做PPT效率不高？看看這些技巧你掌握了幾個(gè)！

新華書店好書榜 2016-09-06

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本文來(lái)自：雅客PPT，授權(quán)發(fā)布。

許多PPT新手由于對(duì)PowerPoint這款軟件的快捷方式不熟悉，重復(fù)性的動(dòng)作做了不少，效率不高，導(dǎo)致了常常需要加班熬夜做PPT，其實(shí)只要掌握了一些常用的快捷方式，就能提高效率，避免加班熬夜了

所以今天我來(lái)和大家盤點(diǎn)總結(jié)一些PowerPoint這款軟件里有哪些快捷方式是可以提高我們制作PPT的效率的，這些快捷方式不僅包括快捷鍵，還有工具的使用

用「Ctrl」+「Shift」+鼠標(biāo)拖動(dòng)完成水平復(fù)制

Ctrl+C，Ctrl+V，這兩個(gè)組合鍵大家應(yīng)該都知道，可這種復(fù)制黏貼的效率還是太慢了，在PowerPoint這款軟件里，用「Ctrl」+「Shift」+鼠標(biāo)拖動(dòng)即可完成水平復(fù)制黏貼的效果，比之前的Ctrl+C，Ctrl+V還少一步

用「F4」鍵重復(fù)上一步操作

在制作PPT的時(shí)候，我們常常會(huì)遇到這樣一種情況，就是同一個(gè)動(dòng)作要重復(fù)好幾遍。要是次數(shù)少的還可以接受，要是次數(shù)多的，那就真的很浪費(fèi)時(shí)間和精力了

這么說(shuō)可能會(huì)有些抽象，舉個(gè)栗子

我想做這樣一個(gè)帶有漸變的網(wǎng)格狀背景，注意哦，是帶漸變的，如果使用PowerPoint這款軟件的圖案填充是做不到的

如果我不使用快捷方式，那么我需要先畫一條漸變的直線出來(lái)，放好，然后再點(diǎn)擊菜單，再畫一條漸變的直線出來(lái)，放在剛才那條直線的下面，如此往復(fù)....

我需要畫200條直線，才能做出上面的效果

而如果你會(huì)用「F4」鍵，那么只需要10秒左右的時(shí)間，你就能做出上面的那張圖

方法就是：先畫一條漸變線直線出來(lái)，然后鍵盤按住「Ctrl」+「Shift」+鼠標(biāo)拖動(dòng)進(jìn)行水平復(fù)制一條同樣的直線到下方

接下來(lái)只需要按一下「F4」鍵，它就會(huì)重復(fù)復(fù)制同樣的直線到同等距離的下方，不到1秒鐘就能完成你15分鐘的工作

用對(duì)齊工具進(jìn)行快速對(duì)齊

如果你現(xiàn)在還在用鼠標(biāo)，肉眼來(lái)進(jìn)行排版的對(duì)齊，那么效率就有點(diǎn)低了，通過(guò)系統(tǒng)的對(duì)齊工具，我們可以即快速，又好地完成對(duì)齊的效果

比如上圖，如果使用手動(dòng)對(duì)齊，我們要一個(gè)個(gè)圓進(jìn)行對(duì)齊，還要擔(dān)心會(huì)不會(huì)哪個(gè)圓的位置沒(méi)調(diào)整到位，這就非常耗時(shí)了

而如果你選擇使用對(duì)齊工具，那么就能一步到位

方法是：選中三個(gè)圖形，在「開(kāi)始」下，點(diǎn)擊排列，選擇對(duì)齊中的「對(duì)象中部對(duì)齊」，那么不到1秒的時(shí)間就能完成對(duì)齊的效果啦

更改默認(rèn)設(shè)置，減少操作

我們插入的圖形，文字，都是系統(tǒng)默認(rèn)設(shè)置的，如果我們要換一個(gè)字體，或者更換圖形的格式，那么每次插入一個(gè)圖形或者文字都要改過(guò)來(lái)一起，特別麻煩

其實(shí)我們只要更改完一個(gè)形狀或者字體后，選中它然后鼠標(biāo)進(jìn)行右鍵點(diǎn)擊，設(shè)置為默認(rèn)形狀或者字體，那么下次再插入文本框或者形狀的時(shí)候，就不用再重新設(shè)置了

用格式刷來(lái)進(jìn)行格式復(fù)制

如果你想更改幻燈里所有形狀的格式，一個(gè)一個(gè)去調(diào)顯然非常耗時(shí)，這時(shí)候就可以使用格式刷工具

方法是先選中你要復(fù)制格式的對(duì)象，然后點(diǎn)擊格式刷，點(diǎn)擊一下就可以黏貼一次，雙擊就可以一直保持黏貼的狀態(tài)，進(jìn)行多次黏貼

如果你想進(jìn)行跨頁(yè)黏貼也都是可以的

使用替換工具，替換內(nèi)容和字體

有時(shí)候我們需要調(diào)換掉幻燈片里的某些字眼，但這些字眼在好幾張PPT里都有，難道要一個(gè)一個(gè)去替換嗎？

而使用替換工具，就可以快速地調(diào)換掉幻燈片里的所有帶有相同字眼的內(nèi)容，而且如果你想替換幻燈片的全部字體，也可以利用替換工具進(jìn)行替換

使用母版來(lái)制作PPT模板

在菜單欄選擇「視圖」，找到母版視圖，進(jìn)入幻燈片母版設(shè)計(jì)頁(yè)面

在這里你可以設(shè)計(jì)一些固定的版式，比如下面這樣

設(shè)計(jì)好之后，那么我們可以關(guān)閉幻燈片母版視圖，回到主頁(yè)面，通過(guò)點(diǎn)擊新建幻燈片，我們就可以找到剛才我們?cè)O(shè)計(jì)好的母版啦，這樣每次我們就可以減少一些操作的步驟

以上就是雅客在制作PPT的時(shí)候常用的一些可以提高效率的方式，可能不是很完整，如果各位在制作PPT的時(shí)候有一些獨(dú)門絕技，可以提高效率的，也歡迎在留言區(qū)互相交流

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