有哪些鮮為人知的效率提高法則？

答主：Justin Rosenstein，Asana公司的聯(lián)合創(chuàng)始人，專(zhuān)做提高團(tuán)隊(duì)生產(chǎn)力的軟件

編譯：橙子 & 豆璟

長(zhǎng)期以來(lái)，我一直苦苦思索如何提高效率。

以下是我認(rèn)為有益于創(chuàng)造性產(chǎn)出的三個(gè)小建議：優(yōu)化工作環(huán)境、優(yōu)化思維和優(yōu)化流程。

優(yōu)化環(huán)境

關(guān)閉所有干擾物。“多任務(wù)處理”聽(tīng)上去很有效率，但是研究表明，這使得人們的生產(chǎn)力下降。我們總是忍不住去查郵件，但頻繁的干擾讓人變得更笨，而且要花比預(yù)計(jì)花上更多的時(shí)間才能回到原任務(wù)。當(dāng)你應(yīng)該集中注意力的時(shí)候：

• 將手機(jī)調(diào)至“請(qǐng)勿打擾”模式。iPhone用戶小技巧：從屏幕低端滑動(dòng)到月牙圖標(biāo)，就能打開(kāi)勿擾模式。
  

• 關(guān)閉所有與手頭任務(wù)無(wú)關(guān)的瀏覽器頁(yè)面。

• 如果你的工作涉及到寫(xiě)郵件，寫(xiě)的過(guò)程中不要看到收件箱里的新郵件。Gmail郵箱的Gmail (filtered to show nothing)書(shū)簽可以實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)。

• 關(guān)閉電腦上的郵件彈出提醒。

• 退出聊天登錄。

掌握心流時(shí)間。如果你的時(shí)間在一天當(dāng)中一次次地被會(huì)議打斷，那你就很難進(jìn)入心流狀態(tài)，著手完成復(fù)雜的工作。

• 在工作日程表上安排只有你一個(gè)人參加的三小時(shí)“會(huì)議”，無(wú)干擾地完成工作。同事們只能在其他時(shí)間給你安排會(huì)議。
  

• 如果有可能的話，在整個(gè)公司達(dá)成共識(shí)，一周的特定一天都不安排會(huì)議。在Asana公司，我們有“無(wú)會(huì)議周三”。
  

• 追蹤完成某項(xiàng)工作最適合的時(shí)間段，在高效的“超人時(shí)間”里做最困難的工作。比如我的“超人時(shí)間”就是早上10點(diǎn)到中午。
  

掌握工具。假如你一天都要用電腦，每一次拿鼠標(biāo)都會(huì)浪費(fèi)一點(diǎn)時(shí)間，打亂了時(shí)間流。你應(yīng)該以最適合你的節(jié)奏用電腦，掌握最常用電腦軟件的快捷鍵。

• 每次用鼠標(biāo)的時(shí)候，想想能不能用快捷鍵代替。通常它們都在菜單按鈕的右邊，或者在將光標(biāo)放在一個(gè)按鈕上時(shí)自動(dòng)出現(xiàn)。

優(yōu)化思維

定期休息。常識(shí)告訴我們，花在工作上的時(shí)間越多，完成的工作就越多。但實(shí)際上不是這樣：人類(lèi)不是機(jī)器人，大腦也需要充電。研究表明，每工作90分鐘休息15分鐘是最佳之策，少即是多。

照顧好你的身體

• 多喝水。每天早上，我都會(huì)放5大杯水在桌子上，晚上之前喝完，看杯子我就知道自己喝了多少水。
  

• 規(guī)律飲食。午餐攝入過(guò)多碳?xì)浠衔飼?huì)讓你下午犯困。

• 運(yùn)動(dòng)。每周至少兩次有氧運(yùn)動(dòng)有助于提高效率。

• 禁食，頻率在一周到一個(gè)月一次。

• 總而言之，要確保工作以外的時(shí)間過(guò)得充實(shí)，這樣才能在工作中有精力全力以赴。

走出舒適圈，克服拖延癥。我拖延的原因并不是懶，而是因?yàn)橐瓿勺钪匾娜蝿?wù)，讓我多多少少感到不安。我的建議是：

• 坦誠(chéng)面對(duì)你的不安感。為什么這讓你感到糟糕？直截了當(dāng)?shù)貙?xiě)下這一感覺(jué)的源頭，或者和朋友分享。

• 找到簡(jiǎn)單的下一步。
  

• 如果你現(xiàn)在沒(méi)有精力面對(duì)恐懼，至少去做任務(wù)單中第二重要的事情，而不是點(diǎn)開(kāi)臉譜網(wǎng)。斯坦福大學(xué)的約翰佩里教授將此稱(chēng)作“結(jié)構(gòu)性拖延”（ http://www./）

（橙子開(kāi)個(gè)腦洞：羅輯思維有一期節(jié)目叫做“大家都有拖延癥”，里面也提到了結(jié)構(gòu)性拖延。拖延癥人皆有之，歸根結(jié)底是人和自己的生物本能之間的斗爭(zhēng)。面對(duì)棘手任務(wù)心生焦慮卻干不下去，不如去做讓你少焦慮一點(diǎn)的事情，這樣不至于在焦慮的時(shí)間里一無(wú)所獲。）

優(yōu)化過(guò)程

清晰計(jì)劃。很多時(shí)候，生產(chǎn)力低下是因?yàn)槟銢](méi)有對(duì)計(jì)劃的優(yōu)先性進(jìn)行排序，你不清楚完成目標(biāo)要做些什么。

• 在你完全清楚下一步計(jì)劃，而且團(tuán)隊(duì)成員也一致同意之前，不要妄自開(kāi)始。
  

• 先想一想：你們的目標(biāo)是什么？為什么要完成這一目標(biāo)？為了完成目標(biāo)要采取哪些行動(dòng)？誰(shuí)負(fù)責(zé)每一步？每一步的完成順序是怎么樣？
  

團(tuán)隊(duì)合作。有些人喜歡單槍匹馬，但是在處理復(fù)雜的任務(wù)時(shí)，我認(rèn)為一個(gè)人很難完成，而且容易分心。

• 找一個(gè)喜歡通力合作的隊(duì)友。有些任務(wù)一個(gè)人要做2天，和正確的搭檔一起2個(gè)小時(shí)就能完成。在軟件工程中，合作編程很常見(jiàn)，不過(guò)這在其他領(lǐng)域也適用。
  

• 還有另一個(gè)選擇，你可以和自己搭伙，問(wèn)問(wèn)自己重要的問(wèn)題是什么，把答案寫(xiě)在文檔編輯器或者日記本里。我和自己的電腦進(jìn)行過(guò)戰(zhàn)略性的長(zhǎng)對(duì)話，把問(wèn)題寫(xiě)下來(lái)，讓思維自由流動(dòng)，這一方法卓有成效。

  
  

把任務(wù)的截止日期告訴別人，利用同伴壓力幫助你完成。如果一項(xiàng)重要的任務(wù)沒(méi)有準(zhǔn)確的截止日期，我會(huì)充滿信心地告訴別人：“我會(huì)在周五之前發(fā)給你一份副本?！碑?dāng)然我不想在隊(duì)友面前出丑，所以最后我會(huì)保證自己在周五前完成。

利用軟件追蹤工作。工作軟件能幫助你追蹤未完成任務(wù)，管理整個(gè)團(tuán)隊(duì)的工作流，保持工作過(guò)程的溝通。你不再需要開(kāi)無(wú)數(shù)的工作會(huì)議，也不需要一直在郵件中查找需要的信息。

花點(diǎn)時(shí)間反思。每天花幾分鐘的時(shí)間來(lái)想一想，哪些工作做得好？哪些還有待調(diào)高？下一次工作還有什么可以提高的嗎？每天做到效率提高1%，一年下來(lái)工作效率就能提高15倍。