隨著時代的進步、社會的發(fā)展，現(xiàn)代秘書工作更注重的是在職業(yè)道德、知識素養(yǎng)、人文素質(zhì)三方面的能力體現(xiàn)。所以，具備這三個方面能力是做好現(xiàn)代秘書的基本條件。

秘書最基本的職能是為領導服務，在工作中是領導的助手、參謀和智囊，表現(xiàn)為協(xié)助領導處理政務，承辦領導決策中的有關事務，諸如辦文、辦會、辦事。秘書工作是輔助決策，而非自作主張，秘書應該時時刻刻擺正自己的位置，在工作中把握好自己的角色，培養(yǎng)強烈的事業(yè)心和責任感，不擅權越位。

這就要求秘書人員應具有任勞任怨、埋頭苦干、服務服從的職業(yè)意識，要具有淡泊名利的犧牲精神。秘書常常辦會，但很少坐在主席臺上；常常撰寫文件，但很少簽上自己的大名；常常辦事，但大多為他人作嫁衣。秘書從事的每一項工作，都應以服務為性質(zhì)，不僅為領導服務，也間接為機關、基層服務。秘書應把服務作為基本的職能，圍繞領導的工作來開展活動，在領導活動和政務活動中甘當配角。同時，秘書是領導決策的堅定的執(zhí)行者和堅決的維護者，秘書必須堅定不移、毫不走樣地貫徹領導決策，執(zhí)行領導決定，不能離開領導自行其是。在領導決策民主化、科學化的今天，秘書在圓滿完成領導交辦任務的前提下，還應從被動中爭取主動，提高參謀的意識和能力，盡可能主動地思考問題，為領導獻計獻策。

秘書人員應具有較強的保密意識。保密工作是秘書工作的重要組成部分，保守本單位內(nèi)部的機密也是秘書的職業(yè)精神。秘書常會大量接觸機要文件，掌握許多核心機密，一旦失密，就會給工作帶來極大的被動，造成無可挽回的損失。因此，作為在領導身邊的秘書，在日常工作中一定要具備嚴守機密的職業(yè)道德，自覺加強保密觀念。

秘書人員在職業(yè)活動中還需具有遵紀守法、廉潔奉公的意識。秘書人員一定要遵守職業(yè)紀律及與職業(yè)活動相關的法律、法規(guī)，按法律條文約束自己的言行。廉潔奉公是高尚職業(yè)情操在職業(yè)活動中的重要體現(xiàn)，是秘書人員應有的思想道德品質(zhì)和行為準則。它要求秘書人員在職業(yè)活動中要堅持原則，不利用職務之便假借領導名義以權謀取私利，不搞你給我一點“好處”，我回報你一點“實惠”的所謂“等價交換”。要以國家、人民和本單位整體利益為重，自覺奉獻，不為名利所動，以自己的實際行動抵制和反對不正之風。

現(xiàn)代秘書工作能力的大小、工作質(zhì)量的好壞、工作效率的高低，與其自身的知識儲備有著直接的關系。因此，知識素養(yǎng)是現(xiàn)代秘書能夠圓滿完成工作的一種必備素質(zhì)。

所謂知識素養(yǎng)，就是秘書人員在工作中具有扎實的理論知識、基礎文化知識和專業(yè)知識。理論知識，即認知世界的一種非具體的指導系統(tǒng)，就秘書而言，能夠正確理解當前我國改革開放的政策，用唯物辯證法的眼光看待一切，實事求是，不唯“上”、不唯“書”，用客觀的、全面的、發(fā)展的眼光看待新情況，解決新問題，放眼社會、放眼世界，博采眾長，應對自如。是否具備理論知識，是衡量秘書人員是否合格稱職的重要標準之一，也是秘書人員素質(zhì)要求的一個重要方面?；A文化知識，即具有中等以上水平的文、史、哲、數(shù)、理、化等方面的基本常識，尤其需要具備較為深厚的寫作知識和邏輯常識。否則，秘書的文字材料就會變得空洞、枯燥，出現(xiàn)邏輯錯誤甚至漏洞百出。專業(yè)知識，即與秘書工作有關的知識，諸如秘書學、秘書寫作、文書處理、會務組織、法律規(guī)范、公關禮儀等知識，這是秘書工作區(qū)別于其他專業(yè)人才的知識結(jié)構的重要標志。

除此之外，秘書人員還應掌握外語表達和辦公自動化設備的應用。在科技發(fā)達、交流頻繁的今天，社會對秘書素質(zhì)的要求也有了相應的提高。

現(xiàn)代秘書素質(zhì)的培養(yǎng)，不僅要關注其職業(yè)意識和知識素養(yǎng)，還應關注其人文情懷和人文精神，重視人文素質(zhì)的培養(yǎng)。現(xiàn)代秘書在工作中所表現(xiàn)出的協(xié)調(diào)、溝通能力也關乎秘書工作的成敗。

秘書工作因涉及面廣，接觸的人多，經(jīng)常要有意識地隨時隨地、隨情境變換角色。在單位，領導是上級，秘書是下級，秘書必須按照領導的要求和意圖來調(diào)節(jié)自己的行為，在為領導服務的同時，秘書還要和組織內(nèi)部各單位、各部門的成員經(jīng)常接觸，與其他的職工建立一種協(xié)作的關系。同時，秘書工作具有承上啟下的作用。一方面，秘書要經(jīng)常向領導反映下級員工的情緒、意見和要求，并提出如何根據(jù)下級員工的實際情況調(diào)動他們積極性的建議，從而使上級領導了解下級員工，及時調(diào)整與下級員工的關系；另一方面，秘書人員要積極做好上情下達的工作，及時向員工介紹相關理念，傳達領導層的決定，消除可能產(chǎn)生的誤會，使上至領導下至員工共同擁有一個積極上進、團結(jié)協(xié)作的價值觀念。這就要求秘書人員要具備較強的情商，雙向的溝通能力和與人協(xié)調(diào)的能力，處理好人與人之間的關系。

處于樞紐位置的秘書，在紛繁復雜的具體事務中，要熱愛本職工作，具備兢兢業(yè)業(yè)、任勞任怨的奉獻精神，能夠正確處理工作中的得與失，力求做到敬業(yè)、勤業(yè)、精業(yè)。秘書工作幾乎涉及領導機關和管理活動的各個方面，長期處于緊張忙碌的狀態(tài)，只有具備堅忍不拔的精神，才能經(jīng)受曠日持久的考驗；秘書工作事多而廣，經(jīng)常會發(fā)生各種各樣的意外事件，只有頭腦冷靜、有良好的自制力，才能采取果斷有力的措施，使各種問題得到有效的控制和妥善的解決。

秘書工作成為職業(yè)是經(jīng)濟社會發(fā)展的產(chǎn)物，因此秘書的職能以及對秘書素質(zhì)的要求也是隨著經(jīng)濟社會的發(fā)展而變化的。隨著科學技術的進步和知識的不斷更新，社會對現(xiàn)代秘書提出了更高的要求。傳統(tǒng)的秘書技能已落后于時代，秘書人員要順應社會的發(fā)展，就必須調(diào)整知識結(jié)構，不斷給自身“充電”，在原有知識的基礎上拓寬人文知識，經(jīng)濟和法律知識，以及專業(yè)知識，要成“門內(nèi)漢”，突破學科領域狹窄的桎梏，形成文理工相互滲透的“復合型”知識結(jié)構。只有這樣，才能在充滿競爭的領域里不被淘汰。這是秘書素質(zhì)培養(yǎng)不可或缺的層級。

美國著名政治學、行政學家懷特對幕僚人員應具備的條件和修養(yǎng)作了論述：“成功的幕僚應具有較多的商榷能力，而非高度的指揮性格；應具有廣博的知識與豐富經(jīng)驗，而非偏狹的專業(yè)技能；要的是忍耐與堅持力，不可有迅求決定的傾向；寧愿居于幕后地位，不求聞達，不可注重個人名利；要忠于政策及同情首長的觀點，不可固執(zhí)自己的成見或偏見。”懷特先生的論述對秘書的素質(zhì)構成作了經(jīng)驗性的概括?，F(xiàn)代秘書應加強自身素質(zhì)的培養(yǎng)，合理地建構自我知識結(jié)構，提升情商能力，主動的交流溝通，對上級服從又不盲從，發(fā)揮團隊協(xié)作精神。只有自我的不斷完善和增值，秘書的價值才會得到越來越重要的體現(xiàn)。

(文章摘自《秘書工作》雜志2008年第10期。原題目：《秘書素質(zhì)培養(yǎng)的三個層次》；作者：鄭 宏)