小佳說(shuō)：

還在為辦公室桌面雜亂無(wú)章而煩惱嗎？還在為找不到筆記而憂傷嗎？整理創(chuàng)造美好生活。想知道怎么成為辦公室達(dá)人？往下看就對(duì)了！

辦公室達(dá)人，傳你21條完美絕技

作者｜曹將

來(lái)源 | 曹將PPTao（ CJPPTao）

01 建檔術(shù)

文件放置井井有條，減少因?qū)ふ椅募速M(fèi)的寶貴時(shí)間。整理電子文檔、公文包和名片，大力提高工作效率。

① 要?jiǎng)h的文件暫時(shí)先留著。

問(wèn)題：很多時(shí)候，剛刪掉一個(gè)文件便后悔，或者幾天后才發(fā)現(xiàn)它還有用。

解決：在桌面準(zhǔn)備一個(gè)“臨時(shí)文件夾”，暫時(shí)沒(méi)用的都扔進(jìn)去，一段時(shí)間（比如一月）后集中處理。

② 辦公桌配置原則。

問(wèn)題：永遠(yuǎn)不能第一時(shí)間找到要找的東西。

解決：①每個(gè)抽屜放什么東西是固定的；②用過(guò)的物品放回原處；③離開公司前，將桌面整理干凈。

③ 永遠(yuǎn)要有PlanB。

問(wèn)題：還是找不到要找的東西的情況。

解決：列出已有物品的清單，存于某個(gè)地方（比如印象筆記）。

④ 將經(jīng)常使用的文件夾放到桌面。

問(wèn)題：找文件耗時(shí)。

解決：在桌面創(chuàng)建快捷方式。

⑤ 電子郵件也要建檔。

問(wèn)題：電子郵件胡亂放置。

解決：在電子郵件中建立特定文件夾，同一類型的文件歸檔。

⑥ 備份是工作的常識(shí)。

問(wèn)題：突如其來(lái)的情況導(dǎo)致電腦故障，資料全失。

解決：每周或每月及時(shí)備份，備份途徑為云備份或移動(dòng)硬盤備份。

⑦ 在名片上寫清詳細(xì)信息。

問(wèn)題：拿著一張名片（點(diǎn)開一個(gè)微信好友），難以回憶起他是誰(shuí)。

解決：在名片背后（微信的備注頁(yè)）寫清楚對(duì)方的詳細(xì)信息，比如，認(rèn)識(shí)日期，場(chǎng)所，對(duì)方特征，介紹人，一同出席者，畢業(yè)大學(xué)，特殊技能。

⑧ 手機(jī)錄入姓名時(shí)錄入公司/職位。

問(wèn)題：某人電話來(lái)了，他到底是誰(shuí)？

解決：以【公司名稱/職位+姓名】的方式錄入姓名。

02 手冊(cè)術(shù)

使用手賬，幫助順利開展工作、積累工作靈感、提高工作質(zhì)量。

① 活用手冊(cè)的兩個(gè)重點(diǎn)：及時(shí)寫，多次看。

問(wèn)題：沒(méi)有及時(shí)寫，結(jié)果筆記本干凈如新；寫了沒(méi)看，結(jié)果淪為形式。

解決：一有約定就立刻寫上，每天多次查看任務(wù)完成情況。

② 客戶等的名稱要加上職稱、敬畏。

問(wèn)題：將筆記本交給對(duì)方確認(rèn)，對(duì)方看到自己的名稱是“××”，氣氛尷尬。

解決：在名稱后注明“××總”。寫郵件也一樣。

③ 手冊(cè)上方注明日期和主題。

問(wèn)題：記得以前寫過(guò)一個(gè)idea，但是找不到。

解決：給每個(gè)記錄注明時(shí)間和主題，查找時(shí)多了兩個(gè)關(guān)鍵變量。

④ 所有的信息注明來(lái)源。

問(wèn)題：“小曹，你從哪得到的消息？”   “額...我忘了...”

解決：為每條從外部獲取的信息注明來(lái)源。

▲ 注明信息來(lái)源

⑤ 除了懊惱，還要給出方向。

問(wèn)題：“今天沒(méi)做好，好傷心?！?/span>

解決：“今天沒(méi)做好，好傷心，下一次要及時(shí)，提前15分鐘到會(huì)議室，然后檢查椅子數(shù)量，確認(rèn)投影，并聯(lián)系前臺(tái)準(zhǔn)備茶水，然后等待參會(huì)人員?！?/span>

⑥ 記下經(jīng)常去的餐館。

問(wèn)題：“小曹，明天來(lái)個(gè)重要客人，接待一下。”“啊啊啊，去哪吃??！”

解決：用印象筆記（或大眾點(diǎn)評(píng)）記下還不錯(cuò)的餐館。

⑦ 組織商談的注意事項(xiàng)。

問(wèn)題：“糟糕，忘了確認(rèn)對(duì)方的出席人員！”

解決：打電話時(shí)一定要確認(rèn)好：

• 對(duì)方負(fù)責(zé)人的姓名

• 商談的內(nèi)容

• 時(shí)間地點(diǎn)

• 出席的人員名單

• 商談需要準(zhǔn)備的資料

• 對(duì)方的聯(lián)系方式

特別重要的會(huì)議一定要之后發(fā)一封郵件再次確認(rèn)。

03 筆記術(shù)

通過(guò)筆記整理每日沖擊大腦的各類信息，理清思路，明確發(fā)展的方向。此外，整理筆記也有助于迸發(fā)出更多的靈感與創(chuàng)意。

① 2個(gè)筆記本就夠了。

問(wèn)題：那場(chǎng)會(huì)議記錄記在哪個(gè)筆記本里了？

解決：只要兩個(gè)筆記本，一本寫To-do，一本做各種記錄。

② 給用過(guò)的筆記本制作索引。

問(wèn)題：咦，這個(gè)筆記本是什么時(shí)候?qū)懙模?/span>

解決：在筆記本的第二頁(yè)記下寫筆記的時(shí)間，重要主題。

③ 給筆記本足夠的留白。

問(wèn)題：糟糕，沒(méi)地方寫了！

解決：一開始就在筆記本上劃出一條直線，右邊的空白不能現(xiàn)在寫；隨時(shí)空出一行。

④ 以金字塔原理記筆記。

問(wèn)題：看完一遍筆記，找不到重點(diǎn)。

解決：第一句話寫結(jié)論，就像這個(gè)筆記一樣。

▲ 在資料前提煉重點(diǎn)內(nèi)容，方面以后搜索

⑤ 一個(gè)工具：5W2H。

問(wèn)題：總是忘了記錄某些要點(diǎn)。

解決：?jiǎn)枂?wèn)自己，是不是寫下了5W2H。

誰(shuí)（WHO）因?yàn)椋╓HY）什么做了何事（WHAT）？他是如何（HOW）做的？時(shí)間（WHEN）地點(diǎn)（WHERE）？用了多少錢（HOW MUCH）？

▲ 利用5W2H整理重點(diǎn)內(nèi)容

⑥ 將工作的PDCA寫在筆記本上。

問(wèn)題：做了就做了，錯(cuò)了就錯(cuò)了，下次繼續(xù)錯(cuò)。

解決：Plan（計(jì)劃）→Do（執(zhí)行）→Check（回顧）→Action（改善）。

▲ 剛開始某周工作總結(jié)