史上最強(qiáng)“工作郵件”攻略~

王老軌的資料 2016-07-27

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說到每天必定會處理的工作內(nèi)容，

工作郵件當(dāng)仁不讓，

可是你真的會寫工作郵件嗎？

為什么有些人平時看起來和大家沒什么兩樣，

卻平步青云？

有的人做得很多卻很少被提拔？

重點(diǎn)就是你的工作郵件是不是能讓你閃光，

不想因?yàn)楣ぷ鬣]件和高薪資失之交臂？

別急，小薪教你怎么寫好工作郵件~

工作郵件的用途

工作郵件用途：簡單而且重要的事項溝通

日常工作中的溝通有三種形式：面談（會議），電話，郵件，并不是所有的事情都適合用郵件來溝通。

◆ 簡單而重要的事情馬上發(fā)郵件，提高你在領(lǐng)導(dǎo)面前的曝光率；

◆ 重要事情的安排、結(jié)論，一定要發(fā)郵件，備忘、備查、提醒參與者；

◆ 復(fù)雜的事情，先開會，再郵件發(fā)會議記錄；

◆ 不重要的事情，不要發(fā)郵件，不要讓領(lǐng)導(dǎo)覺得你總是抓不住重點(diǎn)。

小薪認(rèn)為，在寫工作郵件之前，一定要構(gòu)思清楚，什么時候該寫工作郵件？什么時候不該寫工作郵件？

工作郵件分類

工作郵件可分為以下四類

1、確認(rèn)郵件

2、需求郵件

3、反饋郵件

4、通知郵件

確認(rèn)郵件——存證據(jù)

口頭、電話、會議交流的事情，郵件進(jìn)行確認(rèn)這是一個好習(xí)慣，很多人不是很注意。

如果你在某個社交場合里偶遇領(lǐng)導(dǎo)，他開玩笑似的跟你說了一個創(chuàng)意，是置之不理還是埋頭實(shí)干？都不是，你該做得是回到座位上馬上給領(lǐng)導(dǎo)寫一封郵件確認(rèn)一下這件事是不是真正需要實(shí)施，這樣皆大歡喜，不用做無用功了。

需求郵件——有細(xì)節(jié)

部門內(nèi)部、跨部門、跨公司，我們經(jīng)常會給別人提出工作的需求，這個大家接觸的都比較多了。

【需要強(qiáng)調(diào)的是】要把細(xì)節(jié)寫清楚、量化出來，這樣需求才精確，接需求的人知道怎么做，結(jié)果也不會太讓你難受。

比如某個互聯(lián)網(wǎng)產(chǎn)品經(jīng)理做好了產(chǎn)品原型，讓UI設(shè)計師做一張產(chǎn)品的的背景圖，沒有明確尺寸、風(fēng)格等細(xì)節(jié)。過幾天設(shè)計師發(fā)給他一個莫名其妙的東西導(dǎo)致工期延誤，你說，這是誰的責(zé)任？

反饋郵件——有反應(yīng)

這個是跟第2種，“需求郵件”對應(yīng)的，收到別人的需求郵件后，應(yīng)該盡快反饋。注意，反饋郵件最好是發(fā)兩封：

◆ 第一封：確認(rèn)收到需求，并告知對方自己的計劃安排

◆ 第二封：反饋結(jié)果輸出物，并對輸出物做適當(dāng)?shù)恼f明

通知郵件——廣播站

通知類型的郵件

比如：《元旦放假通知》

比如：《關(guān)于劉楊晉升為公司副總的通知》

這種郵件不需要回復(fù)，也最好不要回復(fù)。

因?yàn)橥ㄖ]件往往都是群發(fā)N多人的，你一回復(fù)就很可能造成大家在郵件里群聊，非常影響別人的工作。

古代神醫(yī)看病尚且需要望聞問切來對癥下藥，我們對待工作郵件亦是如此。小薪認(rèn)為，識別工作郵件的廬山真面目是寫好工作郵件的第一步。

工作郵件的結(jié)構(gòu)

示例：

工作郵件結(jié)構(gòu)：

1、發(fā)送地址

2、標(biāo)題

3、抬頭

4、正文

5、附件

6、恭祝語與簽名檔

下面介紹每部分需要注意的要點(diǎn)：

1、發(fā)送地址

發(fā)送地址區(qū)，有收件人、抄送人、密送人三個部分。

a）收件人

收件人需要處理該郵件的人，或者是通知發(fā)布的對象。在這里注意不要一事二報，也就是一件事情不要同時申請兩個領(lǐng)導(dǎo)批示；一件事情不要安排給兩個人去做。

b）抄送人

放在抄送人里，只是讓對方知會一下，他可以不回復(fù)。

c）密送人

◆ 密送人其實(shí)很有用，不方便讓別人看到在收件人列表里出現(xiàn)的人，可以放在密送里；

◆ 重要的、容易忘的郵件，密送給自己一份，可以方便管理查看；

◆ 在發(fā)送通知類郵件時，不想讓大家在郵件里群體回復(fù)，可以把發(fā)送對象的郵件地址列表放在密送人里。

2、標(biāo)題

標(biāo)題是整個郵件的金字塔頂端，避免使用口語化的文字，會顯得很不職業(yè)。

多次或者轉(zhuǎn)發(fā)的郵件，標(biāo)題上會被加上很多的 re：fw：re：re：re：re：

而且這種郵件最好不要參與進(jìn)去，如果必須參與的話，把標(biāo)題清理清理。

3、抬頭

抬頭也就是稱呼，這里最好是按照公司文化寫，有的公司文化領(lǐng)導(dǎo)就喜歡直呼名字，有的公司文化必須稱呼 x 總，xx 總。

4、正文

1）正文，首先要注意遵循金字塔原理，先說中心思想，再詳細(xì)闡述細(xì)節(jié)。

2）一行內(nèi)容不要超過 15 個字，字體不要太小，不要太大，不要顏色怪異。

建議：用字號用小四（20號），字體用宋體，顏色用黑色，強(qiáng)調(diào)的關(guān)鍵詞用紅色，但紅色不要用太多。

3）多條內(nèi)容，一定要用編號排列一下，顯得你非常有條理，別人讀的時候效率也高。

總之，要把郵件當(dāng)成是網(wǎng)頁去設(shè)計，根據(jù)讀者的體驗(yàn)去考慮文案和排版。

5、附件

◆ 附件少的時候最好不要打包，這個跟產(chǎn)品設(shè)計非常類似，能在一級頁面看的東西，用戶一般不愿意到二級頁面去看

◆ 附件不要太大，這個很好理解，有的公司網(wǎng)速很慢，你發(fā)大附件肯定有人會想要掐死你

◆ 附件多，必須打包的時候，一定要在郵件正文里做一下附件說明：附件中是 xx，請查收

◆ 因附件較多，必須要打成壓縮包發(fā)送的話，一定要在郵件正文里做一下附件說明

6、恭祝語、簽名及其他信息

恭祝語、簽名及其他信息，這些都好理解，按公司的要求來就好，不多說了。

如果貴公司沒有這方面的規(guī)范，你可以你一封郵件提個建

議，恭喜你，又升值了哦。

看，工作郵件可是有標(biāo)準(zhǔn)答案的，你的工作郵件及格了嗎？

注意事項

2分鐘法則

郵箱自動收郵件的時間間隔設(shè)置成 2 分鐘；

簡單緊急又重要的事情最好 2 分鐘內(nèi)馬上，不要遺忘；

郵件寫好后，不要急著發(fā)，花2分鐘檢查一下各個細(xì)節(jié)。

2步法處理

第1步，定時查收郵件。

重要緊急的，2分鐘處理；

重要不緊急的，馬上給予回應(yīng)，約定處理時間；

其他事項標(biāo)記待處理標(biāo)簽。

第2步，在空閑時間，集中處理待處理郵件。

3、禁忌

◆ 喝酒、吵架之后，情緒不穩(wěn)定的時候，千萬不要發(fā)郵件；

◆ 不要在郵件里爭吵和嘲諷，誰做了誰是傻逼；

◆ 郵件中有公司機(jī)密時，一定要仔細(xì)查看收件人，不要有不能收該信息的人。

4、標(biāo)點(diǎn)符號

“！”“？”這兩個標(biāo)點(diǎn)符號在郵件里要慎用。

下面這些例子，大家可以體會一下。

請問昨天說的郵件發(fā)了嗎

讀者感受——正常詢問，疑問句，即使沒有問號，也能看出來是在提問，情緒很平靜。

請問昨天說的郵件發(fā)了嗎？

讀者感受——結(jié)合上下文語境，似乎有點(diǎn)反問的意思了哦。

請問昨天說的郵件發(fā)了嗎？！

讀者感受——你是想說“你他媽發(fā)還是不發(fā)”嗎？老子還就不發(fā)了！

請問昨天說的郵件發(fā)了嗎？？？？？？？?。。。。。。。。?/section>

讀者感受——這個二逼?。。。。?！

1. 一個問號還好；

2. 兩個問號，就顯得非常著急，閱讀者感受已經(jīng)開始抵觸了；

3. 嘆號，讓人感覺你在質(zhì)疑，你在不耐煩，對方更加反感；

4. 一串問號+一串嘆號，簡直就是個沒素質(zhì)的流氓。

小薪總結(jié)

最后，小薪友情提醒——發(fā)郵件前Checklist：

01. 郵件標(biāo)題。

02. 收件人（抄送或密送人員）是否正確。

03. 附件是否OK。

04. 內(nèi)容正文是否有錯誤（錯別字，稱呼等）。

05. 不要發(fā)太大的郵件，附件超過3M后，很容易被對方服務(wù)器系統(tǒng)屏蔽。

06. 我們最好用一個容錯率高的流程，像這樣：

標(biāo)題——>正文——>附件——>收件人

以上，就是小薪總結(jié)的 “如何寫好工作郵件”，好吧，這也許不能馬上讓你的工資漲到3萬……

但是，以這種精益求精的思想去對待工作中的每一個細(xì)節(jié)，相信你一定會很快升值，升值了離升職加薪還會遠(yuǎn)嗎？

這么好的內(nèi)容，

別忘記分享給自己的小伙伴噢~

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