食品藥品行政處罰文書是實用性很強的法律文書，執(zhí)法實踐對其要求應有統(tǒng)一、嚴肅、規(guī)范的格式。在制作時必須按照《食品藥品行政處罰文書規(guī)范》的格式統(tǒng)一文書名稱，統(tǒng)一編制文號，每一部分要寫清必備的要素，準確引用所依據的法律條文，作出符合法律規(guī)定的結論。

一是文書制作應當完整、準確、規(guī)范，符合相關要求。除有特別要求的文書外，文書尺寸統(tǒng)一使用A₄（210mm*297mm）紙張印制。文書使用3號黑體；文書名稱使用2號宋體；表格內文字使用5號仿宋。需加蓋公章的制作式文書，正文內容使用3號仿宋字，公章與正文盡可能同處一頁。文書頁數在2頁或2頁以上的，需標注頁碼。同一文書正文盡量保持字體、字號一致，表格及填寫式文書盡量一頁排完。文書排版可參照《黨政機關公文格式》國家標準（GB/T9704-2012）有關規(guī)定執(zhí)行。

二是填寫式文書應當按照規(guī)定的格式，用藍黑色或者黑色的墨水筆或者簽字筆填寫，保證字跡清楚、文字規(guī)范、頁面清潔。文書欄目應當逐項填寫(空項應當用杠線表示)，有選擇項的應當根據需要勾選。摘要填寫，應當簡明、完整、準確。簽名和標注日期，必須清楚無誤。有條件的，可以按照規(guī)定的格式打印。兩聯以上的文書應當使用無碳復寫紙印制，并標注聯號。第一聯留存歸檔。

三是制作文書的行政機關名稱問題。根據國家食品藥品監(jiān)督管理總局《食品藥品行政處罰文書規(guī)范》所附的40種食品藥品行政處罰文書范本，各種文書的內容雖有不同，但首部第一行均為“食品藥品行政處罰文書”。這是文書樣本，各級食品藥品監(jiān)督管理部門在印制文書時可以將“食品藥品行政處罰文書”的文字修改為“×××食品藥品監(jiān)督管理局”。參照公安、檢察、法院等司法機關制作的司法文書范本，各食品藥品監(jiān)督管理部門對食品藥品行政處罰文書首部的第一行可印制其具體名稱，即行政機關名稱；第二行印制文書名稱。

一是文書的項目填寫要齊全。在制作食品藥品行政處罰文書時，文書中的項目都必須按要求填寫齊全，不能空缺。若有空缺，可能會喪失某種重要信息，嚴重時則可造成所作的文書無效，例如《詢問調查筆錄》、《現場檢查筆錄》沒有被調查人、被檢查人簽字就不能成為有效的筆錄。

二是文書的正文（實體內容）書寫要嚴謹。描述事實要客觀真實，引用法律要準確完整，行政決定量罰幅度要適當。

三是制作規(guī)范。為體現食品藥品行政處罰的嚴肅性，有條件的，可以按照規(guī)定的格式打印。除了當場作出行政處罰外，《行政處罰決定書》應當使用打印件，不得手寫。有些案情復雜的案件，如果原文書格式填寫不下，可以用打印件代替。

一是要使用公文語體。語言必須規(guī)范、嚴謹，實用準確，不能渲染、虛飾、比喻和夸張，應直截了當，文字平實。

二是語言要莊重、嚴肅，力求“法言法語”，盡量避免口語、方言和文學語言。

三是語言要科學。食品藥品行政處罰文書是具有較強專業(yè)性、技術性，在制作時應當通俗易懂、嚴謹、規(guī)范。

四是語言要完整。文書中出現的各種名稱，如法律名稱、單位名稱或當事人名稱以及物品名稱等應使用全稱，不得隨意省略和使用代號。

五是標點符號使用準確。標點符號如使用不當，會引起內容歧義或改變原意。

一是推行說理式文書。食品藥品監(jiān)監(jiān)督管理部門對于疑難、復雜、重大的食品藥品行政處罰案件，在作出行政處罰決定時，要采取說理式的方法，對行政相對人說明作出該行政行為的事實根據、法律依據及進行自由裁量時所考慮的政策等因素。唯此，有利于保障當事人合法權利、制約行政權濫用和應對可能的司法審查。與此同時，食品藥品行政處罰案件信息要適時公開，依法接受社會的監(jiān)督。

二是食品藥品行政處罰文書要正確使用印鑒。對外所使用的食品藥品行政處罰文書具有顯著的執(zhí)行性，要按法律要求加蓋食品藥品監(jiān)督管理部門印章，不能用諸如“×××食品藥品稽查大隊”、“×××食品藥品監(jiān)督管理辦公室”等印章；證據文書要加蓋制作關系人的印鑒或簽名。

三是食品藥品行政處罰文書是進行食品藥品行政執(zhí)法活動的重要文件，必須建立完備的起草、審核、簽發(fā)制度。同時，加強對執(zhí)法文書的印制、使用、保存的管理，凡預蓋印章的文書，應由專人負責編號、登記發(fā)放，嚴防丟失。