雖然我跟專(zhuān)精 PPT 設(shè)計(jì)的高手們無(wú)法相提并論，但也確實(shí)有一定程度的經(jīng)驗(yàn)：我常常需要做 PPT ，可能是公司間的業(yè)務(wù)報(bào)告、產(chǎn)品推銷(xiāo)，可能是我受邀的各個(gè)講座課程，算下來(lái)每個(gè)月起碼要制作三到四份以上的 PPT ，光是這兩年就制作了上百份 PPT。

在忙碌的工作計(jì)劃，每天持續(xù)的博客寫(xiě)作，加上不時(shí)穿插的課程活動(dòng)，幾乎擠滿的時(shí)間里，并非是以教學(xué)或簡(jiǎn)報(bào)為專(zhuān)業(yè)的我，如何利用有限時(shí)間完成高頻率 PPT 制作呢？

今天這篇文章想分享我的方法，不是大師級(jí)的設(shè)計(jì)技巧，而是高效率制作職場(chǎng) PPT 的方法，也是我個(gè)人長(zhǎng)久經(jīng)驗(yàn)累積，或許對(duì)一般只是需要做 PPT 的朋友來(lái)說(shuō)，有達(dá)成職場(chǎng) PPT 任務(wù)的參考價(jià)值。

而同樣的流程，不只能用在 PPT，應(yīng)用到類(lèi)似的策劃提案上，也對(duì)制作報(bào)告很有幫助。

我減少的時(shí)間，來(lái)自于「充分且有效的準(zhǔn)備」。

這是一個(gè)等價(jià)交換的世界，我不可能無(wú)緣無(wú)故就比別人少花時(shí)間，之所以可以更快速制作 PPT，是因?yàn)槲?strong>在還不知道有任務(wù)之前就開(kāi)始花時(shí)間做準(zhǔn)備。

我會(huì)利用 Evernote 收集各種未來(lái) PPT 可用的素材，包含：

• 圖片資料（好用背景圖，可嘗試的設(shè)計(jì)圖示）

• 證據(jù)資料（數(shù)據(jù)圖表，狀況圖，情境圖）

• 故事資料（新聞事件，故事梗）

收集時(shí)，我會(huì)做一些筆記，例如「這張圖以后可以用在哪些類(lèi)型 PPT 上」，方便我以后搜索到這些素材使用，我也會(huì)把這些收進(jìn) Evernote 的素材加上「創(chuàng)意箱」的標(biāo)簽，這個(gè)標(biāo)簽是我每次做 PPT 時(shí)一定會(huì)打開(kāi)來(lái)看的可用素材庫(kù)。

你說(shuō)：這怎么是減少時(shí)間呢？

相信我，這確實(shí)是減少時(shí)間，我做到的實(shí)際上是：「不重復(fù)浪費(fèi)時(shí)間」

因?yàn)楦嗳似匠；藭r(shí)間閱讀思考、上網(wǎng)瀏覽，但卻沒(méi)有「同一時(shí)間」把這些準(zhǔn)備好好儲(chǔ)存下來(lái)。于是等到有一天要制作 PPT ，才把自己之前其實(shí)看過(guò)但沒(méi)有存下來(lái)的資料重新再找一次、重新讀一次、重新思考一次。而平時(shí)就做好資料存儲(chǔ)的我，其實(shí)節(jié)省了很多時(shí)間。

更重要的準(zhǔn)備其實(shí)也不在素材上，而是在我的想法上，簡(jiǎn)報(bào)最缺也最難找到的是什么？我覺(jué)得是：

也就是好的內(nèi)容、成功的推銷(xiāo)點(diǎn)、有影響力的論點(diǎn)，要說(shuō)服主管通過(guò)我的產(chǎn)品提案，要讓在場(chǎng)的學(xué)員認(rèn)同我的方法，這是簡(jiǎn)報(bào)的核心。

這些東西就算上網(wǎng)搜索也找不到，因?yàn)楸仨殢奈覀兡X袋里自己蹦出來(lái)才精彩。

可是，如果等到要做 PPT 死到臨頭，才逼自己腦袋去生產(chǎn)這些內(nèi)容，那是對(duì)大腦的酷刑。

而且我們的腦袋平常不就常常在蹦出東西嗎？如果那些當(dāng)下不趕快把自己的靈感記下來(lái)，以后可以用 Evernote 搜索找出來(lái)，那就太可惜了，也是又一種時(shí)間浪費(fèi)。所以我才不斷建議大家一定要建立自己的第二大腦：跟過(guò)去的自己取經(jīng)：用第二大腦高效率思考的系統(tǒng)方法。

于是當(dāng)我在還沒(méi)有出現(xiàn)簡(jiǎn)報(bào)任務(wù)之前，就已經(jīng)做好準(zhǔn)備，那么等到真的需要制作 PPT，我只要打開(kāi) Evernote 知識(shí)庫(kù)，搜索這些素材與靈感，就能在其基礎(chǔ)上快速構(gòu)思大綱。

有既定的參考材料，有已經(jīng)可用的圖片文案，有之前構(gòu)思過(guò)的論點(diǎn)和故事，那么就能立刻在我的筆記中快速組合出初步大綱，我會(huì)在 Evernote 中建立一則簡(jiǎn)報(bào)任務(wù)筆記，在這則筆記里「鏈接」上述各種素材資料，然后寫(xiě) PPT 大綱。

構(gòu)思大綱我不會(huì)利用工作時(shí)間，而是隨時(shí)利用「零碎時(shí)間」去編修大綱。

例如回家的路上想一下第一段開(kāi)場(chǎng)有沒(méi)有更好的說(shuō)法？開(kāi)會(huì)前的等待空檔想一下第三個(gè)重點(diǎn)應(yīng)該有哪些論述邏輯？這些就全部寫(xiě)在同一則筆記，讓 PPT 大綱越來(lái)越完整，變成了有章節(jié)細(xì)節(jié)、起承轉(zhuǎn)合，甚至想像中需要的 PPT 畫(huà)面也都先寫(xiě)上去。

而對(duì)我來(lái)說(shuō)更方便的一點(diǎn)是，上述第一到第三個(gè)流程，全部在單一的 Evernote 中就能完成。

構(gòu)思大綱時(shí)我也想過(guò)是不是要搭配思維導(dǎo)圖等工具，但后來(lái)我發(fā)現(xiàn)還是統(tǒng)一一點(diǎn)比較省事便利，手機(jī)上也能隨時(shí)進(jìn)行，雖然少了圖像的靈動(dòng)，但 Evernote 的文字清單也足夠我完成構(gòu)思了。

之前已經(jīng)善用「過(guò)去時(shí)間」累積準(zhǔn)備，并且在開(kāi)始簡(jiǎn)報(bào)任務(wù)后利用「零碎時(shí)間」把大綱流程都擬好，那么制作 PPT 有時(shí)候只要一兩個(gè)小時(shí)就能完成，如果是會(huì)議報(bào)告用的簡(jiǎn)單 PPT 更可以半個(gè)小時(shí)完成。

我只要在報(bào)告前幾天，在辦公室里空出這樣半個(gè)小時(shí)到兩個(gè)小時(shí)的完整時(shí)段，來(lái)好好把已經(jīng)累積在 Evernote 的內(nèi)容與素材，剪貼到 PPT 中，「制作」出 PPT 即可。

這個(gè)流程的優(yōu)點(diǎn)是，如果我們是「完全空白」就坐在辦公桌前開(kāi)始做 PPT，光是從頭想起就要花很多時(shí)間。如果兩個(gè)小時(shí)過(guò)去了還沒(méi)有任何進(jìn)度，其實(shí)挫折感很大！所以我的方法就是把這些前置作業(yè)時(shí)間都移到「過(guò)去時(shí)間」與「零碎時(shí)間」，善用準(zhǔn)備工夫，讓真的需要做 PPT 時(shí)壓力大減。

甚至如果真的沒(méi)時(shí)間，在手機(jī)上打開(kāi) Google 幻燈片 app ，在行動(dòng)中也能慢慢把 PPT 一頁(yè)一頁(yè)做出來(lái)。

其實(shí)在準(zhǔn)備整個(gè)公司報(bào)告，或是講座課程的過(guò)程中，我覺(jué)得最需要花時(shí)間的反而不是我們俗稱(chēng) PPT 的這個(gè)文件上，而是我到底要怎么表現(xiàn)？怎么論說(shuō)？提出什么內(nèi)容？來(lái)打動(dòng)他人。

所以當(dāng) PPT 文件完成后，我其實(shí)還會(huì)繼續(xù)利用零碎時(shí)間，看著演講用的 PPT，去想我的「講稿」，并且我會(huì)把講稿繼續(xù)寫(xiě)到 PPT 大綱的 Evernote 筆記中，這都可以在手機(jī)上進(jìn)行動(dòng)作。

有些漂亮的舉例、很棒的話語(yǔ)、有效的說(shuō)服流程，都是在我后續(xù)這個(gè)「寫(xiě)講稿」的過(guò)程中產(chǎn)生的，所以我覺(jué)得很重要。

而寫(xiě)講稿也不會(huì)耽誤工作時(shí)間，因?yàn)榫褪抢闷匠o(wú)聊、通勤的時(shí)候，就一段一段慢慢在手機(jī) app 上寫(xiě)出來(lái)即可。

最后，到了要上臺(tái)的前一天，如果這一次是很重要的會(huì)議，或是很重要的課程，那么前一天晚上在家里時(shí)，我會(huì)利用 Evernote 做錄音紀(jì)錄，我一邊練習(xí)開(kāi)場(chǎng)、關(guān)鍵橋段的演練，一邊錄音到筆記中。

這樣第二天要出發(fā)到公司或教室前，我可以在車(chē)上邊「聽(tīng)」邊「看」我的簡(jiǎn)報(bào)筆記，這里有一開(kāi)始我構(gòu)思的重點(diǎn)大綱，幫我提綱挈領(lǐng)；這里也有我思考的那些最好的文案與講稿可以記憶；這里還有我錄下的關(guān)鍵橋段演練，可以重復(fù)聽(tīng)聽(tīng)看有沒(méi)有問(wèn)題。

透過(guò)上述流程，我其實(shí)沒(méi)有利用太多工具，也就是 Evernote 與 Google 幻燈片，工具少就能好掌控。也不需要特別花費(fèi)大量時(shí)間，因?yàn)楹芏嗍虑橹耙呀?jīng)準(zhǔn)備好，并且善用零碎時(shí)間，去把有時(shí)相對(duì)繁瑣困難的這件任務(wù)完成。

你可以替換你喜歡的工具，或者根據(jù)需求做調(diào)整，但希望上述的工作流程，對(duì)幫助職場(chǎng)需要做簡(jiǎn)報(bào)的大家來(lái)說(shuō)，可以提供高效率的輔助。