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出于嚴(yán)酷的競(jìng)爭(zhēng)現(xiàn)狀,如今在企業(yè)中有一個(gè)問(wèn)題被反反復(fù)復(fù)問(wèn)到:"我們?yōu)槭裁匆贗T上花這筆錢(qián)?"正確地回答了這個(gè)問(wèn)題,你就可以進(jìn)行投資,推動(dòng)業(yè)績(jī)的提高。不能就這個(gè)問(wèn)題提供有說(shuō)服力的答案,你就只能維持現(xiàn)狀。 技術(shù)采購(gòu)建議書(shū)決定了高層是批準(zhǔn)還是"槍斃"你的項(xiàng)目。在確定一個(gè)項(xiàng)目是否值得投資時(shí),你需要具備的技能不僅僅是財(cái)務(wù)方面的。財(cái)務(wù)人員大都擅長(zhǎng)現(xiàn)金流貼現(xiàn)分析,計(jì)算內(nèi)部收益率(IRR),但是高級(jí)管理人員在進(jìn)行決策時(shí)應(yīng)該關(guān)注的不是這些細(xì)節(jié)。決策人員需要了解的是一個(gè)軟件采購(gòu)方案是否切實(shí)可行---新的軟件能帶來(lái)怎樣的回報(bào)。無(wú)論你的分析論證是如何的合理充分,決策人員需要看到能說(shuō)明觀點(diǎn)的數(shù)據(jù),聽(tīng)到有說(shuō)服力的論點(diǎn)。 不幸的是,在決定是否對(duì)信息技術(shù)進(jìn)行投資時(shí),沒(méi)有一個(gè)放之四海而皆準(zhǔn)的決策模型。比如,為了決定是否買(mǎi)一個(gè)價(jià)值200美元的外置Zip驅(qū)動(dòng)器而花一個(gè)月時(shí)間撰寫(xiě)一份嚴(yán)謹(jǐn)?shù)纳虡I(yè)計(jì)劃書(shū),這純屬得不償失。花費(fèi)在這上面的工作時(shí)間的價(jià)值遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)了所購(gòu)買(mǎi)產(chǎn)品的價(jià)值;只要簡(jiǎn)單地提出"可以保證快速備份文件"這樣的理由就足夠了。反之,如果你想要公司投資大筆資金購(gòu)買(mǎi)一個(gè)預(yù)算和計(jì)劃應(yīng)用程序,你就得拿出更加有力的理由。 在論證項(xiàng)目投資回報(bào)率(ROI)時(shí),需要投入多少時(shí)間和精力,完全取決于實(shí)際情況。你可以使用一個(gè)包括三個(gè)層次的預(yù)測(cè)模型來(lái)分析選用某個(gè)應(yīng)用軟件所帶來(lái)的好處。你可以根據(jù)自己的情況決定分析要達(dá)到什么程度,然后選擇合適的模型,對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行分析。
在開(kāi)始討論這些投資回報(bào)分析模型之前,有一點(diǎn)要提醒你:在某些情況下,僅憑直覺(jué)就已足夠---就像買(mǎi)一個(gè)200美元Zip驅(qū)動(dòng)器的例子。隨著時(shí)間的流逝,人們積累了一套寶貴的經(jīng)驗(yàn),僅僅憑這些經(jīng)驗(yàn)就可以做出有效的決策。
第一級(jí):成本分析模型 當(dāng)人們?cè)噲D預(yù)測(cè)一個(gè)擬議中的解決方案的投資回報(bào)率時(shí),最普通的做法是著重計(jì)算能節(jié)省多少成本。這一點(diǎn)兒都不奇怪,能節(jié)省成本常常是進(jìn)行一項(xiàng)商業(yè)投資最明顯、最實(shí)際的理由。 然而,由于很多采購(gòu)建議的基本假設(shè)沒(méi)有建立在數(shù)據(jù)之上,沒(méi)有以數(shù)據(jù)說(shuō)明觀點(diǎn),因此它們?nèi)狈φf(shuō)服力。在信封背面草草計(jì)算一下成本,一廂情愿地估計(jì)能節(jié)省的開(kāi)支額。結(jié)果怎么樣?得不到高層管理人員的支持,項(xiàng)目沒(méi)有被批準(zhǔn)。不過(guò),還是有辦法說(shuō)明成本節(jié)約是實(shí)實(shí)在在的。在成本節(jié)約型投資回報(bào)模型中,進(jìn)行新投資唯一、真正的理由是它能削減成本。 新投資如何能節(jié)約成本,你的假設(shè)有什么依據(jù)?這兩個(gè)問(wèn)題是成本分析模型的關(guān)鍵,代表了高級(jí)主管在審查投資建議時(shí)常常要尋根究底的兩個(gè)方面。在成本節(jié)約型的投資建議中,最重要和最有價(jià)值的手段是可靠的對(duì)標(biāo)數(shù)據(jù)。畢竟,了解本企業(yè)在某個(gè)流程上的花費(fèi)有多少是一回事,了解與其他企業(yè)---特別是本行業(yè)內(nèi)的企業(yè)相比,本企業(yè)的投資是高是低是另一回事。 在使用對(duì)標(biāo)數(shù)據(jù)時(shí),一個(gè)常見(jiàn)的失誤是兩個(gè)比較對(duì)象之間不存在可比性,在別人審閱你的報(bào)告時(shí),這樣的漏洞很快會(huì)被發(fā)現(xiàn)。比如,如果你估計(jì)了本企業(yè)在計(jì)劃/預(yù)算過(guò)程上的投入是多少,然后將此數(shù)據(jù)與對(duì)標(biāo)數(shù)據(jù)進(jìn)行比較,那么你怎樣保證作為參照的公司在計(jì)算成本時(shí)用的方法與你的相同?同樣地,你又怎么知道所有被對(duì)標(biāo)的公司都以相同的方法計(jì)算各自的成本?某一家公司在計(jì)算計(jì)劃/預(yù)算流程的成本時(shí),可能只考慮參與該流程的財(cái)務(wù)人員的人數(shù),而另一家公司則可能把非財(cái)務(wù)經(jīng)理人員在制定部門(mén)預(yù)算時(shí)耗費(fèi)的工時(shí)數(shù)統(tǒng)計(jì)在內(nèi),或把高級(jí)主管審查預(yù)算計(jì)劃耗費(fèi)的工時(shí)數(shù)計(jì)算在內(nèi)。 要解決這個(gè)問(wèn)題,你必須保證包括本公司在內(nèi)的所有被比較的公司以相同的方法計(jì)算成本。這不一定是個(gè)難題。Buttonwood集團(tuán)公司調(diào)查了225家企業(yè)在制定計(jì)劃上的開(kāi)支,受訪者在互聯(lián)網(wǎng)上完成問(wèn)卷,問(wèn)卷包含一系列問(wèn)題,可以用來(lái)估計(jì)受訪公司的成本。因?yàn)樗械氖茉L者回答的是相同的問(wèn)題,由調(diào)查所得各個(gè)公司的成本估計(jì)值具有很高的可比性。現(xiàn)在,如果一家公司想要把自己的成本與所有參照對(duì)象的均值相比較,它只要回答該問(wèn)卷,得出自己的成本即可,這樣的比較是精確的。 有了精心搜集的成本數(shù)據(jù)和參考數(shù)據(jù),項(xiàng)目主管可以開(kāi)始下一步重要的工作:設(shè)定成本削減目標(biāo)。將成本降低10%算不算高,成本降低40%算不算低?有了可靠的對(duì)標(biāo)數(shù)據(jù),你可以更加容易地設(shè)定目標(biāo)。如果公司的成本高于本行業(yè)的全國(guó)平均水平,那么合理的目標(biāo)是把成本降到平均水平。如果公司的成本低于平均值,可以把目標(biāo)定為力爭(zhēng)達(dá)到行業(yè)內(nèi)前25%公司的水平,甚至是前10%公司的水平。當(dāng)然設(shè)定目標(biāo)需要一些專(zhuān)業(yè)判斷力和經(jīng)驗(yàn),而且還必須聽(tīng)取高層主管的意見(jiàn)。 如果沒(méi)有對(duì)標(biāo)數(shù)據(jù),設(shè)定改進(jìn)目標(biāo)的另一個(gè)辦法是確定擬購(gòu)買(mǎi)系統(tǒng)的單位用戶成本,然后計(jì)算業(yè)務(wù)能力至少應(yīng)有多大提高才能抵消成本。恰當(dāng)?shù)匮芯?,包括與參考數(shù)據(jù)進(jìn)行比較,能夠幫助你評(píng)估所設(shè)定的業(yè)務(wù)能力提高目標(biāo)是否可行。一旦確定了目標(biāo),你可以方便地計(jì)算可能節(jié)約的成本。比如,根據(jù)Buttonwood集團(tuán)公司的調(diào)查,對(duì)于一般公司而言,制定年度計(jì)劃的單位員工成本為1,000美元。如果你的公司在這項(xiàng)工作上的單位員工成本是1,200美元,那么合理的目標(biāo)是讓單位員工成本下降200美元。 在論證一項(xiàng)成本節(jié)約型采購(gòu)計(jì)劃的投資回報(bào)時(shí),關(guān)鍵點(diǎn)是了解公司目前的成本,了解可以用來(lái)與之比較的對(duì)標(biāo)成本,以及與對(duì)標(biāo)成本進(jìn)行比較后確定業(yè)務(wù)能力應(yīng)有多大程度的提高,在此基礎(chǔ)上設(shè)定成本節(jié)約目標(biāo)。 成本節(jié)約目標(biāo)=當(dāng)前成本-對(duì)標(biāo)成本
除非所節(jié)約的成本超過(guò)項(xiàng)目實(shí)施所需要的費(fèi)用,否則有些管理團(tuán)隊(duì)看都不會(huì)看一眼采購(gòu)建議書(shū)。 通常,當(dāng)你能夠證明投資所帶來(lái)的好處不止節(jié)約成本時(shí),你的理由更具說(shuō)服力。大多數(shù)管理團(tuán)隊(duì)最想聽(tīng)到的就是投資能夠節(jié)約多少成本,這可以理解。但如果你把這種對(duì)節(jié)約成本的關(guān)心誤認(rèn)為管理團(tuán)隊(duì)對(duì)投資所能帶來(lái)的其他益處缺乏興趣,那你就大錯(cuò)特錯(cuò)了。比如,當(dāng)一位首席執(zhí)行官聽(tīng)到某項(xiàng)技術(shù)可以使她了解各個(gè)市場(chǎng)每周的盈利率數(shù)據(jù),對(duì)細(xì)節(jié)的掌握直到門(mén)店一級(jí)時(shí),她對(duì)項(xiàng)目的態(tài)度馬上為之一變。這個(gè)例子給我們一個(gè)簡(jiǎn)單而有益的啟發(fā):要多花費(fèi)一些時(shí)間充實(shí)投資建議書(shū),除節(jié)約成本之外,還應(yīng)該詳細(xì)羅列投資所能帶來(lái)的其他好處。 第二級(jí):成本收益模型 成本收益分析模型比純粹的成本分析模型更進(jìn)一步。它不再僅僅關(guān)注成本,而是使投資者有機(jī)會(huì)了解企業(yè)能夠獲得的所有利益。為使投資建議能得到批準(zhǔn),成本收益模型會(huì)對(duì)各種因素進(jìn)行全面分析。很多財(cái)務(wù)專(zhuān)業(yè)人員對(duì)這種方法不是很熟悉,但是對(duì)擬采購(gòu)的技術(shù)所能帶來(lái)的好處進(jìn)行調(diào)查研究,可能會(huì)發(fā)現(xiàn)最有說(shuō)服力的證據(jù)。 將一項(xiàng)技術(shù)投資的好處進(jìn)行量化常常是一件困難的事,但是有一些工具可以提供幫助。其中最有效的一個(gè)工具是"差距分析"。簡(jiǎn)而言之,該方法使企業(yè)能夠在內(nèi)部調(diào)查的基礎(chǔ)上確定目前組織處于何種水平,并與它所要達(dá)到的水平進(jìn)行比較,其間的差距就是企業(yè)進(jìn)步的機(jī)會(huì)。 做差距分析首先要明確被評(píng)估流程或領(lǐng)域所適用的績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)。下一步是決定應(yīng)該調(diào)查公司中的哪些人。盡量把公司中方方面面的人都納入調(diào)查中,使調(diào)查更加全面。執(zhí)行調(diào)查可以是一項(xiàng)非常簡(jiǎn)單的工作,只要把Excel文件發(fā)出去,然后再整理問(wèn)卷結(jié)果即可,但是必須保證調(diào)查的匿名性---只有如此受訪者才能坦誠(chéng)地回答問(wèn)題,你可以請(qǐng)第三方協(xié)助調(diào)查并整理結(jié)果。 如果項(xiàng)目經(jīng)理能在差距分析中引入對(duì)標(biāo)數(shù)據(jù)---甚至可能是同行業(yè)中其他公司的數(shù)據(jù),那么績(jī)效差距分析就會(huì)變得更有說(shuō)服力。那些在計(jì)劃、預(yù)算和績(jī)效管理領(lǐng)域做大量對(duì)標(biāo)研究的咨詢公司可以提供這方面的信息。 有兩種辦法可以估計(jì)彌補(bǔ)差距所能帶來(lái)的好處。第一個(gè)辦法是彌補(bǔ)調(diào)查中暴露出來(lái)的每一項(xiàng)差距,量化彌補(bǔ)每項(xiàng)差距所帶來(lái)的好處。管理人員可以把改進(jìn)計(jì)劃過(guò)程、幫助管理人員更好地決策、提高目標(biāo)一致性、提高透明度作為奮斗目標(biāo)。不過(guò),把這些好處逐一量化幾乎是不可能的。 另外一個(gè)辦法是彌補(bǔ)各項(xiàng)差距,估計(jì)由此所帶來(lái)的綜合性效益。比如,根據(jù)Buttonwood集團(tuán)公司搜集的對(duì)標(biāo)數(shù)據(jù),通過(guò)完善決策過(guò)程、促進(jìn)目標(biāo)一致性和提高透明度,改進(jìn)計(jì)劃制定過(guò)程所帶來(lái)的綜合效益可以使企業(yè)的銷(xiāo)售收入至少上升一個(gè)百分點(diǎn)。 在成本收益分析方法中,計(jì)算投資回報(bào)率意味著你得將所節(jié)約成本和其他可量化的收益加總,然后再除以項(xiàng)目的實(shí)施成本。通常你還得考慮其他一些細(xì)枝末節(jié)的因素,但是基本的計(jì)算方法就是這些。 ROI=(成本節(jié)約收益+其他可量化收益)/項(xiàng)目實(shí)施成本 如何才能知道第二級(jí)投資回報(bào)分析是否恰當(dāng)?當(dāng)節(jié)約下來(lái)的成本不足以抵消擬購(gòu)買(mǎi)的解決方案的費(fèi)用時(shí),擴(kuò)展投資回報(bào)分析,使其包括解決方案所帶來(lái)的好處,這被證明是一個(gè)有效的辦法。最后,如果預(yù)期解決方案能帶來(lái)大量且重要的好處,把它們納入你的投資建議報(bào)告只會(huì)使它更具說(shuō)服力。 第三級(jí):商業(yè)方案模型 以商業(yè)方案評(píng)估一個(gè)項(xiàng)目的投資回報(bào)是迄今為止最全面、最有說(shuō)服力的方法,但是它要求投入的時(shí)間也最多。因此,你必須事先決定是否要為項(xiàng)目準(zhǔn)備商業(yè)方案。等到最后一刻再拼湊一份商業(yè)方案,無(wú)異于等房子快建成了再聘請(qǐng)?jiān)O(shè)計(jì)師來(lái)設(shè)計(jì)房屋的藍(lán)圖。 制定商業(yè)方案的過(guò)程可以幫助你明確為什么變革必不可少、變革能給組織提供什么樣的價(jià)值。在進(jìn)行投資回報(bào)論證時(shí),沒(méi)有什么比一份理性的商業(yè)計(jì)劃更強(qiáng)有力、更能說(shuō)服人的了。項(xiàng)目的規(guī)模越大,商業(yè)計(jì)劃也就變得越重要。 商業(yè)方案是以演示格式(比如PowerPoint格式)制作的書(shū)面文件,其中含有一些標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容:描述流程目前的狀態(tài)、項(xiàng)目的規(guī)模、預(yù)期的業(yè)務(wù)成果、如何能取得這些結(jié)果、以及投資回報(bào)分析。此方法與收益大于成本型投資回報(bào)模型的區(qū)別在于前者更加全面,把所有部門(mén)的需求都考慮在內(nèi)。 為了對(duì)此方法加以說(shuō)明,讓我們看看某財(cái)務(wù)經(jīng)理是如何為升級(jí)本公司的計(jì)劃流程而制定商業(yè)方案的。他從企業(yè)的現(xiàn)狀開(kāi)始,描述未經(jīng)過(guò)任何改進(jìn)的、目前的計(jì)劃流程。有些人在做這項(xiàng)工作時(shí)偷工減料,僅僅表述他們自己的看法(而不是客觀情況)。這是錯(cuò)誤的,財(cái)務(wù)經(jīng)理應(yīng)該借此機(jī)會(huì)與高層主管和最終用戶進(jìn)行溝通。獲取大量反饋的辦法之一是對(duì)用戶進(jìn)行一個(gè)簡(jiǎn)短的問(wèn)卷調(diào)查。為了便于比較,最好采用與已有對(duì)標(biāo)數(shù)據(jù)相匹配的標(biāo)準(zhǔn)格式問(wèn)卷,這樣你就可以了解較之其他企業(yè),本企業(yè)總體上到底表現(xiàn)如何。 由此一來(lái),你可以了解員工和主管喜歡計(jì)劃流程中的哪些部分,討厭哪些部分。在我們的例子中,項(xiàng)目經(jīng)理發(fā)現(xiàn)大家的一致意見(jiàn)是計(jì)劃流程過(guò)于冗長(zhǎng)、決策拖拉,而且計(jì)劃流程并不總是能產(chǎn)生好的決策。財(cái)務(wù)人員花費(fèi)大量的時(shí)間處理數(shù)據(jù),但他們應(yīng)該做的(而且想做的)是提供決策支持。制定年度計(jì)劃和進(jìn)行月度預(yù)測(cè)花費(fèi)了財(cái)務(wù)人員太多的時(shí)間,以致于他們無(wú)法對(duì)某個(gè)重要參數(shù)---如價(jià)格的變化迅速做出反應(yīng)。最后,目前的計(jì)劃流程沒(méi)有把整個(gè)企業(yè)擰成一股繩,各個(gè)部門(mén)的目標(biāo)存在互相競(jìng)爭(zhēng)的關(guān)系。財(cái)務(wù)經(jīng)理將這些發(fā)現(xiàn)加以總結(jié)并作為商業(yè)方案的第一部分。 其次,財(cái)務(wù)經(jīng)理著手確定整改工作的范圍。所有在訪談過(guò)程中被管理人員指出有欠缺的重要領(lǐng)域,以及所有與對(duì)標(biāo)數(shù)據(jù)比較后發(fā)現(xiàn)的存在重大績(jī)效差距的領(lǐng)域都應(yīng)納入整改范圍。在上例中,整改范圍延伸至向管理人員匯報(bào)這一環(huán)節(jié),略微超出嚴(yán)格意義上的計(jì)劃和預(yù)算流程。畢竟,如果無(wú)法跟蹤計(jì)劃的執(zhí)行情況,光制定計(jì)劃又有什么用? 在準(zhǔn)備商業(yè)方案時(shí),接下來(lái)的一步可能是最重要的:通過(guò)實(shí)施此項(xiàng)目,我們希望取得什么樣的成果?要回答這個(gè)問(wèn)題,財(cái)務(wù)經(jīng)理只需回顧一下他在管理人員訪談和公司問(wèn)卷調(diào)查中的發(fā)現(xiàn)。他決定整改措施的目標(biāo)應(yīng)該是縮短決策過(guò)程,提高決策質(zhì)量,強(qiáng)化財(cái)務(wù)部門(mén)在決策支持中所起的作用,縮短計(jì)劃和預(yù)測(cè)工作所需的時(shí)間,使企業(yè)具備迅速修正預(yù)測(cè)的能力,以及使企業(yè)內(nèi)各個(gè)部門(mén)的目標(biāo)協(xié)調(diào)一致。 所有這些改進(jìn)措施有多大價(jià)值?盡管高效、高質(zhì)量的決策以及能根據(jù)決定性因素的變化迅速對(duì)預(yù)測(cè)進(jìn)行修正都是令人向往的目標(biāo),但是它們對(duì)企業(yè)的價(jià)值難以量化,至少難以精確量化。在本例中,項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)決定將這些好處作為一個(gè)整體看待,由于項(xiàng)目能改善決策支持,他們估計(jì)各項(xiàng)改進(jìn)措施作為一個(gè)整體將使公司的銷(xiāo)售收入上升1個(gè)百分點(diǎn)。如果該公司每年的銷(xiāo)售收入為1億美元,則他們預(yù)期項(xiàng)目每年能為公司增收100萬(wàn)美元(5年即500萬(wàn)美元)。 回到前面項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)所做的對(duì)標(biāo)分析,他們還設(shè)定一個(gè)目標(biāo),將制定年度計(jì)劃的成本從人均1,500美元降到人均1,000美元。由于公司有800名員工,那么在5年內(nèi)對(duì)計(jì)劃過(guò)程的改進(jìn)將為公司節(jié)省200萬(wàn)美元的費(fèi)用。 要取得這些成果則需要對(duì)流程進(jìn)行一系列的改造并且投資購(gòu)買(mǎi)新技術(shù)。公司需要聘請(qǐng)外面的專(zhuān)家來(lái)設(shè)計(jì)并實(shí)施流程改造,但是大部分的費(fèi)用會(huì)花在購(gòu)買(mǎi)軟件上。在計(jì)算投資回報(bào)率的時(shí)候,咨詢團(tuán)隊(duì)把項(xiàng)目預(yù)期所能帶來(lái)的各項(xiàng)好處加總,減去成本,再用所得之?dāng)?shù)除以成本。在這個(gè)簡(jiǎn)單的例子中,商業(yè)方案所預(yù)計(jì)的項(xiàng)目盈利能力是令人矚目的:預(yù)計(jì)五年內(nèi)項(xiàng)目總收益為700萬(wàn)美元(200萬(wàn)加500萬(wàn)),同期項(xiàng)目總體擁有成本(TCO)---包括系統(tǒng)在此期間的維護(hù)成本---預(yù)計(jì)為400萬(wàn)美元,項(xiàng)目負(fù)責(zé)人預(yù)計(jì)項(xiàng)目的投資回報(bào)率為75%(700萬(wàn)美元減400萬(wàn)美元為300萬(wàn)美元,除以400萬(wàn)美元等于75%)。 投資回報(bào)率=(成本節(jié)約收益+收入增長(zhǎng)收益-總體擁有成本)/總體擁有成本 在大多數(shù)情況下,如果項(xiàng)目最終需要得到高級(jí)主管人員的批準(zhǔn),則必須為項(xiàng)目準(zhǔn)備商業(yè)方案。此方法還適用于受到懷疑或陷入爭(zhēng)論之中的項(xiàng)目。事實(shí)上,因?yàn)橐陨虡I(yè)方案論證投資回報(bào)是為了獲取高級(jí)主管和企業(yè)內(nèi)全面的支持,所以如果項(xiàng)目需要得到廣泛支持,就值得考慮采用此方法。 從以上三個(gè)方法中,我們可以獲得什么樣的啟發(fā)?事先就要進(jìn)行計(jì)劃,仔細(xì)選擇適合當(dāng)前情況的投資回報(bào)論證模型。在大多數(shù)情況下,一個(gè)面面俱到的商業(yè)方案無(wú)疑會(huì)是首選,但是不要想當(dāng)然地認(rèn)為它是萬(wàn)能的,其他方法也自有適用之處。 |
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