Word文檔中的批注可以用來(lái)存儲(chǔ)其他文本、審閱者的批評(píng)建議、研究注釋以及其他對(duì)文檔開(kāi)發(fā)有用的幫助信息等，其可以作為交流意見(jiàn)、更正錯(cuò)誤、提問(wèn)或向共同開(kāi)發(fā)文檔的同事提供的信息。下面介紹在Word文檔中插入批注的方法。

1、將插入點(diǎn)光標(biāo)放置到需要添加批注的內(nèi)容后面或選擇需要添加批注的對(duì)象，如這里選擇文檔中的圖片。在“審閱”選項(xiàng)卡的“批注”組中單擊“新建批注”按鈕，此時(shí)在文檔中將會(huì)出現(xiàn)批注框，在批注框中輸入批注內(nèi)容即可創(chuàng)建批注，如圖1所示。

圖1　創(chuàng)建批注

2、在“修訂”組中單擊“修訂”按鈕上的下三角按鈕，在展開(kāi)的列表中選擇“修訂”選項(xiàng)打開(kāi)“修訂選項(xiàng)”對(duì)話框，單擊“高級(jí)選項(xiàng)”按鈕打開(kāi)“高級(jí)修訂選項(xiàng)”對(duì)話框，在“批注”下拉列表中設(shè)置批注框的顏色，在“指定寬度”微調(diào)框中輸入數(shù)值設(shè)置批注框的寬度，在“邊距”下拉列表中選擇“靠左”選項(xiàng)設(shè)置將批注框放置到文檔的左側(cè)，如圖2所示。完成設(shè)置后單擊“確定”按鈕關(guān)閉對(duì)話框，此時(shí)批注框的樣式和位置即發(fā)生了改變，如圖3所示。

圖2　設(shè)置批注框顏色寬度和邊距

圖3　改變批注框的樣式和位置

3、Word 2013能夠?qū)⒃谖臋n中添加批注的所有審閱者都記錄下來(lái)。在“修訂”組中單擊“顯示標(biāo)記”按鈕，在打開(kāi)的下拉列表中選擇“特定人員”選項(xiàng)，將能夠得到審閱者名單列表，選擇相應(yīng)的審閱者，可以僅查看該審閱者添加的批注，如圖4所示。

圖4　獲得審閱者列表

4、在“修訂”組中單擊“審閱窗格”按鈕上的下三角按鈕，在展開(kāi)的列表中選擇“垂直審閱窗格”選項(xiàng)打開(kāi)“修訂”窗格，如圖5所示，用戶可以查看文檔中的修訂和批注，并且隨時(shí)更新修訂的數(shù)量。

圖5　選擇“垂直審閱窗格”選項(xiàng)

注意

如果需要更新文檔中的修訂數(shù)量，可以單擊窗格右上角的“更新修訂數(shù)量”按鈕；如果需要在窗格中顯示修訂或批注的詳細(xì)情況匯總，可以單擊“顯示詳細(xì)匯總”按鈕；如果需要將顯示的詳細(xì)情況匯總隱藏，可以單擊“隱藏詳細(xì)匯總”按鈕。

5、將插入點(diǎn)光標(biāo)放置到批注框中，單擊批注框內(nèi)的“插入批注”按鈕即可以在批注框中插入一條批注，如圖6所示。將插入點(diǎn)光標(biāo)放置到批注框內(nèi)的批注中，在“批注”組中單擊“刪除”按鈕上的下三角按鈕，在打開(kāi)的列表中選擇“刪除”選項(xiàng)，則當(dāng)前批注將被刪除，如圖7所示。

圖6　在批注框內(nèi)插入一條批注

圖7　選擇“刪除”命令

注意

在批注中右擊，選擇快捷菜單中的“刪除批注”命令，也可以將該批注刪除。

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