6.1 會議技能（初級經理人基本技能之一）內容選自2017年1月底開印的《經理人入門》，感興趣的朋友請關注本人微信（28063820）或微信公眾賬號（feedmarketing）。

沒有什么比開會更能夠體現(xiàn)你在團隊中的重要性了。作為團隊管理者，你需要獲得團隊成員的有關信息，了解下屬的想法，傳達上級和你的思想，協(xié)調各種關系等等，這些都需要通過不同形式的會議來完成。

根據信息的流動方向，會議的形式總是介于從頭腦風暴（參與者天馬行空地思考和分析，會議目的主要是獲得下屬有價值的觀點）到傳達指示（參與者被動接受信息）之間。要采取什么樣的形式開會，取決于會議組織者想要達到什么樣的目的。

◆會議是一個集思廣益的渠道：通過會議使不同的人、不同的想法匯聚一堂、相互碰撞，可以大家分歧的想法達成一致，可以啟發(fā)、開拓與會者的思路，可以有效促進集體智慧的整合效應發(fā)揮。

◆信息發(fā)布功能：在會議上，與會人員可以分享各種類型的信息，但最關鍵的是來自于上級的相關指令信息與決策導向信息。

◆監(jiān)督員工、協(xié)調矛盾功能：許多公司或部門的常規(guī)會議其主要目的是為了監(jiān)督、檢查員工對工作任務的執(zhí)行情況，了解員工的工作進度；同時，借助會議這種“集合”的、“面對面”的形式，來有效協(xié)調上下級以及員工之間的矛盾。

◆會議還是解決問題的重要手段：信息社會，每個人掌握的信息不可能全面豐富，但通過會議可以集中各方意義與信息，從而促進更好的問題解決方案的產生，而且通過會議討論，還可以激發(fā)參會者的智慧、齊發(fā)彼此思路。更有利于形成較高質量的問題解決方案。

◆會議的激勵功能：許多的公司都會在特定的時間點召開會議，比如在團隊組建后召開，從而可以有效強化組員的歸屬感，產生工作激勵的作用；一個企業(yè)年初或年底的全體會議，基本上有效的地發(fā)揮著對員工的激勵與號召的作用。

◆會議還是一種群體信息互動的方式：開會很少是一對一的溝通，絕大多數(shù)情況下都是一種群體溝通，隨著科技的迅速發(fā)展，人們的溝通方式越來越多，現(xiàn)在人們通過E-mail、多媒體等多種形式進行溝通，但是會議卻是無法代替的，因為會議最為直接、直觀、符合人類原本的溝通習慣。

◆開展有效的溝通：會議是一種多項交流，可以集思廣益，實現(xiàn)有效溝通是會議的一個主要目的。

◆傳達資訊：通過會議可以向員工通報一些決定及新決策，也就是說向員工傳達來自上級或其他部門的相關資訊。

◆鞏固主管地位：經理或主管為了體現(xiàn)自身的存在價值，更為了鞏固自己的地位，經常會召開一些上下協(xié)調會議，以此來強化自己的地位。

開會是有效的溝通形式

開會不是目的，解決問題才是根本 開會是現(xiàn)代人群體溝通最主要的形式，看似是最簡單、最基本的事情，卻是人們一生參與最多的活動之一，也是衡量現(xiàn)代文明程度最重要、最簡便的標準之一。

開會到底有什么用？有人說解決問題。其實開會解決不了具體問題，具體問題要到實踐中去解決，開會只是解決人在觀念和態(tài)度上的問題。開會可以理清思路、制定規(guī)劃、統(tǒng)一認知、凝聚人心。

其實，開會就是經營，就是管理。開會經營的是人心，管理的是團隊?？上Р皇撬械慕M織或企業(yè)都會開會，在會議管理上多數(shù)不太用心。有的很少開會。有一個貿易公司的老板說，他一年開不了幾次會。大家都挺忙，各干各的，沒事一般不開會，也不知道該公司“有事”開會時討論的是什么事。一個組織沒有思想上的交流，如何持續(xù)成長？都等有了事再開會，就太晚了！有的不會開會。事先沒有充分準備，想起來就開個會，說起來漫無邊際，散會后沒有結果。尤其是有的領導喜歡一言堂，一個人一講幾個小時，大家只有聽的份兒，聽完了就散會。這樣的會開不開兩可！

開會本來的目的是為了解決問題，問題得不到解決和處理，這樣的會議開和不開一個樣。

怎樣開會才有效？

開會，本是召集若干人議事，通過會議解決問題，安排工作，制定計劃和決策，推動項目最終達成目標。但是，我們在現(xiàn)實中看到很多會議，都是上級開了下級開，講的都是一個內容，一個道理，更有甚者，會議內容沒有任何實質性的意義，或者開了以后就沒有了下文，開了等于白開。類似這種會議不但浪費財力、物力、時間，更使人產生了厭煩情緒。

有準備：要使開會的意義值達到最大化，就應該擯棄官僚作風，建立起良好的會議文化，開有準備的會，沒有準備的會議直接取消；

有主題并參與：開有主題的會，有針對性的圍繞主題開展深入地調查研究后才會得出最佳方案，讓與會者直接融入到會議的主題當中，人人有所想，有所思；

有組織紀律：開有紀律的會，制定懲罰制度，任何部門任何人不得因為任何理由而遲到早退，態(tài)度散漫；

有結果：開有結果的會，開會的目的就是解決問題，會議如果沒有達成結果，將是對大家時間的浪費。

有落實：開會不落實等于零，落實不檢查等于零，檢查出問題不追究也等于零，只有會后追蹤、有始有終，開會才有意義。不然，還不如認真研究自己的工作，使自己的工作效率更上一層樓。

會議管理

對任何一個組織來說，會議都是十分重要的，需要對會議進行管理。首先要建立起一個會議系統(tǒng)，設計一套不同時間召開、不同人員參加、不同層面組織的各種會議，明確每種會議的目的職能、會議的頻率時間和開會的方式方法。形成會議制度后，認真執(zhí)行，并不斷評估、研究和創(chuàng)新，追求會議效率和效果。人們常常說，看一個組織如何開會，可以看到一個組織的文化。表面上看是組織會議的安排，會議的內容，會議的氛圍，但其體現(xiàn)的就是這個組織的價值觀，會議文化一定是組織文化的重要部分。

總之，會不能不開，但不能亂開，它是管理的重要部分。會議本身也需要管理，千萬別拿開會不當事兒，它很重要也很有用！

（1）會議的根本目的：開會不是走形式，也不是完成任務，會議的根本目的是要解決問題。

（2）會議決議的形式：開會的目的是要解決問題，那么會議要會而要議，議而要決。

基層團隊常見的會議議題的處理建議：

1、討論如何完成上級安排的任務的具體實施方案。如果主持人已經有成熟方案，團隊成員比較弱，可以開會直接說明自己的方案和設想，然后再聽取會議參與者的意見。以傳達為主兼聽大家建議。如果任務比較復雜，成員也很強，那就先征求大家意見之后再做最后決定。主持人自己的想法與會議參與者的意見之間的取舍是需要在開會前就預估和權衡的，是對觀點與意見的收和放要達成平衡。

2、遇到問題和解決問題后總結，提出工作流程建議或對現(xiàn)有流程的改進。工作主要是團隊成員做的，一般說來在流程的制定與修訂上要多聽基層成員的意見，作為會議的主持人需要多問一些“為什么”，把問題搞透了才有利于工作的開展和制度的形成。這樣的會議對于缺少基層實戰(zhàn)經營的管理者來說，也是一個很好的學習機會，通過會議也能夠拉近與基層執(zhí)行者之間的距離，從情感上建立更緊密的關系。

3、工作總結與匯報，主要是發(fā)現(xiàn)亮點和問題，將做得好的經驗總結并推廣。這樣的會議應該鼓勵業(yè)務精英們多做分享，他們的知識、觀念、經驗等對團隊都會有很好的指導意義；他們的業(yè)績與精神能夠引領團隊更多人成為精英和骨干。

4、傳達上級指示與決定。上級已經決定了的事項，傳達中著重解決團隊中可能的疑問，引導大家服從和執(zhí)行上級決定，團結一致，齊心合力才能夠把工作做好。

5、收集各種意見、建議。

6、讓大家發(fā)牢騷或釋放情緒。團隊工作久了，總會產生一些不和諧的情緒，要找適當?shù)臋C會讓大家發(fā)泄出來，只有他們講出來后心情才會舒坦，彼此的關系也才會更加緊密。但要注意控制和引導，不要讓他們過度釋放、失控或者有人身攻擊的言論。

會議控場

不管什么樣的會議，會議的主題和進程都需要引導和控制才能夠達到預期的效果。一個失控的會議不但不能夠解決問題，還可能制造更多矛盾和問題，起到相反的效果。

主題：沒有主題不開會，這是一個基本原則。但很多會議開著開著就跑調了，最后大家要么為了一個和會議無關的主題爭得面紅耳赤，要么淪為聊天，轉入一些無關緊要的話題。作為會議的主持者只有時刻牢記會議主題，才能夠在出現(xiàn)跑題的時候及時引導和強制拉回到會議主題。

準備：一個好的會議應該有必要的準備，如：會議通知，會議前提醒，討論的主要議題，相關資料和數(shù)據，主要發(fā)言者的觀點，參會人員應該提交的發(fā)言材料等。如果沒有充分的準備，開會的時候大家這也不知道那也沒有想過，會議就不會有很大價值，也難以解決問題了。

選擇參與者：會議的參與者及其參與程度決定了會議的水平。作為會議組織者應該知道哪些是必須參與的會議主要貢獻者，哪些是選擇性參與者，各參與者的角色與主要任務等。選對人，又把他們的聰明才智發(fā)揮出來，是會議組織者的基本功。

發(fā)言控制：會議中最大的限制因素是時間，所以，首先要控制發(fā)言者的時間，在有限的時間內將主要觀點闡述清楚；其次，對會議發(fā)言者的內容（主題）也需要進行適當控制，以防跑偏或者引起不必要的爭議；第三，發(fā)言者的情緒與會議氛圍也是會議主持人應該控制的。不要良好的氛圍，大家要么不說話，要么說假話，這樣的會議就失去意義了。

及時總結：重要的發(fā)言和會議成果需要及時總結，不要讓有價值的東西從溜走了。

態(tài)度鮮明：除非是頭腦風暴這樣的特別會議，一般的會議主持人需要有鮮明的態(tài)度，你提倡什么，反對什么，需要什么，一定要有明確的原則和底線，否則會議要么跑題要么爭吵不休。

化解不必要的爭論：好的會議需要必要的爭論，但也不能夠過分爭論到影響討論或者變成無意義的爭吵，好的會議主持人不但應該能從爭論中吸取營運，更應該是爭論的調停者與粘合劑，讓爭論變得有價值而不是相反。

記錄、紀要、跟進

記錄：重要會議需要安排專人做會議記錄，以免遺漏重要觀點，并方便整理成紀要與成果。

紀要：會議討論過程及形成的階段性成果，要以紀要的形式發(fā)布到相關人員才可能得到理解和執(zhí)行。

結論：一些需要做結論的會議，應該及時做出結論并發(fā)布。

落實與跟進：會議形成的共識與決策，需要落實才可能形成業(yè)績與成果，這就需要進一步的跟進。

克服初級管理者對會議的恐懼

作為剛剛晉升的管理者，作為會議主持人要面對一群資歷和年齡都可能比自己老的人開會，一開始難免會心中忐忑。

之所以恐懼主要是你對成員的了解與掌控；對要討論的項目沒有把握；對發(fā)言者的觀點的理解和采納猶豫不決。

原則：知之為知之，不知為不知。作為初級管理者自己知道有很多不懂的東西，在會議上害怕別人知道自己不懂而心虛這有之。其實，不需要不懂裝懂，因為大家是同事，你“裝”的東西遲早都要露餡的。正確的方法是一開始就大方地承認自己不懂，自己以一個學習者的身份請教大家。 多問問題慎重下結論。

態(tài)度：真誠尊重，實事求是。與會者能不能為你獻計獻策，與主持人的態(tài)度有很大關系。你只有抱著一顆真誠的心，尊重大家，大家才可能為你的問題暢所欲言，也為這個群體貢獻自己的智慧。

邏輯：請教與提問。作為年輕的初級管理者（就算資深的同樣也應該多以請教的口吻跟下屬開會），開會的目的主要請教大家，所以，除了態(tài)度外你的邏輯和判斷力就很重要。會前自己應該準備一些問題，可能的對策與建議等在會上提出來，以防會議華而不實。

爭議：各人表述自己觀點而不要相互攻擊。凡是人群存在的地方就會有不同觀點和爭議，爭議并不可怕，但要引導和控制在一個有益的良性爭議水平是需要技巧的。

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