每次開會(huì)都必須有做出一個(gè)明確的決定，如果沒做出任何決定，那一定說(shuō)明這場(chǎng)會(huì)壓根就不該開。

——谷歌CEO 拉里-佩奇

有人的地方就有江湖，有江湖的地方就要開會(huì)。

（完美構(gòu)圖的烏克蘭議會(huì)群架圖）

會(huì)議是一個(gè)很常規(guī)的方法，幫助傳達(dá)思想、集思廣益、最終解決問(wèn)題。這方面有本很出名的書——《羅伯特議事規(guī)則》，據(jù)說(shuō)孫中山先生當(dāng)年十分推崇，還親自翻譯編輯，希望能凝聚民心，推崇民主，可見會(huì)議的重要性。

理想豐滿，然而現(xiàn)實(shí)中很多公司還沒有形成高效的會(huì)議機(jī)制。相信不少人都遇到過(guò)這樣的場(chǎng)景：一屋子十來(lái)號(hào)人，你來(lái)我往，唾沫橫飛，三兩個(gè)小時(shí)過(guò)去，結(jié)論是——待定。

大寫的尷尬！

作為職場(chǎng)人，大家時(shí)間都很寶貴，如何避免把有限的生命投入到無(wú)止境的會(huì)議中？因此，如何提高開會(huì)的效率？

會(huì)議的根本在于解決問(wèn)題，很多時(shí)候會(huì)議效率低下就是因?yàn)榻M織者或者參會(huì)者沒明確會(huì)議目的。

積極溝通，讓組織更融洽

比如項(xiàng)目例會(huì)，部門匯報(bào)等。這種會(huì)議上我們需要及時(shí)同步信息，打開天窗說(shuō)亮話，把問(wèn)題說(shuō)穿說(shuō)透。

統(tǒng)一思想，讓行動(dòng)更高效

產(chǎn)品汪熟悉的需求評(píng)審，項(xiàng)目啟動(dòng)等。這種會(huì)議通常要有明確的方案，說(shuō)明各種角色以及對(duì)應(yīng)的職責(zé)，以及最終成果的評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)。

集思廣益，讓視野更開闊

常見的就是頭腦風(fēng)暴了，會(huì)議形式可以很輕松，需要注意：把握時(shí)間，不要跑題；不要輕易否定，畢竟期望得到的是想法而不是嚴(yán)謹(jǐn)?shù)慕鉀Q方案。

獎(jiǎng)罰激勵(lì)，讓士氣更高昂

類似項(xiàng)目總結(jié)，公司年會(huì)等，通過(guò)回顧過(guò)去，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，賞罰分明，以激勵(lì)團(tuán)隊(duì)士氣。這方面互聯(lián)網(wǎng)公司玩得比較溜。

2、會(huì)前充分準(zhǔn)備

一次有效的會(huì)議，準(zhǔn)備功課是少不了的。先上一張腦圖：

• 會(huì)議名稱：向外部提供關(guān)于會(huì)議基本信息的引領(lǐng)性標(biāo)題，最好做到簡(jiǎn)潔、完整，以便相關(guān)人員判斷是否必須參會(huì)。
• 參會(huì)人：參會(huì)人越多溝通成本就越高。蘋果已故 CEO 史蒂夫-喬布斯，他開會(huì)的基本原則是簡(jiǎn)約，他不喜歡太多人一起開會(huì)。但這也并不意味著越少越好，參會(huì)人列表中至少應(yīng)該包含決策人、執(zhí)行人、關(guān)系人。
• 會(huì)議議程：應(yīng)該提前說(shuō)明整個(gè)議程，主要議題，讓參會(huì)人對(duì)會(huì)議內(nèi)容有清晰全面的理解。
• 會(huì)議材料：應(yīng)該提前發(fā)給參會(huì)人。這樣才能確保大家信息同步，有足夠的時(shí)間思考，而不是即時(shí)發(fā)揮。
• 會(huì)議內(nèi)容準(zhǔn)備：這點(diǎn)在項(xiàng)目匯報(bào)，分析決策等類型的會(huì)議中十分重要。比如關(guān)鍵數(shù)據(jù)、競(jìng)品分析、現(xiàn)行方案以及采用這種方案的原因或者優(yōu)劣等等。

當(dāng)代鋼鐵俠，TeslaCEO埃隆-馬斯克在這方面的對(duì)員工要求就非常高，如果他提出的問(wèn)題，你答不上來(lái)，隨時(shí)都有被解雇的風(fēng)險(xiǎn)。所以，務(wù)必做到有備而來(lái)。

• 會(huì)議開始前：主持人最好花幾分鐘介紹一下會(huì)議議程、主要議題以及期望，然后逐項(xiàng)引導(dǎo)大家共同商定問(wèn)題的解決辦法。
• 會(huì)議過(guò)程中：交代清楚事情的六要素——時(shí)間、地點(diǎn)、人物、行動(dòng)、資源、結(jié)果。和我們從小到大的記敘文一樣，什么時(shí)間，什么地點(diǎn)，誰(shuí)來(lái)做，怎么做，前提條件、最終結(jié)果（定性或定量）。
• 會(huì)議結(jié)束前：不要忘記回顧和總結(jié)，避免有遺漏。很多時(shí)候沉默不代表贊同，對(duì)于關(guān)鍵問(wèn)題，最好復(fù)述一遍，確保理解一致。
• 把控會(huì)議節(jié)奏：這對(duì)會(huì)議主持人要求比較高，他需要在氣氛過(guò)于活躍，話題過(guò)于發(fā)散的時(shí)候，把話題拉回來(lái)。在交流陷入僵局時(shí)破冰（或者暫且放下爭(zhēng)議也好過(guò)僵持不下，白白浪費(fèi)時(shí)間），盡量促成意見的統(tǒng)一。對(duì)于懸而未決的難題，最好有boss拍板，避免無(wú)休止的討論。

會(huì)后一小時(shí)內(nèi)，應(yīng)該有一份按主次整理好的會(huì)議紀(jì)要郵件發(fā)給參會(huì)者。郵件的意義首先是校對(duì)會(huì)議中的信息是否被正確理解，其次就是確保每個(gè)人都知道問(wèn)題的核心和解決思路是什么。引導(dǎo)者也可以通過(guò)參會(huì)者對(duì)郵件的反饋采集會(huì)議的相關(guān)信息，以便追蹤后續(xù)進(jìn)度。

最后，附上一些知名企業(yè)的會(huì)議機(jī)制，以供參考。

注：摘自《開會(huì)的藝術(shù)》中國(guó)華僑出版社

微軟

• 嚴(yán)格控制時(shí)間，不超過(guò)1小時(shí)
• 領(lǐng)導(dǎo)和干系人都要參加，確保做出決議
• 激勵(lì)會(huì)上發(fā)言，融合所有意見
• 提出的觀點(diǎn)必須拿出數(shù)據(jù)支持

谷歌

• 明確目標(biāo)，細(xì)化分工，確保問(wèn)題得到解決
• 見縫插針，利用間隙時(shí)間開小會(huì)，半小時(shí)內(nèi)解決問(wèn)題
• 答疑機(jī)制，會(huì)議上充分交流，確保提問(wèn)者理解清楚
• 計(jì)時(shí)模式，在會(huì)場(chǎng)顯眼的位置擺放計(jì)時(shí)器，要求參會(huì)者高度專注
• 不設(shè)會(huì)場(chǎng)，與會(huì)者才是會(huì)議核心，拋出一個(gè)問(wèn)題立刻解決
• 連環(huán)會(huì)議，比如高管負(fù)債總體任務(wù)劃分，具體細(xì)節(jié)一概不談。中層模塊化梳理，委派給基層。最后由基層管理者把任務(wù)劃分到具體執(zhí)行人

三星

• 避開業(yè)務(wù)高峰，選擇合適的時(shí)間
• 沙漏計(jì)時(shí)
• 清晰、明確的會(huì)議紀(jì)要
• 明確主題，發(fā)言中的前3頁(yè)P(yáng)PT中必須明確提出議題
• 會(huì)場(chǎng)設(shè)專門的紀(jì)律人員
• 必須得出結(jié)論，投票表決
• 結(jié)論一旦得出，必須嚴(yán)格執(zhí)行

作者：Zeason（點(diǎn)融黑幫），目前在點(diǎn)融網(wǎng)擔(dān)任產(chǎn)品經(jīng)理，湖南大學(xué)畢業(yè)，曾就職于中國(guó)平安，非典型金融理工男，喜歡音樂(lè)、電影和運(yùn)動(dòng)。

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