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 《小強升職記》 文/花兒在北（曾用名：子曰花開） 職場中，貌似人人都受困于“時間不夠用”“效率低”的問題，究其原因，我們通常歸結為外物干擾造成的分身乏術，例如同事找你溝通合同事項，臨時召集開會，微博刷得停不下來；而在《小強升職記——時間管理故事書》中，作者假借角色之口剖析道：
讀到此處，我大有豁然開朗之感：管理不好時間，實質是管理不好自己的價值觀。類似的精辟分析，在這本書中比比皆是。作為一本暢銷的時間管理入門書，《小強升職記》以時間管理大咖教菜鳥學習時間管理的故事為例，將專業(yè)枯燥的理論有趣化，讓我潤物細無聲地掌握了以下10個時間管理技巧。 一、時間日志 歌里唱到“時間都去哪兒了，還沒好好感受年輕就老了”時，總是滿滿的感傷，是啊，時間都去哪兒了呢？有幾個人能脫口而出自己一天都做了什么？反正我說不出來。 想要做時間的主人，首先要對時間的投入和產出心中有數(shù)，試試時間日志吧！以一小時或某個時間段為單位，記錄下工作計劃和實際結果，像這樣：  時間日志-模板 一個人的時間花在哪里，都是可以看出來的。我統(tǒng)計了一下周末的時間日志，發(fā)現(xiàn)自己刷微信用了5個多小時，吃飯等雜項用時2小時，跑步共計40分鐘，而坐在電腦前寫文章只有2個多小時。微信重癥患者表示，戒微信路漫漫。 實際上，記錄時間日志，是對時間規(guī)劃和行動的雙重監(jiān)督，可以用來發(fā)現(xiàn)你的時間黑洞（吸引你的注意并讓你的時間消耗增多的事項），找到高效時段。日積月累，在高效率時段工作事半功倍，巧妙躲避時間黑洞，生活是不是很美好？ 二、四象限法則 四象限法則，是由著名管理學家史蒂芬·科維提出的，該理論將事情按照重要和緊急程度劃分為四個象限：  傳說中的四象限法則 大部分人通常忙于處理第一象限和第三象限的事情，像個救火隊員一樣忙碌，沒辦法，緊急嘛，然后就每天都處于窮忙的狀態(tài)。書中告訴我們，最值得投資的部分是第二象限，只有拿出大塊時間優(yōu)先解決重要但不緊急的問題，它才不會隨時間流逝而進入第一象限，讓你火燒眉毛，惡性循環(huán)。第四象限盡量別去做，第一象限又重要又緊急，當然要立即去做，第三象限盡量交給別人做，方法就是“猴子法則”。 道理都明白，難的是如何將工作事項一一塞入這些象限。你是不是糾結這個？對于工作事項輕重緩急的判斷，主要來自于你的職業(yè)價值觀，沒有統(tǒng)一標準。書中有一份職業(yè)價值觀自測量表，有興趣的人可以測測看。 三、猴子法則 這個太有效了，學會這招能避免80%的窮忙時間！威廉姆翁肯發(fā)現(xiàn)，自己在忙于加班的時候，下屬竟然在優(yōu)哉游哉地打高爾夫，他認為，主管人員時間不夠用，很大程度上是沒有做好授權分責，而將太多應該下屬去做的工作招攬到自己身上，背上一個又一個猴子。 遇到同事要往你背上扔猴子，書中的建議是：
這真是不會拒絕星人、苦逼加班狗的福音啊，有多少人是為了幫忙而被動攬活兒上身？當老板說“這個產品做好了，你測試一下”，你就可以回復“好的，那能發(fā)一份產品文檔嗎”；如果同事說“這個bug怎么改，能幫下忙嗎”，你可以回復“我現(xiàn)在手頭正忙，你可以到bug庫里找找類似的bug是如何解決的”……穩(wěn)、準、狠，把猴子甩出去，輕松多了！ 四、衣柜整理法 做事靠系統(tǒng)，不是靠感覺?！缎娚氂洝纷髡邔avid Allen的GTD方法稱為衣柜整理法，分為捕捉、明確意義、組織整理、深思和行動五個流程。  衣柜整理法 捕捉：利用紙質便簽、電子備忘錄等一切工具，將工作事項以及突發(fā)、新增事項記錄下來，放入“收集籃”，而不是來一項工作就著手去做。 明確意義：判斷事情的實質，決定下一步的行動方案，然后分成“可以行動”“不能行動”兩個部分?？梢孕袆拥牟糠郑?分鐘行動、項目、任務、行動、指派給別人完成的事、特定時間做的事，大部分是可以立即執(zhí)行的操作；不能行動的部分，包括垃圾工作、將來某時才能做的事、參考資料歸檔這些工作。 組織整理：明確意義后，將工作分入3個清單、1張表中。 日程表——存放特定時間要做的事，有提醒功能，作者用的是Google Calendar； 行動清單——這是每天的主要清單，完成一項行動，就劃掉一項； 項目清單——記錄關于項目相關的一切； 將來清單——未來要做的事，每周回顧，看是否能轉化成行動。 深思：每天下班及每周都要回顧一下日程表和各清單完成情況，包括今天/本周都做了些什么（是否清空了收集籃），對哪些比較滿意、對哪些不滿意，推進了哪些重要的事（項目、任務），明天/下周規(guī)劃是什么。 行動：選擇最佳方案來執(zhí)行。 五、番茄工作法 微觀行動首選番茄工作法。選擇一項行動，以25分鐘為一個番茄鐘，開始集中精力來工作，就是番茄工作法，具體可查看我以前寫的《終于找到高效工作之道——《番茄工作法圖解》讀書筆記》。 六、要事第一
我們都知道二八法則，但卻常常用80%的時間來出來瑣事，而不是最重要的事。 要做到要事第一，首先要目標明確、行動簡單，哪怕復雜的項目也要拆解成簡單的行動一項一項來做；其次要即時滿足，盡量在短時間內得到反饋，以便修正行動；再次，找到大塊時間去做最重要的事，即重要但不緊急的事。 七、SMART法則 此法則用來厘清目標，好的目標必須符合SMART原則。 S-Specific：目標要明確，有指向性，不能模糊不清。 M-Measurable：目標要可衡量，有標準。 A-Attainable：目標可實現(xiàn)，或者是經(jīng)過努力可以實現(xiàn)。 R-Relevant：目標要與其他目標具有相關性，完成此目標對其他目標有幫助。 T-Time-based：目標要有期限，在一定的時間內達成才有意義。 八、思維導圖 目標有了，項目框架、工作計劃、頭腦風暴可以用思維導圖來梳理。先考慮影響項目的因素有哪些，類似目錄，不需要太細致，形成框架；然后針對每項因素進行發(fā)散思維，不需要評估可行性、打斷別人，統(tǒng)統(tǒng)記錄下來；再次，精簡想法，從可行性角度對這些想法進行篩選和過濾，形成計劃。  思維導圖 九、甘特圖 甘特圖，用來顯示項目進度、時間、成本的簡單工具，由亨利·甘特創(chuàng)造。制作甘特圖，首先要了解項目有哪些里程碑（關鍵節(jié)點）和任務，任務超前、滯后完成關系不大，但是里程碑進度滯后，就需要重新調整計劃；其次要把控里程碑和任務的截止時間；再次，分工明確，每項工作都要有專人負責，多人負責的要標明主要負責人。  甘特圖 十、九宮格 九宮格，主要用來平衡人生。每個人都是身兼多職的跨界者，既是白領，又是妻子或丈夫，也是父母的兒女，把生活都奉獻給工作，未免太無趣了。 放一張作者的九宮格，各位體會一下，可以活學活用，改造成自己的模板。  九宮格 說了這么多，你是不是對時間管理更有把握了？ 文/花兒在北 |
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