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有限的自我時(shí)間管理實(shí)踐，使我發(fā)現(xiàn)，時(shí)間管理的四象限法則并不好用，什么重要，什么緊迫性一排序，然后就做就OK了。這個(gè)與日常生活和工作的實(shí)際相差較大，尤其是在事情項(xiàng)目高發(fā)時(shí)期，每天的工作和生活充滿了各種各樣的不確定性。在這樣的情境下，如何高效率的完成工作，確實(shí)不易。 《小強(qiáng)升職記》一書的作者鄒鑫給我們一個(gè)解決之道，這個(gè)辦法其實(shí)很多的人都在用，但可能不是用在時(shí)間管理上，而是用在衣柜的整理上。因方法來源于衣柜整理，遂干脆取名“衣柜整理法”。 整理衣柜的經(jīng)驗(yàn)大家都有。一般都是先全部清理出來；然后將不穿的剔除——或扔掉或送人或捐給貧困地區(qū)；再然后按照季節(jié)及衣服類型進(jìn)行擺放（西裝放一起，內(nèi)衣放一堆），如果還有地方，就把近期會(huì)穿的衣服放在一個(gè)地方；另外，每個(gè)周在拾掇拾掇就完事了。在鄒鑫看來，時(shí)間管理某種意義上合衣柜整理的流程是十分一致的，先是收集（所有的衣服拿出來），然后進(jìn)行處理（或扔掉或送人或整理），然后進(jìn)行組織（按季節(jié)或類型進(jìn)行安放），并定期回顧（定期看看，拾掇下），最后就是行動(dòng)了。 步驟1：收集 那么這個(gè)方法怎么操作呢？第一項(xiàng)要做的工作是進(jìn)行收集，收集所有要做的工作，可以列在你自己的記事本上，也可以在自己的手機(jī)或者電腦上。當(dāng)然，收集的工作并不總是在某個(gè)固定的時(shí)間點(diǎn)做的，如每天早上上班的時(shí)候。而是隨時(shí)隨地在做的，比如我現(xiàn)在在寫這個(gè)博客的時(shí)候，突然來個(gè)電話，說銷售部經(jīng)理想在下周三安排一個(gè)面試，那么我的處理方式就是先記下來，同樣剛好有一個(gè)同事走過來告訴我，四點(diǎn)半的時(shí)候，我們需要去參加一個(gè)讀書分享會(huì)議，我也會(huì)先記下來。我為什么不先處理呢。根據(jù)注意力有限的理論，我們知道，人很難同時(shí)處理多件事情或者2件事情，就好像周伯通的雙手互搏是很難的。而一旦這件事沒有完成又去開始處理另外一件事情，等回過頭來，又想找尋思路也是同樣困難的，尤其是設(shè)計(jì)和創(chuàng)作人員，靈感的迸發(fā)可能就是在那些個(gè)你高度集中注意力，全情投入的時(shí)刻，但絕對(duì)不會(huì)發(fā)生在你顧左言他，手里打毛線，眼睛盯電視，高質(zhì)量的活，從來都是智慧和汗水的結(jié)晶，不是那么容易出的。所以建議先收集后處理。 步驟2： 處理 收集完了，不處理，那就不如不收集。當(dāng)然你不處理的話，其他人也不答應(yīng)啊，交代給你的任務(wù)，你沒完成，領(lǐng)導(dǎo)還不找你麻煩，答應(yīng)同事要幫的忙，你也沒完成，以后讓同事幫忙，同事能幫你嗎，所以收集籃里的東西，肯定是要處理的。 處理是有技巧和手段的，用鄒鑫的觀點(diǎn)來看，仿照衣柜整理法，要做的處理就是一個(gè)判斷。收集籃里的事情，我們也要做2個(gè)判斷。第一個(gè)判斷是將事情分成可執(zhí)行的和不可執(zhí)行的。事情的處理都講究個(gè)天時(shí)地利人和，你想找銷售部經(jīng)理談部門的人力資源工作，可惜他出國(guó)了，這個(gè)事情就屬于無法執(zhí)行了的，環(huán)境不配合的情況也有，本來晚上打羽毛球，結(jié)果天降大雪等等。根據(jù)當(dāng)前的信息進(jìn)行簡(jiǎn)單的判斷，將關(guān)注的重點(diǎn)放在可以執(zhí)行的事情上，別老琢磨那些當(dāng)前不具備條件的事情（如果處理可以執(zhí)行的事情還不夠的時(shí)候）。第二個(gè)判斷是，將可執(zhí)行的事情再進(jìn)行分類界定，這個(gè)可執(zhí)行的事情又有不同的屬性，鄒鑫的觀點(diǎn)是可以將事情分成以下5類： 1、“2分鐘內(nèi)能完成的事情”：事情比較容易，很簡(jiǎn)單的動(dòng)作就可以完成； 2、“特定時(shí)間內(nèi)完成的事情”：這類事情常常有嚴(yán)格的時(shí)間性要求，比如下周三督促小李提交用戶使用報(bào)告。 3、“需要多個(gè)步驟完成的項(xiàng)目”：需要完成的任務(wù)步驟越是少，越是簡(jiǎn)單，則離核心價(jià)值越遠(yuǎn)。通常來說，知識(shí)工作者一般會(huì)有大比重的項(xiàng)目，所謂的項(xiàng)目其實(shí)也就是一系列工作流程后的結(jié)果，而流程可能并不是一個(gè)人就可以搞定的，需要其他部門和同事的協(xié)作，所以常常需要進(jìn)行分解。階段性的結(jié)果，也就是我們各個(gè)步驟的預(yù)期結(jié)果。 4、“委托他人辦理的事情”：這類事情，不需要自己來做，但是你告訴人家來做，他們不會(huì)主動(dòng)做好了交給你。如果有這樣的下屬，那你就開心了。 5、“待辦事項(xiàng)”：剩下來的事情基本上就是“待辦事項(xiàng)了”。 每個(gè)人一些自己的分類方法，甚至這兩個(gè)判斷可能合并成了一個(gè)。但是對(duì)于我們初學(xué)者來說，尤其是有志于做好時(shí)間管理的人來說，不妨先直接拿來使用，在實(shí)踐的過程中，再進(jìn)行修正，畢竟這是鄒鑫老師經(jīng)過多年摸索出來的一個(gè)時(shí)間管理流程，人家實(shí)踐后的方法總比我們拍腦袋的要好。 步驟3：組織 任務(wù)進(jìn)行了分類并不意味著就是處理完畢了。到此時(shí)此刻，也就意味著你的收集籃已經(jīng)劃分成了多個(gè)格子。由于“不可執(zhí)行的任務(wù)”可直接歸類至“特定時(shí)間完成的事情”，故而整個(gè)收集籃分成了5個(gè)格子，分別是“2分鐘內(nèi)能完成的事情”、“特定時(shí)間完成的事情”、“委托他人辦理的事情”、“需要多個(gè)步驟完成的項(xiàng)目”、“待辦事項(xiàng)”。 這應(yīng)該是第一步組織。 在鄒鑫看來，還可以進(jìn)行進(jìn)一步處理。“2分鐘內(nèi)能完成的事情”，應(yīng)該是直接被處理掉的，“委托他人辦理的事情”，某種意義上來說，也就是一個(gè)簡(jiǎn)單的任務(wù)，完成后，直接在收件籃里劃去即可。所以剩下了的三類任務(wù)，就是要再度進(jìn)行整理。 “特定時(shí)間完成的事情”，是屬于將來或者可能的情況，在條件具備的情況下，應(yīng)該去做，第一個(gè)清單“將來或可能清單”；“需要多個(gè)步驟才能完成的項(xiàng)目”，也就是意味著一個(gè)項(xiàng)目集，形成了一個(gè)“項(xiàng)目清單”；“待辦事項(xiàng)”，還是保留即可。 所以經(jīng)過2次組織后的收件籃就成了，一個(gè)包括“將來或可能清單”、“項(xiàng)目清單”、“待辦事項(xiàng)清單”的任務(wù)和計(jì)劃管理系統(tǒng)——清單系統(tǒng)。 步驟四：回顧 計(jì)劃和目標(biāo)并不是一成不變的，就好像企業(yè)會(huì)需要進(jìn)行戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型一樣，我們也需要結(jié)合生活和工作的需要、個(gè)人的價(jià)值取向，來對(duì)我們的目標(biāo)和行動(dòng)計(jì)劃系統(tǒng)進(jìn)行更新和完善。而更新和完善，永遠(yuǎn)是立足在回顧和反思的基礎(chǔ)之上。 所以每天對(duì)于自己的清單系統(tǒng)進(jìn)行回顧，是很有必要的。 對(duì)于“將來或可能清單”的清單回顧，可以將一些自己開始變得不感興趣的事情刪去，如果只是一味收集的話，肯定會(huì)變得臃腫，也可以把一些時(shí)機(jī)和條件成熟的事情做一下處理。 對(duì)于“需要多個(gè)步驟才能完成的項(xiàng)目”清單的回顧，可以去了解項(xiàng)目進(jìn)展的進(jìn)度，也可以去考慮各個(gè)項(xiàng)目中需要增加或者刪除哪些流程，以確保項(xiàng)目的高效的執(zhí)行。 對(duì)于“待辦事項(xiàng)”清單的回顧，可以去了解哪些事情是否及時(shí)處理。 當(dāng)然，除了每天去回顧之外，建議也進(jìn)行下周回顧?；仡櫱鍐蜗到y(tǒng)之外，我們還需要回顧下我們的目標(biāo)，回顧清單的目標(biāo)是為了保證我們想做應(yīng)該做的事情，確實(shí)做了，而且按照我們的計(jì)劃和進(jìn)度在執(zhí)行。回顧目標(biāo)的目的，則是為了我們保證我們做的事情指向我們的目標(biāo)。 步驟五：行動(dòng) 不用說啥了。 （有興趣的朋友，可以看看鄒鑫的《小強(qiáng)升職記》）
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