從檔案收集到知識(shí)積累

     摘要：以知識(shí)管理為導(dǎo)向創(chuàng)新拓展檔案管理，是檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。從檔案收集創(chuàng)新拓展成為知識(shí)積累，應(yīng)樹立“大檔案觀”，按知識(shí)資源體系擴(kuò)大檔案收集范圍；程序化、總結(jié)性和彌補(bǔ)性生成文件，固化隱性知識(shí)；擴(kuò)大文件歸檔范圍，控制內(nèi)源顯性知識(shí)；收集外部信息，獲取外源顯性知識(shí)。
    關(guān)健詞：檔案收集  知識(shí)積累  顯性知識(shí)  隱性知識(shí)
    早在1994年，加拿大著名檔案學(xué)者特里·庫(kù)克就提出：檔案工作者應(yīng)該“由實(shí)體保管員向知識(shí)提供者過渡”。2001年，馮惠玲教授也提出：在“夾縫時(shí)代”，檔案人員“應(yīng)該將職能重心從實(shí)體管理轉(zhuǎn)向信息管理、知識(shí)管理”?，F(xiàn)在，越來越多的學(xué)者清楚地認(rèn)識(shí)到，知識(shí)管理是檔案管理未來發(fā)展的必然方向，應(yīng)該“以知識(shí)管理為導(dǎo)向創(chuàng)新拓展檔案管理”。
    就檔案收集工作而言，如何以知識(shí)管理為導(dǎo)向進(jìn)行創(chuàng)新拓展，實(shí)現(xiàn)從檔案收集到知識(shí)積累，實(shí)現(xiàn)庫(kù)克所說的“從建立數(shù)據(jù)庫(kù)到建立知識(shí)庫(kù)”呢？
    一、樹立“大檔案觀”，按知識(shí)資源體系擴(kuò)大檔案收集范圍
    組織的知識(shí)資源包括隱性知識(shí)與顯性知識(shí)。隱性知識(shí)是指難以用語(yǔ)言文字表達(dá)，存貯在員工大腦中的知識(shí)。顯性知識(shí)是指易于用語(yǔ)言文字表達(dá)，記錄于紙張、磁帶、磁盤、膠片等載體上的知識(shí)。顯性知識(shí)分為內(nèi)源顯性知識(shí)和外源顯性知識(shí)。內(nèi)源顯性知識(shí)主要來源于組織在自身各項(xiàng)職能活動(dòng)中直接形成（包括制作和收到）的文件、檔案；外源顯性知識(shí)主要來源于組織通過采集、購(gòu)買等方式從外部獲取的書籍、報(bào)紙、期刊、資料、數(shù)據(jù)庫(kù)等，即圖書、情報(bào)。
    在傳統(tǒng)檔案觀下，檔案管理的對(duì)象局限于內(nèi)源顯性知識(shí)的載體——文件、檔案。知識(shí)管理強(qiáng)調(diào)信息、知識(shí)資源的集成與整合。以知識(shí)管理為導(dǎo)向進(jìn)行創(chuàng)新拓展，實(shí)現(xiàn)從檔案收集到知識(shí)積累，要求檔案工作者重新審視傳統(tǒng)的文件歸檔和檔案收集范圍。正如宗培嶺教授所言：“為推進(jìn)企業(yè)檔案知識(shí)化管理，檔案部門應(yīng)樹立‘大檔案’觀，借助各種載體和媒介擴(kuò)大收集的范圍與對(duì)象，突破傳統(tǒng)的狹隘的檔案觀念，按企業(yè)知識(shí)的內(nèi)容擴(kuò)大檔案的外延”。也就是說，檔案工作者除應(yīng)做好傳統(tǒng)的、嚴(yán)格意義上的文件歸檔和檔案收集之外，還應(yīng)注意收集隱性知識(shí)（借助于顯性化為文件的過程）、非正式文件（以前被忽視的部分內(nèi)源顯性知識(shí)）和外源顯性知識(shí)（即外部信息）。
    有人可能會(huì)擔(dān)心這種“大檔案觀”或“泛檔案觀”將損害檔案管理的特性，偏離檔案管理的主線。一者，“大檔案觀”或“泛檔案觀”下，檔案管理對(duì)象的主體仍是嚴(yán)格意義上的文件、檔案，非正式文檔、外部信息只是有益的、必要的補(bǔ)充，如同我們過去主張檔案館（室）應(yīng)該收集相關(guān)的資料一樣，不會(huì)從根本上損害檔案管理的特性。二者，知識(shí)管理要求整合全部信息、知識(shí)資源，以便于信息、知識(shí)共享。許多精簡(jiǎn)的組織沒有設(shè)置負(fù)責(zé)收集、管理非正式文件、外部信息的專門機(jī)構(gòu)，那么這些工作由檔案機(jī)構(gòu)來兼負(fù)最為合適，最有利于信息、知識(shí)資源的整合與共享。三是，過去檔案界人士嚴(yán)格區(qū)別檔案與文件，檔案與其他信息、知識(shí)的努力，“主觀上以堅(jiān)守檔案‘本職’工作為目的，客觀上嚴(yán)重束縛著檔案界與時(shí)俱進(jìn)的發(fā)展步伐，其結(jié)果只能使檔案界自己的工作領(lǐng)域越來越趨于狹小，檔案職業(yè)在社會(huì)分工中越來越趨于邊緣化?！?br>     二、注意生成文件，固化隱性知識(shí)
    一般來說，隱性知識(shí)比顯性知識(shí)數(shù)量更豐富，價(jià)值更重要；但是隱性知識(shí)難以被獲取、傳播與利用。隱性知識(shí)管理的一種重要途徑是隱性知識(shí)顯性化，即通過生成記錄將隱性知識(shí)“編碼化”或“固化”于文件之中，使之轉(zhuǎn)化成為顯性知識(shí)，然后通過文件的傳遞與利用實(shí)現(xiàn)顯性知識(shí)的傳播與利用。從檔案積累到知識(shí)積累要求檔案部門進(jìn)行有意識(shí)地通過生成文件，進(jìn)行隱性知識(shí)的顯性化轉(zhuǎn)換。
    （一）程序化生成文件
    員工在工作過程中，會(huì)自然而然地運(yùn)用其大腦中的隱性知識(shí)來認(rèn)識(shí)問題、解決問題。對(duì)員工工作過程進(jìn)行客觀記錄，生成文件，就可以將員工的部分隱性知識(shí)顯性化。例如，英國(guó)一家公司有一名工作效率極高的項(xiàng)目經(jīng)理，他合理安排時(shí)間的訣竅對(duì)公司來說是十分有價(jià)值的隱性知識(shí)。為了獲取這一隱性知識(shí)，公司要求他詳細(xì)記錄自己每天的工作日程表，然后指定專人對(duì)其工作日程表進(jìn)行整理、分析，從而了解這名經(jīng)理在項(xiàng)目管理過程中，是如何安排工作程序，如何進(jìn)行時(shí)間分配的。

    但是，員工可能因?yàn)榕侣闊┗蛳牍?jié)省時(shí)間，不注意或不愿意撰寫文件，這就要求公司制定嚴(yán)格的規(guī)章制度，明確規(guī)定員工在每一項(xiàng)工作的每一階段應(yīng)該產(chǎn)生什么文件，否則公司的知識(shí)資源就會(huì)流失。例如，南方某鋼鐵企業(yè)2001年啟動(dòng)本公司的OA系統(tǒng)開發(fā)項(xiàng)目，指派了一名技術(shù)專家負(fù)責(zé)建立項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)。項(xiàng)目運(yùn)作初期，在該技術(shù)專家的主持下，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)開展了多次調(diào)研、討論，提出了許多有價(jià)值的設(shè)想。但是，半年后這位項(xiàng)目負(fù)責(zé)人因?yàn)椴粷M于公司的人事政策而“跳槽”了。公司被迫指派另一位技術(shù)專家接手這個(gè)項(xiàng)目。新項(xiàng)目負(fù)責(zé)人上任后發(fā)現(xiàn)，前任項(xiàng)目負(fù)責(zé)人幾乎沒有給他留下什么文檔資料，因?yàn)樵谶^去半年的調(diào)研、研討過程中，都沒有做過調(diào)研報(bào)告、會(huì)議記錄，也沒有撰寫過工作計(jì)劃、工作總結(jié)。過去所有調(diào)研、討論的成果主要保存在那位離職技術(shù)專家的大腦里。最終，這個(gè)項(xiàng)目只得從零開始。
    現(xiàn)在，越來越多的公司已經(jīng)注意到這個(gè)問題，強(qiáng)調(diào)程序化產(chǎn)生記錄，物化員工的隱性知識(shí)。例如，中企東方資產(chǎn)管理有限責(zé)任公司實(shí)施知識(shí)管理的一項(xiàng)重要措施就是，對(duì)于所有電話調(diào)研或?qū)嵉卣{(diào)研，都要依次填寫《電話記錄表》、《調(diào)研記錄表》等。一些公司有要求員工逐日填寫“工作日志”、“科研筆記”的制度。
    中國(guó)企業(yè)越來越重視質(zhì)量管理體系認(rèn)證活動(dòng)。如果企業(yè)嚴(yán)格按照《質(zhì)量管理體系》（ISO9000：2000）開展質(zhì)量管理活動(dòng)，就會(huì)程序化生成一系列質(zhì)量管理文件，包括質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、質(zhì)量計(jì)劃、質(zhì)量記錄等，從而記錄與質(zhì)量管理相關(guān)的多方面的知識(shí)?！耙徽踪|(zhì)量認(rèn)證文件就是將大量隱性知識(shí)顯性化，將其顯示在程序性和操作性文件中，以實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享?！钡?，一些企業(yè)并沒有真正嚴(yán)格遵循《質(zhì)量管理體系》的要求來生成文件。例如，遼寧某電子公司質(zhì)量管理部長(zhǎng)告訴筆者：“我們公司很多質(zhì)量管理體系文件事實(shí)上都是假的，每次都是在認(rèn)證機(jī)構(gòu)檢查之前的幾周里，突擊偽造一系列文件材料?！边@樣生成的文件不僅無助于積累知識(shí)，更是違背檔案管理對(duì)文件、檔案真實(shí)性、憑證價(jià)值的強(qiáng)調(diào)。
    當(dāng)然，程序化生成文件更多時(shí)不是為了物化隱性知識(shí)，而是為了記錄信息、沉淀顯性知識(shí)。
   （二）總結(jié)性形成文件
    許多隱性知識(shí)是員工在多年的工作過程中日積月累產(chǎn)生的，或工作結(jié)束后經(jīng)過回顧、反思而形成的。僅僅對(duì)工作過程進(jìn)行直接記錄，程序化形成文件，可能難以將某些深層的隱性知識(shí)顯性化，這就要求總結(jié)性形成文件。總結(jié)性文件物化的隱性知識(shí)可能比程序化文件固化的隱性知識(shí)更加深刻、精煉。
    例如，開元電腦有限公司有許多不成文的慣例（如作業(yè)流程、工作方法），其中大都源于多年團(tuán)隊(duì)經(jīng)驗(yàn)，公司指定專職人員負(fù)責(zé)這些慣例的記錄、編寫和修訂，形成書面文件。美國(guó)Mckinsey & Bain公司是一家管理咨詢公司。公司每個(gè)顧問團(tuán)隊(duì)完成一個(gè)項(xiàng)目之后都會(huì)有許多體會(huì)、經(jīng)驗(yàn)和感想，這些都是公司重要的隱性知識(shí)。為了有效管理這些隱性知識(shí)，公司要求每個(gè)顧問團(tuán)隊(duì)在完成一個(gè)項(xiàng)目之后，進(jìn)行回顧和總結(jié)，由專人負(fù)責(zé)將團(tuán)隊(duì)成員的體會(huì)、經(jīng)驗(yàn)、感想和顧客的反饋記錄下來，提交給公司的知識(shí)庫(kù)。
    （三）彌補(bǔ)性產(chǎn)生文件
    程序化生成文件、總結(jié)性形成文件是公司制度化定期形成文件、固化隱性知識(shí)的方法。還有一種非制度化不定期產(chǎn)生文件、固化隱性知識(shí)的方法——記錄“口述史”。
    “口述史”也稱為“口述檔案”、“口述資料”，是指“為研究利用而對(duì)個(gè)人進(jìn)行有計(jì)劃采訪的結(jié)果，通常為錄像或錄音逐字記錄形式?！盵15]口述史主要是對(duì)一些遺漏的、不翔實(shí)的記錄進(jìn)行補(bǔ)充、完善，是對(duì)過去的一種回憶、愈合和發(fā)展。口述史不僅是歷史的再現(xiàn)，更是知識(shí)的再創(chuàng)造；不僅是檔案的重要來源和必要補(bǔ)充，更是知識(shí)的重要來源和必要補(bǔ)充?！爸R(shí)管理僅靠已有的文字檔案記錄還不夠，從字里行間無法推斷出檔案產(chǎn)生者的心態(tài)和情緒，更無法了解各項(xiàng)工作參與者的動(dòng)機(jī)、行為、經(jīng)驗(yàn)和體會(huì)。這些必要的微觀信息的補(bǔ)充保證了企業(yè)享有全面、完整、集成的知識(shí)系統(tǒng)，將以存儲(chǔ)固化的塊狀、線性交織成知識(shí)網(wǎng)，運(yùn)用企業(yè)現(xiàn)在描述記錄對(duì)過去企業(yè)記憶的穿插性建構(gòu)，打破了企業(yè)記憶長(zhǎng)期單一的累積性建構(gòu)，使得企業(yè)檔案管理不單是對(duì)企業(yè)記憶消極存儲(chǔ)器，而要成為知識(shí)意義創(chuàng)造的積極進(jìn)程?！泵绹?guó)文檔組織有限公司主席、紐約大學(xué)兼職教授瑪西·高德斯坦說：“如果一個(gè)檔案館想成為企業(yè)重要的信息中心，檔案人員需要思考如何開發(fā)新的職責(zé)，……我們能夠創(chuàng)造性地利用口述史來填補(bǔ)文件信息的空白嗎？”
    由于口述史是傳統(tǒng)檔案的有益補(bǔ)充和必要完善，因而口述史的記錄與收集應(yīng)該“將重點(diǎn)放在那些細(xì)節(jié)性、微觀性、過程性的或是以往很難收集的一些內(nèi)容上，針對(duì)不同的收集對(duì)象選擇不同的收集時(shí)機(jī)、收集方式并判斷收集內(nèi)容的價(jià)值量，最大限度地降低植根在人腦中的知識(shí)由于時(shí)間推移無法再現(xiàn)而造成的損失?！?br>     口述史記錄與收集的對(duì)象包括：一是在職員工，特別是那些經(jīng)驗(yàn)豐富的知識(shí)專家。訪談?dòng)涗浀闹攸c(diǎn)在于業(yè)務(wù)的特殊流程、最佳實(shí)踐、應(yīng)汲取的教訓(xùn)、完成任務(wù)的重要經(jīng)驗(yàn)、關(guān)鍵流程操作與解釋、重要工具資源以及其他相關(guān)的崗位技能或?qū)I(yè)知識(shí)等。對(duì)在職員工這些隱性知識(shí)的記錄，可以在一定程度上避免或減少日后由于某些關(guān)鍵員工離職而給企業(yè)造成的損失。北京某咨詢公司知識(shí)管理部趙經(jīng)理說：“公司中有不少‘牛人’（知識(shí)專家），疏于整理自己的隱性知識(shí)；但是，如果我們主動(dòng)采訪他們，他們一般都是很樂意的。我想，采訪這些‘牛人’，記錄他們的隱性知識(shí)，應(yīng)該是我們做知識(shí)管理一行的工作內(nèi)容?！倍请x職員工。離職員工口述史訪談?dòng)涗浀闹攸c(diǎn)內(nèi)容是，“離職員工對(duì)上司、工作職責(zé)和任務(wù)的領(lǐng)悟、同事關(guān)系以及公司總體感覺的意見進(jìn)行反饋，除此之外還包括更深層次的關(guān)于報(bào)酬、收益、工作環(huán)境、業(yè)務(wù)發(fā)展等問題的滿意程度以及員工自己保留的所使用過的有價(jià)值的工具和資料的鏈接。”對(duì)于這部分口述檔案的收集最好是在員工離職前夕，也可以在員工離職之后。例如，在日本Skandia 國(guó)家實(shí)驗(yàn)室，當(dāng)一位重要的知識(shí)型員工即將離職時(shí)，公司就會(huì)安排其主管、下屬及一位知識(shí)搜集專家與之進(jìn)行一個(gè)深刻、開明、融洽和具有建設(shè)性的訪談，利用錄像與錄音的方式將這位員工所掌握的隱性知識(shí)（例如重要項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)）仔細(xì)明確地記錄下來。
    三、擴(kuò)大文件歸檔范圍，控制內(nèi)源顯性知識(shí)
    內(nèi)源顯性知識(shí)積累主要是通過文件歸檔來實(shí)現(xiàn)。在這一方面，傳統(tǒng)的檔案管理已有比較成熟和規(guī)范的體系。但是，從知識(shí)管理的角度來看，仍有許多方面需要改進(jìn)與拓展。
    （一）對(duì)非正式或一般性文件的歸檔
    檔案部門一般都制定有《文件材料歸檔范圍》，并據(jù)此開展文件歸檔、檔案收集工作。但是，傳統(tǒng)的《文件材料歸檔范圍》強(qiáng)調(diào)對(duì)有憑證價(jià)值的正式文件（records）的歸檔，而將許多非正式的文檔（documents）或憑證價(jià)值較小的一般性文件排除在歸檔范圍之外。
    北京某公司的一名技術(shù)員說：“我們公司的檔案人員就像古代皇帝身邊的史官，把公司領(lǐng)導(dǎo)的一言一行都記錄下來。領(lǐng)導(dǎo)昨天到哪里視察啦，今天做什么重要講話啦，都存留下了照片、講話稿。但是這些東西對(duì)于像我這樣的普通員工來說根本沒用，不能解決實(shí)際問題。我最需要是那些經(jīng)驗(yàn)豐富的老專家、老員工撰寫的材料，看看他們做的項(xiàng)目建議書，我就知道如何撰寫項(xiàng)目建議書，看看他們寫的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，我就知道應(yīng)該避免犯哪些錯(cuò)誤?？墒沁@些東西往往在檔案室里找不到?！盵25]與之形成鮮明的對(duì)比是，國(guó)外一些實(shí)施知識(shí)管理的公司一般都很重視收集公司內(nèi)部BBS（Bulletin Board System）上員工發(fā)表的帖子員工個(gè)人博客中的文章，因?yàn)檫@些帖子或文章記錄了普通員工的工作心得或蘊(yùn)含了普通員工的創(chuàng)意見解，具有重要的知識(shí)價(jià)值（情報(bào)價(jià)值或參考價(jià)值）。
    如果檔案部門過于強(qiáng)調(diào)對(duì)正式的、具有真實(shí)可靠性和憑證價(jià)值的文件、檔案（records & archives）的管理，而忽視對(duì)非正式的、不具有真實(shí)可靠性和憑證價(jià)值的文檔（documents）的管理，就會(huì)使組織許多知識(shí)資源被流失。例如，在北京某信托投資公司，檔案由公司行政管理部下的一名檔案員負(fù)責(zé)管理。公司文件歸檔的做法很簡(jiǎn)單，員工將本人經(jīng)辦完畢的“重要文件”直接交檔案員保管。所謂“重要文件”，在該公司是指經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字、蓋章，具有法律憑證意義的紙質(zhì)文件。除了“重要文件”之外，公司其他紙質(zhì)文件和所有電子文件都沒有被歸檔保存。公司的業(yè)務(wù)大都是涉及面廣、過程繁多、操作復(fù)雜的項(xiàng)目。完成這些項(xiàng)目，需要員工創(chuàng)造性地運(yùn)用大量專深廣博的業(yè)務(wù)知識(shí)。這些知識(shí)可能自然而然地被記錄在員工為工作之便而編寫的計(jì)劃草案、報(bào)告草稿、項(xiàng)目通訊錄等文檔之中。但是這些文檔通常是不需領(lǐng)導(dǎo)簽字、蓋章的，也不具有法律證據(jù)價(jià)值的，臨時(shí)性、過程性的文檔，因而沒有被公司有效的控制、管理起來。具有諷刺意思的是，該公司沒有認(rèn)識(shí)到這些文檔對(duì)組織的重要性，而它的員工卻把這些文檔當(dāng)作個(gè)人極其重要的資本。幾乎每一個(gè)員工離職時(shí)，都會(huì)把自己在這家公司工作期間內(nèi)產(chǎn)生的各種文檔拷貝、帶走。當(dāng)他們尋找新工作時(shí)，他們就會(huì)很自信地把這些文檔拿出來向新東家展示：你看，我在某某公司做過這些重大項(xiàng)目，我有豐富的經(jīng)驗(yàn)和知識(shí)。而且，這些文檔也會(huì)成為他們?cè)谛鹿竟ぷ髦锌晒﹨⒖?、借用的模版與范例。據(jù)說，甚至有員工因怨恨該公司，臨走時(shí)將自己使用過的電腦進(jìn)行硬盤格式化，不留給接任者任何資料。
    再如，哈爾濱某傳媒公司2003年有一個(gè)項(xiàng)目，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)撰寫了《項(xiàng)目建議書》、《項(xiàng)目計(jì)劃書》等文件，后來因客戶方面的特殊原因，項(xiàng)目沒有正式實(shí)施。沒想到，過了兩年多后客戶又要求重新啟動(dòng)該項(xiàng)目。但是，公司已經(jīng)無法找到當(dāng)時(shí)有關(guān)這一項(xiàng)目的檔案。因?yàn)樵摴緳n案人員認(rèn)為沒有實(shí)際啟動(dòng)的項(xiàng)目的文件不是正式文件，無須歸檔。
   （二）對(duì)電子文件的歸檔
    信托投資公司的事例，已經(jīng)說明不收集、管理電子文件的后果。總體上，現(xiàn)在檔案部門都比較注意電子文件的歸檔。但仍有一些電子文件容易被檔案部門所忽視。
    一是結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的歸檔。一些檔案部門將“電子文件”局限于非結(jié)構(gòu)化文件，主要是OA系統(tǒng)產(chǎn)生的文本文件，而對(duì)于財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)等業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，不予歸檔和保管。其實(shí)，這些結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)也是組織在業(yè)務(wù)活動(dòng)過程中生成的真實(shí)記錄，應(yīng)該作為電子文件進(jìn)行管理。國(guó)家檔案局在《關(guān)于加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的意見》（檔函［2005］81號(hào)）指出：“企業(yè)檔案部門應(yīng)參照國(guó)家有關(guān)文件材料歸檔規(guī)定，根據(jù)文件和數(shù)據(jù)價(jià)值，確定電子文件歸檔的范圍、內(nèi)容及保管期限。企業(yè)檔案部門應(yīng)與信息管理部門共同對(duì)企業(yè)信息化建設(shè)中各類業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)（企業(yè)資源計(jì)劃、客戶關(guān)系管理、計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)/工藝/制造、產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理、計(jì)算機(jī)集成制造系統(tǒng)、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)及電子郵件系統(tǒng)等）所形成的文檔及數(shù)據(jù)庫(kù)信息提出歸檔管理方案。”其中，也強(qiáng)調(diào)對(duì)結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)庫(kù)信息的歸檔管理。一些企業(yè)OA系統(tǒng)中的文本文件歸檔交檔案館（室）管理，而數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)則由各業(yè)務(wù)部門或信息中心自行管理，這樣就形成了“信息孤島”現(xiàn)象。
    二是外來電子文件的歸檔。絕大多數(shù)企業(yè)從外采購(gòu)設(shè)備、技術(shù)等時(shí)，都注意要求供應(yīng)商提供相應(yīng)的文件材料。但是，過去供應(yīng)商提供的文件材料都是紙質(zhì)的。現(xiàn)在，仍有相當(dāng)部分供應(yīng)商習(xí)慣于為用戶提供紙質(zhì)文件。用戶收到這些紙質(zhì)文件，需要對(duì)此進(jìn)行數(shù)字化處理，才便于提供網(wǎng)絡(luò)服務(wù)。這樣不但增加了工作量和管理成本；而且某些特殊的、復(fù)雜的圖紙數(shù)字化處理后質(zhì)量不高，不便于日后更改，影響到利用。上海寶山鋼鐵股份有限公司不銹鋼分公司檔案館意識(shí)到這個(gè)問題后就明文規(guī)定，外購(gòu)設(shè)備、技術(shù)時(shí)，供應(yīng)商必須交付滿足一定格式和質(zhì)量要求的電子文件，從而確保公司獲取完整的、高質(zhì)量的、格式統(tǒng)一的電子文件。[24]韶關(guān)鋼鐵集團(tuán)有限公司檔案館館長(zhǎng)聶偉告訴筆者，現(xiàn)在許多供應(yīng)商都意識(shí)到這些（設(shè)備、技術(shù)）電子文件是重要的知識(shí)資產(chǎn)，不愿意低價(jià)提供給用戶。如果用戶索要這些電子文件他們往往相應(yīng)地提高所售設(shè)備或所轉(zhuǎn)讓技術(shù)的價(jià)格。一些經(jīng)濟(jì)實(shí)力有限的公司只好放棄對(duì)這些電子文件的索?。欢切┙?jīng)濟(jì)實(shí)力強(qiáng)大的公司，則愿意為獲取完整的知識(shí)而多支付一些費(fèi)用。
    四、收集外部信息，獲取外源顯性知識(shí)
    過去，收集、管理外部信息是競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)部門的工作。現(xiàn)在，知識(shí)管理強(qiáng)調(diào)實(shí)現(xiàn)組織知識(shí)資源的整合與共享。因而，對(duì)于設(shè)有競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)部門的企業(yè)來說，其競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)部門應(yīng)與檔案部門合二而為一，以實(shí)現(xiàn)知識(shí)資源的集成管理與集成服務(wù)；對(duì)于沒有設(shè)置競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)部門的組織來說，檔案部門理應(yīng)將收集、管理外部信息、知識(shí)列入自己的職責(zé)范圍。
    例如，海信電器股份有限責(zé)任公司綜合檔案室建立了每個(gè)型號(hào)彩電產(chǎn)品生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、銷售各個(gè)環(huán)節(jié)的檔案，同時(shí)大力從外部搜集反映國(guó)內(nèi)、國(guó)際同類產(chǎn)品市場(chǎng)供求和發(fā)展趨勢(shì)的最新信息，并定期編制成檔案信息動(dòng)態(tài)，及時(shí)發(fā)放到企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、銷售等部門和有關(guān)技術(shù)人員手中，為他們提供最及時(shí)、最完整的檔案信息服務(wù)，為企業(yè)決策作出了重要的貢獻(xiàn)。[26]四川劍南春集團(tuán)有限責(zé)任公司（以下簡(jiǎn)稱“劍南春集團(tuán)”）的檔案信息中心，自20世紀(jì)90年代末以來，通過互聯(lián)網(wǎng)廣泛搜集企業(yè)外部信息，提供公司領(lǐng)導(dǎo)和各部門利用，取得突出的效果。 
    對(duì)外部信息、知識(shí)的收集重點(diǎn)應(yīng)該是：政府部門有關(guān)本行業(yè)的政策規(guī)定；本行業(yè)內(nèi)主要競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的動(dòng)態(tài)信息；供應(yīng)商、銷售商和用戶動(dòng)態(tài)信息；專業(yè)技術(shù)發(fā)展動(dòng)態(tài)信息；最新標(biāo)準(zhǔn)文件；媒體對(duì)本公司的各種宣傳報(bào)道；員工外出參加科技會(huì)議帶回的科技資料（如會(huì)議論文）；員工外出參加培訓(xùn)帶回的培訓(xùn)資料（如培訓(xùn)教材）；等等。[28]事實(shí)上，我國(guó)傳統(tǒng)的科技檔案管理工作就強(qiáng)調(diào)，要將員工外出帶回來的科技資料、培訓(xùn)資料等材料納入歸檔范圍?？上КF(xiàn)在一些企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)丟掉了這一優(yōu)良傳統(tǒng)。如湖南常德卷煙廠檔案館館長(zhǎng)彭根英感嘆：“過去員工外出研討、培訓(xùn)機(jī)會(huì)較少，我們對(duì)這些材料收集得很好；現(xiàn)在員工外出研討、培訓(xùn)活動(dòng)越來越頻繁，我們反而對(duì)此項(xiàng)工作有所放松?！?br>     綜上所述，實(shí)現(xiàn)從檔案收集到知識(shí)積累的創(chuàng)新與拓展，應(yīng)在“大檔案觀”指導(dǎo)下，按知識(shí)資源體系擴(kuò)大檔案收集范圍；程序化、總結(jié)性和彌補(bǔ)性生成文件，固化隱性知識(shí)；擴(kuò)大文件歸檔范圍，控制內(nèi)源顯性知識(shí)；收集外部信息，獲取外源顯性知識(shí)。