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1 主題內(nèi)容與適用范圍
本標準規(guī)定了工業(yè)企業(yè)檔案案卷卷皮格式、案卷封面、脊背格式、卷內(nèi)文件目錄格式、卷內(nèi)備考表格式、案卷各部分的排列格式。
本標準適用于各類工業(yè)企業(yè)檔案館（室）。交通、建筑施工、電力、郵電、農(nóng)業(yè)、林業(yè)和商業(yè)服務等企業(yè)亦可參照執(zhí)行。
2 名詞術語
2.1
案卷 是一組關系密切的單份文件的組合，有時稱檔案保管單位。
2.2 卷內(nèi)文件目錄 案卷內(nèi)登記文件及其排列次序的條目組合。
2.3 卷內(nèi)備考表 說明案卷內(nèi)文件狀況的表格。
3 卷皮格式
卷皮可采用硬卷皮、軟卷皮、卷盒、卷夾四種形式。
3.1 硬卷皮格式
3.1.1 前封面、封底尺寸采用長×寬為280mm×210mm。
封底三邊（上、下、翻口處）要另有70mm寬的折迭紙舌。
3.1.2 脊背厚度尺寸為10、15、20mm三種。
3.1.3
前封面、封底左側裝訂處要各有20mm寬的裝訂紙舌（見圖1）。
3.1.4 硬卷皮使用250克牛皮紙制作。
3.2
軟卷皮格式
注：使用軟卷皮訂的案卷，必須裝入卷盒內(nèi)保存。
3.2.1
前封面、封底尺寸采用長×寬為270mm×195mm。封底翻口處另有70mm寬的折迭紙舌（見圖2）。
3.2.2
軟卷皮脊背根據(jù)案卷厚度臨時折迭。
3.2.3 軟卷皮使用150克牛皮紙制作。
3.3 卷盒格式
3.3.1
卷盒上、下表面尺寸采用長×寬為305mm×220mm（見圖3）。
3.3.2
厚度尺寸為12、20、30、40、50、60mm六種。
3.3.3 卷盒使用250克牛皮紙雙裱壓制。
3.4
卷夾格式
3.4.1 卷夾上、下表面尺寸采用長×寬為305mm×220mm（見圖4）。
3.4.2
厚度尺寸為20mm。
3.4.3 卷夾使用250克牛皮紙雙裱壓制，也可用黃板紙制作，外裱牛皮紙。
3.5
硬卷皮、軟卷皮適用于黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術管理類檔案案卷；卷盒適用于產(chǎn)品類、科學技術研究類、基本建設類、設備儀器類檔案不裝訂案卷；卷夾適用于裝訂案卷。
4 封面格式
4.1 案卷封面印制在卷皮、卷盒、卷夾的正表面上，尺寸與卷皮、卷盒、卷夾的前封面相同。
4.2
案卷封面項目
封面項目包括：案卷題名、編制單位、編制日期、保管期限、密級、檔號、檔案館（室）代號、縮微號，并印制"企業(yè)檔案"字樣。各項目具體位置尺寸見圖5、6、7。
4.3 封面項目填寫方法
4.3.1 案卷題名
主要內(nèi)容包括本卷文件的主要制發(fā)機關、內(nèi)容、文種或者項目的名稱、代字、代號及其組件、部件、階段的代號和名稱等。
4.3.2 編制單位
填寫案卷內(nèi)文件材料的形成單位或主要責任者。
4.3.3 編制日期 填寫案卷內(nèi)文件材料的起止日期。
4.3.4 保管期限
填寫其劃定的案卷保管期限。
4.3.5 密級 依據(jù)保密規(guī)定填寫。
4.3.6 檔號 填寫分類號和案卷號。
4.3.7 檔案館（室）代號 填寫國家給定的本檔案館（室）的編號。
4.3.8 縮微號 填寫縮微時給定本案卷的編號。
5
脊背格式
5.1 案卷脊背式樣及制成材料
5.1.1 硬卷皮、卷夾案卷脊背項目印制在卷皮脊背上。
5.1.2
卷盒案卷脊背規(guī)格與卷盒的長度和厚度相同，尺寸為305×12（20、30、40、50、60）mm。
5.1.3
卷盒案卷脊背使用150克白色書寫紙制作。
5.2 案卷脊背項目
5.2.1
硬卷皮案卷脊背項目包括：分類號、年度號、案卷號（見圖8）
5.2.2
卷盒、卷夾案卷脊背項目包括：檔號、案卷題名（見圖9）。卷盒為軟卷皮案卷的裝具時，脊背項目改為分類號、年度號、起止案卷號（見圖10）。
5.3
案卷脊背項目的填寫方法
5.3.1 硬卷皮脊背項目填寫方法
分類號填寫分類類目標識號。
年度號填寫文件材料的形成年度。
案卷號填寫本年度案卷順序號。
5.3.2 卷盒、卷夾脊背項目填寫方法
檔號同4.3.6款。
案卷題名填寫項目的名稱、代字、代號及其組件、部件、階段的代號和名稱等。
卷盒為軟卷皮案卷裝具時，分類號填寫相同類目案卷的類目標識號。如果卷盒內(nèi)裝有不同類目的案卷，分類號只填寫上位類類目標識號。
6
卷內(nèi)文件目錄格式
6.1
目錄用紙幅面尺寸采用國內(nèi)通用16開型（長×寬為260mm×185mm）或國際標準A4型（長×寬為297mm×210mm）。
卷內(nèi)文件目錄使用70克以上白色書寫紙制作。
6.2卷內(nèi)文件目錄項目包括：序號、文件編號、責任者、文件材料題名、日期、頁號、備注。各項目位置、尺寸見圖11、12。
6.3
卷內(nèi)文件目錄填寫方法
6.3.1 序號 以卷內(nèi)文件排列先后順次填寫，用阿拉伯數(shù)字從"1"起依次標注。
6.3.2 文件編號
填寫文件的文號或圖樣的圖號。
6.3.3 責任者
填寫對檔案內(nèi)容進行創(chuàng)造或負有責任的團體和個人或者填寫文件材料的直接編制部門或主要責任者。
6.3.4 文件材料題名
即文件的標題，一般應照實抄錄。沒有標題或標題不能說明文件內(nèi)容的文件，可自擬標題，外加"[ ]"號。
6.3.5 日期
填寫文件的形成時間，填寫時可省略"年"、"月"、"日"字樣，在表示年、月的數(shù)字右下角加"."號。
6.3.6 頁號
裝訂的案卷填寫卷內(nèi)文件材料首頁上標注的頁號，不裝訂的案卷可填寫單份文件的總頁數(shù)。
案卷采用不裝訂形式，應逐件加蓋檔號章。檔號章的位置在每件文件首頁的右上角，其格式與尺寸是：
6.3.7 備注 留待對卷內(nèi)文件變化時作說明之用。
7 卷內(nèi)備考表格式
軟卷皮案卷卷內(nèi)備考表印制在軟卷皮封三上。
7.1 卷內(nèi)備考表外形尺寸及制成材料均同卷內(nèi)文件目錄。
7.2
卷內(nèi)備考表項目包括：本卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷時間。各項目位置、尺寸見圖13、14。
7.3 卷內(nèi)備考表填寫方法
7.3.1 本卷情況說明
填寫案卷內(nèi)文件材料的件數(shù)、頁數(shù)以及在組卷和案卷使用過程中需要說明的問題（卷內(nèi)文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等）。案卷歸檔以后發(fā)生或發(fā)現(xiàn)的問題，由檔案管理人員填寫并簽名標注時間。
7.3.2 立卷人 由責任立卷者簽名。
7.3.3 檢查人 由案卷質量審查者簽名。
7.3.4 立卷時間
填寫完成的立卷日期。
8 案卷各部分的排列格式
使用硬卷皮、軟卷皮、卷盒、卷夾組卷，無論裝訂與否，其案卷各部分的排列格式均是：
案卷封面-卷內(nèi)文件目錄-文件--備考表-封底。 | 
