|
美國(guó)檔案信息管理技術(shù)的現(xiàn)狀與發(fā)展 |
| 文章作者：紫 藤 編譯
來源：《中國(guó)檔案報(bào)》 |
|
在當(dāng)今這個(gè)電子時(shí)代，企業(yè)和政府生成了大量的電子信息。目前至少80％的信息自始至終都是電子形式的。雖然紙和縮微膠片仍然是檔案長(zhǎng)期保存的最可靠形式，但未來肯定沒有充足的預(yù)算允許把數(shù)量如此龐大的原生“數(shù)字”歷史轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)和縮微格式。因此，未來的趨勢(shì)是檔案人員必須集中精力搞清楚開發(fā)什么樣的程序和技術(shù)來長(zhǎng)期保存數(shù)字格式的館藏。下面我們來看看在美國(guó)私人領(lǐng)域中文件管理及檔案技術(shù)方面所取得的進(jìn)展： 檢索 電子內(nèi)容管理系統(tǒng)(ECM)提供了管理非結(jié)構(gòu)化信息的平臺(tái)和框架。非結(jié)構(gòu)化信息或數(shù)據(jù)指辦公室基于套件的文件（微軟辦公軟件等）以及掃描圖像、紙質(zhì)和縮微文件等。結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)指包含在主機(jī)和數(shù)據(jù)庫(kù)中的原始數(shù)據(jù)。 對(duì)于檔案人員或文件管理人員而言，準(zhǔn)確性高的檢索率可以用來定位、查找和標(biāo)識(shí)可作為檔案保存的文件。元數(shù)據(jù)不僅可以用來確保同一主題的信息被準(zhǔn)確定位，而且可以用來標(biāo)識(shí)哪些文件可作為歷史檔案保存。 對(duì)于研究人員和終端用戶，他們可以使用關(guān)聯(lián)搜索。對(duì)于研究人員而言，找到能解決問題的文件比找到所有文件更重要。谷歌就是關(guān)聯(lián)搜索最好的例子。 自動(dòng)標(biāo)簽 在諸如YouTube、Flickr等音像管理網(wǎng)站上非常實(shí)用的工具是自動(dòng)標(biāo)簽。該工具可以幫助終端用戶將自己的元數(shù)據(jù)標(biāo)簽標(biāo)識(shí)在文件、照片或視頻上，便于日后檢索或與其他人分享，同樣有助于提高未來檢索的準(zhǔn)確性。將來，越來越多的資料都將以數(shù)字格式被生成和維護(hù)，因此，這種合作索引資料的方法對(duì)檔案工作者而言非常有用。 聯(lián)盟 聯(lián)盟指應(yīng)用外部文件管理程序管理資源系統(tǒng)內(nèi)電子信息的能力。典型例子是應(yīng)用文件管理程序來控制人力資源程序中包含個(gè)人文件的安全、法律和保管問題，但不必將這些文件拷貝到文件管理系統(tǒng)中。 分析 分析是新近出現(xiàn)的文件管理程序。這些程序所使用的算法使它們可以瀏覽電子郵件、辦公室文件和其他類型文檔，并在不同的文件之間建立背景聯(lián)系。他們可以根據(jù)主題、題目和用戶將文件組合在一起，以便于對(duì)文件進(jìn)行進(jìn)一步分類。這些信息將被傳給自動(dòng)捕獲和自動(dòng)分類工具以便于吸納和說明文件。 這類工具常用于服務(wù)器中包含的電子郵件以及用戶機(jī)和共享驅(qū)動(dòng)器中儲(chǔ)存的內(nèi)容。文件管理人員可以使用這些工具來確保文件分類的準(zhǔn)確性，而檔案人員可以使用它來幫助確認(rèn)具有歷史或永久保存價(jià)值的文件，并給這些文件分配歷史元數(shù)據(jù)標(biāo)簽。 自動(dòng)捕獲 自動(dòng)捕獲程序利用業(yè)務(wù)規(guī)則對(duì)電子郵件和電子文件進(jìn)行識(shí)別，并拷貝、吸納到ECM系統(tǒng)中。它們還可以在完成吸納后進(jìn)行文件說明，并刪除沒有記錄價(jià)值的信息。這些工具非常強(qiáng)大，并有刪除拷貝(de-duplication)功能，能夠保證只獲取文件的一個(gè)拷貝。刪除拷貝功能能夠?qū)η对陔娮余]件和空白表格程序以及文字處理文件等中的元數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，確定并刪除多余的拷貝，以保證只保存一份正式拷貝。它還有助于管理儲(chǔ)存空間。 自動(dòng)捕獲技術(shù)可以保證在不需要外力干預(yù)的情況下，在正確的時(shí)間捕獲到正確的文件，同時(shí)自動(dòng)地分配元數(shù)據(jù)。發(fā)送者、接收者、文件日期和主題都可以被捕獲。另外，如果一個(gè)文件分享中存在一個(gè)合理的分類結(jié)構(gòu)的話，該結(jié)構(gòu)可以在ECM系統(tǒng)中自動(dòng)被重建，文檔被自動(dòng)地儲(chǔ)存在結(jié)構(gòu)中適當(dāng)?shù)奈恢谩?/FONT> 自動(dòng)分類 自動(dòng)分類系統(tǒng)可以不需業(yè)務(wù)規(guī)則就將文檔吸納，添加說明并分類到ECM系統(tǒng)中。這是個(gè)很強(qiáng)大的工具，但該工具本身需要通過培訓(xùn)來了解機(jī)構(gòu)的分類方式。該軟件將給管理人員提供相關(guān)性級(jí)別，由管理人員批準(zhǔn)該分類。此后，該軟件便可以在沒有用戶或管理人員參與的情況下自動(dòng)分類文檔。該軟件的準(zhǔn)確率可以達(dá)到98％，剩余2％就被送到管理人員那里進(jìn)行人工分類。 業(yè)務(wù)流程管理 業(yè)務(wù)流程管理（BPM）工具可以幫助機(jī)構(gòu)將人工程序自動(dòng)化。最好的例子應(yīng)該是對(duì)采購(gòu)請(qǐng)求的管理。傳統(tǒng)的做法是使用一個(gè)采購(gòu)單在機(jī)構(gòu)內(nèi)運(yùn)轉(zhuǎn)以獲得批準(zhǔn)，而自動(dòng)程序則是給相關(guān)批準(zhǔn)人發(fā)一個(gè)電子郵件，由他去核準(zhǔn)。該郵件上的一個(gè)鏈接將顯示批準(zhǔn)界面，批準(zhǔn)人可以審核該采購(gòu)文件和相關(guān)材料。如果他批準(zhǔn)了該采購(gòu)請(qǐng)求，下一位批準(zhǔn)人就會(huì)收到需要作出反應(yīng)的通知。如果該請(qǐng)求被拒絕，拒絕理由就會(huì)自動(dòng)發(fā)送給申請(qǐng)人，以便其及時(shí)作出調(diào)整。 在這個(gè)系統(tǒng)中，用戶們看到的是儲(chǔ)存在ECM系統(tǒng)中的同一份文檔。如果某位用戶在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)沒有作出反應(yīng)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)通知他，他的上級(jí)也會(huì)被告知。在整個(gè)過程中，管理人員會(huì)看到工作的進(jìn)展情況。 由于90％的文件管理工作都是流程化的，因此，它使用業(yè)務(wù)流程管理軟件的情況非常多，如文件的說明、辦公室文件收發(fā)、異地儲(chǔ)存、處置(銷毀和向檔案館移交等)。該工具使文件管理工作更加流暢且全程可被監(jiān)督。 自動(dòng)處置 文件管理應(yīng)用中的一個(gè)最新功能是自動(dòng)處置信息的能力。該技術(shù)批準(zhǔn)了一個(gè)保管期限，就意味著法律部門和文件管理部門也同時(shí)批準(zhǔn)了對(duì)信息的處置。因此，當(dāng)文件到了確定的保管期限以后，該自動(dòng)處置軟件將自動(dòng)啟動(dòng)處置程序(銷毀或向檔案館移交)。該功能使用BPM來實(shí)現(xiàn)下列目的：減輕文件管理人員的負(fù)擔(dān)；向相關(guān)檔案部門(內(nèi)部或外部)移交檔案信息；銷毀文件騰出更多儲(chǔ)存空間，滿足法律的要求，并刪除沒有歷史價(jià)值的信息。 結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化信息的合并管理 信息管理最近出現(xiàn)的一個(gè)新趨勢(shì)是在同一個(gè)技術(shù)核心中同時(shí)管理原始數(shù)據(jù)文件(結(jié)構(gòu)化)和辦公室文件(非結(jié)構(gòu)化)，軟件、工作流程和實(shí)踐工作已經(jīng)開始。關(guān)于將這些方法合并的議題已經(jīng)在業(yè)界被討論并期待了很多年。雖然這個(gè)趨勢(shì)對(duì)檔案管理不會(huì)產(chǎn)生很大的影響，但對(duì)于文件和信息管理而言則是一個(gè)巨大的進(jìn)步，它能夠使文件管理人員更加充分地管理機(jī)構(gòu)信息的整個(gè)生命周期。 在私人領(lǐng)域，文件管理技術(shù)被用來進(jìn)行檔案鑒定和接收。檢索、分類、業(yè)務(wù)流程管理、自動(dòng)分類、自動(dòng)捕獲和分析等都是檔案人員可以利用的工具。雖然這些工具都比較貴，大多由大型私人企業(yè)使用，但隨著這些技術(shù)的不斷推廣，成本降低，也會(huì)更方便公共機(jī)構(gòu)的使用。 因此，檔案人員需要熟練掌握電子儲(chǔ)存技術(shù)類型并與IT和文件管理人員密切合作，在檔案信息生命周期的早期對(duì)它們進(jìn)行鑒定和識(shí)別，并在它們的生命周期末期通過流程來確定正確接收，而后確保使用正確的工具、技術(shù)和方法以數(shù)字形式保存。通過與IT和文件管理人員的合作，檔案人員可以提高自己的技能，從而在公共和私人機(jī)構(gòu)、在信息生命周期管理中擔(dān)當(dāng)更加重要的角色。 |
|
|
