼠標(biāo)及完成格式的復(fù)制。

格式刷與填充柄的使用區(qū)別：用格式刷復(fù)制，只改變單元格格式，不會(huì)改變單元格的數(shù)值和公式，相當(dāng)于菜單命令【復(fù)制-選擇性粘貼-格式】；用填充柄，不僅改變單元格格式，還改變單元格的數(shù)值和公式，相當(dāng)于菜單命令【復(fù)制-粘貼】。

連續(xù)格式復(fù)制：雙擊“格式刷”圖標(biāo)，格式復(fù)制完成后在單擊一下“格式刷”。

23、WPS表格標(biāo)題跨列居中

用合并單元格的方式讓表格標(biāo)題居中，會(huì)破壞整個(gè)工作表的二維結(jié)構(gòu)，以后使用函數(shù)、排序等操作時(shí)帶來(lái)一些不必要的麻煩。通過(guò)“跨列居中”的對(duì)齊方式可以很好解決這一問(wèn)題。設(shè)置方法：先將標(biāo)題字符輸入到工作表最左列的單元格中，并設(shè)置好字體、字號(hào)等，然后同時(shí)選中用于顯示標(biāo)題的多個(gè)單元格區(qū)域，執(zhí)行“格式→單元格”命令，打開(kāi)“單元格格式”對(duì)話框，切換到“對(duì)齊”標(biāo)簽下，按“水平對(duì)齊”右側(cè)的下拉按鈕，在隨后彈出的下拉列表中，選擇“跨列居中”選項(xiàng)，再“確定”退出即可。

24、給工作表標(biāo)簽設(shè)置顏色

當(dāng)一個(gè)工作簿中有多個(gè)工作表時(shí)，為了提高觀感效果，同時(shí)也為了方便對(duì)工作表的快速瀏覽，我們將工作表標(biāo)簽（Sheet1、Sheet2……）設(shè)置成不同的顏色。

鼠標(biāo)右擊工作表標(biāo)簽，在快捷菜單中，選擇“工作表標(biāo)簽顏色”選項(xiàng)，選擇一種合適的顏色，確定返回即可。

25、更改WPS表格缺省文件保存位置

默認(rèn)情況下，在WPS保存新建工作簿文檔時(shí)，打開(kāi)的文件夾是“我的文檔”。若要改變默認(rèn)位置，執(zhí)行菜單命令【工具-選項(xiàng)】命令，打開(kāi)“選項(xiàng)”對(duì)話框，單擊左側(cè)的“常規(guī)與保存”選項(xiàng)，在“默認(rèn)文件位置”后面的方框中輸入指定的文件夾路徑及名稱，確定返回即可。

26、添加數(shù)據(jù)說(shuō)明文字

當(dāng)我們需要對(duì)某個(gè)數(shù)據(jù)進(jìn)行解釋說(shuō)明時(shí)，可以為其添加文字批注。選中需要添加批注的單元格，右擊鼠標(biāo)，在隨后彈出的快捷菜單中，選擇“插入批注”選項(xiàng)，在彈出的批注框中輸入解釋說(shuō)明文字，輸入完成后，在其他地方單擊一下鼠標(biāo)，批注即刻被隱藏起來(lái)。此時(shí)，當(dāng)我們將鼠標(biāo)指向該單元格中，批注又顯示了出來(lái)，查閱非常方便。若不需要批注，同樣的方法，選擇“編輯批注”（“刪除批注”）選項(xiàng)，即可編輯（刪除）批注。

27、輕松把WPS表格轉(zhuǎn)換為圖片

將WPS表格的一部分區(qū)域變成圖片格式，常用的方法是使用截圖軟件，其實(shí)用WPS表格菜單命令就能實(shí)現(xiàn)。

選中需要復(fù)制成圖片的單元格區(qū)域，執(zhí)行“復(fù)制”命令（鼠標(biāo)右鍵或編輯菜單均可），然后執(zhí)行菜單命令【編輯-粘貼為圖片】，一張圖片就出現(xiàn)了。

28、打印多頁(yè)表格時(shí)，每頁(yè)都有標(biāo)題行

打印一個(gè)多頁(yè)表格時(shí)，如果手工分頁(yè)并添加表頭和表格標(biāo)題行，麻煩不說(shuō)，以后修改表格也極不方便。其實(shí)，簡(jiǎn)單設(shè)置就完成自動(dòng)添加。

⑴、執(zhí)行菜單命令【文件-頁(yè)面設(shè)置】，打開(kāi)“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框，切換到“工作表”標(biāo)簽。

⑵、單擊”打印標(biāo)題“下方的“頂端標(biāo)題行”右側(cè)按鈕，此時(shí)對(duì)話框轉(zhuǎn)換為一個(gè)浮動(dòng)狀態(tài)條，用鼠標(biāo)選取作為標(biāo)題行的區(qū)域（如第1到第3行），然后按浮動(dòng)狀態(tài)條右側(cè)按鈕返回“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框，確定退出即可。

⑶、如果不想打印表格標(biāo)題，只要表格表頭，設(shè)置“頂端標(biāo)題行”時(shí)，可以不包括第1行，只選取表格表頭所在的行，如只選第二和第三行“$2:$3”。

⑷、超寬的表格若需每頁(yè)都打印標(biāo)題列，可通過(guò)“左端標(biāo)題列”設(shè)置，方法同上。

29、美化和設(shè)置圖表

⑴、插入“圖表”，先按向?qū)Р僮鳌?/strong>

第一步：選擇圖表類型，根據(jù)需要在左側(cè)選擇合適的圖表類型，點(diǎn)擊“下一步”。

第二步：選取源數(shù)據(jù)，點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)區(qū)域”后的按鈕，選擇制圖數(shù)據(jù)，包括數(shù)據(jù)標(biāo)識(shí)行，點(diǎn)擊“下一步”。

第三步：給圖表輸入一個(gè)標(biāo)題，點(diǎn)擊“完成”

一張圖表就完成了，但看起來(lái)并不滿意，需要進(jìn)一步設(shè)置。

⑵、“圖表選項(xiàng)”設(shè)置

鼠標(biāo)右鍵單擊圖表的空白處，選擇“圖表選項(xiàng)”命令，在“標(biāo)題”選項(xiàng)卡中可修改標(biāo)題（本例標(biāo)題“各省情況”）；在“圖例”選項(xiàng)卡中選擇是否顯示圖例及圖例的顯示位置（本例“靠右”）；在“數(shù)據(jù)標(biāo)志”設(shè)置在圖表上顯示的標(biāo)志內(nèi)容。點(diǎn)擊“確定”完成圖表選項(xiàng)的設(shè)置。

⑶、“源數(shù)據(jù)”設(shè)置

鼠標(biāo)右鍵單擊圖表的空白處，選擇“源數(shù)據(jù)”命令，在“數(shù)據(jù)區(qū)域”選項(xiàng)卡中可修改數(shù)據(jù)區(qū)域，這個(gè)數(shù)據(jù)區(qū)域應(yīng)當(dāng)是包括數(shù)據(jù)標(biāo)識(shí)名和數(shù)據(jù)內(nèi)容。如圖數(shù)據(jù)內(nèi)容，選擇的數(shù)據(jù)區(qū)域是“=Sheet1!$A$1:$F$2”。

在“系列”選項(xiàng)卡中的相關(guān)簡(jiǎn)單設(shè)置。

如圖：圖例是否顯示在圖表上，在上節(jié)“圖表選項(xiàng)”中的“圖例”選項(xiàng)卡中設(shè)定；顯示的內(nèi)容，在“分類標(biāo)志”后的編輯框中設(shè)定；組成圖形的數(shù)據(jù)源，在“值”后的編輯框中設(shè)定。

⑷、“圖表類型”設(shè)置

鼠標(biāo)右鍵單擊圖表的空白處，選擇“圖表類型”命令，在“圖表類型”對(duì)話框左側(cè)，選擇適合的圖表，具體怎樣選擇需要多實(shí)踐。

30、圖表類型的選擇

WPS提供了11種圖表類型，每一種都具有多種組合和變換,點(diǎn)擊某個(gè)圖形后，下方又會(huì)出現(xiàn)一些配色方案用于美化圖表。在眾多的圖表類型中，選用那一種圖表更好呢？ 根據(jù)數(shù)據(jù)的不同和使用要求的不同，可以選擇不同類型的圖表。圖表的選擇主要同數(shù)據(jù)的形式有關(guān)，其次才考慮感覺(jué)效果和美觀性。下面給出了一些常見(jiàn)的規(guī)則。

柱形圖：由一系列垂直條組成，通常用來(lái)比較一段時(shí)間中兩個(gè)或多個(gè)項(xiàng)目的相對(duì)尺寸。例如：不同產(chǎn)品季度或年銷售量對(duì)比、在幾個(gè)項(xiàng)目中不同部門的經(jīng)費(fèi)分配情況、每年各類資料的數(shù)目等。條形圖是應(yīng)用較廣的圖表類型，很多人用圖表都是從它開(kāi)始的。

條形圖：與柱形圖類似，只是以水平條組成。

折線圖：被用來(lái)顯示一段時(shí)間內(nèi)的趨勢(shì)。比如：數(shù)據(jù)在一段時(shí)間內(nèi)是呈增長(zhǎng)趨勢(shì)的，另一段時(shí)間內(nèi)處于下降趨勢(shì)，我們可以通過(guò)折線圖，對(duì)將來(lái)作出預(yù)測(cè)。

餅圖：在用于對(duì)比幾個(gè)數(shù)據(jù)在其形成的總和中所占百分比值時(shí)最有用。

XY散點(diǎn)圖：展示成對(duì)的數(shù)和它們所代表的趨勢(shì)之間的關(guān)系。多用于教學(xué)、科學(xué)計(jì)算中。

面積圖：顯示一段時(shí)間內(nèi)變動(dòng)的幅值。當(dāng)有幾個(gè)部分正在變動(dòng)，而你對(duì)那些部分總和感興趣時(shí)，他們特別有用。面積圖使你看見(jiàn)單獨(dú)各部分的變動(dòng)，同時(shí)也看到總體的變化。

圓環(huán)圖：和餅圖類似。

雷達(dá)圖：顯示數(shù)據(jù)如何按中心點(diǎn)或其他數(shù)據(jù)變動(dòng)。比如：各部門任務(wù)的完成比，在雷達(dá)圖上就可以繪制出各部門完成任務(wù)的偏離度。

氣泡圖：還沒(méi)搞明白。

股價(jià)圖：是具有三個(gè)數(shù)據(jù)序列的折線圖，被用來(lái)顯示一段給定時(shí)間內(nèi)一種股標(biāo)的最高價(jià)、最低價(jià)和收盤(pán)價(jià)。

31、解決WPS求和產(chǎn)生的誤差

在用WPS進(jìn)行有關(guān)數(shù)據(jù)匯總時(shí)，往往會(huì)出現(xiàn)誤差，即自動(dòng)求和結(jié)果和實(shí)際手工求和的結(jié)果不一致。在財(cái)務(wù)工資表中，涉及到“工資稅金”的計(jì)算問(wèn)題，以及其他通過(guò)計(jì)算獲得的數(shù)值，在用WPS求和計(jì)算時(shí)(尤其是含有小數(shù)位的數(shù)據(jù))，一般會(huì)在單元格的“格式屬性”中設(shè)置保留兩位小數(shù)，而WPS的自動(dòng)計(jì)算功能往往會(huì)精確到小數(shù)點(diǎn)后兩位數(shù)以上，只不過(guò)是由于用戶的設(shè)置原因，在表中看不出來(lái)而已。這樣，WPS在求和時(shí)是按精確位相加的，而不是按顯示的兩位小數(shù)相加，這就產(chǎn)生了舍入誤差。 解決辦法：在工資表的每個(gè)職工“稅金欄目”計(jì)算公式里，事先加入“四舍五入”函數(shù)，即：工資稅金=ROUND(稅金計(jì)算公式,2)，計(jì)算結(jié)果保留兩位小數(shù)。使得WPS在數(shù)據(jù)計(jì)算時(shí)，按“顯示位”得出計(jì)算結(jié)果，避免按“精確位”相加所帶來(lái)的隱性誤差，從而使出現(xiàn)的問(wèn)題迎刃而解。

32、高級(jí)篩選的用法

利用WPS的“高級(jí)篩選”功能，我們可以把符合某種條件的數(shù)據(jù)挑選并保存到其他區(qū)域中。

例如有一張人力資源表，有姓名、性別、政治面貌、技術(shù)職務(wù)等幾欄組成，假如需要將性別為“男”性，學(xué)歷為“大?！保蚊婷矠椤爸泄颤h員”的人員篩選出來(lái)，存儲(chǔ)在另外的區(qū)域或工作表中。操作方法：

⑴、先將條件列標(biāo)題（性別、學(xué)歷、政治面貌）和條件（男、大專、中共黨員）輸入到某個(gè)單元格區(qū)域中，本例中輸入到了H1:J2區(qū)域（如圖）

⑵、執(zhí)行菜單命令【數(shù)據(jù)-篩選-高級(jí)篩選】，打開(kāi)“高級(jí)篩選”對(duì)話框。 方式選擇“在原有區(qū)域顯示篩選結(jié)果”，“列表區(qū)域”選擇源數(shù)據(jù)所在的列，本例中是在A-F列，即Sheet1工作表的$A:$F區(qū)域；“條件區(qū)域”選擇Sheet1工作表H1:J2區(qū)域輸入的條件，點(diǎn)擊確定，表格中顯示的是滿足性別為“男”性，學(xué)歷為“大?！?，政治面貌為“中共黨員”的所有人員。這時(shí)可通過(guò)復(fù)制---粘貼命令，將篩選出來(lái)的人員粘貼其他區(qū)域或單元格。若要恢復(fù)原數(shù)據(jù)的顯示，執(zhí)行菜單命令【數(shù)據(jù)-篩選-全部顯示】

⑶、在“高級(jí)篩選”對(duì)話窗界面，也可以選擇“將篩選結(jié)果復(fù)制到其他位置”選項(xiàng)，在“復(fù)制到”欄，選取存放篩選結(jié)果的區(qū)域（注意：所選擇的列數(shù)必須和“列表區(qū)域”選擇的列數(shù)相等，本例中A到F列和K到P列均是6列寬度。

33、常見(jiàn)錯(cuò)誤代碼的含義

在WPS中輸入公式后，有時(shí)不能正確地計(jì)算出結(jié)果，并在單元格內(nèi)顯示一個(gè)錯(cuò)誤信息，這些錯(cuò)誤的產(chǎn)生，有的是因公式本身產(chǎn)生的，有的不是。下面就介紹一下幾種常見(jiàn)的錯(cuò)誤信息，并提出避免出錯(cuò)的辦法。

⑴、錯(cuò)誤值：＃＃＃＃

含義：輸入到單元格中的數(shù)據(jù)太長(zhǎng)或單元格公式所產(chǎn)生的結(jié)果太大，使結(jié)果在單元格中顯示不下。或是日期和時(shí)間格式的單元格做減法，出現(xiàn)了負(fù)值。

解決辦法：增加列的寬度，使結(jié)果能夠完全顯示。如果是由日期或時(shí)間相減產(chǎn)生了負(fù)值引起的，可以改變單元格的格式，比如改為文本格式，結(jié)果為負(fù)的時(shí)間量。

⑵、錯(cuò)誤值：＃DIV/0!

含義：試圖除以0。這個(gè)錯(cuò)誤的產(chǎn)生通常有下面幾種情況：除數(shù)為0、在公式中除數(shù)使用了空單元格或是包含零值單元格的單元格引用。

解決辦法：修改單元格引用，或者在用作除數(shù)的單元格中輸入不為零的值。

⑶、錯(cuò)誤值：＃VALUE!

含義：輸入引用文本項(xiàng)的數(shù)學(xué)公式。如果使用了不正確的參數(shù)或運(yùn)算符，或者當(dāng)執(zhí)行自動(dòng)更正公式功能時(shí)不能更正公式，都將產(chǎn)生錯(cuò)誤信息＃VALUE!。

解決辦法：這時(shí)應(yīng)確認(rèn)公式或函數(shù)所需的運(yùn)算符或參數(shù)正確，并且公式引用的單元格中包含有效的數(shù)值。例如，單元格C4中有一個(gè)數(shù)字或邏輯值，而單元格D4包含文本，則在計(jì)算公式=C4＋D4時(shí)，系統(tǒng)不能將文本轉(zhuǎn)換為正確的數(shù)據(jù)類型，因而返回錯(cuò)誤值＃VALUE!。

⑷、錯(cuò)誤值：＃REF!

含義：刪除了被公式引用的單元格范圍。

解決辦法：恢復(fù)被引用的單元格范圍，或是重新設(shè)定引用范圍。

⑸、錯(cuò)誤值：＃N/A

含義：無(wú)信息可用于所要執(zhí)行的計(jì)算。在建立模型時(shí)，用戶可以在單元格中輸入#N/A，以表明正在等待數(shù)據(jù)。任何引用含有#N/A值的單元格都將返回#N/A。

解決辦法：在等待數(shù)據(jù)的單元格內(nèi)填充上數(shù)據(jù)。

⑹、錯(cuò)誤值：＃NAME?

含義：在公式中使用了WPS所不能識(shí)別的文本，比如可能是輸錯(cuò)了名稱，或是輸入了一個(gè)已刪除的名稱，如果沒(méi)有將文字串括在雙引號(hào)中，也會(huì)產(chǎn)生此錯(cuò)誤值

解決辦法：如果是使用了不存在的名稱而產(chǎn)生這類錯(cuò)誤，應(yīng)確認(rèn)使用的名稱確實(shí)存在；如果是名稱，函數(shù)名拼寫(xiě)錯(cuò)誤應(yīng)就改正過(guò)來(lái)；將文字串括在雙引號(hào)中；確認(rèn)公式中使用的所有區(qū)域引用都使用了冒號(hào)（：）。例如：SUM（C1：C10）。 注意將公式中的文本括在雙引號(hào)中。

⑺、錯(cuò)誤值：＃NUM!

含義：提供了無(wú)效的參數(shù)給工作表函數(shù)，或是公式的結(jié)果太大或太小而無(wú)法在工作表中表示。

解決辦法：確認(rèn)函數(shù)中使用的參數(shù)類型正確。如果是公式結(jié)果太大或太小，就要修改公式，使其結(jié)果在-1×10307和1×10307之間。

⑻、錯(cuò)誤值：＃NULL！

含義：在公式中的兩個(gè)范圍之間插入一個(gè)空格以表示交*點(diǎn)，但這兩個(gè)范圍沒(méi)有公共單元格。比如輸入：“=SUM(A1:A10 C1:C10)”，就會(huì)產(chǎn)生這種情況。

解決辦法： 取消兩個(gè)范圍之間的空格。上式可改為“=SUM(A1:A10 ,C1:C10)”

34、聽(tīng)說(shuō)“數(shù)據(jù)透視表”很強(qiáng)大

在WPS中輸入公式后，有時(shí)不能正確地計(jì)算出結(jié)果，并在單元格內(nèi)顯示一個(gè)錯(cuò)誤信息，這些錯(cuò)誤的產(chǎn)生，有的是因公式本身產(chǎn)生的，有的不是。下面就介紹一下幾種常見(jiàn)的錯(cuò)誤信息，并提出避免出錯(cuò)的辦法。

⑴、錯(cuò)誤值：＃＃＃＃

含義：輸入到單元格中的數(shù)據(jù)太長(zhǎng)或單元格公式所產(chǎn)生的結(jié)果太大，使結(jié)果在單元格中顯示不下?；蚴侨掌诤蜁r(shí)間格式的單元格做減法，出現(xiàn)了負(fù)值。

解決辦法：增加列的寬度，使結(jié)果能夠完全顯示。如果是由日期或時(shí)間相減產(chǎn)生了負(fù)值引起的，可以改變單元格的格式，比如改為文本格式，結(jié)果為負(fù)的時(shí)間量。

⑵、錯(cuò)誤值：＃DIV/0!

含義：試圖除以0。這個(gè)錯(cuò)誤的產(chǎn)生通常有下面幾種情況：除數(shù)為0、在公式中除數(shù)使用了空單元格或是包含零值單元格的單元格引用。

解決辦法：修改單元格引用，或者在用作除數(shù)的單元格中輸入不為零的值。

⑶、錯(cuò)誤值：＃VALUE!

含義：輸入引用文本項(xiàng)的數(shù)學(xué)公式。如果使用了不正確的參數(shù)或運(yùn)算符，或者當(dāng)執(zhí)行自動(dòng)更正公式功能時(shí)不能更正公式，都將產(chǎn)生錯(cuò)誤信息＃VALUE!。

解決辦法：這時(shí)應(yīng)確認(rèn)公式或函數(shù)所需的運(yùn)算符或參數(shù)正確，并且公式引用的單元格中包含有效的數(shù)值。例如，單元格C4中有一個(gè)數(shù)字或邏輯值，而單元格D4包含文本，則在計(jì)算公式=C4＋D4時(shí)，系統(tǒng)不能將文本轉(zhuǎn)換為正確的數(shù)據(jù)類型，因而返回錯(cuò)誤值＃VALUE!。

⑷、錯(cuò)誤值：＃REF!

含義：刪除了被公式引用的單元格范圍。

解決辦法：恢復(fù)被引用的單元格范圍，或是重新設(shè)定引用范圍。

⑸、錯(cuò)誤值：＃N/A

含義：無(wú)信息可用于所要執(zhí)行的計(jì)算。在建立模型時(shí)，用戶可以在單元格中輸入#N/A，以表明正在等待數(shù)據(jù)。任何引用含有#N/A值的單元格都將返回#N/A。

解決辦法：在等待數(shù)據(jù)的單元格內(nèi)填充上數(shù)據(jù)。

⑹、錯(cuò)誤值：＃NAME?

含義：在公式中使用了WPS所不能識(shí)別的文本，比如可能是輸錯(cuò)了名稱，或是輸入了一個(gè)已刪除的名稱，如果沒(méi)有將文字串括在雙引號(hào)中，也會(huì)產(chǎn)生此錯(cuò)誤值

解決辦法：如果是使用了不存在的名稱而產(chǎn)生這類錯(cuò)誤，應(yīng)確認(rèn)使用的名稱確實(shí)存在；如果是名稱，函數(shù)名拼寫(xiě)錯(cuò)誤應(yīng)就改正過(guò)來(lái)；將文字串括在雙引號(hào)中；確認(rèn)公式中使用的所有區(qū)域引用都使用了冒號(hào)（：）。例如：SUM（C1：C10）。 注意將公式中的文本括在雙引號(hào)中。

⑺、錯(cuò)誤值：＃NUM!

含義：提供了無(wú)效的參數(shù)給工作表函數(shù)，或是公式的結(jié)果太大或太小而無(wú)法在工作表中表示。

解決辦法：確認(rèn)函數(shù)中使用的參數(shù)類型正確。如果是公式結(jié)果太大或太小，就要修改公式，使其結(jié)果在-1×10307和1×10307之間。

⑻、錯(cuò)誤值：＃NULL！

含義：在公式中的兩個(gè)范圍之間插入一個(gè)空格以表示交*點(diǎn)，但這兩個(gè)范圍沒(méi)有公共單元格。比如輸入：“=SUM(A1:A10 C1:C10)”，就會(huì)產(chǎn)生這種情況。

解決辦法： 取消兩個(gè)范圍之間的空格。上式可改為“=SUM(A1:A10 ,C1:C10)”

35、操作小知識(shí)、小竅門

⑴、單元格區(qū)域

所謂單元格區(qū)域就是一片連續(xù)單元格組成的矩形區(qū)域，表示方法是：“區(qū)域中左上角單元格坐標(biāo)：區(qū)域中右下角單元格坐標(biāo)”。如A1到A10共10個(gè)單元格組成的區(qū)域，表示方法是“A1:A10”；C2到C6，D2到D6，E2到E6這15個(gè)單元組成的區(qū)域，表示方法是“C2:E6”。

⑵、符號(hào)“$”

在單元格行列坐標(biāo)前的“$”符號(hào)，表示對(duì)單元格的絕對(duì)引用，WPS表格很聰明的一點(diǎn)就是在你復(fù)制或用填充柄復(fù)制單元格公式時(shí)，其公式中引用的單元格或單元格區(qū)域會(huì)隨之發(fā)生變化，但用“$”符號(hào)的單元格引用不會(huì)發(fā)生變化。如“$A$1”表示對(duì)A1單元格的絕對(duì)引用，復(fù)制公式時(shí)，其引用路徑不會(huì)變化；“$A1”表示對(duì)A列的絕對(duì)引用，復(fù)制公式時(shí)，其引用“A”列不會(huì)變化，行則會(huì)隨之變化；“A$1”表示對(duì)1行的絕對(duì)引用，復(fù)制公式時(shí)，其引用“1”行不會(huì)變化，列則會(huì)隨之變化。

⑶、快速向下復(fù)制

嫌拖動(dòng)鼠標(biāo)麻煩，可以雙擊“填充柄”即可完成公式或格式的向下復(fù)制。

⑷、自動(dòng)保存

WPS表格沒(méi)有默認(rèn)自動(dòng)保存，工作時(shí)遇到掉電或死機(jī)就慘了，有可能白做多個(gè)鐘頭的工作。設(shè)置自動(dòng)保存的方法：執(zhí)行菜單命令【工具-選項(xiàng)】，單擊在“選項(xiàng)”對(duì)話框左側(cè)“常規(guī)與保存”，選取定時(shí)備份，并設(shè)置備份的時(shí)間間隔即可。

⑸、快速選擇一個(gè)區(qū)域

先用鼠標(biāo)單擊擬選擇區(qū)域的開(kāi)始部分的單元格，再通過(guò)滾動(dòng)條移動(dòng)到擬選擇區(qū)域的結(jié)束部分，按住鍵盤(pán)上“Shift”鍵，然后用鼠標(biāo)單擊擬選擇區(qū)域結(jié)束的單元格，即可快速選擇一塊較大的區(qū)域。

⑹、公式中引用方式轉(zhuǎn)換

在公式中引用的單元格地址通常有兩種格式——相對(duì)引用和絕對(duì)引用（在單元格行列標(biāo)號(hào)前面添加一個(gè)“$”符號(hào)），選中需要轉(zhuǎn)換的公式單元格，切換到編輯欄中，選中相應(yīng)的公式，反復(fù)按F4功能鍵，即可進(jìn)行相應(yīng)的快速切換，免除手工輸入符號(hào)“$”的麻煩。

⑺、快速清除單元格中的“空格”

選中需要清除所有“空格”的單元格區(qū)域，執(zhí)行菜單【編輯-替換】命令，“查找內(nèi)容”中輸入一個(gè)“空格”，單擊“全部替換”。

⑻、插入超鏈接

在WPS表格超鏈接，可以鏈接網(wǎng)頁(yè)、電腦的文件甚至是文件夾，方便快捷調(diào)用。選中作為鏈接對(duì)象的單元格執(zhí)行【插入-超鏈接】命令，若鏈接的是網(wǎng)頁(yè)，在“插入超鏈接”對(duì)話框下方的“地址”欄，輸入或粘貼網(wǎng)頁(yè)地址，確定即可；若鏈接的是本電腦里的文件或文件夾，在“插入超鏈接”對(duì)話框，中間選擇文件或文件夾，確認(rèn)即可。

36、小問(wèn)題快速解決

⑴、公式不自動(dòng)計(jì)算

菜單【工具-選項(xiàng)】命令，單擊“重新計(jì)算”選項(xiàng)，選擇“自動(dòng)重算”，確定完成。

⑵、工資合計(jì)數(shù)產(chǎn)生誤差的原因

這是因?yàn)楣べY表中存在小數(shù)超過(guò)三位以上的情況，WPS表格設(shè)置的是按照保留兩位小數(shù)以四舍五入顯示，重新設(shè)置顯示小數(shù)點(diǎn)后三位以上，揪出錯(cuò)誤數(shù)據(jù)。

⑶、WPS表格沒(méi)有網(wǎng)格線

菜單【工具-選項(xiàng)】命令，單擊“視圖”選項(xiàng)，選“網(wǎng)格線”，確定完成。

⑷、WPS表格沒(méi)有行號(hào)和列標(biāo)

同上，選“行號(hào)列表”。

⑸“零”值在工作表上不顯示

同上，選取“零值”。

⑹、沒(méi)有填充柄了

菜單【工具-選項(xiàng)】命令，單擊“編輯與顯示”選項(xiàng)，選擇“單元格拖放功能”。

⑺、常用圖標(biāo)不見(jiàn)了

菜單【視圖-工具欄】，選擇“常用”

⑻、WPS表格中的文本型數(shù)字不能轉(zhuǎn)換成數(shù)值

通過(guò)其他應(yīng)用程序?qū)氲絎PS表格的數(shù)字，即使通過(guò)函數(shù)也無(wú)法轉(zhuǎn)換成數(shù)值，不能進(jìn)行計(jì)算，原因是數(shù)字中含有不可見(jiàn)字符，需設(shè)法清除不可見(jiàn)字符。

⑼、在PPT演示文檔插入的圖表怎樣編輯

在WPS文字或WPS演示（PPT）插入圖表，將直接進(jìn)入WPS表格頁(yè)面，并顯示下圖所示的畫(huà)面，有人問(wèn)我怎樣編輯數(shù)據(jù)？注意到?jīng)]有，WPS表格是從第6行還是顯示的，向上移動(dòng)就看到數(shù)據(jù)區(qū)了，按照前面介紹的“美化和設(shè)置圖表”操作就行了

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