如何開一個成功且有意義的會議？日經(jīng)bp網(wǎng)站專欄作家高橋俊樹認(rèn)為，會議召集人若能在會議前，依照以下4項要點逐項準(zhǔn)備，便能有效避免會議流于表面、變成枯燥且無謂的例行公事。

步驟一：決定具體的討論主題

首先，決定開會的主題，愈具體越好。如果主題抽象、漫無邊際的話，討論時容易產(chǎn)生不相干的意見，偏離議題中心，難以統(tǒng)整出真正可用的想法。

步驟二：設(shè)定會議目標(biāo)

決定好主題后，必須設(shè)定出會議預(yù)定達(dá)成的目標(biāo)，例如：解決某個問題、完成一項提案等，避免模糊不清的目標(biāo)設(shè)定。要注意的是，必須確認(rèn)這個「目的」是否真的有必要開會，避免抱著：「總之先把大家集合起來再說」的想法，導(dǎo)致互相浪費時間。

步驟三：確認(rèn)參加者人選及工作分配

對的會議參與者，才能真正有助于達(dá)成會議的目標(biāo)，一定要慎選與會議主題確切相關(guān)的參加者，同時向他們傳達(dá)明確的工作任務(wù)。如此一來，不僅可提升參與感，也不必在會議開始時，才臨時決定每個人的職責(zé)，既可節(jié)省時間，也能避免匆促劃分職責(zé)下引起紛爭。

步驟四：準(zhǔn)備會議流程表

會議的流程表應(yīng)包含：會議主題、會議目的、會議目標(biāo)、會議時間、參加人員、會議的細(xì)項及時間分配、參加人員的職責(zé)及會議前應(yīng)準(zhǔn)備事項、必要資料等。并注意會議的時間不可過于冗長，導(dǎo)致參加者的注意力無法集中。

此外，通知會議時，最好親自將資料送到參加者手中，若使用郵件通知，對方可能因忙碌而忽略。

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