建立和使用Excel數(shù)據(jù)清單

       在Microsoft Excel 2000中，不需要把建立的數(shù)據(jù)清單變?yōu)閿?shù)據(jù)庫(kù)，只要執(zhí)行了數(shù)據(jù)庫(kù)的操作，例如查找、排序或分類匯總，Microsoft Excel 2000就會(huì)自動(dòng)認(rèn)為你的清單是一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)，即清單中的列被認(rèn)為是數(shù)據(jù)庫(kù)的字段，清單中的列標(biāo)記被認(rèn)為是數(shù)據(jù)庫(kù)的字段名，清單中的每一行被認(rèn)為是數(shù)據(jù)庫(kù)的一條記錄。
12.2.1 準(zhǔn)備工作
    如果你對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)非常熟悉，或者使用過(guò)類似Access、DBASE、FoxPro等數(shù)據(jù)庫(kù)產(chǎn)品，可以跳過(guò)該小節(jié)。
    建立一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)首先是要進(jìn)行一個(gè)好的規(guī)劃。我們應(yīng)該花一些時(shí)間，考慮數(shù)據(jù)庫(kù)做什么用，實(shí)現(xiàn)它的最好方法是什么?？紤]處理的數(shù)據(jù)的類型和數(shù)量，希望從數(shù)據(jù)庫(kù)中收集什么信息等等。然后考慮數(shù)據(jù)庫(kù)的字段，關(guān)于它們的選擇，位置安排，名字等。
    選擇字段
    為數(shù)據(jù)庫(kù)選擇字段是極其重要的，它決定了在每個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)記錄中的信息及數(shù)據(jù)庫(kù)本身的能力。例如，要決定在應(yīng)收帳數(shù)據(jù)庫(kù)中是否應(yīng)包括公司名稱、發(fā)票日期、金額等。通用的原則是，根據(jù)要建立的數(shù)據(jù)庫(kù)，將字段分得更細(xì)些。例如，要建立一個(gè)客戶欠款的數(shù)據(jù)庫(kù)，可以定義下列字段：公司名稱、地址、電話、欠款日期、欠款金額等等。在建立字段時(shí)要根據(jù)當(dāng)前和將來(lái)的需要。通常字段越多越靈活。對(duì)于數(shù)據(jù)庫(kù)中的每個(gè)字段應(yīng)該是唯一的。用這種方式，數(shù)據(jù)庫(kù)的記錄也是唯一的，因?yàn)橛涗浿械拿總€(gè)字段將包含特有的信息。例如一個(gè)屬于該記錄的日期或時(shí)間。在這種方式下，字段與當(dāng)前可存取的記錄確定了數(shù)據(jù)項(xiàng)的唯一性。
    安排字段位置
    字段名稱構(gòu)成數(shù)據(jù)庫(kù)頂部的行，因此它們必須安排在一行連續(xù)的每一列中。字段名稱應(yīng)該按邏輯順序組織，相似的信息應(yīng)該組織到一起。例如，使用發(fā)票號(hào)、日期、公司名稱作為相鄰的字段描述信息會(huì)使數(shù)據(jù)庫(kù)更易于理解和使用。
    命名字段
    字段名稱是數(shù)據(jù)庫(kù)操作的標(biāo)識(shí)成分。Excel根據(jù)字段名稱來(lái)執(zhí)行排序和查找等數(shù)據(jù)庫(kù)操作。因此在選擇字段名時(shí)應(yīng)該慎重，最好選擇容易記憶的字段名。和命名區(qū)域和文件的規(guī)則一樣，數(shù)據(jù)庫(kù)的字段名字必須遵循以下的規(guī)則：字段名只能是文字或文字公式（如="1992"）。字段名不能包含數(shù)字、數(shù)值公式、邏輯值。字段名可以使用1~255個(gè)字符，字段名必須是唯一的。
12.2.2 建立一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)
    當(dāng)完成了對(duì)一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)的結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)后，就可以在工作表中建立它了。首先在工作表的首行依次輸入各個(gè)字段：?jiǎn)T工姓名、地區(qū)、日期、產(chǎn)品名稱、銷售數(shù)量、銷售金額、銷售金額，如圖12-1所示。當(dāng)我們輸入完字段后，就可以在工作表中按照記錄輸入數(shù)據(jù)了。

    提示：字段名放在工作表的某一行的各相鄰單元中。也可以為字段名和尚未建立的數(shù)據(jù)庫(kù)記錄建立一個(gè)格式。格式只是使數(shù)據(jù)庫(kù)容易理解，并不影響Excel對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行操作。
12.2.3 輸入數(shù)據(jù)
    要加入數(shù)據(jù)至所規(guī)定的數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi),有兩種方法,一種是直接鍵入數(shù)據(jù)至單元格內(nèi), 一種是利用“記錄單”輸入數(shù)據(jù)。使用“記錄單”是經(jīng)常使用的方法，其操作步驟如下：
    （1）在想加入記錄的數(shù)據(jù)清單中選中任一個(gè)單元格。
    （2） 從“數(shù)據(jù)”菜單中選擇“記錄單”命令。屏幕上會(huì)出現(xiàn)一個(gè)如圖12-2的對(duì)話框，選擇“確定”按鈕，出現(xiàn)圖12-3的對(duì)話框。


    在各個(gè)字段中輸入新記錄的值。要移動(dòng)到下一個(gè)域中，按［Tab］鍵。當(dāng)你輸完所有的記錄內(nèi)容后，按[Enter]鍵即可加入一條記錄。如此重復(fù)加入更多的記錄，當(dāng)你加完所有記錄后，選擇“關(guān)閉”按鈕。我們就會(huì)看到在清單底部加入了新增的記錄，如圖12-4所示。

    我們也可以直接插入記錄到數(shù)據(jù)庫(kù)中，首先在現(xiàn)有記錄的中間插入空的單元格，然后鍵入記錄數(shù)據(jù)；原來(lái)所輸入的數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)容會(huì)自動(dòng)下移。要插入記錄到現(xiàn)有的數(shù)據(jù)庫(kù)中，可按照下列步驟執(zhí)行：
    (1) 選定要插入記錄的單元格。在“插入”菜單中選擇“單元格”命令，在屏幕上出現(xiàn)一個(gè)對(duì)話框。
    (2) 選擇“整行”，按下“確定”按鈕，我們就可以看到插入的單元格。輸入記錄內(nèi)容到單元格中。
12.2.4 編輯記錄
    對(duì)于數(shù)據(jù)庫(kù)中的記錄，我們可以采用在相應(yīng)的單元格上進(jìn)行編輯，也可以對(duì)記錄單進(jìn)行編輯，其操作過(guò)程如下：
    (1) 選擇數(shù)據(jù)清單中的任一單元格。
    (2) 從“數(shù)據(jù)”菜單中選擇“記錄單”命令，出現(xiàn)一個(gè)記錄單對(duì)話框。
    (3) 查找并顯示出要修改數(shù)據(jù)的記錄。編輯該記錄的內(nèi)容。(4) 選擇“關(guān)閉”按鈕退出。
12.2.5 刪除一條記錄
    對(duì)于數(shù)據(jù)庫(kù)中不再需要的記錄，我們可以使用“刪除”命令將其從數(shù)據(jù)庫(kù)中刪除。使用記錄單刪除一條記錄的操作步驟如下：
    (1) 選擇數(shù)據(jù)清單中的任一單元格。從“數(shù)據(jù)”菜單中選擇“記錄單”命令。出現(xiàn)一個(gè)記錄單對(duì)話框。
    (2) 查找并顯示出要?jiǎng)h除的記錄。選擇“刪除”按鈕，出現(xiàn)一個(gè)如圖12-5的確認(rèn)對(duì)話框。
    (3) 回答確認(rèn)信息。按下“確定”按鈕。

    注意：當(dāng)我們使用數(shù)據(jù)記錄單來(lái)刪除數(shù)據(jù)時(shí)，不能通過(guò)“恢復(fù)”按鈕或“取消”命令來(lái)恢復(fù)數(shù)據(jù)。
      什么是Excel數(shù)據(jù)清單

    隨著Excel提供的新改善的數(shù)據(jù)清單功能。你會(huì)發(fā)現(xiàn)Excel的表和數(shù)據(jù)管理能力正是自己需要的。本章的內(nèi)容可以幫助我們更有效地管理數(shù)據(jù)。
    一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)（也被稱為一個(gè)表），是以具有相同結(jié)構(gòu)方式存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)集合。例如電話簿、公司的客戶名錄、庫(kù)存帳等等。利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)我們可以方便地管理這些數(shù)據(jù)，例如對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)排序和查找那些滿足指定條件的數(shù)據(jù)等等。
    在Excel 2000中，數(shù)據(jù)庫(kù)是作為一個(gè)數(shù)據(jù)清單來(lái)看待。我們可以理解數(shù)據(jù)清單就是數(shù)據(jù)庫(kù)。在一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)中，信息按記錄存儲(chǔ)。每個(gè)記錄中包含信息內(nèi)容的各項(xiàng)，稱為字段。例如，公司的客戶名錄中，每一條客戶信息就是一個(gè)記錄，它由字段組成。所有記錄的同一字段存放相似的信息（例如，公司名稱、街道地址、電話號(hào)碼等）。Microsoft Excel 2000提供了一整套功能強(qiáng)大的命令集，使得管理數(shù)據(jù)清單（數(shù)據(jù)庫(kù)）變得非常容易。我們可以完成下列工作：
    排序——在數(shù)據(jù)清單中，針對(duì)某些列的數(shù)據(jù)，我們可以用數(shù)據(jù)菜單中的排序命令來(lái)重新組織行的順序?？梢赃x擇數(shù)據(jù)和選擇排序次序，或建立和使用一個(gè)自定義排序次序。
    篩選——可以利用“數(shù)據(jù)”菜單中的“篩選”命令來(lái)對(duì)清單中的指定數(shù)據(jù)進(jìn)行查找和其它工作。一個(gè)經(jīng)篩選的清單僅顯示那些包含了某一特定值或符合一組條件的行，暫時(shí)隱藏其它行。
    數(shù)據(jù)記錄單——一個(gè)數(shù)據(jù)記錄單提供了一個(gè)簡(jiǎn)單的方法，讓我們從清單或數(shù)據(jù)庫(kù)中查看、更改、增加和刪除記錄，或用你指定的條件來(lái)查找特定的記錄。
    自動(dòng)分類匯總——利用“數(shù)據(jù)”菜單的“分類匯總”命令，在清單中插入分類匯總行，匯總你所選的任意數(shù)據(jù)。當(dāng)你插入了分類匯總后，Microsoft Excel自動(dòng)為你在清單底部插入一個(gè)“總計(jì)”行。
    Microsoft Excel 提供有一系列功能，可以很容易地在數(shù)據(jù)清單中處理和分析數(shù)據(jù)。在運(yùn)用這些功能時(shí)，請(qǐng)根據(jù)下述準(zhǔn)則在數(shù)據(jù)清單中輸入數(shù)據(jù)。
    數(shù)據(jù)清單的大小和位置
    避免在一個(gè)工作表上建立多個(gè)數(shù)據(jù)清單，因?yàn)閿?shù)據(jù)清單的某些處理功能（如篩選等），一次只能在同一工作表的一個(gè)數(shù)據(jù)清單中使用。
    在工作表的數(shù)據(jù)清單與其它數(shù)據(jù)間至少留出一個(gè)空白列和一個(gè)空白行。在執(zhí)行排序、篩選或插入自動(dòng)匯總等操作時(shí)，這將有利于 Microsoft Excel 檢測(cè)和選定數(shù)據(jù)清單。
    避免在數(shù)據(jù)清單中放置空白行和列，這將有利于 Microsoft Excel 檢測(cè)和選定數(shù)據(jù)清單。
    避免將關(guān)鍵數(shù)據(jù)放到數(shù)據(jù)清單的左右兩側(cè)。因?yàn)檫@些數(shù)據(jù)在篩選數(shù)據(jù)清單時(shí)可能會(huì)被隱藏。
    列標(biāo)志
    在數(shù)據(jù)清單的第一行里創(chuàng)建列標(biāo)志。Microsoft Excel 使用這些標(biāo)志創(chuàng)建報(bào)告，并查找和組織數(shù)據(jù)。
    列標(biāo)志使用的字體、對(duì)齊方式、格式、圖案、邊框或大小寫(xiě)樣式，應(yīng)當(dāng)與數(shù)據(jù)清單中其它數(shù)據(jù)的格式相區(qū)別。
    如果要將標(biāo)志和其它數(shù)據(jù)分開(kāi)，應(yīng)使用單元格邊框（而不是空格或短劃線），在標(biāo)志行下插入一行直線。
    行和列內(nèi)容
    在設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)清單時(shí)，應(yīng)使同一列中的各行有近似的數(shù)據(jù)項(xiàng)。
    在單元格的開(kāi)始處不要插入多余的空格，因?yàn)槎嘤嗟目崭裼绊懪判蚝筒檎摇?br>    不要使用空白行將列標(biāo)志和第一行數(shù)據(jù)分開(kāi)。
       Excel 對(duì)合并計(jì)算的編輯

       對(duì)于一個(gè)建立合并計(jì)算的工作表文件，我們還可以進(jìn)一步編輯，分別介紹如下。
       在執(zhí)行這些操作前，還應(yīng)注意，這些操作適用于僅當(dāng)我們沒(méi)有建立與源區(qū)域的鏈接，才可以調(diào)整源區(qū)并在目的區(qū)中重新合并計(jì)算數(shù)據(jù)。如果我們已經(jīng)建立了到源區(qū)域的鏈接同時(shí)又要調(diào)整合并計(jì)算，那么在執(zhí)行下列過(guò)程之前先要?jiǎng)h除合并計(jì)算的結(jié)果并移去分級(jí)顯示。
11.2.1將一個(gè)源區(qū)域增加到一個(gè)存在的合并計(jì)算中
    將一個(gè)源區(qū)域增加到一個(gè)存在合并計(jì)算中的操作步驟如下：
    （1）選定一存在的目標(biāo)區(qū)域。
    （2）執(zhí)行“數(shù)據(jù)”菜單中的“合并計(jì)算”命令，出現(xiàn)合并計(jì)算對(duì)話框。
    （3）選定“引用位置”輸入框，如果包含新的源區(qū)域的工作表處于打開(kāi)狀態(tài)，選定源區(qū)域。
    （4）選擇“添加”按鈕，利用新的源區(qū)域來(lái)重新合并計(jì)算。
    （5）按下“確定”按鈕。
11.2.2 改變?cè)磪^(qū)域的引用
    改變?cè)磪^(qū)域引用的操作步驟如下：
    選定一存在的目標(biāo)區(qū)域。執(zhí)行“數(shù)據(jù)”菜單中的“合并計(jì)算”命令，出現(xiàn)一個(gè)如圖11-3的對(duì)話框。在“所有引用位置”框中，選定想改變的源區(qū)域。
    在“引用位置”框中，編輯引用。選擇“添加”按鈕。如果不想保留原有引用，選擇“刪除”按鈕。利用新的源區(qū)域來(lái)重新合并計(jì)算，按下“確定”按鈕。
11.2.3 刪除一個(gè)源區(qū)域的引用
    刪除一個(gè)源區(qū)域引用的操作步驟如下：
    選定一存在的目標(biāo)區(qū)域。選擇“數(shù)據(jù)”菜單中的“合并計(jì)算”命令，出現(xiàn)一個(gè)如圖11-3的對(duì)話框。
    在“所有引用位置”框中，選定想刪除的源區(qū)域。選擇“刪除”按鈕。利用新的源區(qū)域來(lái)重新合并計(jì)算，按下“確定”按鈕。
11.2.4 建立與源數(shù)據(jù)的鏈接
    以下過(guò)程我們假設(shè)該合并計(jì)算表以前沒(méi)有建立一個(gè)鏈接。若建立與源數(shù)據(jù)的鏈接，其操作步驟如下：
    （1）執(zhí)行“數(shù)據(jù)”菜單中的“合并計(jì)算”命令，出現(xiàn)一個(gè)如圖11-3的對(duì)話框。
    （2）選定“鏈接到源”選擇框。
    （3）按下“確定”按鈕。
    注意：如果包含目標(biāo)區(qū)域的工作表同時(shí)也包含一個(gè)分級(jí)顯示或被用于一個(gè)鏈接的合并計(jì)算，如果我們沒(méi)有移去分級(jí)顯示和鏈接公式，那么目標(biāo)工作表會(huì)被破壞。因此，在建立鏈接之前要檢查合并計(jì)算，先進(jìn)行一個(gè)無(wú)鏈接的合并計(jì)算，再進(jìn)行鏈接的合并計(jì)算。
       理解Excel工作畫(huà)面

     當(dāng)進(jìn)入Microsoft Excel時(shí)，會(huì)出現(xiàn)如圖2-2所示的工作畫(huà)面。在這個(gè)工作畫(huà)面中包含了Excel的基本工作畫(huà)面，由標(biāo)題欄、菜單、工具欄、滾動(dòng)條、數(shù)據(jù)編輯欄、工作表選項(xiàng)卡和狀態(tài)欄等組成，如圖2-3顯示。

                                      圖2-3 Microsoft Excel屏幕組成
    標(biāo)題欄 顯示當(dāng)前工作簿文件的名字。例如我們打開(kāi)了一個(gè)名為“財(cái)務(wù)報(bào)表”的工作簿，就可以看到“財(cái)務(wù)報(bào)表”出現(xiàn)在該欄目中。在上圖中，由于是新的工作簿文件，所以看到的是“Book 1”，它是由Excel自動(dòng)建立的文件名。
    菜單  在每組下拉菜單中包括了一組相關(guān)操作或命令，可以根據(jù)需要選取菜單中的項(xiàng)，完成相關(guān)操作。
    工具欄 工具欄是一些圖標(biāo)，每一個(gè)按鈕都代表了一個(gè)命令，這些命令都等價(jià)于菜單中相關(guān)的命令。使用工具欄會(huì)使操作更加簡(jiǎn)便。一般情況下，只取“常用”和“格式”工具欄。
    數(shù)據(jù)編輯區(qū) 數(shù)據(jù)編輯區(qū)是用來(lái)輸入或編輯單元格或圖表的值或公式。可以顯示出活動(dòng)單元格中使用的常數(shù)或公式。
    滾動(dòng)條 滾動(dòng)條沿著窗口右邊和底邊的陰影條。使用滾動(dòng)條可以在長(zhǎng)工作表中來(lái)回移動(dòng)。滾動(dòng)條在滾動(dòng)框中的位置指示當(dāng)前顯示于窗口中的工作表或標(biāo)題的一部分。若要快速地滾動(dòng)到工作表或標(biāo)題的另一個(gè)部分，拖動(dòng)該框即可。
    狀態(tài)欄 狀態(tài)欄即屏幕底端有關(guān)執(zhí)行過(guò)程中的選定命令或操作的信息。當(dāng)選定命令時(shí)，狀態(tài)欄左邊便會(huì)出現(xiàn)該命令的簡(jiǎn)單描述。狀態(tài)欄左邊也可以指示出過(guò)程中的操作，如打開(kāi)或保存文件，復(fù)制單元格或記錄宏表等。狀態(tài)欄右邊則是用來(lái)顯示CAPS LOCK、SCROLL LOCK 或 NUM LOCK 等鍵是否打開(kāi)的。

        Excel工作簿與工作表

    當(dāng)我們拿到一本書(shū)時(shí)，會(huì)首先看到書(shū)名；打開(kāi)這本書(shū)時(shí)，會(huì)看到書(shū)的目錄，以后才是各章的內(nèi)容。而各章的內(nèi)容可以是文字、圖形、表格等等。而在Excel系統(tǒng)中，一個(gè)工作簿文件就是類似于一本書(shū)組成的一個(gè)文件，在其中又會(huì)包含許多工作表，這些工作表可以儲(chǔ)存不同類型的數(shù)據(jù)等等。工作簿是Excel中重要的基礎(chǔ)概念之一。
    工作簿 所謂工作簿是指：在Excel環(huán)境中用來(lái)儲(chǔ)存并處理工作數(shù)據(jù)的文件。在一本工作簿中，可以擁有多張具有不同類型的工作表。在打開(kāi)一個(gè)新的工作簿文件時(shí)，會(huì)看到如圖2-2所示的畫(huà)面。例如，我們可以在一個(gè)工作簿文件中保存全年的十二張資產(chǎn)負(fù)債表，或者保存年銷售報(bào)表的數(shù)據(jù)，以及由這些數(shù)據(jù)所繪制的統(tǒng)計(jì)圖表，如圖2-4所示的按地區(qū)銷售表。

    Excel 2000和早期的電子表格程序相比，有一很重大的改進(jìn)，就是現(xiàn)在Excel儲(chǔ)存的單位是工作簿，而不是單一的工作表。當(dāng)啟動(dòng)Excel時(shí)，就自動(dòng)打開(kāi)了工作簿，一個(gè)工作簿內(nèi)最多可以有255個(gè)工作表，工作簿內(nèi)除了可以存放工作表外，還可以存放宏表、圖表等。一個(gè)工作簿內(nèi)，可以有數(shù)個(gè)工作表，即可以同時(shí)處理多張工作表。
    在默認(rèn)情況下，每一個(gè)工作簿文件會(huì)打開(kāi)3個(gè)工作表文件，分別以Sheet1、Sheet2、Sheet3來(lái)命名。工作表的名字顯示在工作簿文件窗口底部的選項(xiàng)卡里（如圖2-3所示）。所謂選項(xiàng)卡也就是指每一個(gè)工作表的名字。我們可以在選項(xiàng)卡上單擊工作表的名字，來(lái)實(shí)現(xiàn)在同一工作簿中切換到不同的工作表。如果我們要找的工作表名沒(méi)在底部的選項(xiàng)卡中顯示，則可以通過(guò)按下選項(xiàng)卡滾動(dòng)按鈕來(lái)將它移動(dòng)到當(dāng)前的顯示選項(xiàng)卡中。
    工作表 工作表是指由“65536 ”個(gè)行和“256”個(gè)列所構(gòu)成的一個(gè)表格，如圖2-5所示。行號(hào)的編號(hào)是由上自下從“1”到“65536 ”編號(hào)；列號(hào)則由左到右采用字母編號(hào)為“A”…“IV”。每一個(gè)行、列坐標(biāo)所指定的位置稱為單元格。

    注意：在一個(gè)工作簿文件中，無(wú)論有多少個(gè)工作表，在將其保存時(shí)都將會(huì)保存在一個(gè)工作簿文件中，而不是按照工作表的個(gè)數(shù)保存。

        單元格、單元地址及活動(dòng)單元格

     每張工作表是由多個(gè)長(zhǎng)方形的“存儲(chǔ)單元”所構(gòu)成的，這些長(zhǎng)方形的“存儲(chǔ)單元”被稱為“單元格”，如圖2-6所示。我們輸入的任何數(shù)據(jù)都將保存在這些“單元格”中。這些數(shù)據(jù)可以是一個(gè)字符串、一組數(shù)字、一個(gè)公式或者一個(gè)圖形、聲音等等。

    對(duì)于每個(gè)單元格都有其固定的地址。比如“A3”，就代表了“A”列的第“3”行的單元格。同樣，一個(gè)地址也唯一地表示一個(gè)單元格，例如：“B5”指的是“B”列與第“5”行交叉位置上的單元格。在Excel環(huán)境中，對(duì)于每一張工作表會(huì)有65536×256個(gè)單元格所構(gòu)成。在屏幕上我們會(huì)看到行號(hào)的編號(hào)是由上到下從“1”到“65536”編號(hào)；列號(hào)則由左到右采用字母編號(hào)為“A”…“IV”。例如：“A3”、“AB12”等等。
    由于一個(gè)工作簿文件可能會(huì)有多個(gè)工作表，為了區(qū)分不同工作表的單元格，要在地址前面增加工作表名稱。例如：Sheet2 ! A6。就說(shuō)明了該單元格是“Sheet2”工作表中的“A6”單元格。
    注意：工作表名與單元格之間必須使用“!”號(hào)來(lái)分隔。
    活動(dòng)單元格是指正在使用的單元格，在其外有一個(gè)黑色的方框（見(jiàn)圖2-6），這時(shí)輸入的數(shù)據(jù)會(huì)被保存在該單元格中。
         Excel工具欄的使用

    在Microsoft Excel中有13個(gè)包含按鈕的工具欄，這些工具可以幫助我們更快速、更容易地工作。當(dāng)我們第一次運(yùn)行Microsoft Excel時(shí)，“常用”工具欄和“格式”工具欄會(huì)直接顯示在菜單欄下面。
2.6.1 使用工具欄
    使用工具欄的方法很簡(jiǎn)單，我們只需在要使用的工具按鈕上單擊即可。當(dāng)指向某個(gè)按鈕時(shí)，其下方會(huì)出現(xiàn)相應(yīng)的功能說(shuō)明，如圖2-7所示。

    由于每個(gè)工具按鈕代表了一些操作命令的組合，所以按下工具按鈕的結(jié)果可能會(huì)執(zhí)行一個(gè)動(dòng)作，或者出現(xiàn)一個(gè)對(duì)話框。例如“”按鈕代表了“文件”菜單中的“保存”命令。當(dāng)我們要保存正在工作的工作簿文件時(shí)，不必執(zhí)行一連串的命令操作，而只需按下“保存”按鈕即可。
    提示：在Excel 2000中，如果某個(gè)工具按鈕的顏色變淺，表示不能使用該工具。
2.6.2 顯示工具欄
    當(dāng)要使用的工具欄不在當(dāng)前工作窗口上時(shí)，可以將其打開(kāi)，顯示在窗口中。步驟如下：
    (1) 執(zhí)行“視圖”菜單中的“工具欄”命令，這時(shí)窗口中出現(xiàn)如圖2-8所示的子菜單。
    (2)可以看到在“工具欄”中出現(xiàn)的系統(tǒng)工具欄，選擇需要使用的工具欄。
    (3)單擊選中的工具欄，可以看到在工具欄前面的方框中出現(xiàn)“√”符號(hào)。之后即可看到選定的工具欄出現(xiàn)在屏幕上。

2.6.3 隱藏工具欄
    當(dāng)設(shè)定了太多的工具按鈕時(shí)，屏幕上會(huì)顯得過(guò)于雜亂，我們可以暫時(shí)將不用的工具欄隱藏起來(lái)，擴(kuò)大工作空間。隱藏工具欄的步驟是：
    (1)執(zhí)行“視圖”菜單中的“工具欄”命令，出現(xiàn)“工具欄”子菜單。
    (2)在需要隱藏的工具欄前方單擊，使前面方框中的“√”符號(hào)消失即可。
    (3)最后按下“確定”按鈕，即可看到選定的工具欄從屏幕上消失。
2.6.4 移動(dòng)工具欄
    我們也可以將“工具欄”移動(dòng)到應(yīng)用程序窗口中所希望的任何地方，或者沿Microsoft Excel工作區(qū)的邊界將工具欄定位。移動(dòng)工具欄時(shí)，我們只需用鼠標(biāo)指向工具欄的標(biāo)題欄，然后按下鼠標(biāo)左鍵，拖動(dòng)工具欄到指定位置，松開(kāi)鼠標(biāo)鍵即可。
         折疊對(duì)話框

   Excel 2000 新增的在對(duì)話框中輸入?yún)^(qū)域引用可以折疊的按鈕，這樣用戶在工作表上選定所需的區(qū)域時(shí)，對(duì)話框就不會(huì)阻擋視線。對(duì)這類對(duì)話框的操作是，在折疊按鈕上單擊可以將其折疊，再次單擊則返回到對(duì)話框，圖2-9和圖2-10分別顯示了折疊前后的效果。

當(dāng)心Excel四舍五入的陷阱

如果有人問(wèn)你，Excel c2單元格中顯示的數(shù)字是48，那么d2=c2×1.36的值是多少，你一定會(huì)脫口而出：65.28，其實(shí)不然。若48是你輸入的，則“回答正確”；如果48是某個(gè)公式計(jì)算出來(lái)的結(jié)果，那么實(shí)際計(jì)算結(jié)果則可能是65.90。為了便于說(shuō)明問(wèn)題，還是從一個(gè)與工資計(jì)算有關(guān)的實(shí)例說(shuō)起。 

假設(shè)Excel工作表中有d2=356.68、e2=128.12，將d2與e2之和乘以0.1，將結(jié)果四舍五入取整，再將結(jié)果乘以1.36，取兩位小數(shù)得到最終結(jié)果。 

有人認(rèn)為，可以事先選中f2單元格，使用“格式”選單下的“單元格”命令，將f2的小數(shù)位數(shù)設(shè)置為零。然后將（d2+e2）×0.1的結(jié)果放入f2單元格，即可四舍五入顯示計(jì)算結(jié)果的整數(shù)部分。再將g2單元格的小數(shù)位數(shù)設(shè)成兩位，最后把f2×1.36的結(jié)果存入其中就可以了。從表面上看，上述方法沒(méi)有什么問(wèn)題。在f2單元格的小數(shù)位數(shù)為零的條件下，（d2+e2）×0.1經(jīng)四舍五入后的結(jié)果就是48。接下去卻出了問(wèn)題，因?yàn)閒2×1.36的計(jì)算結(jié)果是65.90，根本不是48×1.36的正確結(jié)果65.28，其中65.90是（d2+e2）×0.1未經(jīng)四舍五入直接乘以1.36的結(jié)果。 

筆者經(jīng)研究發(fā)現(xiàn)，在“單元格格式→數(shù)字”選項(xiàng)卡中設(shè)置的“小數(shù)位數(shù)”，只能將單元格數(shù)值的顯示結(jié)果四舍五入，并不能對(duì)所存放的數(shù)值進(jìn)行四舍五入。換句話說(shuō)，數(shù)值的顯示結(jié)果與單元格的“小數(shù)位數(shù)”設(shè)置有關(guān)，而顯示結(jié)果和實(shí)際存放（即參與運(yùn)算）的內(nèi)容并不完全一致，如果不注意這個(gè)問(wèn)題，計(jì)算工資等敏感數(shù)據(jù)就會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤。如上例中，f2單元格內(nèi)的數(shù)值雖然顯示為48，但實(shí)際存放的卻是48.45，自然得出了48.45×1.36=65.90的結(jié)果（按計(jì)算要求應(yīng)為65.28）。 

要解決此問(wèn)題，不能用設(shè)置“小數(shù)位數(shù)”的方法四舍五入。對(duì)本文所述的問(wèn)題，只需在g2單元格內(nèi)輸入公式“=（round（（d2+e2）×0.1,0））×1.36”，就可以按要求計(jì)算出正確結(jié)果65.28。式中的round函數(shù)按指定位數(shù)對(duì)“（d2+e2）×0.1”進(jìn)行四舍五入，函數(shù)中的參數(shù)0將“（d2+e2）×0.1”四舍五入到最接近的整數(shù)。由于四舍五入是一種應(yīng)用很廣的運(yùn)算規(guī)則，筆者將round函數(shù)的使用方法簡(jiǎn)單介紹如下： 

round函數(shù)的語(yǔ)法為“round（number，num_digits）”，其中“number” 為需要四舍五入的數(shù)字或運(yùn)算公式（其計(jì)算結(jié)果必須是數(shù)字）。num_digits指定四舍五入的位數(shù)，如果num_digits大于0，則四舍五入到指定的小數(shù)位，例如round（2.15，1）等于 2.2；如果num_digits等于0，則將數(shù)字四舍五入到整數(shù)，例如round（315.68，0）等于316；如果 num_digits 小于 0，則在小數(shù)點(diǎn)左側(cè)的指定位數(shù)進(jìn)行四舍五入，例如round（21.5，-1）等于20。 

本文所述實(shí)例均在Excel 2000中驗(yàn)證通過(guò)。 

其實(shí)Excel有一個(gè)非常強(qiáng)大的功能，那就是獲得網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)并自動(dòng)更新，這對(duì)于一些股票愛(ài)好者是比較有用的，這里就以一個(gè)時(shí)間例子來(lái)說(shuō)明獲取網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的具體方法。 

　　一、導(dǎo)入并刷新網(wǎng)站信息

　　打開(kāi)Excel 2000，在數(shù)據(jù)菜單中選擇“獲取外部數(shù)據(jù)”，在子菜單中選擇“新建Web查詢”，隨后就會(huì)彈出一個(gè)對(duì)話框。在地址欄中輸入數(shù)據(jù)所在的網(wǎng)站地址， 這里輸入http://www./index.html，在下面選擇“僅表格”。單擊保存查詢按鈕，給查詢定義一個(gè)名字，然后單擊保存就可以了。返回到“新Web查詢”對(duì)話框，直接單擊“確定”就可以了，稍等一會(huì)所有數(shù)據(jù)就導(dǎo)入到Excel中了。

　　二、刷新Internet數(shù)據(jù)

　　選擇需要更新的數(shù)據(jù)所在單元格，然后選擇“數(shù)據(jù)”菜單下的“刷新數(shù)據(jù)”命令，就可以對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行更新了?；蛘呶覀兺ㄟ^(guò)工具欄來(lái)完成，右鍵單擊工具欄，在彈出的菜單中選擇“外部數(shù)據(jù)”，外部數(shù)據(jù)工具欄就顯示出來(lái)了，其中有兩個(gè)按鈕可以更新數(shù)據(jù)，“更新數(shù)據(jù)”只更新選擇的數(shù)據(jù)，“全部更新”會(huì)更新工作表中所有的外部數(shù)據(jù)。

　　三、自動(dòng)更新Internet數(shù)據(jù)

　　在外部數(shù)據(jù)工具欄中，單擊“數(shù)據(jù)區(qū)域?qū)傩浴卑粹o，選擇“允許后臺(tái)刷新”，并選擇下面的“刷新頻率”復(fù)選框，設(shè)置需要的更新時(shí)間，最后選擇下面的“打開(kāi)工作簿是，自動(dòng)更新”，這樣就不用自己手動(dòng)更新數(shù)據(jù)了，Excel會(huì)定時(shí)的自動(dòng)為你從Internet上下載最新的數(shù)據(jù)（如下圖所示）。

　　四、運(yùn)行一個(gè)保存的查詢

　　如果以前已經(jīng)保存了一個(gè)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)查詢，只要選擇數(shù)據(jù)菜單，然后選擇“獲取外部數(shù)據(jù)”下的“運(yùn)行保存的查詢”，找到一個(gè)查詢名，最后選擇打開(kāi)就可以了。

       處理折線圖表的缺失數(shù)據(jù)

當(dāng)在Excel中創(chuàng)建了一個(gè)折線圖表時(shí)，如果數(shù)據(jù)區(qū)域有些單元格數(shù)據(jù)缺失，也就是該單元格為空白，則折線圖中就會(huì)出現(xiàn)缺口，這樣就導(dǎo)致折線圖不美觀，或者不太能夠直觀地反映出數(shù)據(jù)的變化趨勢(shì)。 

　　如圖1所示為存在缺失數(shù)據(jù)的一個(gè)折線圖，可以看到折線上的缺口。

圖1

　　Excel提供了兩種方法來(lái)處理折線圖中的缺失數(shù)據(jù)：

• 以零值代表：將空白單元格作為零處理，對(duì)于零值數(shù)據(jù)點(diǎn)，行跌落至零。    
• 以內(nèi)插值替換：用內(nèi)插值數(shù)據(jù)點(diǎn)代替空白單元格，填充空距以連接行。    

　　我們先來(lái)看一下這兩種方法所實(shí)現(xiàn)的效果。如圖2所示為以零值代表的折線圖。如圖3所示為以內(nèi)插值替換的折線圖。

圖2

圖3

　　是怎么實(shí)現(xiàn)的呢？請(qǐng)按照如下步驟進(jìn)行操作。

　　1.在Excel中選中要處理缺失數(shù)據(jù)的折線圖表。

　　2.選擇菜單命令“工具>選項(xiàng)”，打開(kāi)“選項(xiàng)”對(duì)話框。

　　3.單擊“圖表”選項(xiàng)卡。

　　4.選擇“空單元格的繪制方式為”中的“以零值代表”或“以內(nèi)插值替換”，如圖4所示。

圖4

　　5.單擊“確定”按鈕，就可以看到圖表的變化了。以上選擇會(huì)作用到所選圖表的所有數(shù)據(jù)系列。

　　還有一種辦法是在空白單元格中輸入公式=NA()。這樣一來(lái)圖表就會(huì)為包含該公式的單元格使用內(nèi)插值，而不管在“選項(xiàng)”對(duì)話框中選擇的是什么。(完)