在向Excel表格中輸入數(shù)據(jù)時，經(jīng)常會遇到需要進(jìn)行多重限制的情況。例如，在輸入公司中各個部門及其所屬員工姓名時，需要在輸入部門名稱后，在另一列輸入員工姓名時，只能選擇對應(yīng)的該部門的員工姓名來進(jìn)行輸入。使用Excel提供的數(shù)據(jù)驗證功能，可以方便地實現(xiàn)對數(shù)據(jù)輸入進(jìn)行多重限制。

1、啟動Excel并創(chuàng)建工作表，在工作表中輸入部門名稱和部門所屬員工的姓名列表，如圖1所示。

圖1　創(chuàng)建工作表

2、選擇部門名稱所在的單元格區(qū)域，在“公式”選項卡的“定義的名稱”組中單擊“定義名稱”按鈕，在打開的“新建名稱”對話框的“名稱”文本框中輸入名稱，單擊“確定”按鈕關(guān)閉對話框，如圖2所示。

圖2　新建名稱

3、選擇第一個部門的員工名字所在的單元格區(qū)域，單擊“定義名稱”按鈕打開“新建名稱”對話框，在對話框的“名稱”文本框中輸入部門名稱，完成設(shè)置后單擊“確定”按鈕關(guān)閉對話框，如圖3所示。使用相同的方法分別為其他部門所屬員工姓名所在的單元格區(qū)域命名。

圖3　新建部門名稱

4、在工作表中選擇“部門”列中需要輸入數(shù)據(jù)的單元格，打開“數(shù)據(jù)驗證”對話框，在“設(shè)置”選項卡的“允許”下拉列表中選擇“序列”選項，在“來源”文本框中輸入“=部門名稱”，如圖4所示。根據(jù)需要對輸入信息和出錯信息進(jìn)行設(shè)置，完成設(shè)置后單擊“確定”按鈕關(guān)閉對話框。

圖4　“設(shè)置”選項卡的設(shè)置

5、選擇“姓名”列的第一個數(shù)據(jù)單元格，打開“數(shù)據(jù)驗證”對話框，在“允許”下拉列表中選擇“序列”選項，在“來源”文本框中輸入"=INDIRECT(A2)"，如圖5所示。根據(jù)需要對輸入信息和出錯信息進(jìn)行設(shè)置，完成設(shè)置后單擊“確定”按鈕關(guān)閉對話框。完成當(dāng)前單元格的設(shè)置后，拖動填充柄將設(shè)置復(fù)制到其他單元格。

圖5　設(shè)置員工姓名的數(shù)據(jù)驗證

6、此時在選擇“部門”列的單元格后，單擊單元格上的下三角按鈕，即可獲得部門名稱列表，直接在列表中選擇相應(yīng)的選項即可完成輸入，如圖6所示。在完成部門輸入后，單擊右側(cè)“姓名”列單元格上的下三角按鈕，打開的列表中顯示該部門的員工姓名，選擇相應(yīng)的選項即可實現(xiàn)姓名的輸入，如圖7所示。

圖6　選擇需要輸入的部門

圖7　選擇需要輸入的姓名